HMS Servio. РП. ЛК корпоративного клиента. Версия 05.09.068 — различия между версиями

На вкладке вы можете добавить неоплаченные начисления в счёт. Для этого:

1. Откройте область «Поиск и добавление услуг в список» и выберите услугу.
2. Если в счёт требуется включить начисление за определённый период, задайте его в полях «Дата с» и «по». Период может быть как ограничен начальной и конечной датами, так и не ограничен.
3. Нажмите на кнопку . Если услуга будет найдена, она добавится в список «Найденные услуги».
4. Для добавления найденных услуг в список потребляемых услуг отметьте их флагами и нажмите на кнопку .

До тех пор, пока не произведена частичная или полная оплата счёта, вы можете удалить из него услуги или аннулировать счёт целиком.

Для удаления услуги из счёта щёлкните по значку  (Удалить элемент из счёта) в соответствующей строке счёта. Отсутствие значка  (Удалить элемент из счёта) в строке означает, что данная услуга уже оплачена и не может быть удалена.

Для сохранения изменений по счёту после добавления или удаления услуг нажмите на кнопку .

Для аннулирования счёта нажмите на кнопку . Кнопка доступна только в том случае, если ни одна из услуг не была оплачена, либо был произведён возврат всей суммы по счёту.

В результате аннулирования счёта или отдельных услуг начисления добавятся в список «Неоплаченные начисления» <см. рисунок>.

Печать счёта и акта

На вкладках «Печать счета» и «Печать акта» вы можете распечатать соответствующие документы. Общие параметры формирования и печати документов приведены в подразделе Добавление начислений вручную. Шаблоны печати документов устанавливаются сотрудниками гостиничного предприятия.

Печать счёта
На вкладке «Печать счёта» вы можете просмотреть и, при необходимости, распечатать и / или отправить счёт по электронной почте.

На вкладке располагаются параметры заполнения печатной формы:

• область «Настройки», флаг «Показывать тариф». Если флаг установлен, то в печатной форме добавится строка «Тариф» с названием прейскуранта, закреплённого за гостем;
• группа переключателей «Группировать» предназначена для выбора способа группировки данных в печатной форме:
  • «Нет» — не группировать строки предмета счёта;
  • «По услугам» — объединение одноимённых строк и группировка в порядке возрастания кодов услуг;
  • «Одной строкой» — печать предмета счёта одной строкой с возможностью ввода текста вручную (максимальное количество символов — 55 символов). Текст по умолчанию — «Проживание».
    

После окончания печати способ группировки не сохраняется.

После того, как вы нажмёте на кнопку , сформированный с учётом заданных параметров счёт появится на экране.

При печати счёта группы в поле «Дата заезда» выводится дата заезда первого гостя, в поле «Дата выезда» — дата выезда последнего гостя.

Вы можете отправить счёт по электронной почте. Для этого в области «Отправить E-Mail» введите в поле «E-Mail адреса» адрес электронной почты получателя (для гостя по умолчанию подставляется адрес электронной почты, введённый в поле «Электронная почта» карты гостя), а в поле «Тема сообщения» — текст заголовка письма (по умолчанию — «СЧЕТ НА ОПЛАТУ»).

Для отправки письма нажмите на кнопку .

Печать акта
На вкладке «Печать акта» вы можете просмотреть и распечатать акт выполненных работ.

На вкладке располагаются параметры заполнения печатной формы:

• параметры «Дата с» и «Дата по» — установка периода потребления услуг. Значения по умолчанию: «Дата с» — самая ранняя, а «Дата по» — самая поздняя даты потребления услуги в текущем счёте;
• параметр «Дата выставления акта» — установка даты выставления и подписания акта сторонами. По умолчанию — самая поздняя дата потребления услуги в текущем счёте.

Для просмотра акта, сформированного с учётом заданных критериев, нажмите на кнопку .

При печати акта группы гостей в поле «Дата заезда» выводится дата заезда первого гостя, в поле «Дата выезда» — дата выезда последнего гостя.

