Corporate Module/Пошаговая инструкция по заполнению карты гостя

Карта гостя

Бронирование номера для гостя

В карте гостя: поля, отмеченные символом звёздочка (*), являются обязательными для заполнения. поля и ссылки, выделенные на рисунке жёлтой заливкой, редактированию не подлежат. Ниже приведено их описание (по порядку сверху вниз и слева направо): поля «Компания оператор» и «Компания источник» заполняются автоматически; в них подставляется название вашей компании. При наведении курсора на значок открывается окно с некоторыми реквизитами вашей компании; ссылка «Дисконтная карта лояльности» неактивна, так как работа с картами лояльности в ЛК не предусмотрена; значение «*Прейскуранты» заполняется автоматически в зависимости от выбранного значения в списке «Условие договора» (настраивается администратором Системы отдельно для каждого пользователя); ссылка «Автоначисления» (добавление дополнительных услуги для гостя) неактивна — при работе с ЛК добавление автоначислений невозможно; поле «Бронь» всегда принимает значение «Не гарантирована», что означает: номер забронирован, но оплата за номер не ещё поступила; поле «Категория надбавки» выбирается в процессе экспресс-бронирования; поле «Менеджер» — ответственный менеджер отеля, закреплённый за вашей компанией; поле «Дата решения» — дата принятия решения о подтверждении бронирования. Устанавливается ответственным менеджером; поле «Источник» — источник информации об отеле — всегда принимает значение «Корпоративный модуль».

Заполните данные:

1. Основные параметры бронирования, расположенные в верхней части страницы:
   • выпадающий список «*Категория оплаты». Система автоматически предлагает первую запись из справочника категорий в соответствии с установленным в справочнике порядке. От выбранной категории оплаты напрямую зависит стоимость проживания;
   • поле «*Дата заезда» — по умолчанию предлагается текущая дата;
   • поле «*Дата выезда» — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
   • в правой части окна расположено поле «Ночей» — срок проживания, — которое рассчитывается автоматически;
   • поле «*Взрослых» — количество заселяющихся взрослых;
   • поле «Детей» — количество малолетних детей, проживание которых не оплачивается;
   • поле «Детей с оплатой» — количество детей достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается. Поле может отсутствовать на форме при определённых настройках Системы;
   • установленный флаг «По местам» означает, что в номере разрешено подселение и на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
   • выпадающий список «Места», из которого вы можете выбрать тип номера по количеству мест, требуемый для размещения гостя;
   • список «Доп. места» предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям;
   • выпадающий список «*Категория комнат». По умолчанию категория комнат совпадает с категорией оплаты, однако ее можно изменить на другую категорию с сохранением стоимости номера;
   • ссылка «Свойства комнат» — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в Систему;
   • выпадающий список «*Тип размещения» — количество мест в номере, занимаемое гостем. Стоимость проживания может зависеть от вариантов размещения гостей в номере. Например, в двухместном номере стоимость одноместного размещения может быть больше половины стоимости двухместного размещения;
   • в поле «*Комната» автоматически подбирается первая доступная комната. Можно выбрать другую комнату из имеющихся доступных, щёлкнув по значку . Если навести указатель мыши на значок рядом с номером комнаты, откроется всплывающее окно, в котором вы увидите дополнительную информацию о комнате;
   • если гость высказал пожелание заселиться в конкретную комнату, её можно закрепить за гостем. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении Система автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется.
     Закреплённые комнаты отображаются значком , незакреплённые — значком . Щелчок по значку меняет статус закрепления комнаты;
   • для определения прейскуранта выберите значение из списка «Условие договора» (условие договора также передаётся из процедуры экспресс-бронирования). Для каждого брониста администратором Системы формируется свой список условий в соответствии с предоставленными бронисту правами доступа;
   • выберите способ оплаты услуг из списка «*Тип оплаты». Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора;
   • выбор «Типа питания» на бронирование гостя никак не сказывается. Если в справочнике для отеля установлен тип питания по умолчанию, он будет выбран автоматически.
2. Далее заполняется информация о госте и дополнительная информация по бронированию.
   • поле «*ФИО» заполняется автоматически из процедуры экспресс-бронирования;
   • выберите их выпадающих списков «Обращение - Язык» и «Гражданство» нужные значения;
     

     

     Загрузка файла командировочного удостоверения
   • если гость является командировочным, нужно загрузить файл его командировочного удостоверения, иначе гостя невозможно будет освободить от уплаты туристического сбора (если карта гостя была сформирована в результате экспресс-бронирования и файл был загружен, он отобразится на форме). Для загрузки файла:
     • щёлкните по кнопке или по полю с надписью "Файл не выбран." и стандартным для Windows способом выберите файл;
     • щёлкните по кнопке для загрузки документа на сервер. Выбранный файл загрузится на сервер и будет доступен для просмотра с любой рабочей станции.
       Если требуется удалить файл с сервера щёлкните по кнопке .
       
