Upload to the MIA

HMS Servio. Выгрузка информации о гостях в МВД

В данном документе описан порядок работы с постановкой и снятием с учёта в МВД гостей, проживающих в отелях.Оператором передачи данных являются программа СБИС (ООО «Тензор») или Контур.ФМС.Анкеты гостей подготавливаются в программе «Сервио», выгружаются на диск, после чего загружаются программу того или иного оператора. Работа в «Сервио» при взаимодействии с разными операторами одинакова.

Подготовка анкет в программе «Сервио»

В соответствии с законодательством РФ (Приказа МВД России от 30.07.2019 № 514; Приказа МВД России от 10.12.2020 № 856), при заселении гостя в гостиницу администрация должна зарегистрировать его по месту пребывания и передать в МВД уведомления о прибытии и об убытии.

Для постояльцев – граждан РФ «…в течение суток с даты прибытия гражданина Российской Федерации в соответствующее место пребывания и выбытия из него представляют информацию территориальному органу МВД России».

Для постояльцев – иностранных граждан (ИГ): уведомление о прибытии «…в течение одного рабочего дня, следующего за днём его прибытия», уведомление об убытии — «…не позднее двенадцати часов рабочего дня, следующего за днём убытия иностранного гражданина».

На граждан РФ заполняется Анкета, на граждан ИГ — уведомления о прибытии и выбытии. Уведомление о выбытии отправляется в МВД только после получения положительного протокола о проверке уведомления о прибытии.

С целью выполнения данного требования администратор в обязательном порядке должен заполнить в программе «Сервио» анкетные данные на каждого проживающего гражданина РФ и на каждого ИГ. Анкеты заполняются в карте гостя.

В анкетах обязательно должно быть заполнено место рождения гостя: страна и, как минимум, ещё один из параметров. Не забывайте, что у гостей, рождённых до 1992 г. на территории СССР и рекомендуется указывать страну рождения СССР.

Документами, на основании которых ставятся на учёт граждане РФ, являются:

• паспорт гражданина РФ;
• паспорт гражданина СССР;
• свидетельство о рождении (для детей до 14 лет). Из HMS Servio не выгружается;
• заграничный паспорт (по согласованию с территориальным отделом МВД).

Особенности заполнения анкет ИГ: Из документов на право пребывания в Сервио поддерживается выгрузка только документа «Виза». Остальные документы нужно будет заполнять в ЛК СБИС. Ввод миграционной карты обязателен, т.к. только в ней присутствуют для выгрузки поля «Дата въезда в РФ» и «Цель въезда». Поэтому, даже если у гостя нет миграционной карты, введите её с заполнением вышеуказанных полей. Или введите эти поля в ЛК СБИС после загрузки анкеты.

Уведомления о прибытии

Передача уведомлений в территориальные отделы МВД осуществляется в электронном виде в начале суток за предыдущие сутки. Порядок действий следующий:

1. Откройте подмодуль «Базовый/Анкеты гостей» и перейдите на вкладку «Экспорт в ФМС»

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Экспорт в ФМС

2. Введите параметры для подбора анкет гостей:

• для «стандартной» ежедневной выгрузки листков прибытия в фильтре «Дата заезда» в обоих полях установите предыдущую дату (устанавливается по умолчанию);
• для формирования списка убывших гостей с целью ввода информации об убытии в ранее отправленных анкетах в личном кабинете СБИС введите период в фильтре «Дата выезда»;
• если требуется выгрузить отдельного гостя (гостей), задайте данные о его пребывании в гостинице.

• Диапазон дат в фильтрах «Дата заезда» и «Дата выезда» не может превышать 10 дней. • В фильтре должны быть заполнены поля «Л/счет» или / и «Даты заезда» или / и «Даты выезда».

3. Щёлкните по кнопке     Поиск  .