Вы можете отправить акт по электронной почте. Для этого в области «Отправить E-Mail» введите в поле «E-Mail адреса» адрес электронной почты получателя (для гостя по умолчанию подставляется адрес электронной почты, введённый в поле «Электронная почта» карты гостя), а в поле «Тема сообщения» — текст заголовка письма (по умолчанию — «СЧЕТ НА ОПЛАТУ»).

Для отправки письма нажмите на кнопку .

Просмотр чеков оплаты/возврата

Все операции оплаты начислений и возвратов сумм по счёту отображаются на вкладке «Чеки» карты счёта.

В левой части вкладки вы видите список всех чеков: и оплаты, и возвратов. При наведении курсора на значок информации появляется всплывающее окно с детализацией по платежу.

Для просмотра списка позиций чека вам нужно щёлкнуть по интересующей строке в таблице чеков. Таблица «Позиции чека» откроется в правой части окна. Всплывающее окно с детальной информацией по каждой услуге в чеке появляется при наведении курсора на значок в строке с начислением.

Шахматка

Загрузку номерного фонда и планы проведения мероприятий в отелях вы можете просмотреть в табличном виде в модуле «Шахматка». Кроме того, в шахматке предусмотрена возможность запуска процедуры бронирования номеров для гостей и помещений для проведения мероприятий.

Настройка отображения данных в шахматке

Элементы управления интерфейсом шахматки, в частности, установка временно́го диапазона отображения данных, находятся в нижней части страницы. Под ними расположен блок условных обозначений, используемых в шахматке, раскрываемый нажатием на кнопку Легенда.

Настроить отображение объектов в шахматке — вывод / скрытие номеров и / или мероприятий — вы можете самостоятельно, нажав на кнопку  (Настройки). Правила приведены на странице Настройка отображения шахматки.

Для работы с конкретным отелем выберите его из выпадающего списка в строке статуса или, если выбраны все отели, найдите в таблице, используя вертикальную прокрутку. Информация по отелям располагается блоками, название отеля отражается в начале каждого блока.

Для категорий комнат показывается статистика по количеству занятых номеров каждой категории. Отрицательное значение свидетельствует о том, что количество бронирований на эту категорию номера превышает количество номеров категории в фонде гостиничного предприятия. Например, на определённую дату забронировано шесть номеров категории «Люкс», а в номерном фонде отеля таких номеров пять, в таком случае в таблице для этой даты и категории номера «Люкс» будет выведено значение «-1».

При наведении указателя мыши на строку с номером комнаты во всплывающем окне показывается дополнительная информация о номере: описание, этаж, номер телефона, свойства комнаты.

По умолчанию на вкладке отображаются данные на текущую дату. Для выбора начальной даты отображения нажмите на кнопку и выберите с помощью календаря требуемую дату. Чтобы просмотреть предыдущий или следующий месяц, нажмите на кнопку или соответственно. Чтобы просмотреть предыдущую или следующую неделю, нажмите на кнопку или соответственно.

«Прокрутка» дней, отображающихся в календаре, выполняется с помощью горизонтальной полосы прокрутки в нижней части шахматки.

По умолчанию, данные в таблице отображаются с детализацией до списка номеров. Изменение уровня детализации осуществляется щелчком мыши по соответствующему объекту (см. рисунок).

Просмотр загрузки номерного фонда

В центральной части вкладки расположена диаграмма занятости номеров, представляющая собой графическое отображение срока проживания гостей в номерах, забронированных или заселённых.

Срок проживания/действия мероприятия отображается в виде области определённого цвета. Если бронирование было произведено пользователями вашей компании, то в области отображается имя и лицевой счёт гостя.

Также в диаграмме отображаются номера, ремонтирующиеся и заблокированные для служебного использования. Цвет прямоугольника зависит от статуса номера. Зависимость цвета прямоугольника от состояния занятости номера вы можете посмотреть нижней части страницы в блоке «Легенда» (см. рисунок).

