HMS Servio. РП. ЛК корпоративного клиента. Версия 05.09.068 — различия между версиями

Состав модулей ЛК зависит от уровня доступа пользователя: для пользователя «Агент» модуль «Карта компании» отсутствует в веб–сервисе.

Стартовая страница также зависит от уровня доступа пользователя, зарегистрировавшегося в ЛК:

• для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр» откроется страница «Карта компании»;
• для пользователей с доступом «Агент» откроется страница «Гости и группы».

Строка состояния

В строке состояния — верхней строке веб–сервиса — отображается следующая информация:

• регистрационное имя пользователя;
• статус и уровень доступа пользователя в корпоративном модуле;
• текущая дата и время;
• версия ЛК;
• название предприятия–владельца Системы;
• название отеля, информация по которому отображается в ЛК (список доступных отелей для выбора пользователем устанавливается администратором Системы);
• обозначение валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг. Валюта для расчёта устанавливается администратором Системы. Выбрать другую валюту вы не можете.

Бронирование, поиск гостей, групп гостей и мероприятий

Основным предназначением ЛК является бронирование номеров в отелях гостям и группам гостей, заселяемым от лица вашей компании, а также бронирование помещений для проведения мероприятий вашими клиентами.

Бронирование любого типа можно осуществить на странице «Гости и группы» веб–сервиса, на странице «Шахматка» можно забронировать проживание гостей и проведение мероприятий, но нельзя зарезервировать проживание группы.

Описание бронирования на странице «Гости и группы» приведено в подразделе·«Бронирование на странице „Гости и группы“» данного раздела, бронирование в шахматке описано в разделе 5 Шахматка (стр. 33).

На странице «Гости и группы гостей. Бронирование»), помимо бронирования номеров, вы можете осуществить поиск гостей, групп гостей и мероприятий по различным критериям.

Страница разделена на три функциональные области:

• гости;
• группы гостей;
• мероприятия.

Данные на странице отображаются в соответствии с установленными фильтрами в поисковых блоках. По умолчанию на экран выводятся актуальные записи по отелю, выбранному в строке состояния: проживающие гости, открытые группы и мероприятия. Для поиска конкретных записей вам нужно ввести критерии в соответствующих полях поискового блока и щёлкнуть по кнопке или нажать на клавишу «Enter».

Бронирование на странице «Гости и группы»

Каждая из операций бронирования — гостей, групп гостей, мероприятий — имеет свои особенности, поэтому описание последовательности действий и специфика каждого типа бронирования описаны отдельно:

• для гостей — в подразделе «Бронирование номера для гостя»;
• для групп гостей — в подразделе «Бронирование номеров для группы гостей»;
• для проведения мероприятий — в подразделе "Бронирование мероприятия".

Операции, сопутствующие бронированию, описаны в разделах:

• отправка подтверждения бронирования гостям и группам гостей — подраздел "4.2 Подтверждение бронирования";
• формирование и печать регистрационных карт гостей и групп гостей — подраздел "4.3 Регистрационные карты";
• правила работы с автотрансферами — подраздел 4.4 Автотрансферы;
• порядок формирования счетов по начислениям на предоставленные услуги — подраздел "4.5 Начисления".

Ниже дано описание последовательности действий пользователей при бронировании.

Бронирование номера для гостя

Чтобы забронировать номер для гостя со страницы «Гости и группы» вам нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать в строке состояния из выпадающего списка отель для бронирования номера.
2. Нажать на кнопку в области «Проживающие на <текущая_дата>». На экране откроется вкладка «Карта».

   

   Бронирование номера для гостя

3. Заполнить поля и сохранить карту гостя. Правила заполнения карты гостя описаны на странице Пошаговая инструкция по заполнению карты гостя.

Удаление записи о бронировании гостя

Если вам нужно отменить бронирование, нажмите на кнопку . В Системе реализованы проверки на возможность аннулирования бронирований. Проверяется отсутствие нарушения целостности данных (наличие открытых счетов у гостя), а также выполнения бизнес–требований (временны́е ограничения на редактирование данных). Установленные в Системе ограничения приведены в подразделе·7 на стр. 43.