Программа выведет записи в соответствии с заданными критериями. Вы можете выгрузить анкеты всех гостей в списке или отдельные анкеты, отметив их флагами. По умолчанию выделены все записи. Для отметки / снятия отметки всех записей используйте флаг в заголовке таблицы.

В правой колонке расположены кнопки перехода:

• — к карте гостя;
• — к редактированию анкеты гостя.

4. После выделения нужных записей щёлкните по кнопке     Экспорт в ФМС  

Программа проверяет:

• полноту заполнения анкетных данных;
• комплектность и статус документов, удостоверяющих личность;
• размер и тип прикреплённых к анкете изображений.

Статус «черновик» документу, удостоверяющему личность, можно установить вручную. Автоматически документ получает статус «черновик», если в нём заполнены не все обязательные поля.

При обнаружении некорректных изображений (размер изображения превышает 350 Кб, формат изображений отличается от jpg, jpeg, png, tiff) файл выгрузки формируется, но без вложений изображений в анкеты. Размеры изображений нужно уменьшить (иначе вы не сможете загрузить их в ЛК СБИС) и добавить непосредственно в ЛК СБИС.

При обнаружении некорректно заполненной личной информации анкета выгружена не будет.

И в том, и в другом случае выдаётся предупреждающее сообщение.

Вы можете снять флаги с некорректных записей и выгрузить только записи без ошибок. Или открыть анкеты гостей с ошибками по кнопке в соответствующих строках таблицы, исправить ошибки и повторить выгрузку.

5. Если ошибок в анкетных данных не обнаружено, программа создаст файлы по каждому гостю в требуемом формате и заархивирует их. На экране откроется окно с файлом архива.

6. Установите в окне открытия файла переключатель в положение 4 «Открыть в» и щёлкните по кнопке       ОК     . Откроется окно архиватора со списком фалов-анкет.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Список анкет в архиве

7. Откройте папку «Выгрузка в МВД», расположенную на рабочем столе (см. рисунок). Если в папке есть файлы, оставшиеся после предыдущей выгрузки, удалите их.

8. Выделите файлы в архиве и скопируйте (или перетащите их левой кнопкой мыши) в папку «Выгрузка в МВД». Закройте окно с архивом.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Копирование файлов в папку «Выгрузка в МФД»

Документ «Свидетельство о рождении» из программы не выгружается. Его нужно вводить вручную в ЛК СБИС.

Уведомления о выбытии

После выбытия гостя и получения от МВД положительного протокола проверки уведомления о прибытии, необходимо отправить в МВД уведомление о выбытии. Эта операция выполняется в ЛК СБИС вручную.

• Анкеты о прибытии гостей с положительным результатом проверки выделяются в списке значком серого цвета √ (Уведомление о прибытии сдано). • На текущий момент (17.02.2021) не все региональные подразделения МВД требуют отправку уведомлений о выбытии граждан РФ. Требования следует уточнить в своём МВД.

Для удобства поиска анкет выбывших гостей нужно установить фильтр на вкладке «Экспорт в ФМС» по дате выезда. В результате сформируется список гостей, чьи анкеты необходимо проверить на подачу уведомлений о выбытии.

Отправка уведомлений из ЛК СБИС

Анкеты, выгруженные из «Сервио» необходимо загрузить в ЛК СБИС для отправки в МВД.

Загрузка анкет в ЛК СБИС

1. Перейдите в личный кабинет СБИС. Для этого откройте новую вкладку и введите адрес https://online.sbis.ru/auth/ или щёлкните по ярлыку «СБИС» на рабочем столе. Откроется страница авторизации «Авторизация в личном кабинете СБИС»

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Авторизация в личном кабинете СБИС

2. Введите логин и пароль и щёлкните по кнопке .
Откроется страница личного кабинета. Щёлкните по значку Отчетность и в открывшемся списке щёлкните по подразделу «МВД».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор раздела «Отчетность / МВД»

3. Откроется список переданных ранее анкет.

