HMS Servio. РП. ЛК корпоративного клиента. Версия 05.09.068 — различия между версиями

Личный кабинет корпоративного клиента Системы (далее по тексту будем использовать термины ЛК, веб–сервис) предназначен для предоставления корпоративному клиенту — партнёру Системы — возможности самостоятельного бронирования номеров для своих клиентов. Под партнёрами Системы имеются в виду компании–посредники (туристические агентства, предприятия, чьи сотрудники часто едят в командировки), заключившие договора с гостиничными предприятиями. Далее по тексту, сотрудников вашей компании–посредника, непосредственно работающих с ЛК, будем называть: пользователями или бронистами.

При работе с ЛК пользователям предоставляется возможность выполнения таких операций, как:

• бронирование гостиничных номеров для гостей и групп гостей, направляемых в гостиницы от своих компаний;
• бронирование помещений для проведения мероприятий (выездных конференций, семинаров и пр.);
• формирование счетов на оплату проживания и других услуг;
• просмотр справочной информации:
  • номерного фонда отелей, в том числе номеров, доступных для бронирования;
  • проживающих гостей, групп гостей, открытых мероприятий;
  • данных собственной компании.

Доступ пользователей к отелям, а также выполняемым функциям, устанавливается администратором Системы по согласованию с компанией–посредником.

В Системе предусмотрены три уровня доступа к функциям веб–сервиса:

• «Координатор» — полный доступ;
• «Координатор просмотр» — доступ ко всем функциям в режиме просмотра;
• «Агент» — бронирование номеров и изменение собственных бронирований; просмотр своих бронирований, просмотр сетки гостиничных номеров.

Система находится в постоянном развитии: добавляются новые функции, модернизируются имеющиеся. Проверенные релизы устанавливаются в виде обновлений версий. Пользователи веб–сервиса заблаговременно оповещаются о предстоящем обновлении и необходимости сохранить введённые данные. Текст сообщения произвольный, например: «Внимание! В 14:15 будет обновление сайта Servio (сохраните данные)».

В документе встречаются определённые сокращения, используется специальная терминология. Список аббревиатур и терминов приведён в·таблице «Список сокращений, терминов и определений».

Таблица. Список сокращений, терминов и определений

В отношении проживающих в Системе используются два термина: «клиент» и «гость».

Клиентом является проживающий, о котором в БД внесены данные, удостоверяющие его личность.

Гостем считается проживающий в номере клиент, на которого заведена карта гостя и открыт лицевой счёт. Если в номере проживают несколько клиентов, но карта гостя и лицевой счёт заведены только на одного из них, то все проживающие считаются одним гостем.

Независимо от того, сколько раз клиент останавливался в гостиничном предприятии, при каждом заселении на него открывается новая карта гостя.

Необходимо согласовать список пользователей вашей компании, роль (уровень доступа) и разрешённый набор правил установленной ценовой политики каждому из них для предоставления возможности использования веб–сервиса. Согласованный список пользователей заносится в БД администратором Системы. Представителю вашей компании администратор сообщает коды компании и соответствующие им пароли для входа в ЛК, а также адрес хоста и адрес сайта. Лишь после этого можно начинать работу с веб–сервисом.

Наберите в адресной строке веб–браузера следующую строку: http://адрес·хоста/адрес·сайта/CorporateLogin.aspx.

Для того чтобы в дальнейшем каждый раз не набирать в адресной строке адрес хоста и адрес сайта, сохраните путь к ЛК в закладки веб–браузера или создайте ярлык запуска на рабочем столе.

Ярлык запуска создаётся перетаскиванием указателем мыши значка, расположенного слева в адресной строке, на рабочий стол (см. пример на рисунке Создание ярлыка веб–страницы на рабочем столе).

После того как вы набрали в адресной строке адрес сайта и нажали на клавишу «Enter», на экране откроется форма авторизации пользователя.