3. По окончании бронирования автоматически формируются документы с подтверждением бронирования, а в случае выбора безналичного типа оплаты дополнительно создаётся счёт на оплату, который отправляется по электронной почте на указанный в поле «Электронная почта» адрес. Для удобства работы контактная информация, необходимая для отправки писем, заполняется автоматически данными авторизовавшегося пользователя (брониста) из справочника «Пользователи»:
   • «Контактное лицо» — ФИО пользователя;
   • «Контактный телефон» — номер телефона;
   • «Электронная почта» — электронная почта.
     Тема письма и текст доступны для изменений администратором Системы.
     Флаг «Разрешить рассылку» не влияет на отправку документов: они отправляются всегда при наличии адреса электронной почты;
   • «Адрес».
4. Заполните при необходимости другие поля со справочной и контактной информацией:
   
   • установите флаг «Заказан трансфер», если гостю необходимо предоставить транспорт до гостиничного предприятия (значение опции передаётся со страницы экспресс-бронирования);
   • «Примечание» — поле заполняется автоматически информацией, введённой в процессе экспресс-бронирования. На карте гостя её можно уточнить или изменить;
   • Поле «Номер бронирования внешней системы» заполнять не следует: оно заполняется автоматически при бронировании номера через стороннюю букинговую систему.
5. В карте гостя расположены поля с информацией о финансовом состоянии счёта:
   • в поле «Цена» показывается прогнозируемая стоимость проживания за заданное количество ночей. Стоимость проживания определяется согласно прейскуранту и количеству клиентов, живущих в номере. Если количество взрослых и детей, проживание которых оплачивается, больше количества спальных мест в номере, то к стоимости номер за сутки прибавляется цена за дополнительное место. При наведении курсора на стоимость проживания, открывается всплывающее окно, в котором вы увидите данные о сроке проживания гостя, стоимости номера по временным интервалам и общую стоимость за весь период проживания. Для просмотра детальной расшифровкой автоначислений вам нужно щёлкнуть по значку , расположенному справа от значения цены.
   • в поле «Баланс» отображается состояние счёта гостя — информация о задолженности гостя перед отелем. Нулевой баланс означает, что гость полностью расплатился за услуги и проживание. Отрицательный баланс означает, что гость добавил на свой депозитный счёт сумму большую, чем необходимо для оплаты услуг и проживания;
   • в поле «Баланс по депозиту» — суммарный баланс по депозитным счетам всех клиентов гостя. Если навести курсор мыши на значение суммы, откроется всплывающее окно, в котором вы увидите список всех депозитных счетов гостя с указанием баланса по ним.

На любом этапы работы с картой вы можете сохранить введённую информацию, нажав на кнопку     Сохранить  . Программа выполнит проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений или цветовых выделений критичных полей на форме (например, если не удалось подобрать гостиничный номер, поле «*Комната» выделится красным цветом). В этом случае вам рекомендуется выбрать другую категорию комнат или изменить количество проживающих в номере.

Если до даты заезда гостя остаётся менее 24 часов от текущего времени, то у вас нет возможности изменить какие-либо параметры в сторону уменьшения (см. временны́е ограничения...).

Информацию о пользователях, выполнявших различные операции с картой гостя, вы можете увидеть в нижней части вкладки над командными кнопками.

Удаление записи о бронировании гостя

Если вам нужно отменить бронирование, нажмите на кнопку     Аннулировать  . В Системе реализованы проверки на возможность аннулирования бронирований. Проверяется отсутствие нарушения целостности данных (наличие открытых счетов у гостя), а также выполнения бизнес–требований (временны́е ограничения на редактирование данных).

В процессе аннулирования на экране могут открываться диалоговые окна, в которых вам будет необходимо подтверждать или отменять операции удаления.

Если аннулирование окажется невозможным, появятся сообщения, поясняющие причину отказа от удаления бронирования.

В случае положительного результата проверок откроется окно, в котором вам нужно будет выбрать причину аннулирования бронирования.

---

Назад к Главной странице Руководства пользователя