Версия 15:55, 16 марта 2023 (просмотреть исходный код) Илья Умедман (обсуждение | вклад) (→‎HMS Servio. Выгрузка информации о гостях в УВМ МВД) ← Предыдущая правка		Версия 16:05, 16 марта 2023 (просмотреть исходный код) Илья Умедман (обсуждение | вклад) (→‎HMS Servio. Выгрузка информации о гостях в УВМ МВД РФ) Следующая правка →
Строка 905:		Строка 905:
	Анкеты гостей подготавливаются в программе «Сервио», выгружаются на диск, после чего загружаются программу того или иного оператора. Работа в «Сервио» при взаимодействии с разными операторами одинакова.		Анкеты гостей подготавливаются в программе «Сервио», выгружаются на диск, после чего загружаются программу того или иного оператора. Работа в «Сервио» при взаимодействии с разными операторами одинакова.
		+
		+	#перенаправление [[Upload to the MIA| Выгрузка в МВД]]
		+
	<span id="подготовка-анкет-в-программе-сервио"></span>		<span id="подготовка-анкет-в-программе-сервио"></span>

---

Версия 16:05, 16 марта 2023

HMS Smart. Оперативная деятельность

Документ предназначен для администраторов отелей. В нём описаны режимы оперативной работы в системе HMS Smart (далее по тексту Система), даны ответы на часто встречающиеся вопросы, приведён список полезных отчётов, даны рекомендации по исправление неполадок в работе фискального регистратора.

Общая информация

Работа с Системой построена по принципу «облачных» технологий: программа запускается в окне web-браузера на локальном компьютере, а база данных и обработка всей информации (бронирование/поселение, формирование начислений и счетов, формирование отчётов и пр.) выполняется на сервере. Поэтому стабильность работы программы и скорость обработки информации напрямую связаны с качеством интернет-соединения.

Для работы с программы рекомендуются web-браузеры GoogleChrome и Yandex .

При длительной работе с Mozilla FireFox без перезапуска браузера иногда наблюдаются сбои, заключающиеся в пропадании кнопок оплаты в счетах, зависании формирования отчётов. В этом случае необходимо перезапустить браузер (не перезагрузить компьютер, а именно перезапустить браузер: закрыть окно браузера кнопкой «Х», подождать 20-30 сек. и запустить снова ярлыком на рабочем столе).

На сервере расположены 2 базы данных: рабочая и тестовая. Тестовая база данных предназначена для обучения и тренинга новых сотрудников.

Ссылка на рабочую базу данных: https://servio.hotel-smart.ru/ServioSMART/Login.aspx

Ссылка на тестовую базу данных: https://servio.hotel-smart.ru/ServioSMARTTest/Login.aspx

Используемые термины, определения и сокращения

В программе HMS Smart используются следующие термины, определения и сокращения:

БД	—	База данных
ФИО	—	Фамилия, имя и отчество
ФР	—	Фискальный регистратор
Стандарт	—	Стандарт Работы Смарт-отелей КДО и НЕО
Статусы гостей
Сокращение	Обозначение в таблицах	Название в карте гостя		Описание
НКБ		Новая карта – бронирование	—	Устанавливается в процессе бронирования номера и действует до завершения процедуры
БР		Бронирование	—	Устанавливается по завершении первичного бронирования и действует до присвоения следующего статуса (ПСЛ, НЗД, АН)
НКП		Новая карта – поселение	—	Устанавливается при инициализации процедуры нового прямого поселения на текущую дату (минуя бронирование) и действует до завершения процедуры
ПСЛ		Поселение	—	Устанавливается по завершении процедуры прямого поселения и действует до присвоения следующего статуса (ПР, АН)
ПР		Проживающий	—	Устанавливается гостю, заселившемуся в отель, и действует до выселения гостя (статус ВСЛ)
НЗД		Незаезд	—	Устанавливается в случае, если гость не заселился в отель в срок, указанный в карте бронирования. Действует до присвоения следующего статуса (ПР, АН)
АН		Аннулирован	—	Устанавливается после аннулирования карты гостя
ВСЛ		Выселившийся	—	Устанавливается после выселения гостя

