HMS Servio. РП. ЛК корпоративного клиента. Версия 05.10.010

Список сокращений, терминов и определений приведён в·таблице.

Таблица. Список сокращений, терминов и определений

Сокращения
БД	—	база данных
В/Д/ДО	—	Взрослых/Детей/Детей с Оплатой. Сокращение используется в заголовках столбцов таблиц, отображающих количество взрослых, детей и детей, достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается
ЛК, веб–сервис	—	личный кабинет корпоративного клиента
Л/счет	—	лицевой счёт контрагента (гостя, компании, группы, мероприятия, клиента)
НДС	—	налог на добавленную стоимость
ФИО	—	фамилия, имя и отчество
Термины
Администратор Системы	—	сотрудник HMS «Servio», выполняющий административные функции
Бронист, пользователь	—	сотрудник предприятия-оператора, осуществляющий бронирование номеров
Отель, гостиничное предприятие	—	предприятие, предоставляющее услуги временного проживания
Система	—	система управления гостиничным предприятием HMS «Servio»
Статусы гостей
АН	—	аннулирован
БР	—	бронирование
ВСЛ	—	выселившийся
НЗД	—	незаезд
НКБ	—	новая карта, бронирование
НКП	—	новая карта, поселение
ПР	—	проживающий
ПСЛ	—	поселение

Запуск веб-сервиса

Для перехода в ЛК откройте браузер (предпочтительнее FireFox) и в адресной строке введите переданный вам адрес сайта или щёлкните по ярлыку запуска на рабочем столе.

Ярлык запуска создаётся перетаскиванием указателем мыши значка, расположенного слева в адресной строке, на рабочий стол (см. пример на рисунке Создание ярлыка веб–страницы на рабочем столе).

Создание ярлыка веб–страницы на рабочем столе

На экране откроется форма авторизации пользователя.

Авторизация пользователя

Авторизуйтесь в Системе, для чего:

Из выпадающего списка выберите язык пользовательского интерфейса: русский — RU или украинский — UA. Язык интерфейса и диалогов в ЛК будут соответствовать выбранному языку.
В поле «* Код компании» введите код, полученный от администратора Системы.
В поле «* Пароль» введите пароль данного кода компании.
Нажмите на клавишу или щёлкните по кнопке .

Оба поля — «Код компании» и «Пароль» — отмечены символом «*». В интерфейсе веб–сервиса символом звёздочка красного цвета обозначаются поля, обязательные для заполнения.

В результате корректной авторизации откроется стартовая страница веб-сервиса (см. раздел Интерфейс веб–сервиса). В случае ошибочного ввода кода компании или пароля в нижней части окна авторизации появится поясняющее сообщение: «Неверно введены логин или пароль». Необходимо повторить процедуру авторизации, введя корректные данные.

Запуск веб–сервиса сопровождается проверкой совместимости версии сайта с версией БД. Если версии различаются, на экране появляется предупреждение: «Версия сайта не совместима с версией базы данных», и вход в ЛК не выполняется. В этом случае вам необходимо обратиться в службу технической поддержки. Завершить работу с ЛК вы можете любым из следующих способов:

закончить сеанс работы текущего пользователя, нажав на кнопку (Выход из системы), расположенную в правом верхнем углу веб–сервиса. Сеанс будет завершён и откроется форма авторизации пользователя;
закрыть вкладку ЛК с помощью стандартной кнопки Windows или завершить работу с веб–браузером.

Интерфейс веб–сервиса

Все операции с ЛК выполняются с помощью пользовательского интерфейса.

В веб–сервисе вы можете оперировать только данными вашей компании. Реквизиты, результаты бронирования и прочие данные других компаний–операторов вам недоступны.

Описание элементов интерфейса ЛК приведено на·рисунке «Карта компании для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр». В документе делаются ссылки на элементы веб–сервиса, обозначенные на рисунке:

строка состояния — верхняя строка (подробнее см. подраздел Строка состояния);
панель с кнопками вызова модулей;
вкладки модулей.

Карта компании для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр»

Состав модулей ЛК зависит от уровня доступа пользователя: для пользователя «Агент» модуль Карта компании отсутствует в веб–сервисе.

Строка состояния

В строке состояния — верхней строке веб–сервиса — отображается следующая информация:

имя пользователя, зарегистрировавшегося в Системе. Отображается в виде ссылки, открыв которую вы можете внести изменения в свои контактные данные
статус и уровень доступа пользователя в корпоративном модуле;
текущая дата и время;
версия ЛК;
название предприятия–владельца Системы;
название отеля, информация по которому отображается в ЛК (список доступных отелей для выбора пользователем устанавливается администратором Системы);
обозначение валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг. Валюта для расчёта устанавливается администратором Системы. Выбор другой валюты недоступен.

Экспресс-бронирование

Стартовой страницей ЛК модуля корпоративного клиента является страница бронирования номеров, работа на которой выполняется в экспресс-режиме.

Страница выбора категории номера

Экспресс-бронирование мероприятий не предусмотрено. Для бронирования перейдите на страницу «Гости и группы» веб-сервиса;
Помимо экспресс-бронирования, забронировать номера для гостей и групп можно также на странице «Гости и группы». В этом случае необходимо будет пройти полную процедуру с переходом в карту гостя. Описание операций на странице «Гости и группы» приведено в подразделе Бронирование на странице «Гости и группы».

Экспресс-бронирование номера для гостя

Для экспресс-бронирования номера для гостя выполните следующие операции:

Убедитесь, что переключатель установлен в положение «Гость» (по умолчанию он установлен в этом положении).
Установите период проживания гостя в отеле, для чего введите даты и время заезда и выезда. По умолчанию время заезда равно 14:00 час., время выезда — 12:00 час.

Важно! Следует помнить, что установка более раннего времени заезда и/или более позднего времени выезда может привести к появлению дополнительных статей расходов «Ранний заезд» и «Поздний выезд».
Выбором из соответствующих выпадающих списков задайте параметры гостиничного номера:
- «Взрослые» — количество основных мест в номере;
- «Дети» — количество малолетних детей, проживание которых не оплачивается;
- «Дети с оплатой» — в том числе, количество детей, достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается.
Примечание. Пороговый возраст ребёнка определяется настройками отеля. Как правило, он равен 6 лет.
Установите флаг «Учитывать дополнительные места», если требуется заселение в номер, в котором есть дополнительное место.
Установите флаг «Заказать трансфер», если гостя необходимо встретить и доставить в отель.
Установите флаг «Турсбор», если проживание в отеле облагается туристическим сбором.