В этой форме выполните действия:

1. Из выпадающего списка выберите язык пользовательского интерфейса: русский — RU или украинский — UA. Надписи на форме авторизации и в ЛК будут представлены в соответствии с выбранным языком.
2. В поле «* Код компании» введите код, полученный от администратора Системы.
3. В поле «* Пароль» введите пароль данного кода компании.
4. Нажмите на клавишу «Enter» или щёлкните по кнопке .

Оба поля — «Код компании» и «Пароль» — отмечены символом «*» (звёздочка) красного цвета. В интерфейсе веб–сервиса такой символ означает, что поле является обязательным для заполнения.

В результате корректной авторизации откроется стартовая страница веб-сервиса (см. рисунок Стартовая страница веб–сервиса для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр»). Если же вы ошиблись при вводе кода компании или пароля, в нижней части окна авторизации появится поясняющее сообщение: «Неверно введены логин или пароль». Вам необходимо повторить процедуру авторизации, введя корректные данные авторизации.

Запуск веб–сервиса сопровождается проверкой совместимости версии сайта с версией БД. Если версии различаются, на экране появляется предупреждение: «Версия сайта не совместима с версией базы данных», и вход в ЛК не выполняется. В этом случае вам необходимо обратиться в службу технической поддержки. Завершить работу с ЛК вы можете любым из следующих способов:

• закончить сеанс работы текущего пользователя, нажав на кнопку  (Выход из системы), расположенную в правом верхнем углу веб–сервиса. Сеанс будет завершён и откроется форма авторизации пользователя;
• закрыть вкладку ЛК с помощью стандартной кнопки Windows или завершить работу с веб–браузером.

В веб–сервисе вы можете оперировать только данными вашей компании. Реквизиты, результаты бронирования и прочие данные других компаний–операторов вам недоступны.

Интерфейс ЛК изображён на·рисунке Стартовая страница веб–сервиса для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр». В документе мы будем ссылаться на элементы веб–сервиса, обозначенные на рисунке:

• строка состояния — верхняя строка (подробнее см. подраздел Строка состояния);
• панель с кнопками вызова модулей;
• вкладки модулей.

Состав модулей ЛК зависит от уровня доступа пользователя: для пользователя «Агент» модуль Карта компании отсутствует в веб–сервисе.

Стартовая страница также зависит от уровня доступа пользователя, зарегистрировавшегося в ЛК:

• для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр» откроется страница Карта компании;
• для пользователей с доступом «Агент» откроется страница Гости и группы.

В строке состояния — верхней строке веб–сервиса — отображается следующая информация:

• регистрационное имя пользователя;
• статус и уровень доступа пользователя в корпоративном модуле;
• текущая дата и время;
• версия ЛК;
• название предприятия–владельца Системы;
• название отеля, информация по которому отображается в ЛК (список доступных отелей для выбора пользователем устанавливается администратором Системы);
• обозначение валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг. Валюта для расчёта устанавливается администратором Системы. Выбрать другую валюту вы не можете.

Бронирование любого типа можно осуществить на странице Гости и группы веб–сервиса, на странице Шахматка можно забронировать проживание гостей и проведение мероприятий, но нельзя зарезервировать проживание группы.

Описание бронирования на странице «Гости и группы» приведено в подразделе Бронирование на странице «Гости и группы» данного раздела, бронирование в шахматке описано в разделе Шахматка.

На странице «Гости и группы гостей. Бронирование», помимо бронирования номеров, вы можете осуществить поиск гостей, групп гостей и мероприятий по различным критериям.

Страница разделена на три функциональные области:

• гости;
• группы гостей;
• мероприятия.

Данные на странице отображаются в соответствии с установленными фильтрами в поисковых блоках. По умолчанию на экран выводятся актуальные записи по отелю, выбранному в строке состояния: проживающие гости, открытые группы и мероприятия. Для поиска конкретных записей вам нужно ввести критерии в соответствующих полях поискового блока и щёлкнуть по кнопке или нажать на клавишу «Enter».