Авторизация в программе «HMS Smart»

Каждому сотруднику, работающему с программой, создаётся учётная запись с параметрами авторизации — логин и пароль, — которые вводятся в окне авторизации.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Авторизация в программе

Доступ к отелю и рабочим местам с закреплёнными за ними оборудованием (кассы, замковые системы) определяется настройками прав конкретного пользователя.

Вам даётся 5 попыток правильного ввода логина и пароля, после чего учётная запись блокируется и на экране появляется соответствующее сообщение. Направьте запрос в службу поддержки с указанием ваших ФИО.

Разблокировать учётную запись может только служба поддержки, поэтому любые ваши действия — перезапуск браузера, перезагрузка компьютера и пр. — бессмысленны.

Навигация по меню программы

После авторизации в программе открывается окно с меню и страницей шахматки. Вы можете выбрать вид меню — свёрнутое или развёрнутое.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Вид меню

В свёрнутом меню видны только значки. При наведении курсора мыши на значок раскрывается список пунктов меню. В развёрнутом виде меню показывается полностью.

Переключение выполняется по кнопкам (развернуть меню) / (свернуть меню).

Основные операции с гостем

Все основные операции с гостем — бронирование, поселение, переселение, выселение, аннулирование — удобно выполнять из шахматки. В программе реализованы 2 шахматки: «Шахматка 2.0» и «Почасовая шахматка 2.0». Разница только в масштабе: в почасовой шахматке масштаб больше, поэтому в ней удобнее бронировать/поселять на короткое время.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Бронирование/поселение из шахматки

В шахматке щелчком по названию категории можно свернуть/развернуть список номеров в ней. Поэтому, если вдруг у вас пропали все номера в категории, щёлкните по названию категории, чтобы раскрыть список номеров.

Бронирование/поселение гостя. Карта гостя

Для бронирования/поселения гостя щёлкните левой кнопкой мыши на ячейке с нужным номером (или койко-местом в номере) и датой заезда и, не отпуская, протяните вправо до предполагаемого времени выезда. Точность времени заезда — выезда гостя здесь не важна, она уточняется на следующем шаге.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Начальные данные бронирования/поселения

В открывшемся окне:

• уточните даты и время заезда / выезда;
• введите количество «В/Д/ДО» (Взрослых, Детей, Детей с оплатой);
• флаг «По местам». Установите, если номер продаётся по койко-местам и гость (гости) занимают номер не целиком. Если флаг не установить, программа займёт номер полностью и рассчитает стоимость за целый номер;
• введите «*ФИО» гостя и номер контактного телефона.

Далее нажмите:

•    Поселить  , если гость стоит перед вами и готов поселиться в номер;
•    Бронировать  , если заселение гостя планируется позже.

Откроется карта гостя.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Карта гостя

Проверьте:

1. Период бронирования — даты и время заезда/выезда. Стоимость проживания зависит от продолжительности.
2. Параметры бронирования. Стоимость также зависит от количества занятых мест в случае поместного поселения.
3. Проверьте выбранный прейскурант. Для некоторых категорий гостей предусмотрен отдельный прейскурант (см. Стандарт). При необходимости выберите нужный из списка.
4. После проверки всех параметров, влияющих на ценообразование, сверьте рассчитанную стоимость проживания с распечатанным прейскурантом. Можно щёлкнуть по кнопке для просмотра автоматически рассчитанных цен.
5. Если требуется, введите комментарий в карту гостя.
6. Льготные документы для проживания сканируются и загружаются в карту в поле «Командировочные удостоверения»: нажмите на кнопку    Обзор...  , выберите файл со сканом на диске, после чего щёлкните по кнопке [[File:btn_add_task.gif|20px|link=] для загрузки файла на сервер. Открыть файл для просмотра можно в любой момент.
7. Обязательно! Нажмите на кнопку     Завершить бронирование   или кнопку     Завершить поселение  . Пока кнопка не нажата, бронирование или поселение считается незавершённым и начисления не рассчитаются.