В случае изменений параметров бронирования необходимо снова щёлкнуть по названию отеля.

После того, как все параметры бронирования заполнены, выберите отель, щёлкнув по его названию. Откроется страница выбора категории номера для гостя.

Страница выбора категории номера для гостя

Страница содержит:

фотографии и описание отеля;
фотографии и описание категорий номеров в отеле;
количество свободных номеров каждой категории со стоимостью проживания за весь период (без учёта туристического сбора).

Если в категории отсутствуют свободные номера на выбранный период проживания, будет отображена надпись «Нельзя произвести бронь на данные даты».
Если в течение ближайших 10 дней от даты заезда есть доступные номера, то на экране дополнительно будет отображена надпись «Ближайшая доступная дата ДД.ММ.ГГГГ» и ссылка Изменить даты. Щелчок по ссылке приведёт к изменению даты заезда на ближайшую доступную; дата выезда пересчитается в соответствии с введённым периодом проживания.

Щёлкните по ссылке Бронировать в выбранной категории номера. В правом верхнем углу страницы откроется окно для ввода данных гостя.

Окно ввода данных гостя

Введите:

ФИО гостя;
выберите тип оплаты из возможных значений: наличный, безналичный или кредитная карта (список возможных типов оплаты настраивается администратором Системы);
если выбран тип оплаты «Наличный», выберите условие договора для определения параметров бронирования, задающих прейскурант, размер скидки гостю, комиссионное вознаграждение (список доступных условий зависит от настройки, выполняемой администратором Системы);
если гостем отеля является командировочный (в этом случае флаг «Турсбор» в параметрах бронирования должен быть снят), можно загрузить файл с приказом на командировку для подтверждения того, что гость является командировочным. Загрузка файла производится обычным для Windows способом: щёлкните по кнопке и выберите нужный файл. В случае успешного бронирования файл загрузится на сервер и будет доступен с любой рабочей станции.

По окончании ввода данных нажмите на кнопку .

Система выполнит проверки возможности бронирования номеров для гостя и, в случае положительного результата, произведёт бронирование номера (-ов) и для удобства продолжения бронирования других номеров останется на той же странице. На экране появится сообщение: «Гость успешно забронирован с ID=<№_лицевого_счёта>». Нажмите на кнопку .
В верхней части страницы также отразится информация об успешном бронировании номера (например, ). В подробностях сообщения тоже указывается лицевой счёт гостя. По номеру лицевого счёта, можно оперативно перейти к работе с картой гостя.
Если требуется уточнить параметры бронирования нужно перейти на страницу «Гости и группы», найти и открыть карту данного гостя и внести требуемые корректировки.
Если проверка бронирования не прошла, в верхней части страницы появится сообщение: . Такая ситуация может случиться, например, если во время бронирования номера пользователем другой сотрудник успел забронировать последний номер данной категории. Для обновления доступного номерного фонда щёлкните по названию отеля и забронируйте другой номер.

В случае успешного бронирования на адрес электронной почты пользователя будет отправлено письмо с подтверждением бронирования и счёт на оплату в случае выбора безналичного способа оплаты. Контактные данные пользователя введены в Системе; их можно просмотреть и изменить, щелкнув по ссылке с ФИО пользователя в строке статуса.

Экспресс-бронирование номеров для группы гостей

Порядок бронирования номеров для группы гостей мало отличается от бронирования номеров для одного гостя, однако для удобства ознакомления экспресс-бронирование номеров для групп гостей описано отдельно.

Выполните следующие операции:

Убедитесь, что переключатель установлен в положение «Группа» (по умолчанию он установлен в положение «Гость»).
Установите период проживания группы гостей в отеле, для чего введите даты и время заезда и выезда. По умолчанию время заезда равно 14:00 час., время выезда — 12:00 час.

Важно! Следует помнить, что установка более раннего времени заезда и/или более позднего времени выезда может привести к появлению дополнительных статей расходов «Ранний заезд» и «Поздний выезд».
Выбором из соответствующих выпадающих списков задайте параметры гостиничных номеров (параметры гостиничных номеров уточняются на этапе ввода данных по каждому гостю):

Важно! Система осуществляет подбор номеров в соответствии с заданными условиями. Для корректного подбора номеров рекомендуется задавать условия с минимальными требованиями.
Например, не следует устанавливать условие подбора номеров с дополнительными местами, если дополнительное место необходимо только одному гостю из всей группы. Данное требование следует уточнить непосредственно в карте этого гостя.
- «Взрослых» — количество основных мест в номере;
- «Детей» — количество малолетних детей, проживание которых не оплачивается;
- «Детей с оплатой» — количество детей, проживание которых оплачивается.
Примечание. Пороговый возраст ребёнка определяется настройками отеля. Как правило, он равен 6 лет.
Установите флаг «Учитывать дополнительные места», если требуется заселение всех гостей в номера с дополнительными местами.
Установите флаг «Заказать трансфер», если группу гостей необходимо встретить и доставить в отель.
Установите флаг «Турсбор», если проживание в отеле гостей группы облагается туристическим сбором.

В случае изменений описанных выше параметров бронирования необходимо заново щёлкнуть по названию отеля.

После того, как все параметры бронирования заполнены, выберите отель, щёлкнув по его названию. Откроется страница выбора категории номера для группы гостей.

Страница бронирования номеров для группы гостей

Страница содержит:

фотографии и описание отеля;
фотографии и описание категорий номеров в отеле;
количество свободных номеров каждой категории со стоимостью проживания за весь период (без учёта туристического сбора).

Если в категории отсутствуют свободные номера на выбранный период проживания, будет отображена надпись «Нельзя произвести бронь на данные даты».
Если в течение ближайших 10 дней от даты заезда есть доступные номера, то на экране дополнительно будет отображена надпись «Ближайшая доступная дата ДД.ММ.ГГГГ» и ссылка Изменить даты. Щелчок по ссылке приведёт к изменению даты заезда на ближайшую доступную; дата выезда пересчитается в соответствии с введённым периодом проживания.