В случае возникновения конфликта гостей в комнате (если гостей в комнате больше, чем должно быть) графический элемент отображения увеличивается и выделяется розовым цветом.

При наведении указателя мыши на область с именем гостя, появляется всплывающее информационное окно, содержащее (в скобках даны значения для мероприятия): номер лицевого счёта, ФИО гостя (название мероприятия), даты заезда и выезда, баланс (ФИО менеджера).

Чтобы открыть карту гостя/мероприятия щёлкните левой кнопкой мыши по интересующему прямоугольнику и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Открыть» (см. рисунок).

Диаграмму занятости номеров можно отобразить в полноэкранном режиме в отдельном окне, при этом не будут отображаться верхняя часть окна Системы, включая вкладки с названиями Модулей. Для перехода в полноэкранный режим щёлкните по кнопке . Для возврата в обычный режим повторно щёлкните по кнопке или нажмите на клавишу «Ecs».

Бронирование номера для гостя/помещения для проведения мероприятия

Удобным способом резервирования номеров и помещений является бронирование из шахматки.

Чтобы начать процедуру бронирования вам нужно выполнить следующие действия:

1. Установите указатель мыши в ячейку на пересечении строки с номером комнаты и столбца с датой заезда, нажмите левую кнопку мыши, удерживая её, проведите вдоль строки до даты окончания срока проживания, после чего отпустите. Дата начала проживания должна быть текущей или более поздней! Откроется контекстное меню с пунктами «Бронировать» и «Отменить», а выделенная область будет окрашена в жёлтый цвет.

   

   Бронирование номера

2. Выберите в контекстном меню пункт «Бронировать». Откроется карта гостя (мероприятия) для продолжения бронирования.
3. Заполните открывшуюся карту гостя (мероприятия). Правила заполнения приведены в инструкциях:
   • работа с картой гостя — Пошаговая инструкция по заполнению карты гостя;
   • работа с картой мероприятия — Пошаговая инструкция по заполнению карты мероприятия.

При бронировании номера гостю обратите внимание на время заезда и выезда, так как, с большой долей вероятности, оно не будет равно времени по умолчанию (14:00 для заезда и 12:00 для выезда). Заезд раньше, а и выезд позже времени по умолчанию может привести к дополнительным начислениям на проживание.

Карта компании

В модуле «Карта компании» вы можете просмотреть без внесения изменений данные о собственной компании:

• на вкладке Карта компании осуществляется просмотр реквизитов компании;
• на вкладке Начисления осуществляется просмотр счетов, выставленных клиентам компании за предоставление услуг проживания и сопутствующих услуг; просмотр чеков оплаты, печать счетов и актов;
• на вкладке История компании отражается статистика заселения гостей от вашей компании в отели: количество гостей, платёжеспособность и другая информация, связанная с деятельностью компании в отношении гостиничного предприятия;
• на вкладке Гости вы можете увидеть список всех гостей, которым когда-либо осуществлялось бронирование номеров от компании, с отображением статусов проживания гостей;
• на вкладке Договора осуществляется просмотр набора правил, определяющих в автоматическом режиме ценовую политику, применяемую к гостям и группам гостей, проживающим от вашей компании.

Вкладка «Карта компании»

Все реквизиты компании, отображаемые на вкладке Карта компании, вводятся администратором Системы. В веб–сервисе, вне зависимости от уровня доступа пользователя к функциям ЛК, карта компании открывается только на просмотр.

Исключение составляет возможность перевода на иностранные языки реквизитов компании для отображения в печатных формах.

Для перевода выполните следующие действия:

1. Щёлкните по ссылке в поле «Языки» (текст ссылки зависит имеющихся переводов: при отсутствии переводов ссылка имеет значение «нет», после добавления переводов в ссылке перечислены языки переводов). Откроется окно «Редактирование языка».

   

   Редактирование языка

2. Из выпадающего списка выберите язык перевода и переведите реквизиты.
3. Нажмите на кнопку для сохранения введённых данных.