В нижней части карты расположена информация о персонале, выполнившем основные действия с картой — бронирование, поселение, выселение, аннулирование, последние изменения, — а также дата и время этих действий. Все операции по работе с картой фиксируются, и их можно увидеть в журнале, открываемом по кнопке     Показать историю  .

Несохраненные карты

Если бронирование или поселение не доведено до конца — не нажаты кнопки завершения — карта гостя все равно создаётся и найти её можно в таблице «Несохраненные карты». Поэтому, если вас отвлекли, и вы потеряли начатую карту, откройте пункт меню «Несохраненные карты».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Несохраненные карты гостя

Вы можете аннулировать несохраненную карту, если она больше не нужна, или открыть карту для продолжения работы с ней.

Лист ожидания

Бывают ситуации, когда гость просит забронировать номер на определённую дату, но свободных номеров на эту дату нет. В этом случае гостю оформляют бронь и переносят его в лист ожидания, так как есть вероятность, что кто-то из забронировавших ранее откажется от заезда, номер освободится и вы сможете связаться с гостем и предложить ему заехать в отель. Программа постоянно отслеживает содержимое листа ожидания и физически удаляет ставшими неактуальными записи без возможности восстановления. Если вы случайно переместили гостя в лист ожидания, прейдите в список — «Базовый / Бронирование / Лист ожидания», — найдите нужную запись и нажмите на кнопку  (Открыть карту гостя). После перехода в карту гостя завершите работу с гостем.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Лист ожидания

Поселение ранее забронированного гостя

Если номер забронирован заранее, то для поселения гостя щёлкните правой кнопкой мыши по брони и выберите в меню пункт «Поселить».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Поселение гостя из шахматки

Откроется карта гостя, в которой нужно выполнить действия, описанные в предыдущем разделе.

Продление проживания, восстановление выселенного гостя

Если гость продлевает пребывание в отеле, нужно продлить его проживание в программе.

Если гость сообщает о продлении до выселения, щёлкните по полю «*Заезд/Выезд», в открывшемся календаре введите новые дату и время выезда, и нажмите на кнопку    OK  . Программа пересчитает стоимость проживания. Если стоимость изменилась, на экране появится предупреждающее сообщение. Перейдите на вкладку «Начисления» и добавьте вручную начисление на нужную сумму.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Продление бронирования гостя

Если гость успел выселиться, но номер / койко-место не занято, можно продлить проживание через восстановление карты гостя. В пункте меню «Базовый / Выселение» найдите в таблице нужного гостя и щёлкните по кнопке . Откроется карта гостя с восстановленным статусом Проживающий, в которой можно выполнять корректировки.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Восстановление карты гостя

Переселение

Переселение возможно забронированных и проживающих гостей как из шахматки, так и из карты гостя. Карта переселённого гостя отображается в шахматке двумя прямоугольниками с «рваными» краями справа (номер заселения) и слева (номер переселения).

Переселение из шахматки

В шахматке можно воспользоваться двумя способами: перетаскиванием блока гостя или в меню по правой кнопке мыши.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Переселение

Переселение перетаскиванием. Нажмите левой кнопкой мыши на прямоугольник с графическим изображением карты гостя и перетяните прямоугольник вертикально в другой номер. Откроется окно с деталями переселения, в котором важны параметры:

• «*Категория оплаты» — определяет стоимость проживания. При переселении в номер с другой категорией оплаты программа пересчитает начисления. Поэтому, если пересчёт не планируется, выберите из списка начальную категорию номера;
• «*Категория комнат» — категория номера, в которую вы переселяете гостя;
• «*Комната» — номер комнаты, выбранной для переселения. По кнопке выводится список доступных для переселения номеров в текущей категории (синим фоном отображаются неубранные номера) и, если целевая комната находится в другой категории, доступные в ней номера (отображаются жёлтым фоном).