Под каждой категорией номера расположен счётчик для задания количества номеров данной категории. Используя кнопки и или непосредственно в самом поле введите требуемое количество номеров категории и щёлкните по ссылке Бронировать. В правом верхнем углу страницы откроется окно «Группа» для ввода данных по каждому гостю в выбранной категории номера. Количество строк равно количеству введённых номеров.

Повторите описанную процедуру для номеров в каждой категории. Окно Группа будет дополняться строками выбранных категорий номеров, в каждой из которых помимо названия категории номера и стоимости за весь период проживания (без учёта турсбора) расположены поля ввода/редактирования данных.

Окно ввода данных группы гостей

Заполните данные о группе гостей.
В заголовке окна:

название группы (поле обязательно для заполнения);
тип оплаты, выбрав его из выпадающего списка: наличный, безналичный или кредитная карта (список возможных типов оплаты настраивается администратором Системы);

если выбран тип оплаты «Наличный», выберите условие договора для определения параметров бронирования, задающих прейскурант, размер скидки гостю, комиссионное вознаграждение (список доступных условий зависит от настройки, выполняемой администратором Системы);

В поле «Сумма» отображается стоимость проживания группы гостей. Стоимость пересчитывается при изменении состава гостей группы.
Далее, в табличной части введите данные о бронировании каждого из гостей:

ФИО гостя;
в поле "В/Д/ДО" количество взрослых/детей без оплаты/детей с оплатой, проживание которых планируется в номере;

Примечание. Пороговый возраст ребёнка определяется настройками отеля. Как правило, он равен 6 лет.

дату и время заезда;
дату и время выезда.

В столбце «Сумма» показывается стоимость в конкретном номере.
В последней колонке таблицы расположены кнопки , предназначенные для удаления строк с ошибочно введёнными гостями.

В процессе изменения параметров бронирования каждого номера Система определяет возможность его использования и выдаёт визуальную подсказку: если номер может быть забронирован с новыми параметрами, строка выделяется зелёным фоном, если нет — розовым фоном.

Выделение строки розовым фоном не означает, что поселение гостя в номер невозможно. Оно сигнализирует, что нужно обратить внимание на данное размещение. Например, размещение одного гостя в двухместный номер возможно, но не является оптимальным.

Если группа гостей прибыла в командировку (в этом случае флаг «Турсбор» в параметрах бронирования должен быть снят), сканы приказов на командировку, при необходимости, нужно будет загрузить в картах каждого из гостей.

По окончании ввода данных нажмите на кнопку .

Система выполнит окончательные проверки возможности бронирования номеров для всех гостей группы и, в случае положительного результата, произведёт бронирование номеров. При этом пользователь останется на той же странице и может продолжить бронирование. На экране появится сообщение: «Группа <Название_группы> забронирована с ID=<№_лицевого_счёта>».
В верхней части страницы также появится сообщение об успешном бронировании группы (например, ). В подробностях сообщения указывается лицевой счёт группы. По номеру лицевого счёта, можно оперативно перейти к работе с картой группы.
Если нужно детализировать параметры бронирования, то нужно перейти на страницу «Гости и группы», открыть карту бронирования группы/гостя и внести требуемые уточнения.
Если возможность бронирования проверку не прошла, появится сообщение: «Не удалось выдать номер одному или нескольким гостям». Нажмите на кнопку и отредактируйте данные.

В случае успешного бронирования на адрес электронной почты пользователя будет отправлено письмо с подтверждением бронирования и счёт на оплату в случае выбора безналичного способа оплаты. Контактные данные пользователя введены в Системе; их можно просмотреть и изменить, щелкнув по ссылке с ФИО пользователя в строке статуса.

Бронирование, поиск гостей, групп гостей и мероприятий

Кроме экспресс-бронирования, являющегося наиболее удобным, быстрым и простым способом бронирования номеров для гостей и групп гостей, существует стандартная процедура бронирования с переходом к картам гостей и групп гостей, выполняемая на странице Гости и группы веб–сервиса. Она может быть использована при необходимости детализации параметров бронирования (например, для поместного поселения).
Кроме того, бронирование мероприятий может быть выполнено только со страницы «Гости и группы».

В Системе реализован механизм поместного поселения. Он предусматривает возможность гибкой тарификации в соответствии с типом размещения. Это означает, что стоимость проживания может быть рассчитана автоматически в зависимости от того, например, занимает ли гость двухместный номер в одиночку или делит его с другими гостями.
Однако следует учесть, что на функционирование данного механизма влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля. Кроме того, требуется определённая настройка ценовой политики отеля, а именно создание отдельных прейскурантов для различного типа размещения. Примеры, демонстрирующие работу функционала, приведены в пошаговых инструкциях по бронированию гостей и групп гостей:

Пошаговая инструкция по заполнению карты гостя;
Пошаговая инструкция по заполнению карты группы гостей
(см. описание параметра «Тип размещения»).

На странице «Гости и группы», помимо бронирования номеров, вы можете осуществить поиск гостей, групп гостей и мероприятий по различным критериям.

Гости и Группы гостей. Бронирование

Страница разделена на три функциональные области:

гости;
группы гостей;
мероприятия.

Данные на странице отображаются в соответствии с установленными фильтрами в поисковых блоках. По умолчанию на экран выводятся актуальные записи по отелю, выбранному в строке состояния: проживающие гости, открытые группы и мероприятия. Для поиска конкретных записей нужно ввести критерии в соответствующих полях поискового блока и щёлкнуть по кнопке или нажать на клавишу .

Бронирование на странице «Гости и группы»

Каждая из операций бронирования — гостей, групп гостей, мероприятий — имеет свои особенности, поэтому описание последовательности действий и специфика каждого типа бронирования описаны отдельно:

для гостей — в подразделе Бронирование номера для гостя;
для групп гостей — в подразделе Бронирование номеров для группы гостей;
для проведения мероприятий — в подразделе Бронирование мероприятия.

