Corporate Module/Пошаговая инструкция по заполнению карты гостя — различия между версиями

Материал из Servio Doc
Перейти к: навигация, поиск
(Новая страница: «=== Карта группы гостей === <span id="Рис.6" style="margin-top:0.5em"> </span>link= <cente…»)
 
(→‎Карта гостя)
 
(не показаны 6 промежуточные версии 1 участника)
Строка 1: Строка 1:
−
=== Карта группы гостей ===
+
== Карта гостя ==
  
−
<span id="Рис.6" style="margin-top:0.5em"> </span>[[File:GuestGroupBooking_12_066.png|750px|center|link=]]
+
<span id="Рис.5"> </span>[[File:GuestBooking_12_066.png|800px|center|link=]]
−
<center style="margin-top:0.5em; margin-bottom:0.5em">'''Бронирование номеров для группы гостей'''</center>
+
<center style="margin-top:0.5em">'''Бронирование номера для гостя'''</center>  
  
−
{{Вставка |рис = [[File:Clipboard.png|frameless|30px|link=]] |текст = Пояснения к данным в карте гостя:
+
{{Вставка  
 +
|рис = [[File:Clipboard.png|frameless|30px|link=]]  
 +
|текст = В карте гостя:
 
*поля, отмеченные символом звёздочка (<span style="color:red">'''<nowiki>*</nowiki>'''</span>), являются обязательными для заполнения.
 
*поля, отмеченные символом звёздочка (<span style="color:red">'''<nowiki>*</nowiki>'''</span>), являются обязательными для заполнения.
 
*поля и ссылки, выделенные на [[#Рис.5|рисунке]] <span style="background-color:yellow">жёлтой заливкой</span>, редактированию не подлежат. Ниже приведено их описание (по порядку сверху вниз и слева направо):
 
*поля и ссылки, выделенные на [[#Рис.5|рисунке]] <span style="background-color:yellow">жёлтой заливкой</span>, редактированию не подлежат. Ниже приведено их описание (по порядку сверху вниз и слева направо):
−
** поля {{Field|Text=Компания оператор}} и {{Field|Text=Компания источник}} заполняются автоматически названием вашей компании;
+
** поля {{Field|Text=Компания оператор}} и {{Field|Text=Компания источник}} заполняются автоматически; в них подставляется название вашей компании. При наведении курсора на значок [[File:information.png|x16px|link=]] открывается окно с некоторыми реквизитами вашей компании;
−
** ссылка {{Field|Text=Карта лояльности}} неактивна, так как работа с картами лояльности в ''ЛК'' не предусмотрена;
+
** ссылка {{Field|Text=Дисконтная карта лояльности}} неактивна, так как работа с картами лояльности в ''ЛК'' не предусмотрена;
−
** значение {{Field*|Text=Прейскурант}} заполняется автоматически в зависимости от выбранного значения в списке «Условие договора» (настраивается администратором ''Системы'' отдельно для каждого пользователя);
+
** значение {{Field*|Text=Прейскуранты}} заполняется автоматически в зависимости от выбранного значения в списке «Условие договора» (настраивается администратором ''Системы'' отдельно для каждого пользователя);
−
** поле {{Field|Text=Бронь}} всегда принимает значение «Не гарантирована», что означает: номер забронирован, но оплата за номер ещё не поступила;
+
** ссылка {{Field|Text=Автоначисления}} (добавление дополнительных услуги для гостя) неактивна — при работе с ''ЛК'' добавление автоначислений невозможно;
−
** поле {{Field|Text=Дата решения}} заполняется сотрудником гостиничного предприятия;
+
** поле {{Field|Text=Бронь}} всегда принимает значение «<span style="color:DarkSlateGrey">Не гарантирована</span>», что означает: номер забронирован, но оплата за номер не ещё поступила;
−
** поле {{Field|Text=Менеджер}} заполняется автоматически, в него записывается имя ''пользователя'', авторизовавшегося в ''ЛК'';
+
** поле {{Field|Text=Категория надбавки}} выбирается в процессе экспресс-бронирования;
 +
** поле {{Field|Text=Менеджер}} — ответственный менеджер отеля, закреплённый за вашей компанией;
 +
** поле {{Field|Text=Дата решения}} — дата принятия решения о подтверждении бронирования. Устанавливается ответственным менеджером;
 
** поле {{Field|Text=Источник}} — источник информации об отеле — всегда принимает значение «<span style="color:DarkSlateGrey">Корпоративный модуль</span>».
 
** поле {{Field|Text=Источник}} — источник информации об отеле — всегда принимает значение «<span style="color:DarkSlateGrey">Корпоративный модуль</span>».
 