В процессе аннулирования на экране могут открываться диалоговые окна, в которых вам будет необходимо подтверждать или отменять операции удаления.

Если аннулирование окажется невозможным, появятся сообщения, поясняющие причину отказа от удаления бронирования.

В случае положительного результата проверок откроется окно, в котором вам нужно будет выбрать причину аннулирования бронирования.

Бронирование номеров для группы гостей

Бронирование номеров для группы гостей выполняется так же, как и для отдельных гостей, на странице «Гости и группы». Чтобы забронировать номера для группы гостей вам нужно выполнить следующие действия:

1. На странице «Гости и группы» в строке состояния выберите из выпадающего списка отель, в котором требуется забронировать номер(а).
2. В области «Открытые группы» нажмите на кнопку . На экране откроется вкладка «Карта группы».

   

   Бронирование номеров для группы гостей

   Как было упомянуто выше, поля отмеченные символом звёздочка (*), являются обязательными для заполнения.

   Значения полей и ссылок, выделенных на рисунке жёлтой заливкой, редактированию в ЛК не подлежат. Описание этих полей приведено ниже:

   • поля «Компания оператор» и «Компания источник» заполняются автоматически названием вашей компании;
   • ссылка «Карта лояльности» неактивна, так как работа с картами лояльности в ЛК не предусмотрена;
   • значение «* Прейскурант» заполняется автоматически в зависимости от выбранного значения в списке «Условие договора» (более подробно с понятием «Договор» вы можете ознакомиться в подразделе 6.5 (стр. 40) ;
   • поле «Бронь» всегда принимает значение «Не гарантирована», что означает: номер забронирован, но оплата за номер не ещё поступила;
   • поле «Дата решения» заполняется сотрудником гостиничного предприятия;
   • поле «Менеджер» заполняется автоматически, в него записывается имя пользователя, авторизовавшегося в ЛК;
   • поле «Источник» — источник информации об отеле — всегда принимает значение «Корпоративный модуль».

Бронирование номеров для группы проводится в несколько этапов: вводится информация о группе в целом, затем заносятся данные о гостях группы, после чего между гостями распределяются номера.

Ввод общих данных о группе

Первым этапом бронирования номеров является заполнение общих данных:

1. Заполните основные параметры (в веб–сервисе (см. рисунок) они расположены в левом верхнем углу в области более тёмного цвета):

   • «* Заезд» — по умолчанию предлагается текущая дата;
   • «* Выезд» — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
   • «Ночей» — время проживания — рассчитывается автоматически;
   • «* Взрослых» — количество заселяющихся взрослых;
   • «Детей» — количество заселяющихся детей, всего;
   • «Детей с оплатой» — в том числе, количество детей, достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается.

   После ввода основных параметров нажмите на кнопку .

2. Затем введите остальные параметры бронирования:

   • для определения прейскуранта выберите значение из списка «Условие договора». Для каждого брониста формируется свой список условий в соответствии с предоставленными ему правами доступа (см. список положений договора в подразделе 6.5 на рис. 30 (стр. 41));
   • выберите способ оплаты услуг из списка «* Тип оплаты». Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора (см. список положений договора в подразделе 6.5 на рис. 30 (стр. 41));
   • установите гостю лимит суммы потребления услуг на время проживания в отеле. Вид лимита выбирается из списка «Кредитный лимит». В зависимости от выбранного вида, значения лимита будут равны:
     • «Системный» — значение по умолчанию. Величина системного лимита равна 10 000,00;
     • «Пользовательский» — величина лимита устанавливается бронистом;
     • «Неограниченный» — лимит потребления неограничен. Величина лимита устанавливается равной 10 000 000,00, что гарантированно превышает расходы группы на проживание и дополнительные услуги.
   • заполните, при необходимости, информационные поля:
     • «Почта» — адрес электронной почты для автозаполнения при отправке электронных писем;
     • «Дополнительно»;
     • «Контакт».