Операции, сопутствующие бронированию, описаны в разделах:

отправка подтверждения бронирования гостям и группам гостей — подраздел Подтверждение бронирования;
формирование и печать регистрационных карт гостей и групп гостей — подраздел Регистрационные карты;
порядок формирования счетов по начислениям на предоставленные услуги — подраздел Начисления.

Ниже дано описание последовательности действий пользователей при бронировании.

Бронирование номера для гостя

Чтобы забронировать номер для гостя со страницы Гости и группы нужно выполнить следующие действия:

Выбрать в строке состояния из выпадающего списка отель для бронирования номера.
Нажать на кнопку в области «Проживающие на <текущая_дата>. На экране откроется вкладка Карта.
Заполнить поля и сохранить карту гостя. Правила работы с картой гостя (заполнение, редактирование, аннулирование) описаны на странице Пошаговая инструкция по заполнению карты гостя.

Бронирование номеров для группы гостей

Бронирование номеров для группы гостей выполняется так же, как и для отдельных гостей, на странице «Гости и группы».

Чтобы забронировать номера для группы гостей нужно выполнить следующие действия:

На странице Гости и группы в строке состояния выбрать из выпадающего списка отель, в котором требуется забронировать номер(а).
В области «Открытые группы» нажать на кнопку . На экране откроется вкладка Карта группы.
Заполнить поля и сохранить карту группы гостей. Правила работы с картой группы гостей (заполнение, редактирование, аннулирование) описаны на странице Пошаговая инструкция по заполнению карты группы гостей.

Список гостей группы

По окончании бронирования номеров вы можете вывести на экран и распечатать список гостей группы, с указанием даты заселения и выселения, количества взрослых и детей, типа и номера комнаты.

Для этого перейдите на вкладку Гости.

Если требуется распечатать список или сохранить его в файл, задайте необходимые параметры (см. описание в подразделе Параметры формирования и печати документов и нажмите на кнопку для печати или на кнопку для сохранения документа.

Бронирование мероприятия

Бронирование помещения для проведения мероприятия выполняется также на странице «Гости и группы».

Чтобы забронировать мероприятие нужно выполнить следующие действия:

На странице Гости и группы в строке состояния выбрать из выпадающего списка отель, в котором планируется проведение мероприятия.
В области «Открытые мероприятия» нажать на кнопку . На экране откроется вкладка Карта мероприятия.
Заполнить поля и сохранить карту мероприятия. Правила работы с картой мероприятия (заполнение, редактирование, аннулирование) описаны на странице Пошаговая инструкция по заполнению карты мероприятия.

Печать карты мероприятия

Вы можете просмотреть и, при необходимости, распечатать карту мероприятия. Для этого перейдите на вкладку Печать карты.

Если требуется распечатать список или сохранить его в файл, задайте необходимые параметры (см. описание в подразделе Параметры формирования и печати документов) и нажмите на кнопку для печати или на кнопку для сохранения документа.

Подтверждение бронирования

Карта гостя. Вкладка «Подтверждение» <Ctrl+Left Click>

После завершения бронирования номеров для гостя / группы гостей можно распечатать и / или отправить гостю / группе гостей по электронной почте подтверждение о бронировании.
Для этого перейдите на вкладку Подтверждение карты гостя и выполните следующие действия:

В блоке «Отправить E-Mail» укажите параметры отправки сообщения:
- в поле «E-Mail адрес» — адрес электронной почты получателя. Программа подставляет значение по умолчанию из карты гостя и группы гостей соответственно: в карте гостя адрес электронной почты вводится в поле «Электронная почта», в карте группы гостей — в поле «Почта»;
- в поле «Тема сообщения» введите тему письма. Значение по умолчанию — «ПОДТВЕРЖДЕНИЕ БРОНИРОВАНИЯ».
Установите флаг «Показывать тариф» в том случае, если необходимо отобразить в соответствующих полях формы информацию о стоимости номера за ночь и общую стоимость проживания.
Для отправки подтверждения по указанному адресу электронной почты нажмите на кнопку , для печати — кнопку , для сохранения — кнопку .

С целью корректного отображения текста сообщения у клиента, письмо отправляется в виде PDF–файла.

Регистрационные карты

Регистрационная карта является договором между гостем / группой гостей и гостиничным предприятием. Договор считается действительным, если он подписан гостем. Как правило, гость подписывает регистрационную карточку при заселении.

При изменении в карте гостя срока проживания, тарифа или количества человек, проживающих в номере, следует распечатать и подписать у гостя новую регистрационную карту.

Регистрационная карта распечатывается для каждого клиента.

Карта гостя. Вкладка «Рег. карта» <Ctrl+Left Click>

В регистрационную карту включаются данные, удостоверяющие личность гостя, и информация о поселении. Данные, удостоверяющие личность, заносятся в БД сотрудниками гостиничного предприятия при заселении гостя. Таким образом, распечатать заполненную регистрационную карту вы можете только, если гость уже ранее проживал в гостиничном предприятии. В противном случае данные удостоверения личности гость должен будет заполнить вручную.

Для просмотра или печати регистрационной карты гостя или гостей группы нужно выполнить следующие действия:

На странице Гости и группы перейдите к карте гостя / группы гостей и откройте вкладку «Рег. карта» / «Рег. карты» соответственно (см. пример регистрационной карты для гостя на рисунке.
В левой части вкладки установите переключатель в одно из следующих положений:
- «Пустая форма», если требуется распечатать карту только с информацией о поселении (номер комнаты, дата заезда, дата выезда и др.). Информация о госте указывается от руки;
- «<Фамилия, имя и отчество гостя>», если необходимо распечатать карту с данными, удостоверяющими личность, гостя и информацией о поселении.
Для печати регистрационной карты нажмите на кнопку . Для сохранения регистрационной карты нажмите на кнопку .

Переключатель отражается только в том случае, если данные, удостоверяющие личность, введены в БД.

Автотрансферы

Функционал автотрансферов предназначен для автоматизации вашей работы по формированию счетов за услуги, предоставляемые гостиничным предприятием. Суть работы автотрансфера заключается в создании правил для автоматического включения в счета начислений по конкретным услугам, добавляемым на вкладке Начисления, за определённый или неограниченный период времени. Каждый автотрансфер создается для определённого начисления, имеющего уникальный код. При создании автотрансфера все имеющиеся начисления с заданным кодом за указанный период времени будут включены в единый счёт. Если период времени не ограничен, то и после создания автотрансфера начисления с заданным кодом будут автоматически включаться в тот же счёт.