}}
 
}}
  
−
Бронирование номеров для группы проводится в несколько этапов: вводится [[#Ввод общих данных о группе|информация о группе в целом]], затем заносятся данные о [[#Операции с гостями|гостях группы]], после чего между гостями [[#Распределение гостиничных номеров|распределяются номера]].
+
Заполните данные:
 +
# Основные параметры бронирования, расположенные в верхней части страницы:
 +
#* выпадающий список {{Field*|Text=Категория оплаты}}. ''Система'' автоматически предлагает первую запись из справочника категорий в соответствии с установленным в справочнике порядке. От выбранной категории оплаты напрямую зависит стоимость проживания;
 +
#* поле {{Field*|Text=Дата заезда}} — по умолчанию предлагается текущая дата;
 +
#* поле {{Field*|Text=Дата выезда}} — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
 +
#* в правой части окна расположено поле {{Field|Text=Ночей}} — срок проживания, — которое рассчитывается автоматически;
 +
#* поле {{Field*|Text=Взрослых}} — количество заселяющихся взрослых;
 +
#* поле {{Field|Text=Детей}} — количество малолетних детей, проживание которых не оплачивается;
 +
#* поле {{Field|Text=Детей с оплатой}} — количество детей достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается. Поле может отсутствовать на форме при определённых настройках ''Системы'';
 +
#* установленный флаг {{Field|Text=По местам}} означает, что в номере разрешено подселение и на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
 +
#* выпадающий список {{Field|Text=Места}}, из которого вы можете выбрать тип номера по количеству мест, требуемый для размещения гостя;
 +
#* список {{Field|Text=Доп. места}} предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям;
 +
#* выпадающий список {{Field*|Text=Категория комнат}}. По умолчанию категория комнат совпадает с категорией оплаты, однако ее можно изменить на другую категорию с сохранением стоимости номера;
 +
#* ссылка {{Field|Text=Свойства комнат}} — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в ''Систему'';
 +
#* выпадающий список {{Field*|Text=Тип размещения}} — количество мест в номере, занимаемое гостем. Стоимость проживания может зависеть от вариантов размещения гостей в номере. Например, в двухместном номере стоимость одноместного размещения может быть больше половины стоимости двухместного размещения;
 +
#* в поле {{Field*|Text=Комната}} автоматически подбирается первая доступная комната. Можно выбрать другую комнату из имеющихся доступных, щёлкнув по значку [[File:Room.png|x20px|link=]]. Если навести указатель мыши на значок [[File:Information.png|10px|link=]] рядом с номером комнаты, откроется всплывающее окно, в котором вы увидите дополнительную информацию о комнате;
 +
#* если гость высказал пожелание заселиться в конкретную комнату, её можно закрепить за гостем. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении ''Система'' автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется. <br/>Закреплённые комнаты отображаются значком [[File:Room_lock.png|x16px|link=]], незакреплённые — значком [[File:Room_unlock.png|x16px|link=]]. Щелчок по значку меняет статус закрепления комнаты;
 +
#* для определения прейскуранта выберите значение из списка {{Field|Text=Условие договора}} (условие договора также передаётся из процедуры экспресс-бронирования). Для каждого ''брониста'' администратором ''Системы'' формируется свой список условий в соответствии с предоставленными ''бронисту'' правами доступа;
 +
#* выберите способ оплаты услуг из списка {{Field*|Text=Тип оплаты}}. Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора;
 +
#* выбор {{Field|Text=Типа питания}} на бронирование гостя никак не сказывается. Если в справочнике для отеля установлен тип питания по умолчанию, он будет выбран автоматически.
 +
# Далее заполняется информация о госте и дополнительная информация по бронированию.
 +
#* поле {{Field*|Text=ФИО}} заполняется автоматически из процедуры экспресс-бронирования;
 +
#* выберите их выпадающих списков {{Field|Text=Обращение - Язык}} и {{Field|Text=Гражданство}} нужные значения; [[File:TravelDoc.png|250px|thumb|Right|link=|Загрузка файла командировочного удостоверения]]  
 +
#* если гость является командировочным, нужно загрузить файл его командировочного удостоверения, иначе гостя невозможно будет освободить от уплаты туристического сбора (если карта гостя была сформирована в результате экспресс-бронирования и файл был загружен, он отобразится на форме). Для загрузки файла:
 +
#** щёлкните по кнопке [[File:BtnReview.png|x20px|link=]] или по полю с надписью "Файл не выбран." и стандартным для Windows способом выберите файл;
 +
#** щёлкните по кнопке [[FIle:PlusGreen.png|x20px|link=]] для загрузки документа на сервер. Выбранный файл загрузится на сервер и будет доступен для просмотра с любой рабочей станции. <br/>Если требуется удалить файл с сервера щёлкните по кнопке [[File:Del.png|x20px|link=]]. <br/>
 +
# По окончании бронирования автоматически формируются документы с подтверждением бронирования, а в случае выбора безналичного типа оплаты дополнительно создаётся счёт на оплату, который отправляется по электронной почте на указанный в поле {{Field|Text=Электронная почта}} адрес. Для удобства работы контактная информация, необходимая для отправки писем, заполняется автоматически данными авторизовавшегося пользователя (''брониста'') из справочника «Пользователи»:
 +
#* {{Field|Text=Контактное лицо}} — ФИО пользователя;
 +
#* {{Field|Text=Контактный телефон}} — номер телефона;
 +
#* {{Field|Text=Электронная почта}} — электронная почта. <br /> Тема письма и текст доступны для изменений администратором ''Системы''. <br /> Флаг {{Field|Text=Разрешить рассылку}} не влияет на отправку документов: они отправляются всегда при наличии адреса электронной почты;
 +
#* {{Field|Text=Адрес}}.
 +
# Заполните при необходимости другие поля со справочной и контактной информацией:<br />
 +
#* установите флаг {{Field|Text=Заказан трансфер}}, если гостю необходимо предоставить транспорт до гостиничного предприятия (значение опции передаётся со страницы экспресс-бронирования);
 +
#* {{Field|Text=Примечание}} — поле заполняется автоматически информацией, введённой в процессе экспресс-бронирования. На карте гостя её можно уточнить или изменить;
 +
#* Поле {{Field|Text=Номер бронирования внешней системы}} заполнять не следует: оно заполняется автоматически при бронировании номера через стороннюю букинговую систему.
 +
# В карте гостя расположены поля с информацией о финансовом состоянии счёта:
 +
#* в поле {{Field|Text=Цена}} показывается прогнозируемая стоимость проживания за заданное количество ночей. Стоимость проживания определяется согласно прейскуранту и количеству клиентов, живущих в номере. Если количество взрослых и детей, проживание которых оплачивается, больше количества спальных мест в номере, то к стоимости номер за сутки прибавляется цена за дополнительное место. При наведении курсора на стоимость проживания, открывается всплывающее окно, в котором вы увидите данные о сроке проживания гостя, стоимости номера по временным интервалам и общую стоимость за весь период проживания. Для просмотра детальной расшифровкой автоначислений вам нужно щёлкнуть по значку [[File:Charge.png|x20px|link=]], расположенному справа от значения цены.
 +
#* в поле {{Field|Text=Баланс}} отображается состояние счёта гостя — информация о задолженности гостя перед отелем. Нулевой баланс означает, что гость полностью расплатился за услуги и проживание. Отрицательный баланс означает, что гость добавил на свой депозитный счёт сумму большую, чем необходимо для оплаты услуг и проживания;
 +
#* в поле {{Field|Text=Баланс по депозиту}} — суммарный баланс по депозитным счетам всех клиентов гостя. Если навести курсор мыши на значение суммы, откроется всплывающее окно, в котором вы увидите список всех депозитных счетов гостя с указанием баланса по ним.
  