После заполнения перечисленных полей можно выполнить промежуточное сохранение данных, нажав на кнопку в нижней части формы.

Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений.

Если данные введены корректно, карта сохранится со статусом «Незавершённая карта»; работу с картой группы можно продолжить позже.

В нижней части страницы отображаются данные о пользователях, выполнявших операции с картой мероприятия.

Операции с гостями

Следующим шагом является оформление карт бронирования на каждого гостя, так как условия нахождения и проживания в отели гостей из одной группы могут различаться. В области «Операции с гостями» заполните данные для каждой карты бронирования (в номере может проживать несколько клиентов; карта может быть оформлена как на одного из них, так и на каждого).

Заполните данные гостя (описание последовательности заполнение полей приведено в порядке их значимости):

• период проживания:
  • «* Заезд» — по умолчанию предлагается дата заезда группы;
  • «* Выезд» — по умолчанию предлагается дата выезда группы;
  • «Ночей» — рассчитывается автоматически.

В области «Операции с гостями» редактирование периода проживания гостей возможно только внутри периода проживания группы с учётом наложенных временны́х ограничений (см. п. 7.2, стр. 43). Если вы введёте период, выходящий за пределы проживания группы, появится сообщение: «Даты проживания одного из гостей не могут выходить за даты проживания группы». Увеличить срок проживания гостя можно только в карте гостя, переход в которую осуществляется щелчком по кнопке  (Открыть карту гостя) в списке гостей в нижней части формы.

• по аналогии ввода данных о группе в целом, задайте тип номера и прейскурант и способ оплаты, выбрав значения из списков «* Категория номера», «Условие договора» и «* Тип оплаты» соответственно;
• введите количество человек, проживающих в номере: «* Взрослых», «Детей» и «Детей с оплатой»;
• установите для гостя «Кредитный лимит» — вид и соответствующий ему размер лимита, предоставляемый компанией гостю на время проживания. Исходя из размера кредитного лимита, программа контролирует суммы счетов, выставленные гостю. Значения аналогичны значениям для группы гостей;
• если вам требуется зафиксировать стоимость проживания гостя на весь период, установите флаг «Фиксированная стоимость». В этом случае, при корректировке прейскуранта, стоимость останется прежней;
• флаг «По местам» означает, что на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
• из списка «Кол-во мест» — выберите гостиничный номер по количеству спальных мест;
• список «Доп. места» предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям;
• флаг «Закрепить» устанавливается, если вам необходимо закрепить за гостем до момента поселения именно данный гостиничный номер. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении Система автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется;
• по ссылке «Свойства комнат» — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в Систему;
• в поле «Страна» из выпадающего списка выберите страну проживания гостя;
• в поле «Примечание» можно ввести любую дополнительную информацию;
• если условия проживания нескольких гостей совпадают, вы можете указать в поле «Добавить карт бронирования» количество однотипных карт, которые нужно создать Системе. Если же условия в текущей карте гостя отличается от остальных, оставьте в поле значение по умолчанию — «1».

По окончании ввода данных гостей нажмите на кнопку . Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений.

Если для выбранной категории номера отсутствуют свободные комнаты с заданными параметрами, откроется окно «Поиск комнат», в котором вам нужно подобрать номера вручную.

После изменения параметров подбора комнаты для гостя нажмите на кнопку  (Сохранить гостя). Если в результате изменений подобрать номер всё равно не удастся, откроется окно с сообщением: «Невозможно применить изменения для гостя в силу того, что не найдена комната по заданным параметрам». Внесите другие изменения и повторите попытку сохранения гостя или отмените редактирование данных, нажав на кнопку  (Отменить редактирование записи) и внесите изменения непосредственно в Карту группы).

Если все данные введены корректно, окно «Поиск комнат» закроется, и в нижней части страницы добавится таблица со списком гостей группы.