Когда вы выполняете экспресс-бронирование гостя или группы гостей по безналичному расчёту, в Системе автоматически создаётся сводный счёт на оплату начислений (проживание, турсбор (если установлен соответствующий флаг)) на компанию-оператор, включающий в себя отдельные счета на каждого гостя, а также правила автотрансферов на все услуги, входящие в группу «Основные услуги».

В случае изменения типа оплаты с безналичного на любой другой тип (наличные, кредитная карта) сводный счёт на компанию-оператор удаляется и остаются только отдельные счета на каждого гостя.

Правила работы с автотрансферами для гостя и группы гостей (добавление и аннулирование) описаны на странице Инструкция по работе с автотрансферами.

Начисления

Добавление начислений на счёт получателя услуги может выполняться автоматически или вручную. Автоматически добавляется начисление по услуге, если она введена в прейскурант, закреплённый за гостем, или в календарь тарифных групп или для неё создано автоначисление (автотрансфер).

Начисления добавляются автоматически с одновременным формированием счетов (сводный счёт на оплату начислений проживания на компанию-оператор, включающий в себя отдельные счета на каждого гостя) при экспресс-бронировании по безналичному расчёту.

Автоматическое добавление начислений по услуге проживания приводит созданию начислений за весь период проживания. Начисления по всем остальным услугам добавляются вручную на каждую дату проживания.

Описание интерфейса

На рисунке изображена вкладка «Начисления» карты гостя.

Вкладка «Начисления» в карте гостя

Данные на вкладке разбиты на секции по типам начислений. В левой части секций расположены данные по начислениям, работа с которыми не закончена (неоплаченные, открытые), в правой — по начислениям, работа с которыми завершена (закрытые счета, аннулированные начисления). Над каждой секцией находится область поиска записей. В таблице «Неоплаченные начисления» записи располагаются в хронологическом порядке.

Над таблицей «Открытые счета» расположен выпадающий список «Выводить по», в котором вы можете задать количество отображаемых в таблице записей: 10, 20 или 30. Если количество записей в таблице превышает выбранное количество для вывода на экран, справа над заголовком таблицы появляется элемент постраничной навигации ().

В нижней части вкладки для информации отображаются суммарные значения по счёту гостя / группы гостей:

«Баланс» — по всем открытым счетам гостя / группы гостей;
«Баланс по депозиту» — по всем открытым депозитным счетам.

Ручное добавление счетов описано в подразделе Добавление начислений вручную.

Секция счетов
Секция счетов предназначена для работы со счетами, сформированными в секции «Неоплаченные начисления».

В таблице «Открытые счета» вы видите неоплаченные или оплаченные не полностью счета. Вы можете раскрыть счёт, щёлкнув по кнопке , для просмотра входящих в него начислений. В каждой строке счёта расположена кнопка (Редактировать), щёлкнув по которой вы перейдёте к редактированию карты счёта и печати отчётных документов: счёта, акта, чеков (приходных и расходных кассовых ордеров).

Секция начислений
Секция начислений предназначена для формирования счетов на оплату начислений, добавленных вручную (см. подраздел Добавление начислений вручную) или автоматически в результате бронирования номера. В таблице «Неоплаченные начисления» вы видите начисления для включения в счета на оплату.

Для создания нового счёта нажмите на кнопку . В счёт будут включены все неоплаченные начисления, выделенные флагами (при загрузке вкладки все неоплаченные начисления выделяются). Для того чтобы начисления не были добавлены в счёт, вам нужно снять с них выделения.

Датой формирования счёта может быть как дата заезда гостя, так и дата создания счёта. Способ присвоения даты зависит от настройки Системы сотрудниками гостиничного предприятия.

Пересчёт начислений

При определённых настройках Системы в результате поселения гостей / групп или бронирования номеров / помещений для проведения мероприятий автоматически формируются начисления на весь период проживания / бронирования со стоимостью, указанной в прейскуранте или тарифных группах на момент выполнения операции. Стоимость услуг может меняться, соответственно, может появиться необходимость в перерасчёте начислений.

В Системе предусмотрен функционал пересчёта начислений стоимости услуг, реализованный как в автоматическом, так и в ручном режимах.
В автоматическом режиме функционал запускается для гостя / группы / мероприятия при сохранении данных на вкладке Карта и переходе на вкладку «Начисления».
В ручном режиме функционал запускается для гостя / группы / мероприятия в окне «Пересчет начислений», вызываемом на вкладке «Начисления».

При корректировке начислений автоматически производится пересчет сумм счетов и налогов в счетах, содержащих данные начисления.

Автоматический пересчёт начислений

Автоматический пересчёт начислений заключается в актуализации списка потреблённых услуг и их стоимости на момент пересчёта. При сохранении данных на вкладке Карта и переходе на вкладку «Начисления» происходит получение списка реальных начислений для получателя услуг с текущими ценами на них и последующим пересчётом начислений.

Ручной пересчёт начислений

Пересчёт начислений вручную выполняется для всех объектов (гостей / групп / мероприятий).

Для его запуска на вкладке «Начисления» нажмите на кнопку . На экране откроется окно «Пересчет начислений» со всеми расчётными начислениями.

Пересчёт начислений

В верхней части окна находится область задания условий фильтрации для поиска начислений. По умолчанию область развёрнута.
Интерфейс поискового блока интуитивно понятен.

В поле «Счета исключения» отображаются все открытые счета: пересчёт возможен только по ним. Эти счета можно исключить из поиска.

Для поиска начислений задайте параметры и нажмите на кнопку . В результате в окне «Пересчет начислений» останутся начисления, удовлетворяющие заданным условиям.

Для каждого начисления отображается следующая информация:

«Дата, услуга» — код, наименование услуги и дата её начисления;
«Текущие цены» — актуальные цены на услуги, действующие на текущий момент;
«Сохраненные цены» — последние рассчитанные цены на услуги, сохранённые в БД;
«Начисления» — текущее состояние оплаты услуг: оплаченные, добавленные в открытые счета, но не оплаченные, неоплаченные начисления, на которые счёт сформирован не был.