−
{{Вставка
+
На любом этапы работы с картой вы можете сохранить введённую информацию, нажав на кнопку {{Btn|Picture=[[File:Save.gif|x12px|link=]]&nbsp;|BorderColor=PaleVioletRed|Text=Сохранить}}. Программа выполнит проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция ''Системы'' в виде предупреждающих сообщений или цветовых выделений критичных полей на форме (например, если не удалось подобрать гостиничный номер, поле {{Field*|Text=Комната}} выделится красным цветом). В этом случае вам рекомендуется выбрать другую категорию комнат или изменить количество проживающих в номере.
−
|рис = [[File:Caution.png|frameless|30px|link=]]
+
−
|текст = В ''Системе'' используется понятие «Минимальное количество гостей в группе». Данный параметр отвечает за применение [[../#Ограничения|временны́х ограничений]] при редактировании и аннулировании гостей группы: если количество гостей в группе <u>'''не''' меньше</u> «минимального количества», используются <u>ограничения для группы</u> (30 дней), если же <u>меньше</u>, то ограничения для <u>гостей</u> (24 часа). Значение параметра по умолчанию - 10 человек; параметр может быть изменён ''Администратором Системы''.
+
−
}}
+
−
 
+
−
==== Ввод общих данных о группе ====
+
−
 
+
−
Первым этапом бронирования номеров является заполнение общих данных:
+
−
# Заполните основные параметры (в ''веб–сервисе'' (см. [[#Рис.6|рисунок]]) они расположены в левом верхнем углу в области <span style="background-color:BlanchedAlmond">более тёмного цвета</span>):
+
−
#:* {{Field*|Text=Заезд}} — по умолчанию предлагается текущая дата;
+
−
#:* {{Field*|Text=Выезд}} — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
+
−
#:* {{Field|Text=Ночей}} — время проживания — рассчитывается автоматически;
+
−
#:* {{Field*|Text=Взрослых}} — количество заселяющихся взрослых;
+
−
#:* {{Field|Text=Детей}} — количество малолетних детей, проживание которых не оплачивается;
+
−
#:* {{Field|Text=Детей с оплатой}} — количество детей достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается. Поле может отсутствовать на форме при определённых настройках ''Системы''.<br/>
+
−
#::'''''Примечание.''''' В карте группы, созданной в результате экспресс-бронирования, перечисленные выше поля заполнятся автоматически. Если до даты заезда группы остаётся менее 30 дней, считая от текущей даты, то у вас нет возможности изменить какие-либо параметры в сторону уменьшения (см. [[../#Ограничения|временны́е ограничения...]]).
+
−
#: После ввода основных параметров нажмите на кнопку [[File:Apply.png|x20px|link=]].
+
−
# Затем введите остальные параметры бронирования:
+
−
#:* введите {{Field*|Text=Название группы}}»;
+
−
#:* для определения прейскуранта выберите значение из списка {{Field|Text=Условие договора}} (условие договора также передаётся из процедуры экспресс-бронирования). Для каждого ''брониста'' администратором ''Системы'' формируется свой список условий в соответствии с предоставленными ''бронисту'' правами доступа;
+
−
#:* выберите способ оплаты услуг из списка {{Field*|Text=Тип оплаты}}. Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора. <br/> При выборе безналичного типа оплаты в ''Системе'' автоматически создаются начисления на услуги проживания и счёт на компанию на оплату услуг. Если изменить тип оплаты, сделав его ''не''&nbsp;«безналичный», счёт на оплату будет автоматически удалён (все начисления при этом, конечно же, останутся);
+
−
#:* установите группе гостей лимит суммы потребления услуг на время проживания в отеле. Вид лимита выбирается из списка {{Field|Text=Кредитный лимит}}. В зависимости от выбранного вида, значения лимита будут равны: <span id="Значение Лимита"> </span>
+
−
#:** «Системный» — значение по умолчанию. Величина системного лимита равна 10 000,00;
+
−
#:** «Пользовательский» — величина лимита устанавливается ''бронистом'';
+
−
#:** «Неограниченный» — лимит потребления неограничен. Величина лимита устанавливается равной 10 000 000,00, что гарантированно превышает расходы группы на проживание и дополнительные услуги.
+
−
#:* заполните, при необходимости, информационные поля:
+
−
#:** {{Field|Text=Почта}} — адрес электронной почты для автозаполнения при отправке электронных писем;
+
−
#:** {{Field|Text=Дополнительно}};
+
−
#:** {{Field|Text=Контакт}}.
+
−
 
+
−
После заполнения перечисленных полей можно выполнить промежуточное сохранение данных, нажав на кнопку [[File:Save.png|x20px|link=]] в нижней части формы.
+
−
 
+
−
Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция ''Системы'' в виде предупреждающих сообщений.
+
−
 
+
−
Если данные введены корректно, карта сохранится со статусом «''Незавершённая карта''»; работу с картой группы можно продолжить позже.
+
−
 
+
−
В нижней части страницы отображаются данные о пользователях, выполнявших операции с картой мероприятия.
+
−
 
+
−
==== Операции с гостями ====
+
−
 
+
−
Следующим шагом является оформление карт бронирования на каждого гостя, так как условия нахождения и проживания в отели гостей из одной группы могут различаться.
+
−
В области&nbsp;[[#Рис.6|Операции с гостями]] заполните данные для каждой карты бронирования (в номере может проживать несколько клиентов; карта может быть оформлена как на одного из них, так и на каждого).
+
−
 