Переселение из карты гостя. Сначала выберите категорию комнат для переселения, затем щёлкните по кнопке и выберите номер из списка.

При переселении имеет значение способ поселения гостя — номер целиком или по местам. Если способ поселения в начальном и целевом номерах одинаковый, никаких коллизий не возникает. Переселение из номера «по местам» в номер «целиком» с установленным флагом «По местам» невозможен. Предварительно флаг нужно снять. Если переселение гостя происходит не позже 2 часов после поселения, конфликтной ситуации не возникает. Иначе после переселения в начальном номере возможно отображение конфликта. В данном случае конфликт не критичен. В случае переселения из номера «целиком» в номер «по местам» флаг «По местам» автоматически не устанавливается. Установите его при необходимости вручную, а также проверьте правильность занимаемых мест.

Выселение гостя

После завершения проживания гостя, его нужно выселить. Проверьте оплату по счетам, отсутствие неоплаченных начислений, открытых счетов, плательщиком по которым является гость. Если все данные правильные, найдите гостя в шахматке, щёлкните правой кнопкой мыши по графическому отображению брони и выберите в открывшемся меню пункт «Выселить» (см. рисунок). Выселить также можно из пункта меню «Базовый / Выселение».

Если проживание оплачивает (является плательщиком) не гость, а компания или группа, то у гостя может быть открытый и даже неоплаченный счёт. Данная ситуация не является ошибкой.

При выселении программа выполняет описанные выше проверки. В случае нахождения несоответствий, выселение гостя не происходит, а на экране появляется соответствующее сообщение. Оно говорит о том, что у гостя остались неоплаченные начисления или неоплаченные / не закрытые счета.

Откройте карту гостя, щелкнув по кнопке    ОК  , перейдите на вкладку «Начисления» и завершите все необходимые действия со счетами / начислениями.

Перенос части оплаты на будущую бронь

Бывают ситуации, когда гость бронирует и оплачивает номер на несколько суток, но в связи с изменением планов выезжает раньше намеченного срока, а остаток оплаты проживания просит перенести на конкретный будущий период (например, гость приехал на судебное слушание, а разбирательство его дела перенесено на другие даты). Правила взаимодействия с гостем по возможности возврата средств регламентированы Стандартом, но бывают форс-мажорные обстоятельства, в случае которых может потребоваться связаться с руководителем.

Для переноса части оплаты поступите следующим образом:

• если сформирован один чек на общую сумму проживания, нужно:
  1. Выполнить полный возврат.
  2. Провести оплату текущего проживания.
  3. Добавить бронь на будущий период.
  4. Оплатить бронь будущего периода.
• если счета и, соответственно, чеки разбиты по периодам проживания, выполните возврат только по счетам переносимого периода. Затем добавьте и оплатите бронь будущего периода.

Поиск гостя, в том числе аннулированного

Карту гостя можно найти в шахматке, но гораздо удобнее воспользоваться специальным режимом поиска.

Следует иметь в виду, что в зависимости от типа объекта и типа плательщика по счёту поиск проводится из разных режимов программы:

• по типу объекта:
  • карты гостей и групп гостей — пункт меню «Базовый / Поиск» или вкладка «Поиск» (см. рисунок);
  • карты мероприятий — пункт меню «Базовый / Мероприятия»;
• по плательщику в выставленном счёте:
  • гость, группа — пункт меню «Базовый / Поиск» или вкладка «Поиск» (см. рисунок);
  • мероприятие — пункт меню «Базовый / Мероприятия»;
  • компания — пункт меню «Бухгалтерии / Компании».