Каждая из операций бронирования — гостей, групп гостей, мероприятий — имеет свои особенности, поэтому описание последовательности действий и специфика каждого типа бронирования описаны отдельно:

• для гостей — в подразделе Бронирование номера для гостя;
• для групп гостей — в подразделе Бронирование номеров для группы гостей;
• для проведения мероприятий — в подразделе Бронирование мероприятия.

Операции, сопутствующие бронированию, описаны в разделах:

• отправка подтверждения бронирования гостям и группам гостей — подраздел Подтверждение бронирования;
• формирование и печать регистрационных карт гостей и групп гостей — подраздел Регистрационные карты;
• правила работы с автотрансферами — подраздел Автотрансферы;
• порядок формирования счетов по начислениям на предоставленные услуги — подраздел Начисления».

Ниже дано описание последовательности действий пользователей при бронировании.

Бронирование номера для гостя

Чтобы забронировать номер для гостя со страницы Гости и группы вам нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать в строке состояния из выпадающего списка отель для бронирования номера.
2. Нажать на кнопку в области «Проживающие на <текущая_дата>. На экране откроется вкладка Карта.
3. Заполнить поля и сохранить карту гостя. Правила работы с картой гостя (заполнение, редактирование, аннулирование) описаны на странице Пошаговая инструкция по заполнению карты гостя.

Бронирование номеров для группы гостей

Бронирование номеров для группы гостей выполняется так же, как и для отдельных гостей, на странице «Гости и группы».

Чтобы забронировать номера для группы гостей вам нужно выполнить следующие действия:

1. На странице Гости и группы в строке состояния выбрать из выпадающего списка отель, в котором требуется забронировать номер(а).
2. В области «Открытые группы» нажать на кнопку . На экране откроется вкладка Карта группы.
3. Заполнить поля и сохранить карту группы гостей. Правила работы с картой группы гостей (заполнение, редактирование, аннулирование) описаны на странице Пошаговая инструкция по заполнению карты группы гостей.

Список гостей группы

По окончании бронирования номеров вы можете вывести на экран и распечатать список гостей группы, с указанием даты заселения и выселения, количества взрослых и детей, типа и номера комнаты.

Для этого перейдите на вкладку Гости.

Если вам требуется распечатать список или сохранить его в файл, задайте необходимые параметры (см. описание в подразделе Параметры формирования и печати документов и нажмите на кнопку для печати или на кнопку для сохранения документа.

Бронирование мероприятия

Бронирование помещения для проведения мероприятия выполняется также, на странице «Гости и группы».

Чтобы забронировать мероприятие вам нужно выполнить следующие действия:

1. На странице Гости и группы в строке состояния выбрать из выпадающего списка отель, в котором планируется проведение мероприятия.
2. В области «Открытые мероприятия» нажать на кнопку . На экране откроется вкладка Карта мероприятия.
3. Заполнить поля и сохранить карту мероприятия. Правила работы с картой мероприятия (заполнение, редактирование, аннулирование) описаны на странице Пошаговая инструкция по заполнению карты мероприятия.

Печать карты мероприятия

Вы можете просмотреть и, при необходимости, распечатать карту мероприятия. Для этого перейдите на вкладку Печать карты.

Если вам требуется распечатать список или сохранить его в файл, задайте необходимые параметры (см. описание в подразделе Параметры формирования и печати документов) и нажмите на кнопку для печати или на кнопку для сохранения документа.

Подтверждение бронирования

После завершения бронирования номеров для гостя / группы гостей можно распечатать и / или отправить гостю / группе гостей по электронной почте подтверждение о бронировании.

Для этого перейдите на вкладку Подтверждение карты гостя и выполните следующие действия:

1. В блоке «Отправить E-Mail» укажите параметры отправки сообщения:
   • в поле «E-Mail адрес» — адрес электронной почты получателя. Программа подставляет значение по умолчанию из карты гостя и группы гостей соответственно: в карте гостя адрес электронной почты вводится в поле «Электронная почта», в карте группы гостей — в поле «Почта»;
   • в поле «Тема сообщения» введите тему письма. Значение по умолчанию — «ПОДТВЕРЖДЕНИЕ БРОНИРОВАНИЯ».
2. Установите флаг «Показывать тариф» в том случае, если необходимо отобразить в соответствующих полях формы информацию о стоимости номера за ночь и общую стоимость проживания.
3. Для отправки подтверждения по указанному адресу электронной почты нажмите на кнопку , для печати — кнопку , для сохранения — кнопку .