+
−
Заполните данные гостя (описание последовательности заполнение полей приведено в порядке их значимости):
+
−
:* период проживания:
+
−
:** {{Field*|Text=Заезд}} — по умолчанию предлагается дата заезда группы;
+
−
:** {{Field*|Text=Выезд}} — по умолчанию предлагается дата выезда группы;
+
−
:** {{Field|Text=Ночей}} — рассчитывается автоматически.
+
−
{{Вставка |рис = [[File:Caution.png|frameless|30px|link=]] |текст = В области&nbsp;«[[#Рис.6|Операции с гостями]]» редактирование периода проживания гостей возможно только внутри периода проживания группы с учётом наложенных [[../#Ограничения, установленные в Системе|временны́х ограничений]]. Если вы введёте период, выходящий за пределы проживания группы, появится сообщение: «''Даты проживания одного из гостей не могут выходить за даты проживания группы''».
+
−
Увеличить срок проживания гостя можно только в карте гостя, переход в которую осуществляется щелчком по кнопке&nbsp;[[File:View.png|x20px|link=]]&nbsp;(Открыть карту гостя) в списке гостей в нижней части формы.}}
+
−
:* по аналогии с вводом данных о группе в целом, задайте тип номера и прейскурант и способ оплаты, выбрав значения из списков {{Field*|Text=Категория номера}}, {{Field|Text=Условие договора}} и {{Field*|Text=Тип оплаты}} соответственно;
+
−
:* введите количество человек, проживающих в номере: {{Field*|Text=Взрослых}}, {{Field|Text=Детей}} и {{Field|Text=Детей с оплатой}};
+
−
:* установите для гостя {{Field|Text=Кредитный лимит}} — вид и соответствующий ему размер лимита, предоставляемый компанией гостю на время проживания. Исходя из размера кредитного лимита, программа контролирует суммы счетов, выставленные гостю. [[#Значение Лимита|Значения]] аналогичны значениям для группы гостей;
+
−
:* если вам требуется зафиксировать стоимость проживания гостя на весь период, установите флаг&nbsp;{{Field|Text=Стоимость зафиксирована}}. В этом случае, при корректировке прейскуранта, стоимость останется прежней;
+
−
:* флаг {{Field|Text=По местам}}» означает, что в номере разрешено подселение и на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
+
−
:* из списка {{Field|Text=Кол-во мест}} — выберите гостиничный номер по количеству спальных мест;
+
−
:* выпадающий список {{Field|Text=Тип размещения}} — количество мест в номере, занимаемое гостем. Стоимость проживания будет зависеть от совокупности параметров (пример, демонстрирующий работу функционала, приведен на [{{FilePath:RoomSharing_10_023.png}} рисунке]):
+
−
:** состояние опции {{Field|Text=По местам}};
+
−
:** значение выпадающего списка {{Field|Text=Места}};
+
−
:** значение выпадающего списка {{Field|Text=Тип размещения}} <br /> если в ''Системе'' используется линейка тарифов, учитывающих поместное поселение;
+
−
:* список {{Field|Text=Доп. места}} предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям;
+
−
:* флаг {{Field|Text=Закрепить}} устанавливается, если вам необходимо закрепить за гостем до момента поселения именно данный гостиничный номер. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении ''Система'' автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется;
+
−
:* выберите из выпадающего списка {{Field|Text=Категория надбавки}} нужное значение. При выборе значения «Командировочный» не забудьте в карте этого гостя загрузить командировочное удостоверение для освобождения гостя от уплаты туристического сбора;
+
−
:* по ссылке {{Field|Text=Свойства комнат}} — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в ''Систему'';
+
−
:* в поле {{Field|Text=Страна}} из выпадающего списка выберите страну проживания гостя;
+
−
:* поле {{Field|Text=Примечание}} заполняется автоматически информацией, введённой в процессе экспресс-бронирования, однако её можно дополнить или изменить в данном поле;
+
−
:* если условия проживания нескольких гостей совпадают, вы можете указать в поле {{Field|Text=Добавить карт бронирования}} количество однотипных карт, которые нужно создать ''Системе''. Если же условия в текущей карте гостя отличается от остальных, оставьте в поле значение по умолчанию — «1».
+
−
 
+
−
По окончании ввода данных гостей нажмите на кнопку&nbsp;[[File:Add.png|x20px|link=]]. Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция ''Системы'' в виде предупреждающих сообщений.
+
−
 
+
−
Если для выбранной категории номера отсутствуют свободные комнаты с заданными параметрами, откроется окно&nbsp;«'''Поиск комнат'''», в котором вам нужно подобрать номера вручную.
+
−
 
+
−
<span id="Рис.7" style="margin-top:0.5em"></span> [[File:RoomSearch_108.png|750px|center|link=]]
+
−
<center style="margin-top:0.5em">'''Бронирование группы гостей. Подбор номера вручную'''</center>
+
−
 
+
−
После изменения параметров подбора комнаты для гостя нажмите на кнопку&nbsp;[[File:SaveSmall.png|x20px|link=]]&nbsp;(Сохранить гостя). Если в результате изменений подобрать номер всё равно не удастся, откроется окно с сообщением: «''Невозможно применить изменения для гостя в силу того, что не найдена комната по заданным параметрам''». Внесите другие изменения и повторите попытку сохранения гостя или отмените редактирование данных, нажав на кнопку&nbsp;[[File:btn_s_cancel.gif|x20px|link=]]&nbsp;(Отменить редактирование записи) и внесите изменения непосредственно в [[#Рис.6|Карту группы]]).
+
−
 
+
−
Если все данные введены корректно, окно&nbsp;'''[[#Рис.7|Поиск комнат]]''' закроется, и в нижней части страницы добавится таблица со списком гостей группы.
+
−
 