Обязательно проверьте фильтр. В момент загрузки фильтр либо должен не быть установлен совсем, либо установлен на свой филиал. Если установлен фильтр на головную организацию «Петровский Альянс, ООО» то в уведомлении об убытии подставятся ID поставщика и ID пользователя головной организации, в результате чего вернётся отрицательный протокол «Отсутствует обязательный элемент «Уникальный идентификатор поставщика, передающего данные в ППО "Территория"» или «Не найден поставщик с идентификатором …».

Щёлкните по кнопке «Загрузить» и выберите пункт « С компьютера».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор источника загрузки анкет

4. Откроется окно «Выбор файла». Выберите папку, в которую были разархивированы анкеты. Согласно рекомендации, файлы из архива копируются в папку «Рабочий стол / Выгрузка в МВД». В окне отобразится список анкет в папке.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор папки загрузки

5. Отметьте файлы анкет для загрузки в ЛК СБИС:

• щёлкните по кнопке «Отметить» и выберите значение «Все» — для загрузки всех анкет за сутки;
• установите флаги у конкретных анкет — для загрузки отдельных анкет в случае повторной загрузки после исправления.
  После отметки анкет щёлкните по кнопке .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор файлов для загрузки в СБИС

После загрузки файлов отчёты, подготовленные к отправке, отобразятся в правой части экрана.
Для проверки анкет без отправки в ФМС щёлкните по кнопке . Для проверки отчётов с автоматической отправкой в МВД отчётов без ошибок щёлкните по кнопке .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Отчёты к отправке

6. Отчёты с обнаруженными ошибками отправлены не будут и отобразятся в отдельном окне. Щёлкните по ссылке «… Ошибка» для просмотра деталей.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Отчёты с ошибками

Некоторые ошибки в отчётах можно исправить как в СБИС, так и в первоисточнике — анкете в программе «Сервио», другие — только в ЛК СБИС. Исправление в «Сервио» предпочтительнее, т.к. при повторных заездах гостей используются их ранее введённые анкеты.

После исправления в «Сервио» повторно выгрузите в ФМС только анкеты с исправлениями.

Отчёты без ошибок отправляются в региональное отделение МВД.

Фильтрация отчётов

В ЛК СБИС предусмотрена возможность установки фильтров для отображения в списке отчётов с конкретными параметрами — гостей по своей гостинице, отчётов с различными статусами и пр., а также фильтрация отчётов по своему подразделению МВД.

Отбор отчётов с помощью фильтра

Установка фильтров выполняется в окне, открываемом по кнопке .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Установка фильтра

Для корректного добавления отчётов вручную в ЛК СБИС не устанавливайте в цепочке фильтра на головную компанию «ООО Петровский Альянс»: — неправильно; — правильно.

Для установки фильтра на свою гостиницу: щёлкните по ссылке «Подразделение» или на кнопку в строке с этой ссылкой, раскройте список филиалов «Петровский Альянс, ООО» по кнопке    >   и выберите свою гостиницу, найдя нужную строку в списке или набрав её название в поисковом поле. Для установки фильтра по статусу отчётов щёлкните по ссылке «В любом состоянии». Критерий фильтра «Все постояльцы» удобен для отбора отчётов гостей, по которым требуется отправить уведомление о выбытии.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Раскрывание списка филиалов головной организации

После настройки фильтра щёлкните по кнопке . Настроенные фильтры сохраняются и их можно применять в дальнейших сеансах работы.

Отбор отчётов по подразделению МВД

Другим способом фильтрации анкет по коду МВД — получателю отчётов.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Отбор анкет по подразделению МВД

В области «Найти отчет или получателя» щёлкните по ссылке «получателя» и в открывшемся списке подразделений МВД выберите своё подразделение.

В списке отчётов останутся только отчёты, передаваемые в ваше подразделение МВД.