Возможен пересчёт цен предоставленных гостям услуг, пересчёт самих начислений, а также создание доплат для гостей, групп и мероприятий (например, за предоставление номера лучшей категории).

Установите флаги напротив начислений, которые необходимо пересчитать. Для пересчёта всех начислений установите флаг в заголовке столбца Дата, услуга — в таблице установятся флаги для всех услуг.

Для пересчёта цен выделите услуги и нажмите на кнопку . В выбранных услугах цены пересчитаются в соответствии с текущими ценами на услуги.

Для пересчёта услуг нажмите на кнопку . На основании списков текущих расчётных начислений и реальных начислений формируется список для пересчёта с корректными суммами. Так, например, если начисления были аннулированы, то после пересчёта они добавятся в список неоплаченных начислений.

Для создания доплат выделите услуги, созданные автоначислениями, и нажмите на кнопку .

Пересчёт доплат

Будет произведён расчёт доплат услуг по правилам:

доплата рассчитывается по каждому автоначислению отдельно;
доплаты рассчитываются только в случае, если суммарное значение доплат и начисления, на которое сделаны доплаты (главное начисление), не меньше главного начисления (например, если было произведено несколько переселений гостя, в результате которого стоимость проживания стала меньше стоимости проживания по автоначислению, доплата рассчитана не будет);
стоимость доплаты рассчитывается как разница суммы всех доплат и расчётного автоначисления;
в процессе расчёта удаляются все неоплаченные доплаты, и пересчитывается главное начисление.

По окончании расчёта в окне «Пересчет начислений» для пересчитываемой услуги добавится ещё одна строка с суммой доплаты, а созданное начисление добавится к списку неоплаченных начислений. На эту сумму будет сформирован новый счёт, который добавится в списке неоплаченных начислений. Если к услуге применяется надбавка (например, проживание облагается туристическим сбором), то рассчитается надбавка от суммы доплаты, и на неё также создастся отдельный счёт в списке неоплаченных начислений.

Карта счёта

После того как счёта сформирован, автоматически открывается карта счёта.

Карта не сохранённого счёта

В карте счёта для корректировки вам доступны только некоторые поля:

«Дата счёта». Для изменения установите флаг «Продление», и введите вручную или установите с помощью календаря новую дату счёта, которая не может выходить за диапазон проживания гостя;
«Примечание» — добавляется к номеру счёта при отображении в списке счетов на вкладке «Авторанзакции» (вкладка «Автотранзакция» отсутствует при работе в ЛК);
«Наименование плательщика», «Наименование заказчика» — могут быть использованы при печати документов.

Плательщиком по счёту всегда является компания, от лица которой выполнена авторизация в ЛК (ваша компания); поставщиком услуг — Рейкарц Хотел Менеджмент.

Для продолжения работы со счётом — добавление / удаление начислений, печать счёта, актов, чеков — его нужно сохранить, нажав на кнопку .

Закрыть счёт может только сотрудник гостиничного предприятия.

Управление начислениями в счёте

Вкладка «Начисления» карты счёта предназначена для формирования списка услуг и вложенных счетов (счетов, включённых в другой счёт), подлежащих оплате.

Карта счёта. Вкладка «Начисления»

На вкладке вы можете добавить неоплаченные начисления в счёт. Для этого:

Откройте область «Поиск и добавление услуг в список» и выберите услугу (список доступных услуг настраивается администратором Системы).
Если в счёт требуется включить начисление за определённый период, задайте его в полях «Дата с» и «по». Период может быть как ограничен начальной и конечной датами, так и не ограничен.
Нажмите на кнопку . Если услуга будет найдена, она добавится в список «Найденные услуги».
Для добавления найденных услуг в список потребляемых услуг отметьте их флагами и нажмите на кнопку .

До тех пор, пока не произведена частичная или полная оплата счёта, вы можете удалить из него услуги или аннулировать счёт целиком.

Для удаления услуги из счёта щёлкните по значку (Удалить элемент из счёта) в соответствующей строке счёта. Отсутствие значка (Удалить элемент из счёта) в строке означает, что данная услуга уже оплачена и не может быть удалена.

Для сохранения изменений по счёту после добавления или удаления услуг нажмите на кнопку .

Для аннулирования счёта нажмите на кнопку . Кнопка доступна только в том случае, если ни одна из услуг не была оплачена, либо был произведён возврат всей суммы по счёту.

В результате аннулирования счёта или отдельных услуг начисления добавятся в список «Неоплаченные начисления» (см. рисунок).

Печать счёта и акта

На вкладках «Печать счета» и «Печать акта» вы можете распечатать соответствующие документы. Общие параметры формирования и печати документов приведены в подразделе Добавление начислений вручную. Шаблоны печати документов устанавливаются сотрудниками гостиничного предприятия.

Печать счёта
На вкладке «Печать счёта» вы можете просмотреть и, при необходимости, распечатать и / или отправить счёт по электронной почте.

Карта счёта. Печать счёта

На вкладке располагаются параметры заполнения печатной формы:

область «Настройки», флаг «Показывать тариф». Если флаг установлен, то в печатной форме добавится строка «Тариф» с названием прейскуранта, закреплённого за гостем;
группа переключателей «Группировать» предназначена для выбора способа группировки данных в печатной форме:
- «Нет» — не группировать строки предмета счёта;
- «По услугам» — объединение одноимённых строк и группировка в порядке возрастания кодов услуг;
- «Одной строкой» — печать предмета счёта одной строкой с возможностью ввода текста вручную (максимальное количество символов — 55 символов). Текст по умолчанию — «Проживание».

После окончания печати способ группировки не сохраняется.

После того, как вы нажмёте на кнопку , сформированный с учётом заданных параметров счёт появится на экране.

При печати счёта группы в поле «Дата заезда» выводится дата заезда первого гостя, в поле «Дата выезда» — дата выезда последнего гостя.