При необходимости удаления перевода выберите название языка из выпадающего списка и нажмите на кнопку , после чего, не нажимая на кнопку , закройте окно кнопкой . Перевод на выбранный язык удалится из базы данных, а его обозначение — из ссылки в поле «Языки».

Вкладка «Начисления»

Работа с начислениями (поиск и добавление начислений) выполняется на вкладке «Начисления» карты компании.

Данные на вкладке разбиты на секции по типам начислений. В левой части расположены данные по начислениям, работа с которыми не закончена (неоплаченные, открытые), в правой — по начислениям, работа с которыми завершена (закрытые счета, аннулированные начисления). В каждой секции предусмотрена область поиска записей. В таблице «Неоплаченные начисления» записи располагаются в хронологическом порядке.

Закрывать счета могут только сотрудники гостиничного предприятия.

Над каждой таблицей, за исключением таблицы «Неоплаченные начисления», расположен выпадающий список «Выводить по:» для управления количеством отображаемых в таблице записей. Если количество записей в таблице превышает выбранное количество для вывода на вкладке, справа над заголовком таблицы появляется элемент постраничной навигации (). В каждой таблице возможен вывод по 10, 20 или 30 записей.

В каждой секции расположен поисковый блок для нахождения записей по различным критериям.

В нижней части вкладки отображаются суммарные значения по счетам гостей компании во всех предприятиях гостиничного хозяйства:

• «Баланс» — по всем открытым счетам гостей;
• «Баланс по депозиту» — по всем открытым депозитным счетам.

Добавление счетов вручную описано в подразделе Добавление начислений вручную.

Секция счетов
Секция счетов предназначена для управления счетами, сформированными в секции «Неоплаченные начисления».

В таблице «Открытые счета» отображаются неоплаченные или оплаченные не полностью счета. Счёт можно раскрыть, щёлкнув по кнопке , для просмотра входящих в него начислений. В каждой строке счёта расположена кнопка  (Редактировать), предназначенная для перехода к редактированию карты счёта и печати отчётных документов: счёта, акта, чеков (приходных и расходных кассовых ордеров).

Секция начислений
Секция начислений предназначена для формирования счетов на оплату начислений, добавленных вручную или автоматически в результате бронирования номера. Таблица «Неоплаченные начисления» содержит начисления для включения в счета на оплату.

Формирование счёта производится по кнопке . В счёт включаются все неоплаченные начисления, отмеченные флагами (при загрузке вкладки все неоплаченные начисления отмечаются автоматически). Соответственно, с начислений, которые не должны быть включены в счёт, отметки нужно снять.

Датой сформированного счёта может быть как дата заезда гостя, так и дата формирования счёта. Способ присвоения даты зависит от настройки Системы.

Секция депозитных счетов
Секция депозитных счетов предназначена для формирования карт депозитов и дальнейшей работы с ними.

В таблице «Депозитные счета» отображаются счета, по которым ведётся движение средств: внесение, вынесение, создание начислений и счетов. В таблице «Закрытые депозитные счета» отражаются депозиты, движение средств по которым завершено. Просмотреть закрытые депозитные счета, а также внести изменения в отрытые депозиты можно по кнопке  (Редактировать), расположенной в строке счёта. Формирование нового депозита производится по кнопке .

Добавление начислений вручную

Добавление начислений на счёт получателя услуги может выполняться вручную или автоматически. Автоматически выполняется начисление услуг питания и телефонной связи (если обеспечено взаимодействие Системы с системой ресторанного учёта и биллинговой системой), а также услуг, добавленных в прейскурант, закреплённый за гостем, календарь тарифных групп или для услуг, для которых созданы автоначисления.

При автоматическом добавлении начислений по услуге проживания, начисления создаются на весь период проживания.