+
−
Также, в нижней части вкладки вы можете увидеть информацию о ''пользователях'', выполнявших различные операции с картой гостя.
+
−
 
+
−
==== Распределение гостиничных номеров ====
+
−
 
+
−
Распределение гостиничных номеров между гостями группы выполняется автоматически при добавлении записи о госте. Номер комнаты отображается в столбце «Комната» в списке гостей. Если по каким-то причинам комната не была выделена автоматически, то она выбирается вручную.
+
−
 
+
−
Выбор гостиничных номеров вручную возможен двумя способами. В одном из способов гостиничный номер задаётся для каждого гостя отдельно. В другом — распределение гостиничных номеров выполняется для нескольких гостей или всех гостей одновременно. Прежде чем выполнить распределение гостиничных номеров по гостям группы, убедитесь в наличии необходимого количества номеров.
+
−
 
+
−
Чтобы назначить номер для одного гостя щёлкните по кнопке [[File:View.png|x20px|link=]]&nbsp;(Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка. Откроется окно «'''Карта гостя с Л/Счетом <№_лицевого_счёта>'''», описанное в подразделе '''[[../#Бронирование номера для гостя|Бронирование номера для гостя]]''', в котором вам нужно выбрать комнату. После выбора комнаты сохраните данные, нажав на кнопку [[File:Save.png|x20px|link=]], и закройте окно с картой гостя.
+
  
 
{{Вставка  
 
{{Вставка  
−
|рис = [[File:Clipboard.png|frameless|30px|link=]]  
+
|рис = [[File:Clipboard.png|frameless|30px|link=]]  
−
|текст = Выбор комнаты для заселения в режиме редактирования карты после завершения бронирования невозможен.
+
|текст = Если до даты заезда гостя остаётся менее 24 часов от текущего времени, то у вас нет возможности изменить какие-либо параметры в сторону уменьшения (см. [[../#Ограничения|временны́е ограничения...]]).
 
}}
 
}}
  
−
Чтобы назначить номера нескольким гостям группы установите флаги в нужных записях списка гостей (для выделения всех записей установите флаг в заголовке таблицы) и нажмите на кнопку [[File:AssignRoom.png|x20px|link=]]. В столбце «Комната» отобразятся номера выделенных комнат.
+
Информацию о пользователях, выполнявших различные операции с картой гостя, вы можете увидеть в нижней части вкладки над командными кнопками.
  
−
==== Редактирование данных гостей ====
+
==== Удаление записи о бронировании гостя ====
  
−
Вы можете отредактировать данные гостей, имеющих статус «''На бронировании''», «''На заезде''», «''На поселении''», «''Проживающий''» и «''На выезде''». Возможно как индивидуальное, так и групповое редактирование.
+
Если вам нужно отменить бронирование, нажмите на кнопку {{Btn|Picture=[[File:Annul2.gif|x14px|link=]]&nbsp;|BorderColor=PaleVioletRed|Text=Аннулировать}}. В ''Системе'' реализованы проверки на возможность аннулирования бронирований. Проверяется отсутствие нарушения целостности данных (наличие открытых счетов у гостя), а также выполнения [[../#Ограничения, установленные в Системе|бизнес–требований]] (временны́е ограничения на редактирование данных).
  
−
Отдельно от параметров бронирования редактируются значения в полях: «Обращение», которое остаётся незаполненным и «ФИО», в которое записывается название группы, после заполнения списка гостей.
+
В процессе аннулирования на экране могут открываться диалоговые окна, в которых вам будет необходимо подтверждать или отменять операции удаления.
  
−
'''Редактирование формы обращения к гостю и / или ФИО'''
+
Если аннулирование окажется невозможным, появятся сообщения, поясняющие причину отказа от удаления бронирования.
−
<br>
+
−
Если вам нужно внести изменения у одного гостя нажмите на кнопку [[File:Edit.png|x20px|Link=]]&nbsp;(Редактировать гостя)&nbsp;в строке записи о госте, отредактируйте данные и нажмите на кнопку [[File:SaveSmall.png|x20px|link=]]&nbsp;(Сохранить гостя) в той же строке.
+
  
−
Если вам требуется изменить данные нескольких гостей, выделите нужные строки (для выделения всех записей установите флаг в заголовке таблицы), внесите требуемые правки и сохраните данные, нажав на кнопку [[File:SaveSmall.png|x20px|link=]]&nbsp;(Сохранить гостей) в ЗАГОЛОВКЕ таблицы.
+
В случае положительного результата проверок откроется окно, в котором вам нужно будет выбрать причину аннулирования бронирования.
  
−
'''Редактирование параметров бронирования'''<br>
+
----
−
Если нужно изменить параметры бронирования гостей, выполните следующие действия:
+
−
# Выделите флагами записи гостей, данные которых требуется изменить (для отметки всех записи, установите флаг в ЗАГОЛОВКЕ таблицы).
+
−
# В области «Операции с гостями» внесите необходимые коррективы, учитывая следующие особенности:
+
−
#* если изменён тип комнаты или тариф, то автоматически изменится информация в столбцах списка гостей группы.
+
−
#* если изменены даты заселения и выселения гостей группы, то автоматически актуализируется стоимость проживания с учётом действующего сезона в выбранный период.
+
−
# Нажмите на кнопку [[File:ApplyToGuests.png|x20px|link=]].
+
−
# На экране откроется окно «'''Выбор применяемых параметров'''», в котором вам нужно выделить те параметры, новые значения которых требуется установить для гостей группы (для групповых операций выделения параметров используйте кнопки [[File:SelectAll.png|x17px|Link=]] и [[File:UnselectAll.png|x17px|Link=]]).
+
−
#:[[File:ParamSelection_10_023.png|650px|center|link=]]
+
−
#:<center style="margin-top:0.5em">'''Выбор применяемых параметров о гостях группы'''</center>
+
−
# Нажмите на кнопку [[File:Apply.png|x20px|link=]]. Окно '''[[#Рис.8|Выбор применяемых параметров]]''' закроется, и новые значения применятся к выбранным гостям.
+
−
# Нажмите на кнопку [[File:Save.png|x20px|Link=]], расположенную в нижней части вкладки, для сохранения изменений.<br>
+
−
'''Редактирование детальных данных гостя'''<br>
+
−
Изменение других данных гостя выполняется в карте гостя, для перехода к которой вам нужно нажать на кнопку [[File:View.png|x20px|Link=]]&nbsp;(Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка гостей. Описание работы с картой гостя приведено в подразделе '''[[../#Бронирование номера для гостя|Бронирование номера для гостя]]''' (главная страница).
+
  