Рассмотрим поиск карт гостей и групп. Окно поиска продублировано в пункте меню — «Базовый/Поиск» и на вкладке «Поиск».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Поиск гостя

По опыту, основными параметрами поиска карты являются:

• «Л/Счет» — номер лицевого счёта;
• «ФИО» — фамилия и/или имя и/или отчество гостя;
• «Тип комнаты» — категория номера. Можно выбрать несколько категорий номеров;
• «Статус» — статус карты гостя. Очень удобный критерий для поиска аннулированных гостей;
• «Источник» — источник бронирования, заполненный в соответствующем поле карты гостя. Можно задать несколько значений. Удобно для поиска гостей, забронированных с сайта или через букинговую систему;
• «Номер счета» — номера счёта на оплату.

Если критерий поиска не задан, он не принимается во внимание и поиск выполняется по всем значениям критерия.

Что касается аннулированного гостя, то восстановить карту может только пользователь с расширенными правами. Поэтому нужно обратиться в службу поддержки или к региональному руководителю.

Анкета

Для всех гостей заполняются анкетные данные и печатается регистрационная карта.

Введённые анкетные данные по всем гостям — личная информация, удостоверения личности — хранятся в HMS Smart и доступны во всех отелях. Если гость останавливался ранее, его анкету можно прикрепить к текущему проживанию, в том числе с данными удостоверения личности, а не вводить снова.

Перейдите на вкладку «Анкеты» в карте гостя. Программа автоматически запустит поиск гостей с данными, указанными в карте, и выведет список, убывающий по точности совпадения (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Поиск анкеты гостя

Если ваш гость найден в списке, щёлкните по кнопке , чтобы добавить анкету и закрепить документ или по кнопке , чтобы добавить анкету без документов (если у гостя уже другие документы личности).

Если гость в списке не найден, нажмите на кнопку     Добавить клиента   и введите анкетные данные вручную. Обратите внимание на разные кнопки сохранения введённых данных (см. рисунок):

• каждый заполненный документ сохраняется по кнопке    Сохранить  ;
• информация, введённая в основной части анкеты, сохраняется по кнопке     Сохранить  .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Заполнение анкеты вручную

Анкеты гостей передаются в региональные ОВД. Передача осуществляется в бумажном или в электронном виде (если с ОВД заключено соглашение). Правила подготовки и передачи данных в электронном виде описаны в отдельном документе «Выгрузка данных в МВД». Печать актуальной формы анкеты производится на вкладке «Рег. карта» выбором соответствующего шаблона печати.

Регистрационная карта

Гость должен расписаться в регистрационной карте.

Если гость проживал ранее, его анкета нашлась, и вы привязали её к текущему проживанию, можно распечатать заполненную форму. Если требуется заполнить всю информацию о госте, рекомендуется распечатать пустую форму либо передать заранее подготовленный бланк гостю для заполнения вручную. Шаблон (печатная форма) выбирается из списка (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Регистрационная карта

На этой же вкладке печатаются анкеты российских и иностранных граждан для передачи в ОВД.

Основные услуги. Начисления, счета, оплата/возврат

После бронирования/поселения гостя программа автоматически рассчитывает и создаёт начисления за проживание для оплаты. Перейдите на вкладку «Начисления» (см. рисунок).

Добавление начислений

В области «Неоплаченные начисления» вы увидите автоматически сформированные начисления. Проверьте суммы начислений.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Вкладка «Начисления»

Если гостю нужно добавить дополнительные услуги, введите их вручную:

1. Выберите в списке «Услуги» нужное начисление (см. 1 на рисунке).
2. Введите количество, проверьте сумму (см. 2, 3 на рисунке). В большинстве случаев редактирование суммы невохзможно.
3. Нажмите на кнопку     Добавить   (см. 4 на рисунке).

Услуга попадёт в список неоплаченных начислений.