С целью корректного отображения текста сообщения у клиента, письмо отправляется в виде PDF–файла.

Регистрационные карты

Регистрационная карта является договором между гостем / группой гостей и гостиничным предприятием. Договор считается действительным, если он подписан гостем. Как правило, гость подписывает регистрационную карточку при заселении.

При изменении в карте гостя срока проживания, тарифа или количества человек, проживающих в номере, следует распечатать и подписать у гостя новую регистрационную карту.

Регистрационная карта распечатывается для каждого клиента.

В регистрационную карту включаются данные, удостоверяющие личность гостя, и информация о поселении. Данные, удостоверяющие личность, заносятся в БД сотрудниками гостиничного предприятия при заселении гостя. Таким образом, распечатать заполненную регистрационную карту вы можете только, если гость уже ранее проживал в гостиничном предприятии. В противном случае данные удостоверения личности гость должен будет заполнить вручную.

Для просмотра или печати регистрационной карты гостя или гостей группы вам нужно выполнить следующие действия:

1. На странице Гости и группы перейдите к карте гостя / группы гостей и откройте вкладку «Рег. карта» / «Рег. карты» соответственно (см. пример регистрационной карты для гостя на рисунке).
2. В левой части вкладки установите переключатель в одно из следующих положений:
   • «Пустая форма», если вам требуется распечатать карту только с информацией о поселении (номер комнаты, дата заезда, дата выезда и др.). Информация о госте указывается от руки;
   • «<Фамилия, имя и отчество гостя>», если необходимо распечатать карту с данными, удостоверяющими личность, гостя и информацией о поселении.
3. Для печати регистрационной карты нажмите на кнопку . Для сохранения регистрационной карты нажмите на кнопку .

Переключатель отражается только в том случае, если данные, удостоверяющие личность, введены в БД.

Автотрансферы

Функционал автотрансферов предназначен для автоматизации вашей работы по формированию счетов за услуги, предоставляемые гостиничным предприятием. Суть работы автотрансфера заключается в создании шаблонов для автоматического включения в счета начислений по конкретным услугам, добавляемым на вкладке Начисления, за определённый или неограниченный период времени. Каждый автотрансфер создается для определённого начисления, имеющего уникальный код. При создании автотрансфера все имеющиеся начисления с заданным кодом за указанный период времени будут включены в единый счёт. Если период времени не ограничен, то и после создания автотрансфера начисления с заданным кодом будут автоматически включаться в тот же счёт.

В работу автотрансфера включены проверки на:

• превышение кредитного лимита плательщика по счёту;
• уровень кредитного лимита, который должен быть больше стоимости услуги по автотрансферу.

Если условия проверки не выполнены, то начисление в счёт не добавляется, а на экране появляется соответствующее сообщение.

Правила работы с автотрансферами для гостя и группы гостей (добавление и аннулирование) описаны на странице Инструкция по работе с автотрансферами.

Начисления

Добавление начислений на счёт получателя услуги может выполняться автоматически или вручную. Автоматически добавляется начисление по услуге, если она введена в прейскурант, закреплённый за гостем, календарь тарифных групп или для неё создано автоначисление (автотрансфер).

При автоматическом добавлении начислений по услуге проживания, начисления создаются на весь период проживания. По всем остальным услугам начисления выполняются вручную.

Описание интерфейса

На рисунке изображена вкладка «Начисления» карты гостя.

Данные на вкладке разбиты на секции по типам начислений. В левой части секций расположены данные по начислениям, работа с которыми не закончена (неоплаченные, открытые), в правой — по начислениям, работа с которыми завершена (закрытые счета, аннулированные начисления). Над каждой секцией находится область поиска записей. В таблице «Неоплаченные начисления» записи располагаются в хронологическом порядке.