−
'''Редактирование данных о группе'''<br>
+
[[File:ArrowLeftCircle.png|x20px|link=|bottom]] <span style='margin-top:1em'>[[../#Бронирование номера для гостя|Назад к Главной странице Руководства пользователя]]</span>
−
Чтобы изменить общие данные о группе, внесите необходимые корректировки и нажмите на кнопку [[File:Save.png|x20px|Link=]] в нижней части вкладки.
+
−
 
+
−
{{Вставка
+
−
|рис = [[File:Clipboard.png|frameless|30px|link=]]
+
−
|текст = Изменение периода проживания гостей производится с учётом наложенных [[../#Ограничения, установленные в Системе|временны́х ограничений ]] на редактирование данных.
+
−
}}
+
−
 
+
−
====Аннулирование начислений====
+
−
 
+
−
В некоторых случая возникает необходимость аннулировать начисления гостей группы, автоматически созданные при завершении бронирования (например, если требуется выставить счёт одной строкой для всей группы без детализации начислений, при включении начислений проживаний в счёт на мероприятие, при выставлении счёта через бухгалтерскую программу и т.п.).
+
−
 
+
−
Для выполнения этой задачи выделите флагами записи гостей, чьи начисления требуется удалить, и нажмите на кнопку [[File:Annu_payments.gif|x20px|link=]]&nbsp;(Аннулировать начисления выбранных гостей). Система проведет проверки на возможность удаления начислений (начисление не оплачено, не входит в закрытый налоговый период) и в случает положительного результата выполнит удаление начислений (как свободных, так и включённых в счета).
+
−
 
+
−
==== Аннулирование гостей группы и выставленных им счетов ====
+
−
Количество и состав гостей, заселившихся в отель в составе группы, может отличаться от списка, подготовленного при бронировании. Карты незаехавших гостей аннулируются.
+
−
Возможно аннулирование как отдельных карт гостей, так и групповая операция.
+
−
Аннулирование отдельных записей о гостях производится в списке гостей в нижней части формы.
+
−
 
+
−
Операции аннулирования возможны только до завершения процедуры бронирования. При попытке аннулирования записей после окончания бронирования на экране появится сообщение: «''Для осуществления изменений в бронировании свяжитесь с Вашим контакт менеджером''».
+
−
 
+
−
Перед аннулированием карт гостей проводится ряд проверок на возможность аннулирования. Проверяется отсутствие нарушения целостности данных, а также выполнения [[../#Ограничения, установленные в Системе|бизнес–требований]] (временны́е ограничения на редактирование данных).
+
−
 
+
−
'''''Аннулирование карты одного гостя'''''
+
−
 
+
−
Для аннулирования одной записи нажмите на кнопку [[File:AnnuSmall.png|x20px|link=]] в соответствующей строке. Откроется окно «'''Причина аннулирования'''» для ввода причины, по которой аннулируется карта гостя, и полем для ввода текста примечания.
+
−
 
+
−
{{Вставка
+
−
|рис = [[File:Clipboard.png|frameless|30px|link=]]
+
−
|текст = Перечень возможных причин аннулирования формируется сотрудниками ''Системы''.
+
−
}}
+
−
 
+
−
Укажите причину, установив переключатель на нужный вариант, и нажмите на кнопку [[File:AnnuWide.png|x20px|link=]]. Запись удалится из списка карт гостей.
+
−
 
+
−
'''''Аннулирование карт нескольких гостей'''''
+
−
 
+
−
Для аннулирования нескольких записей выделите их флагами и нажмите на кнопку [[File:AnnuWide.png|x20px|link=]], расположенную под списком гостей. Откроется окно «'''Причина аннулирования'''», описанное выше. Укажите причину, установив переключатель на нужный вариант, и нажмите на кнопку [[File:AnnuWide.png|x20px|link=]]. Выделенные записи удалятся из списка карт гостей.
+
−
 
+
−
'''''Аннулирование карт гостей совместно с открытыми счетами'''''
+
−
 
+
−
В процессе бронирования карты группы могут быть созданы счета, включающие начисления гостей. После аннулирования карт гостей такие счета остаются открытыми, и их необходимо аннулировать вручную.
+
−
 
+
−
Для автоматического аннулирования счетов вместе с картами гостей установите флаг «Аннулировать счета». В этом случае одновременно с аннулированием карт гостей автоматически исключатся их начисления из счёта группы, а также аннулируются их неоплаченные счета и начисления.
+
−
 
+
−
'''''Отображение аннулированных карт гостей'''''
+
−
 
+
−
Для отображения в списке карт аннулированных гостей установите флаг «Показать аннулированных». Записи карт аннулированных гостей отразятся в списке со статусом «АН» (аннулирована).
+
−
 
+
−
==== Удаление и восстановление записи об бронировании ====
+
−
 
+
−
Аннулировать карту группы можно, если её статус '''не''' «Закрытая» и '''не''' «Аннулирована».
+
−
 
+
−
Чтобы аннулировать карту группы, на вкладке «'''Карта группы'''» нажмите на кнопку [[File:AnnuGroup.png|x20px|Link=]]. ''Система'' произведёт проверку возможности удаления группы по критерию наличия у группы открытых счетов и выполнения [[../#Ограничения, установленные в Системе|бизнес–требований]] (временны́е ограничения на редактирование данных).
+
−
 