Чтобы добавить начисление, выполните следующие действия:

1. На вкладке Начисления в поле «Начисление услуги» выберите из выпадающего списка услугу, предоставленную получателю.
2. В поле «Кол-во» задайте количество услуги.
3. В поле «Стоимость» введите стоимость единицы услуги с учётом НДС. В поле «Итого» отобразится итоговая сумма, исходя из количества и стоимости единицы услуги.
4. При необходимости детализации периода оказания услуги (для корректного отображения времени предоставления услуги в кастомизированных отчётах) нажмите на значок Дополнит. слева от кнопки . Откроется область ввода параметров периода оказания услуги. Введите:
   • «Дата услуги», «Время услуги» — дата и время потребления услуги;
   • «Счёт» — выберите из выпадающего списка «Выберите счёт» номер одного из имеющихся открытых счетов для добавления в него начисления. Если счёт не выбран, на добавляемое начисление создастся новый счёт;
   • «Примечание» — любой поясняющий текст;
   • «Дата/время начала периода», «Дата/время окончания периода» — период оказания услуги для отображения в отчётах.
5. Нажмите на кнопку . В информационной области появится сообщение «Были созданы новые начисления: <номер_начисления> плательщику <номер_плательщика>», а добавленное начисление отобразится в секции начислений.

Вкладка «История компании»

Вкладка «История компании» предназначена для просмотра статистики активности компании за заданный период: частоты заселения гостей, количества гостей, платёжеспособности и другой информации, которая связана с гостями компании, и её деятельностью в отношении гостиничного предприятия.

Информация отражается по отелю, выбранному в строке состояния.

Список гостей можно отфильтровать по периоду проживания, введя даты заезда и выезда в поля «С» и «По» и нажав на кнопку . Будут выведены гости, период проживания которых (и дата заезда и дата выезда) окажутся внутри заданного периода.

В каждой строке записи о госте расположена кнопка  (Открыть карту гостя), предназначенная для перехода к просмотру карты гостя. Открыть карту гостя можно также щелчком по строке таблицы.

Поле «Баланс» отражает суммарное значение по всем открытым счетам гостей во всех предприятиях гостиничного хозяйства (а не только выбранного в строке состояния).
В поле «Доход» — отражается сумма начислений неаннулированных гостей компании за выбранный период по выбранному отелю.

Вкладка «Гости»

Вкладка предназначена для просмотра гостей, когда-либо проживавших или бронировавших номер в отеле, выбранном в строке состояния, от компании, и чьи расходы по пребыванию в отеле оплачивала компания.

Расшифровка статуса проживания гостей приведена в таблице Список сокращений, терминов и определений. В каждой строке записи о госте расположена кнопка  (Открыть карту гостя), предназначенная для перехода к просмотру карты гостя. Открыть карту гостя можно также щелчком по строке таблицы.

Вкладка «Договора»

Под договором в рамках Системы подразумевается набор правил для определения в автоматическом режиме ценовой политики, применяемой к гостю / группе / мероприятию, проживающему (проводимому) от компании.

Прейскуранты на услуги для гостей, группы гостей и проводимые мероприятия определяются условиями договоров между компанией и управляющей организаций, и устанавливаются в соответствующих картах (гостя / группы / мероприятия). Управление договорами и списками положений производится в Системе.

На вкладке «Договора» осуществляется только просмотр договоров и списков положений к ним по каждому отелю.

Для просмотра содержимого перейдите в режим редактирования договора, щёлкнув по соответствующей строке в списке договоров. В области «Редактирование договора» отобразятся реквизиты договора (номер, дата подписания, период действия) и перечень отелей, для которых определён список положений договора.

Для просмотра списка положений договора с конкретным отелем выберите его в перечне и щёлкните по кнопке  (Редактировать положения договора). Откроются прейскуранты на услуги гостям, группам гостей и на проведение мероприятий, доступные для использования в данном отеле.

Список положений договора предназначен только для просмотра. Кнопки управления положениями договора доступны, но сохранение изменений невозможно.

Ограничения, установленные в Системе

В данном разделе описаны правила удаления счетов и корректировки данных в картах гостей, групп гостей и мероприятий.

Правила удаления счетов при аннулировании карт (гостей, групп гостей и мероприятий)

В Системе применяются единые правила удаления счетов при аннулировании карт гостей, групп гостей, мероприятий, а именно: при аннулировании автоматически удаляются открытые и неоплаченные счета, плательщиками по которым являются непосредственно объекты счёта (гость, группа или мероприятие соответственно).