Над таблицей «Открытые счета» расположен выпадающий список «Выводить по», в котором вы можете задать количество отображаемых в таблице записей: 10, 20 или 30. Если количество записей в таблице превышает выбранное количество для вывода на экран, справа над заголовком таблицы появляется элемент постраничной навигации ().

В нижней части вкладки для информации отображаются суммарные значения по счёту гостя / группы гостей:

• «Баланс» — по всем открытым счетам гостя / группы гостей;
• «Баланс по депозиту» — по всем открытым депозитным счетам.

Добавление счетов вручную описано в подразделе Добавление начислений вручную.

Секция счетов
Секция счетов предназначена для работы со счетами, сформированными в секции «Неоплаченные начисления».

В таблице «Открытые счета» вы видите неоплаченные или оплаченные не полностью счета. Вы можете раскрыть счёт, щёлкнув по кнопке , для просмотра входящих в него начислений. В каждой строке счёта расположена кнопка  (Редактировать), щёлкнув по которой вы перейдёте к редактированию карты счёта и печати отчётных документов: счёта, акта, чеков (приходных и расходных кассовых ордеров).

Секция начислений
Секция начислений предназначена для формирования счетов на оплату начислений, добавленных вручную (см. подраздел Добавление начислений вручную) или автоматически в результате бронирования номера. В таблице «Неоплаченные начисления» вы видите начисления для включения в счета на оплату.

Для создания нового счёта нажмите на кнопку . В счёт будут включены все неоплаченные начисления, выделенные флагами (при загрузке вкладки все неоплаченные начисления выделяются). Для того чтобы начисления не были добавлены в счёт, вам нужно снять с них выделения.

Датой формирования счёта может быть как дата заезда гостя, так и дата создания счёта. Способ присвоения даты зависит от настройки Системы сотрудниками гостиничного предприятия.

Карта счёта

После того как счёта сформирован, автоматически открывается карта счёта.

В карте счёта для корректировки вам доступны только некоторые поля:

• «Дата счёта». Для изменения установите флаг «Продление», и введите вручную или установите с помощью календаря новую дату счёта, которая не может выходить за диапазон проживания гостя;
• «Примечание» — добавляется к номеру счёта при отображении в списке счетов на вкладке Авторанзакции;
• «Наименование плательщика», «Наименование заказчика» — могут быть использованы при печати документов.

Плательщиком по счёту всегда является компания, от лица которой выполнена авторизация в ЛК (ваша компания); поставщиком услуг — Рейкарц Хотел Менеджмент.

Для продолжения работы со счётом — добавление / удаление начислений, печать счёта, актов, чеков — его нужно сохранить, нажав на кнопку .

Закрыть счёт может только сотрудник гостиничного предприятия.

Управление начислениями в счёте

Вкладка «Начисления» карты счёта предназначена для формирования списка услуг и вложенных счетов (счетов, включённых в другой счёт), подлежащих оплате.

На вкладке вы можете добавить неоплаченные начисления в счёт. Для этого:

1. Откройте область «Поиск и добавление услуг в список» и выберите услугу.
2. Если в счёт требуется включить начисление за определённый период, задайте его в полях «Дата с» и «по». Период может быть как ограничен начальной и конечной датами, так и не ограничен.
3. Нажмите на кнопку . Если услуга будет найдена, она добавится в список «Найденные услуги».
4. Для добавления найденных услуг в список потребляемых услуг отметьте их флагами и нажмите на кнопку .

До тех пор, пока не произведена частичная или полная оплата счёта, вы можете удалить из него услуги или аннулировать счёт целиком.

Для удаления услуги из счёта щёлкните по значку  (Удалить элемент из счёта) в соответствующей строке счёта. Отсутствие значка  (Удалить элемент из счёта) в строке означает, что данная услуга уже оплачена и не может быть удалена.