Программа формирует начисления автоматически исходя из множества факторов: категории оплаты номера, продолжительности проживания, количества гостей и прочих. Не удаляйте без необходимости рассчитанные программой начисления, т.к. в случае изменения входных параметров для расчёта, автоматически пересчитать можно только автоначисления. Начисления, добавленные вручную, программой не пересчитываются. Если у вас возникли сомнения в правильности расчёта, обратитесь в службу поддержки или к руководителю.

Для корректной печати в счете периода проживания гостя, а также корректной выгрузки в бухгалтерскую программы, в начислении обязательно должны быть введены значения "Период с", "Период по" и дата-время потребления услуги.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Автоначисления с введенным временем потребления и периодом проживания

В начислениях, рассчитанных автоматически, значения есть всегда (см. рисунок).

Если вы добавляете начисления вручную, не забудьте ввести период проживания и дату-время потребления (см. 1 и 2 на рисунок). По умолчанию поля с периодом проживания заполняются автоматически значениями: Период с = текущая дата, 14:00, Период по = завтрашняя дата, 12:00. После добавления начисления, значения периода (дата и время) переопределятся в соответствии с периодом проживанием гостя.Значение времени периода оказания услуги подставляется по умолчанию 23:59. Оно обязательно должно находиться внутри диапазона проживания, иначе появится сообщение об ошибке «Дата потребления не входит в диапазон дат проживания гостя».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Ввод начисления вручную

Формирование счёта

Выделите в списке неоплаченных те начисления, которые нужно включить в счёт (по умолчанию выделены все начисления), и нажмите на кнопку     Сформировать счет   (см. рисунок).

Откроется окно карты счёта (см. рисунок). Обязательно сравните плательщика в счёте с номером л/с карты гостя. Если гость оплачивает проживание самостоятельно, номер должен совпадать.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Формирование счёта

Оплата

Проверьте начисления в счёте и итоговую стоимость. Если все корректно, сохраните счёт по кнопке     Сохранить  . Для оплаты перейдите на вкладку «Оплата/Возврат» (рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Карта счета. Оплата

Уточните у гостя способ оплаты. Обязательно дождитесь оплаты! Только после того, когда вы получили в руки наличные или убедились, что по банковскому терминалу прошёл чек «одобрено», выбираете тип оплаты — «Наличные» или «Кредитная карта» — и нажимаете на кнопку     Оплатить  .

Внимательно проверьте сумму по чеку (см. рисунок) и нажмите на кнопку    Подтвердить  .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Карта счета. Подтверждение печати чека

Кассовый чек печатается всегда: и по наличному расчёту, и по банковской карте.

Если в момент оплаты произошёл сбой, появилось сообщение на красном фоне «Отсутствует связь с кассой» или другое сообщение об ошибке, не печатайте чек повторно! Типовые нештатные ситуации при работе с кассой описаны в п. 11.

После оплаты счёт нужно закрыть.

Пересчёт начислений (изменение периода, продление проживания)

В случае изменения периода пребывания гостя, а также в некоторых других случаях может измениться стоимость проживания. В этом случае при сохранении карты появится сообщение: «Внимание! Данные изменения приведут к изменению стоимости проживания гостя. При необходимости воспользуйтесь пересчетом начислений».

Перейдите на вкладку «Начисления» и нажмите на кнопку     Пересчитать начисления   (см. 1 на рисунке). Откроется окно «Пересчет начислений».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Пересчёт начислений

Выделите все начисления (см. 2 на рисунке) и нажмите на кнопку     Пересчитать цены   (см. 3 на рисунке). Программа выполнит расчёт цен в соответствии с обновлёнными данными по периоду проживания гостя.

Ещё раз выделите все начисления (см. 2 на рисунке) и нажмите на кнопку     Пересчитать начисления   (см. 4 на рисунке). Программа пересчитает начисления в соответствии с изменениями в карте гостя (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Пересчёт начислений. Результат

Закройте окно «Пересчет начислений», щёлкнув по кнопке . Начисления добавятся в область «Неоплаченные начисления».