+
−
В случае положительного результата проверки откроется окно с запросом: «''Вы действительно хотите произвести аннулирование?''». После подтверждения аннулирования и удаления карты появится сообщение: «''Группа с л/счетом <номер счета> была аннулирована''».
+
−
 
+
−
====Добавление мероприятий====
+
−
 
+
−
Если для бронируемой группы гостей планируется проведение мероприятий, забронировать помещение можно непосредственно из карты группы. <br />
+
−
 
+
−
Перейдите на вкладку «'''Мероприятия'''» и нажмите на кнопку [[File:AddAction.png|x20px|link=]]&nbsp;(Добавить запись). Создастся мероприятие, привязанное к карте группы. Часть полей в созданной карте мероприятия заполнится автоматически.
+
−
 
+
−
[[File:GuestGroupActions_11_017.png|center|750px|link=]]
+
−
<center style="margin-top:0.5em">'''Карта группы. Вкладка «Мероприятия»'''</center>
+
−
 
+
−
Для перехода к просмотру / редактированию карты мероприятия нажмите на кнопку [[File:GuestView.png|x20px|link=]]&nbsp;(Открыть карту мероприятия). Работа с картой мероприятия описана на странице [[../Пошаговая инструкция по заполнению карты мероприятия/]].
+
−
 
+
−
 
+
−
Аннулирование карт мероприятий из списка производится аналогично аннулированию карт гостей группы:
+
−
* для удаления одной записи нажмите на кнопку [[File:AnnuSmall.png|x20px|link=]]&nbsp;(Аннулировать карту);
+
−
* для удаления нескольких записей отметьте их флагами в списке и нажмите на кнопку [[File:AnnuWide.png|x20px|link=]]&nbsp;(Аннулировать выбранные мероприятия).
+
−
 
+
−
 
+
−
Если проверки, выполненные ''Системой'', в том числе выполнение [[../#Ограничения, установленные в Системе|бизнес–требований]], дадут положительный результат, откроется окно с запросом на подтверждение аннулирования карт.
+
−
 
+
−
 
+
−
Если аннулирование окажется невозможным, появятся сообщения, поясняющие причину отказа.
+
−
 
+
−
----
+
−
[[File:ArrowLeftCircle.png|x20px|link=|bottom]] [[../#Бронирование номеров для группы гостей|Назад к Главной странице Руководства пользователя]]
+

Текущая версия на 10:51, 19 апреля 2019

Карта гостя

GuestBooking 12 066.png
Бронирование номера для гостя
Clipboard.png В карте гостя:
  • поля, отмеченные символом звёздочка (*), являются обязательными для заполнения.
  • поля и ссылки, выделенные на рисунке жёлтой заливкой, редактированию не подлежат. Ниже приведено их описание (по порядку сверху вниз и слева направо):
    • поля «Компания оператор» и «Компания источник» заполняются автоматически; в них подставляется название вашей компании. При наведении курсора на значок Information.png открывается окно с некоторыми реквизитами вашей компании;
    • ссылка «Дисконтная карта лояльности» неактивна, так как работа с картами лояльности в ЛК не предусмотрена;
    • значение «*Прейскуранты» заполняется автоматически в зависимости от выбранного значения в списке «Условие договора» (настраивается администратором Системы отдельно для каждого пользователя);
    • ссылка «Автоначисления» (добавление дополнительных услуги для гостя) неактивна — при работе с ЛК добавление автоначислений невозможно;
    • поле «Бронь» всегда принимает значение «Не гарантирована», что означает: номер забронирован, но оплата за номер не ещё поступила;
    • поле «Категория надбавки» выбирается в процессе экспресс-бронирования;
    • поле «Менеджер» — ответственный менеджер отеля, закреплённый за вашей компанией;
    • поле «Дата решения» — дата принятия решения о подтверждении бронирования. Устанавливается ответственным менеджером;
    • поле «Источник» — источник информации об отеле — всегда принимает значение «Корпоративный модуль».

Заполните данные:

  1. Основные параметры бронирования, расположенные в верхней части страницы:
    • выпадающий список «*Категория оплаты». Система автоматически предлагает первую запись из справочника категорий в соответствии с установленным в справочнике порядке. От выбранной категории оплаты напрямую зависит стоимость проживания;
    • поле «*Дата заезда» — по умолчанию предлагается текущая дата;
    • поле «*Дата выезда» — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
    • в правой части окна расположено поле «Ночей» — срок проживания, — которое рассчитывается автоматически;
    • поле «*Взрослых» — количество заселяющихся взрослых;
    • поле «Детей» — количество малолетних детей, проживание которых не оплачивается;
    • поле «Детей с оплатой» — количество детей достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается. Поле может отсутствовать на форме при определённых настройках Системы;
    • установленный флаг «По местам» означает, что в номере разрешено подселение и на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
    • выпадающий список «Места», из которого вы можете выбрать тип номера по количеству мест, требуемый для размещения гостя;
    • список «Доп. места» предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям;
    • выпадающий список «*Категория комнат». По умолчанию категория комнат совпадает с категорией оплаты, однако ее можно изменить на другую категорию с сохранением стоимости номера;
    • ссылка «Свойства комнат» — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в Систему;
    • выпадающий список «*Тип размещения» — количество мест в номере, занимаемое гостем. Стоимость проживания может зависеть от вариантов размещения гостей в номере. Например, в двухместном номере стоимость одноместного размещения может быть больше половины стоимости двухместного размещения;
    • в поле «*Комната» автоматически подбирается первая доступная комната. Можно выбрать другую комнату из имеющихся доступных, щёлкнув по значку Room.png. Если навести указатель мыши на значок Information.png рядом с номером комнаты, откроется всплывающее окно, в котором вы увидите дополнительную информацию о комнате;
    • если гость высказал пожелание заселиться в конкретную комнату, её можно закрепить за гостем. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении Система автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется.
      Закреплённые комнаты отображаются значком Room lock.png, незакреплённые — значком Room unlock.png. Щелчок по значку меняет статус закрепления комнаты;
    • для определения прейскуранта выберите значение из списка «Условие договора» (условие договора также передаётся из процедуры экспресс-бронирования). Для каждого брониста администратором Системы формируется свой список условий в соответствии с предоставленными бронисту правами доступа;
    • выберите способ оплаты услуг из списка «*Тип оплаты». Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора;
    • выбор «Типа питания» на бронирование гостя никак не сказывается. Если в справочнике для отеля установлен тип питания по умолчанию, он будет выбран автоматически.
  2. Далее заполняется информация о госте и дополнительная информация по бронированию.
    • поле «*ФИО» заполняется автоматически из процедуры экспресс-бронирования;
    • выберите их выпадающих списков «Обращение - Язык» и «Гражданство» нужные значения;
      Загрузка файла командировочного удостоверения
    • если гость является командировочным, нужно загрузить файл его командировочного удостоверения, иначе гостя невозможно будет освободить от уплаты туристического сбора (если карта гостя была сформирована в результате экспресс-бронирования и файл был загружен, он отобразится на форме). Для загрузки файла:
      • щёлкните по кнопке BtnReview.png или по полю с надписью "Файл не выбран." и стандартным для Windows способом выберите файл;
      • щёлкните по кнопке PlusGreen.png для загрузки документа на сервер. Выбранный файл загрузится на сервер и будет доступен для просмотра с любой рабочей станции.
        Если требуется удалить файл с сервера щёлкните по кнопке Del.png.
  3. По окончании бронирования автоматически формируются документы с подтверждением бронирования, а в случае выбора безналичного типа оплаты дополнительно создаётся счёт на оплату, который отправляется по электронной почте на указанный в поле «Электронная почта» адрес. Для удобства работы контактная информация, необходимая для отправки писем, заполняется автоматически данными авторизовавшегося пользователя (брониста) из справочника «Пользователи»:
    • «Контактное лицо» — ФИО пользователя;
    • «Контактный телефон» — номер телефона;
    • «Электронная почта» — электронная почта.
      Тема письма и текст доступны для изменений администратором Системы.
      Флаг «Разрешить рассылку» не влияет на отправку документов: они отправляются всегда при наличии адреса электронной почты;
    • «Адрес».
  4. Заполните при необходимости другие поля со справочной и контактной информацией:
    • установите флаг «Заказан трансфер», если гостю необходимо предоставить транспорт до гостиничного предприятия (значение опции передаётся со страницы экспресс-бронирования);
    • «Примечание» — поле заполняется автоматически информацией, введённой в процессе экспресс-бронирования. На карте гостя её можно уточнить или изменить;
    • Поле «Номер бронирования внешней системы» заполнять не следует: оно заполняется автоматически при бронировании номера через стороннюю букинговую систему.
  5. В карте гостя расположены поля с информацией о финансовом состоянии счёта:
    • в поле «Цена» показывается прогнозируемая стоимость проживания за заданное количество ночей. Стоимость проживания определяется согласно прейскуранту и количеству клиентов, живущих в номере. Если количество взрослых и детей, проживание которых оплачивается, больше количества спальных мест в номере, то к стоимости номер за сутки прибавляется цена за дополнительное место. При наведении курсора на стоимость проживания, открывается всплывающее окно, в котором вы увидите данные о сроке проживания гостя, стоимости номера по временным интервалам и общую стоимость за весь период проживания. Для просмотра детальной расшифровкой автоначислений вам нужно щёлкнуть по значку Charge.png, расположенному справа от значения цены.
    • в поле «Баланс» отображается состояние счёта гостя — информация о задолженности гостя перед отелем. Нулевой баланс означает, что гость полностью расплатился за услуги и проживание. Отрицательный баланс означает, что гость добавил на свой депозитный счёт сумму большую, чем необходимо для оплаты услуг и проживания;
    • в поле «Баланс по депозиту» — суммарный баланс по депозитным счетам всех клиентов гостя. Если навести курсор мыши на значение суммы, откроется всплывающее окно, в котором вы увидите список всех депозитных счетов гостя с указанием баланса по ним.

На любом этапы работы с картой вы можете сохранить введённую информацию, нажав на кнопку   Save.gif  Сохранить  . Программа выполнит проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений или цветовых выделений критичных полей на форме (например, если не удалось подобрать гостиничный номер, поле «*Комната» выделится красным цветом). В этом случае вам рекомендуется выбрать другую категорию комнат или изменить количество проживающих в номере.

Clipboard.png Если до даты заезда гостя остаётся менее 24 часов от текущего времени, то у вас нет возможности изменить какие-либо параметры в сторону уменьшения (см. временны́е ограничения...).

Информацию о пользователях, выполнявших различные операции с картой гостя, вы можете увидеть в нижней части вкладки над командными кнопками.

Удаление записи о бронировании гостя

Если вам нужно отменить бронирование, нажмите на кнопку   Annul2.gif  Аннулировать  . В Системе реализованы проверки на возможность аннулирования бронирований. Проверяется отсутствие нарушения целостности данных (наличие открытых счетов у гостя), а также выполнения бизнес–требований (временны́е ограничения на редактирование данных).

В процессе аннулирования на экране могут открываться диалоговые окна, в которых вам будет необходимо подтверждать или отменять операции удаления.

Если аннулирование окажется невозможным, появятся сообщения, поясняющие причину отказа от удаления бронирования.

В случае положительного результата проверок откроется окно, в котором вам нужно будет выбрать причину аннулирования бронирования.

ArrowLeftCircle.png Назад к Главной странице Руководства пользователя

Источник — «http://doc.servio.ru/index.php?title=Corporate_Module/Пошаговая_инструкция_по_заполнению_карты_гостя&oldid=4957»