Счета, в том числе вложенные, не аннулируются при удалении карты объекта, если объект не является плательщиком по счёту.

При удалении карты объекта в Системе запускается процедура проверки счетов, доступных для удаления. В случае их обнаружения открывается окно с сообщением: «Вы действительно хотите произвести аннулирование?». Для подтверждения удаления нужно нажать на кнопку .

Временны́е ограничения на корректировку данных в карте гостя, группы гостей, мероприятия

Во избежание причинения убытков гостиничному предприятию на работу пользователей ЛК корпоративного модуля наложены ограничения на внесение корректировок и аннулирования карт гостей, групп гостей и мероприятий с завершённым бронированием. До окончания бронирования допускаются любые изменения в картах, а также их аннулирование.

Карта гостя
Запрещается корректировка и аннулирование карты, если до даты заезда гостя осталось менее 24 часов.

Карта группы
Запрещается уменьшение количества забронированных номеров или периода проживания, если до заезда группы осталось менее 30 дней. Проверка производится на количество гостей (взрослых + детей + детей с оплатой) в группе. Также запрещается аннулирование карты группы.

Корректировка данных в карте группы в сторону увеличения допускается.

Карта мероприятия
Запрещается уменьшение периода проведения или продолжительности проведения мероприятия, если до начала мероприятия осталось менее 14 дней. Корректировка данных в карте мероприятия в сторону увеличения допускается.

Во всех картах (гостя, группы или мероприятия) при попытке сохранения изменений с перечисленными ограничениями или аннулирования появляется сообщение: «Для осуществления изменений в бронировании свяжитесь с Вашим контакт менеджером». Бронирование и счета при этом остаются без изменений.

Параметры формирования и печати документов

На ряде вкладок — «Рег. карта», «Подтверждение», «Гости» и пр. — производится формирование и печать документов. Управление формированием и печатью, а также сценарий работы на этих вкладках одинаковый. Рассмотрим его ниже на примере вкладки «Подтверждения».

Для управления печатными формами предусмотрены следующие параметры:

• выпадающий список «Выбор формата» — предназначен для выбора формата выходной формы:
  • Mdc — массив данных;
  • Doc — текстовый формат;
  • Pdf — Portable Document Format;
  • Excel — электронная таблица;
  • XPS — XML Paper Specification.
• выпадающий список «Выбор шаблона». В некоторых документах предусмотрено несколько видов выходных форм. Из данного списка выбирается нужная форма печати;
• кнопка — запуск печати документа.

Вывод документа на печать может запускаться автоматически при переходе на вкладку или вручную нажатием на кнопку . Способы вывода документов на печать устанавливаются администратором Системы.

Форматы выходного файла

В зависимости от формата выходного файла выполняются различные сценарии формирования отчёта.

Формат Mdc
При выборе формата файла Mdc сформированный отчёт выводится на экран.

Отчёт можно сохранить на диске или вывести на печать. Для сохранения отчёта выберите формат в выпадающем списке «Файл документа…» и нажмите на кнопку . Для печати отчёта нажмите на кнопку .

Форматы Doc, Pdf, Excel, XPS
При выборе форматов файла отчёта Doc, Pdf, Excel, XPS порядок формирования отчёта отличается от Mdc.

После запуска формирования формы появляется всплывающее окно Ожидание выполнения отчета. Нужно дождаться окончания формирования — сформированный отчёт будет загружён в виде файла в каталог, установленный для браузера в качестве каталога загрузки по умолчанию.

Некоторые сформированные отчёты сохраняются. В этом случае при повторном формировании на экране появится окно «Выбор готового отчета».

В окне отображается список сформированных ранее аналогичных отчётов. Сохранённый на диске отчёт можно загрузить, нажав на кнопку  (Загрузить отчет) или, в случае изменения первичных данных, сформировать его заново, нажав на кнопку .