Вы можете отправить счёт по электронной почте. Для этого в области «Отправить E-Mail» введите в поле «E-Mail адреса» адрес электронной почты получателя (для гостя по умолчанию подставляется адрес электронной почты, введённый в поле «Электронная почта» карты гостя), а в поле «Тема сообщения» — текст заголовка письма (по умолчанию — «СЧЕТ НА ОПЛАТУ»).

Для отправки письма нажмите на кнопку .

Печать акта
На вкладке «Печать акта» вы можете просмотреть и распечатать акт выполненных работ.

Рис. 20. Карта счёта. Печать акта

На вкладке располагаются параметры заполнения печатной формы:

параметры «Дата с» и «Дата по» — установка периода потребления услуг. Значения по умолчанию: «Дата с» — самая ранняя, а «Дата по» — самая поздняя даты потребления услуги в текущем счёте;
параметр «Дата выставления акта» — установка даты выставления и подписания акта сторонами. По умолчанию — самая поздняя дата потребления услуги в текущем счёте.

Для просмотра акта, сформированного с учётом заданных критериев, нажмите на кнопку .

При печати акта группы гостей в поле «Дата заезда» выводится дата заезда первого гостя, в поле «Дата выезда» — дата выезда последнего гостя.

Вы можете отправить акт по электронной почте. Для этого в области «Отправить E-Mail» введите в поле «E-Mail адреса» адрес электронной почты получателя (для гостя по умолчанию подставляется адрес электронной почты, введённый в поле «Электронная почта» карты гостя), а в поле «Тема сообщения» — текст заголовка письма (по умолчанию — «СЧЕТ НА ОПЛАТУ»).

Для отправки письма нажмите на кнопку .

Просмотр чеков оплаты/возврата

Все операции оплаты начислений и возвратов сумм по счёту отображаются на вкладке «Чеки» карты счёта.

Карта счёта. Вкладка «Чеки»

В левой части вкладки вы видите список всех чеков: и оплаты, и возвратов. При наведении курсора на значок информации появляется всплывающее окно с детализацией по платежу.

Для просмотра списка позиций чека вам нужно щёлкнуть по интересующей строке в таблице чеков. Таблица «Позиции чека» откроется в правой части окна. Всплывающее окно с детальной информацией по каждой услуге в чеке появляется при наведении курсора на значок в строке с начислением.

Карта компании

В модуле «Карта компании» вы можете просмотреть без внесения изменений данные о собственной компании:

на вкладке Карта компании просмотреть реквизиты компании;

на вкладке Начисления просмотреть список счетов, выставленных клиентам компании за предоставление услуг проживания и сопутствующих услуг; список чеков оплаты, распечатать счета и акты;

Вкладка «Карта компании»

Все реквизиты компании, отображаемые на вкладке Карта компании, вводятся администратором Системы. В веб–сервисе вне зависимости от уровня доступа пользователя к функциям ЛК карта компании открывается только на просмотр.

Исключение составляет возможность перевода на иностранные языки реквизитов компании для отображения в печатных формах.

Для перевода выполните следующие действия:

Щёлкните по ссылке в поле «Языки» (текст ссылки зависит имеющихся переводов: при отсутствии переводов ссылка имеет значение «нет», после добавления переводов в ссылке перечислены языки переводов). Откроется окно «Редактирование языка».

Редактирование языка
Из выпадающего списка выберите язык перевода и переведите реквизиты.
Нажмите на кнопку для сохранения введённых данных.

При необходимости удаления перевода выберите название языка из выпадающего списка и нажмите на кнопку , после чего, не нажимая на кнопку , закройте окно кнопкой . Перевод на выбранный язык удалится из базы данных, а его обозначение — из ссылки в поле «Языки».

Вкладка «Начисления»

Работа с начислениями (поиск, добавление начислений и пересчёт) выполняется на вкладке «Начисления» карты компании.

Рис. 27. Карта компании. Вкладка «Начисления»

Данные на вкладке разбиты на секции по типам начислений. В левой части расположены данные по начислениям, работа с которыми не закончена (неоплаченные, открытые), в правой — по начислениям, работа с которыми завершена (закрытые счета, аннулированные начисления). В каждой секции предусмотрена область поиска записей. В таблице «Неоплаченные начисления» записи располагаются в хронологическом порядке.

Закрывать счета могут только сотрудники гостиничного предприятия.

Над каждой таблицей, за исключением таблицы «Неоплаченные начисления», расположен выпадающий список «Выводить по:» для управления количеством отображаемых в таблице записей. Если количество записей в таблице превышает выбранное количество для вывода на вкладке, справа над заголовком таблицы появляется элемент постраничной навигации (). В каждой таблице возможен вывод по 10, 20 или 30 записей.

В каждой секции расположен поисковый блок для нахождения записей по различным критериям.

В нижней части вкладки отображаются суммарные значения по счетам гостей компании во всех предприятиях гостиничного хозяйства:

«Баланс» — по всем открытым счетам гостей;
«Баланс по депозиту» — по всем открытым депозитным счетам.

Добавление счетов вручную описано в подразделе Добавление начислений вручную.

Секция счетов
Секция счетов предназначена для управления счетами, сформированными в секции «Неоплаченные начисления».

В таблице «Открытые счета» отображаются неоплаченные или оплаченные не полностью счета. Счёт можно раскрыть, щёлкнув по кнопке , для просмотра входящих в него начислений. В каждой строке счёта расположена кнопка (Редактировать), предназначенная для перехода к редактированию карты счёта и печати отчётных документов: счёта, акта, чеков (приходных и расходных кассовых ордеров).

Секция начислений
Секция начислений предназначена для формирования счетов на оплату начислений, добавленных вручную или автоматически в результате бронирования номера. Таблица «Неоплаченные начисления» содержит начисления для включения в счета на оплату.

Формирование счёта производится по кнопке . В счёт включаются все неоплаченные начисления, отмеченные флагами (при загрузке вкладки все неоплаченные начисления отмечаются автоматически). Соответственно, с начислений, которые не должны быть включены в счёт, отметки нужно снять.

Датой сформированного счёта может быть как дата заезда гостя, так и дата формирования счёта. Способ присвоения даты зависит от настройки Системы.

Секция депозитных счетов
Секция депозитных счетов предназначена для формирования карт депозитов и дальнейшей работы с ними.