Ввод отчётов вручную в ЛК СБИС

В ряде случаев может понадобиться ввести отчёт по гражданину РФ или ИГ вручную в ЛК СБИС. Ниже описаны моменты, на которые нужно обратить внимание.

Для добавления документа вручную нажмите на кнопку (см. 1) и в открывшемся окне (см. 2) выберите тип документа: «Прибытие гражданина РФ (анкета)» или «Уведомление о прибытии иностранца».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор типа документа

Если в фильтр на отчёты установлен корректно (не добавлена головная организация), откроется окно выбора гостиницы. Введите название своего города и щёлкните по строке с названием филиала.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор филиала

Откроется форма отчёта для заполнения данных о постояльце и принимающей стороне. Информация о гостинице:

• код подразделения МВД;
• Ид. поставщика;
• ИД. пользователя;
• название и адрес гостиницы;
• ФИО представителя принимающей стороны в случае работы с отчётом ИГ

заполняется автоматически, но её нужно обязательно проверить (в предыдущих документах с положительным протоколом проверки). Информация о постояльце вводится в соответствии с предъявленными гостем документами. В уведомлении о прибытии ИГ необходимо обязательно загрузить сканы всех документов, необходимых для регистрации. Размеры изображений не должны превышать 350 Кб, принимаются изображения в форматах jpg, jpeg, png, tiff.

Введите данные и щёлкните по кнопке . Если в уведомлении о прибытии ошибок нет, оно будет отправлено в отделение МВД.

Уведомления о выбытии

После выселения в гостя в сроки, установленные законодательством, но не ранее получения от МВД положительного протокола проверки уведомления о прибытии, требуется отправить уведомление о выбытии.

Для поиска анкет с непереданными уведомлении о выбытии воспользуйтесь фильтром и в дополнении к фильтру по своей гостинице установите в дополнительном критерии «Все постояльцы» значение «Снять с учета» или «Снять с учета сегодня».

В отчётах со статусом √ (галочка серого цвета - сдано уведомление о прибытии) необходимо заполнить информацию о выбытии. Для этого перейдите на страницу выбытия.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Страница выбытия в анкетах

В отчётах граждан РФ на странице «Убытие гражданина РФ», в отчётах ИГ на странице «Убытие (Отрывной лист)», введите / проконтролируйте дату убытия и щёлкните по кнопке . Если уведомление о прибытии проверено на стороне МВД, уведомление о выбытии будет отправлено.

Статусы отчётов

Отчёты после отправки проверяются сотрудниками МВД. Текущий статус отчёта отображается в правой части списка:

	—	отчёт создан (но ещё не отправлен). Устанавливается у отчётов, созданных вручную в СБИС или отчётов с неисправленными ошибками;
→	—	уведомление (об убытии или о прибытии) отправлено, но ещё не считается сданным, т.к. не проверена сотрудниками МВД;
√	—	сдано уведомление о прибытии. Уведомление о выбытии не отправлено;
√	—	уведомление об убытии сдано. Уведомление проверено с положительным результатом. Работа с уведомлением закончена;
─	—	отчёт не сдан. В результате проверки отчёта обнаружены ошибки требующие исправления (см. п. 2.7);
	—	просрочено время ожидания. Отчёт не проверен сотрудниками МВД отведённый для проверки срок.

Датой предоставления отчёта является дата его отправки, фиксируемая в истории работы с отчётом. Следовательно, отчёт, отправленный из СБИС в течение суток с даты прибытия гостя, не считается просроченным.

Маркировка цветом и другие действия в списке отчётов

В ЛК СБИС в списке анкет предусмотрено контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопкой мыши по строке списка (см. Рис. 17).

187x162pxРис. 17. Контекстное меню в списке анкет

Одним из пунктов меню является выделение записи цветом. Выделение цветом может быть полезно в разных ситуациях, например рекомендуется выделять анкеты с отрицательным протоколом, с которых были скопированы анкеты для исправления, и т.п. Договоритесь с коллегами об использовании цветов в списке анкет.