Далее, по стандартной процедуре, формируете и оплачиваете счёт.

Разделение оплаты между гостями

В некоторых случаях гости, проживающие в одном номере, просят разделить оплату между ними. В программе эту операцию можно выполнить двумя способами: разделить начисления или разделить счёт. С целью передачи гостям актов подтверждения проживания использовать разделение счёта не имеет смысла, так как бухгалтерия формирует акт на основании счёта и, если оплата произведена всеми гостями по одному счёту, даже отдельными чеками, акт всё равно будет один.

В любом случае, разделение счёта возможно только, если в счёте нет чеков.

Если акт не требуется, и гостям достаточно отдать только счета, вы можете вывести печатную форму в редактор — Word, Excel (см. рисунок) — и откорректировать документы вручную.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Вывод печатной формы в редактор для последующей корректировки

Разделение начислений

Отметьте начисление, которое нужно разделить между гостями (выделить начисление можно как на начальном этапе, так и в процессе разделения) и нажмите на кнопку     Разделить начисления   (см. 1 на рисунке).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Разделение начислений между гостями

Если не отметили начисление для разделения на начальном этапе, отметьте их в окне «Разделение начислений», проверьте количество частей, на которые требуется их разделить и нажмите на кнопку    Применить   (см. 2 на рисунке).

Откроется следующее окно «Разделение начислений» для управления суммой и разделения суммы между гостями. По умолчанию программа предлагает разделить сумму выбранных начислений на заданное количество частей поровну. Однако, вы можете изменять входные параметры (см. 3 на рисунке). В любом случае, разделена будет именно сумма выбранных начислений. По окончании нажмите на кнопку     Завершить  .

В результате деления каждое из выбранных начислений будет разделено на заданные вами части: суммы первоначальных начислений будут уменьшены и создадутся новые начисления на оставшиеся суммы. Сформируйте несколько счетов, отметив нужные начисления для каждого счёта.

Возврат

Если гость отказывается от проживания или в случае ошибки в типе оплаты, нужно провести операцию возврата.

Перейдите к редактированию счёта, щёлкнув по кнопке в списке в строке с нужным счётом. Если счёт был закрыт откройте его, нажав на кнопку     Открыть счет   в карте счёта.

Важно! Возврат производится по тому же типу, что и оплата.

Для возврата перейдите на вкладку «Оплата/Возврат». Щёлкните по чеку оплаты в списке чеков (см. 1 на рисунке). Чек выделится розовой фоновой заливкой и в списке начислений отобразятся начисления, оплаченные выделенным чеком. Если возврат частичный, оставьте отметку только у начислений, по которым производится возврат (см. 2 на рисунке). Проверьте в правой части окна тип оплаты и сумму позиций к возврату.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Возврат средств

Нажмите на кнопку     Вернуть деньги  .

Откроется окно с информацией по возврату и запросом причины аннуляции. Проверьте чек возврата и выберите причину аннуляции. При необходимости введите комментарий (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Информация по чеку возврата

На ФР распечатается чек возврата прихода и в Системе сформируется чек возврата.

Если возврат проводился из-за неверно выбранного типа оплаты, снова сформируйте чек оплаты, но уже с правильным типом.

Затем, на вкладке «Карта счета» загрузите сканы документов, на основании которых произведён возврат: заявление от гостя, служебная записка и пр. (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Загрузка документов-оснований возврата

В любом случае, по окончании работы со счётом, его нужно закрыть.

Счёт нельзя закрыть, если по нему не нулевой баланс или есть неоплаченные начисления.

Если возврат проводился по причине отказа гостя от услуг и сумма по счёту равна нулю, нужно удалить из счёта неоплаченные начисления.

Возврат по броням, сделанным не администраторами — сайт, сотрудники отдела продаж — выполняется отделом продаж. Если гость сообщает вам об отмене бронирования, передайте эту информацию в отдел продаж.