Также, в нижней части вкладки вы можете увидеть информацию о пользователях, выполнявших различные операции с картой гостя.

Распределение гостиничных номеров

Распределение гостиничных номеров между гостями группы выполняется автоматически при добавлении записи о госте. Номер комнаты отображается в столбце «Комната» в списке гостей. Если по каким-то причинам комната не была выделена автоматически, то она выбирается вручную.

Выбор гостиничных номеров вручную возможен двумя способами. В одном из способов гостиничный номер задаётся для каждого гостя отдельно. В другом — распределение гостиничных номеров выполняется для нескольких гостей или всех гостей одновременно. Прежде чем выполнить распределение гостиничных номеров по гостям группы, убедитесь в наличии необходимого количества номеров.

Чтобы назначить номер для одного гостя щёлкните по кнопке  (Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка. Откроется окно «Карта гостя с Л/Счетом <№_лицевого_счёта>», описанное в подразделе «Бронирование номера для гостя», в котором вам нужно выбрать комнату. После выбора комнаты сохраните данные, нажав на кнопку , и закройте окно с картой гостя.

Выбор комнаты для заселения в режиме редактирования карты после завершения бронирования невозможен.

Чтобы назначить номера нескольким гостям группы установите флаги в нужных записях списка гостей (для выделения всех записей установите флаг в заголовке таблицы) и нажмите на кнопку . В столбце «Комната» отобразятся номера выделенных комнат.

Редактирование данных гостей

Вы можете отредактировать данные гостей, имеющих статус «На бронировании», «На заезде», «На поселении», «Проживающий» и «На выезде». Возможно как индивидуальное, так и групповое редактирование.

Отдельно от параметров бронирования редактируются значения в полях: «Обращение», которое остаётся незаполненным и «ФИО», в которое записывается название группы, после заполнения списка гостей.
Редактирование формы обращения к гостю и / или ФИО
Если вам нужно внести изменения у одного гостя нажмите на кнопку  (Редактировать гостя) в строке записи о госте, отредактируйте данные и нажмите на кнопку  (Сохранить гостя) в той же строке.

Если вам требуется изменить данные нескольких гостей, выделите нужные строки (для выделения всех записей установите флаг в заголовке таблицы), внесите требуемые правки и сохраните данные, нажав на кнопку  (Сохранить гостей) в ЗАГОЛОВКЕ таблицы.

Редактирование параметров бронирования
Если нужно изменить параметры бронирования гостей, выполните следующие действия:

1. Выделите флагами записи гостей, данные которых требуется изменить (для отметки всех записи, установите флаг в ЗАГОЛОВКЕ таблицы).
2. В области «Операции с гостями» внесите необходимые коррективы, учитывая следующие особенности:
   • если изменён тип комнаты или тариф, то автоматически изменится информация в столбцах списка гостей группы.
   • если изменены даты заселения и выселения гостей группы, то автоматически актуализируется стоимость проживания с учётом действующего сезона в выбранный период.
3. Нажмите на кнопку .
4. На экране откроется окно «Выбор применяемых параметров», в котором вам нужно выделить те параметры, новые значения которых требуется установить для гостей группы (для групповых операций выделения параметров используйте кнопки и ).

   

   Выбор применяемых параметров о гостях группы

5. Нажмите на кнопку . Окно «Выбор применяемых параметров» закроется, и новые значения применятся к выбранным гостям.
6. Нажмите на кнопку , расположенную в нижней части вкладки, для сохранения изменений.
   

Редактирование детальных данных гостя
Изменение других данных гостя выполняется в карте гостя, для перехода к которой вам нужно нажать на кнопку  (Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка гостей. Описание работы с картой гостя приведено в подразделе «Бронирование номера для гостя».
Редактирование данных о группе
Чтобы изменить общие данные о группе, внесите необходимые корректировки и нажмите на кнопку в нижней части вкладки.

Изменение периода проживания гостей производится с учётом наложенных временны́х ограничений на редактирование данных (см. п. 7.2, стр. 43).