Для сохранения изменений по счёту после добавления или удаления услуг нажмите на кнопку .

Для аннулирования счёта нажмите на кнопку . Кнопка доступна только в том случае, если ни одна из услуг не была оплачена, либо был произведён возврат всей суммы по счёту.

В результате аннулирования счёта или отдельных услуг начисления добавятся в список «Неоплаченные начисления» <см. рисунок>.

Печать счёта и акта

На вкладках «Печать счета» и «Печать акта» вы можете распечатать соответствующие документы. Общие параметры формирования и печати документов приведены в подразделе Добавление начислений вручную. Шаблоны печати документов устанавливаются сотрудниками гостиничного предприятия.

Печать счёта
На вкладке «Печать счёта» вы можете просмотреть и, при необходимости, распечатать и / или отправить счёт по электронной почте.

На вкладке располагаются параметры заполнения печатной формы:

• область «Настройки», флаг «Показывать тариф». Если флаг установлен, то в печатной форме добавится строка «Тариф» с названием прейскуранта, закреплённого за гостем;
• группа переключателей «Группировать» предназначена для выбора способа группировки данных в печатной форме:
  • «Нет» — не группировать строки предмета счёта;
  • «По услугам» — объединение одноимённых строк и группировка в порядке возрастания кодов услуг;
  • «Одной строкой» — печать предмета счёта одной строкой с возможностью ввода текста вручную (максимальное количество символов — 55 символов). Текст по умолчанию — «Проживание».
    

После окончания печати способ группировки не сохраняется.

После того, как вы нажмёте на кнопку , сформированный с учётом заданных параметров счёт появится на экране.

При печати счёта группы в поле «Дата заезда» выводится дата заезда первого гостя, в поле «Дата выезда» — дата выезда последнего гостя.

Вы можете отправить счёт по электронной почте. Для этого в области «Отправить E-Mail» введите в поле «E-Mail адреса» адрес электронной почты получателя (для гостя по умолчанию подставляется адрес электронной почты, введённый в поле «Электронная почта» карты гостя), а в поле «Тема сообщения» — текст заголовка письма (по умолчанию — «СЧЕТ НА ОПЛАТУ»).

Для отправки письма нажмите на кнопку .

Печать акта
На вкладке «Печать акта» вы можете просмотреть и распечатать акт выполненных работ.

На вкладке располагаются параметры заполнения печатной формы:

• параметры «Дата с» и «Дата по» — установка периода потребления услуг. Значения по умолчанию: «Дата с» — самая ранняя, а «Дата по» — самая поздняя даты потребления услуги в текущем счёте;
• параметр «Дата выставления акта» — установка даты выставления и подписания акта сторонами. По умолчанию — самая поздняя дата потребления услуги в текущем счёте.

Для просмотра акта, сформированного с учётом заданных критериев, нажмите на кнопку .

При печати акта группы гостей в поле «Дата заезда» выводится дата заезда первого гостя, в поле «Дата выезда» — дата выезда последнего гостя.

Вы можете отправить акт по электронной почте. Для этого в области «Отправить E-Mail» введите в поле «E-Mail адреса» адрес электронной почты получателя (для гостя по умолчанию подставляется адрес электронной почты, введённый в поле «Электронная почта» карты гостя), а в поле «Тема сообщения» — текст заголовка письма (по умолчанию — «СЧЕТ НА ОПЛАТУ»).

Для отправки письма нажмите на кнопку .

Просмотр чеков оплаты/возврата

Все операции оплаты начислений и возвратов сумм по счёту отображаются на вкладке «Чеки» карты счёта.

В левой части вкладки вы видите список всех чеков: и оплаты, и возвратов. При наведении курсора на значок информации появляется всплывающее окно с детализацией по платежу.

Для просмотра списка позиций чека вам нужно щёлкнуть по интересующей строке в таблице чеков. Таблица «Позиции чека» откроется в правой части окна. Всплывающее окно с детальной информацией по каждой услуге в чеке появляется при наведении курсора на значок в строке с начислением.