В таблице «Депозитные счета» отображаются счета, по которым ведётся движение средств: внесение, вынесение, создание начислений и счетов. В таблице «Закрытые депозитные счета» отражаются депозиты, движение средств по которым завершено. Просмотреть закрытые депозитные счета, а также внести изменения в отрытые депозиты можно по кнопке (Редактировать), расположенной в строке счёта. Формирование нового депозита производится по кнопке .

Добавление начислений вручную

Добавление начислений на счёт получателя услуги может выполняться вручную или автоматически. Автоматически выполняется начисление услуг питания и телефонной связи (если обеспечено взаимодействие Системы с системой ресторанного учёта и биллинговой системой), а также услуг, добавленных в прейскурант, закреплённый за гостем, календарь тарифных групп или для услуг, для которых созданы автоначисления.

При автоматическом добавлении начислений по услуге проживания, начисления создаются на весь период проживания.

Чтобы добавить начисление, выполните следующие действия:

На вкладке Начисления в поле «Начисление услуги» выберите из выпадающего списка услугу, предоставленную получателю. Услуги, которые вы можете добавить самостоятельно, ограничен списком:
- Проживание;
- Туристический сбор;
- Ранний заезд
- Поздний выезд;
- Дополнительное место;
- Трансфер.
В поле «Кол-во» задайте количество услуги.
В поле «Стоимость» введите стоимость единицы услуги с учётом НДС. В поле «Итого» отобразится итоговая сумма, исходя из количества и стоимости единицы услуги.
При необходимости детализации периода оказания услуги (для корректного отображения времени предоставления услуги в кастомизированных отчётах) нажмите на значок Дополнит. слева от кнопки . Откроется область ввода параметров периода оказания услуги. Введите:
- «Дата услуги», «Время услуги» — дата и время потребления услуги;
- «Счёт» — выберите из выпадающего списка «Выберите счёт» номер одного из имеющихся открытых счетов для добавления в него начисления. Если счёт не выбран, на добавляемое начисление создастся новый счёт;
- «Примечание» — любой поясняющий текст;
- «Дата/время начала периода», «Дата/время окончания периода» — период оказания услуги для отображения в отчётах.
Нажмите на кнопку . В информационной области появится сообщение «Были созданы новые начисления: <номер_начисления> плательщику <номер_плательщика>», а добавленное начисление отобразится в секции начислений.

Ограничения, установленные в Системе

В данном разделе описаны правила удаления счетов, а также временны́е ограничения на новые бронирования и корректировку данных в картах гостей, групп гостей и мероприятий.

Правила удаления счетов при аннулировании карт (гостей, групп гостей и мероприятий)

В Системе применяются единые правила удаления счетов при аннулировании карт гостей, групп гостей, мероприятий, а именно: при аннулировании автоматически удаляются открытые и неоплаченные счета, плательщиками по которым являются непосредственно объекты счёта (гость, группа или мероприятие соответственно).

Счета, в том числе вложенные, не аннулируются при удалении карты объекта, если объект не является плательщиком по счёту.

При удалении карты объекта в Системе запускается процедура проверки счетов, доступных для удаления. В случае их обнаружения открывается окно с сообщением: «Вы действительно хотите произвести аннулирование?». Для подтверждения удаления нужно нажать на кнопку .

Ограничения на период бронирования

Для пользователей корпоративного модуля в Системе установлен ряд ограничения на бронирование:

ограничение на период бронирования. Не разрешается осуществлять бронирование на даты, отстоящие от текущей даты более чем на определённое количество месяцев;
ограничения бронирования на конкретные даты. Как правило, это праздничные дни, в которые осуществляется массовый заезд отдыхающих: новогодние, майские праздники и пр.

Значения параметров устанавливаются администратором Системы.

Если ваше бронирование попадает в запрещённый диапазон, Система выдаст соответствующее предупреждение.

Временны́е ограничения на редактирование данных в карте гостя, группы гостей, мероприятия

Во избежание причинения убытков гостиничному предприятию на работу пользователей ЛК корпоративного модуля наложены ограничения на внесение изменений и аннулирования карт гостей, групп гостей и мероприятий с завершённым бронированием. До окончания бронирования допускаются любые изменения в картах, а также их аннулирование.

Карта гостя
Запрещается корректировка и аннулирование карты, если до даты заезда гостя осталось менее 24 часов.

Карта группы
Запрещается уменьшение количества забронированных номеров или периода проживания, если до заезда группы осталось менее 30 дней. Проверка производится на количество гостей (взрослых + детей + детей с оплатой) в группе. Также запрещается аннулирование карты группы.

Корректировка данных в карте группы в сторону увеличения допускается.

Карта мероприятия
Запрещается уменьшение периода проведения или продолжительности проведения мероприятия, если до начала мероприятия осталось менее 14 дней. Корректировка данных в карте мероприятия в сторону увеличения допускается.

Во всех картах (гостя, группы или мероприятия) при попытке сохранения изменений с перечисленными ограничениями или аннулирования появляется сообщение: «Для осуществления изменений в бронировании свяжитесь с Вашим контакт менеджером». Бронирование и счета при этом остаются без изменений.

Статистика и отчётность

Модуль «Статистика и отчетность» предназначен для формирования отчётов на основании данных, хранящихся в БД Системы.

Отчёт «История счета» (GR053)

Отчёт «История счета» предназначен для отображения списка счетов с начислениями по карте гостя / группы / мероприятия с детализацией по счетам, связанным с просматриваемым счётом.

Для формирования отчёта предусмотрен только один параметр — поле для ввода номера счёта начисления, по которому требуется вывести историю.

Отчёт состоит из двух таблиц:

«Список счетов выше по иерархии» — все счета, в которые включён счёт, выбранный для формирования отчёта;
«Список счетов по договору» — список счетов, выставленных тому же контрагенту (гостю / группе / мероприятию / компании).

Отчёт «История счета»

Зелёным фоном в отчёте выделен номер счёта, по которому формируется отчёт.

Если вам требуется вывести отчёт на печатать или сохранить его в файл на диске, задайте необходимые параметры (см. описание в подразделе Параметры формирования и печати документов) и нажмите на кнопку для печати или на кнопку для сохранения документа.

Параметры формирования и печати документов