Печать счёта

Если гость просит документ, подтверждающий проживание, перейдите на вкладку «Печать счета» (см. рисунок). Автоматически сформируется документ «Счёт на оплату». Распечатайте его (см. 3 на рисунке) и поставьте печать.

Если печати нет в наличии, выберите шаблон «Счет на оплату с печатью» (см. 1 на рисунке), сформируйте новый документ по кнопке     Сформировать счет   (см. 2 на рисунке) и распечатайте его.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Карта счета. Печать счета

Доп. услуги без проживания гостя (целевые счета)

Помимо услуг проживания гостям отеля могут оказываться дополнительные услуги или продаваться сопутствующие товары без оформления проживания гостя. В этом случае оплату следует проводить через целевые счета.

На главной странице перейдите на вкладку «Целевые счета» и выберите тип счёта «Дополнительные услуги» (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Целевые счета

Откроется вкладка «Начисления», аналогичная начислениям в карте гостя (см. рисунок). Порядок работы также не отличается от добавления начислений вручную в карте гостя с последующим формированием счёта и оплатой.

Мероприятия

В КДО для непродолжительных пребываний используются комнаты отдыха. Данные размещения согласовываются с региональным руководителем.

Оформляются размещения гостей в виде мероприятий без формирования карт гостей, анкет и пр. Так как для нахождения в Комнатах отдыха карты гостей и анкеты заполнять не требуется, эти комнаты добавлены в Мероприятия.

Бронирование

В шахматке на вкладке «Шахматка 2.0» или «Почасовая шахматка» (более удобная для краткосрочных бронирований) обычным способом формируете бронь (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Бронирование мероприятия

В карте Мероприятия:

• проверяете дату и продолжительность пребывания гостя (см. 1 на рисунке);
• вводите название мероприятия: ФИО гостя, например (см. 2 на рисунке);
• проверяете выбранный прейскурант. По умолчанию подставляется прейскурант «КМИР» или с другим понятным названием комнаты отдыха со стоимостью за 1 час пребывания;
• сохраняете карту мероприятия по кнопке     Сохранить  .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Карта мероприятия

После сохранения автоматически формируется начисление на заданную в прейскуранте стоимость, независимо от указанной длительности. При необходимости удалите автоматически рассчитанное начисление и введите начисление с тем же кодом на правильную сумму вручную. Для продления пребывания в комнате отдыха нажмите на кнопку и в открывшемся календаре введите время начала и длительность.

Операции с начислениями аналогичны карте гостя и целевым счетам: выставление счета, оплата, ввод ручных начислений.

Занятость комнат отдыха отражается в шахматке (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Отображение мероприятий в шахматке

После выезда гостя нажмите на кнопку     Закрыть счет   для завершения работы с картой мероприятия (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Завершение работы с мероприятием

Продление мероприятия (продление пребывания в комнате отдыха)

В случае изменения периода пребывания гостя измените время в поле «длительность» и сохраните изменения по кнопке     Сохранить  . Затем перейдите на вкладку «Начисления».

Если гость еще не оплатил пребывание пересчитайте начисления. Сумма начисления изменится.

Сумма начисления меняется, если начисление не оплачено, независимо от того, включено оно в неоплаченный счет или нет.

Если гость уже оплатил пребывание необходимо рассчитать доплату.

Для этого:

Нажмите на кнопку     Пересчитать начисления   (см. 1 на рисунке). Откроется окно «Пересчет начислений».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Пересчёт начислений

Выделите все начисления и нажмите на кнопку     Пересчитать цены   (см. 2 на рисунке). Программа выполнит расчёт цен в соответствии с обновлёнными данными по периоду пребывания гостя.

Ещё раз выделите все начисления и нажмите на кнопку     Создать доплаты   (см. 3 на рисунке). Программа пересчитает начисления в соответствии с измененной длительностью и создаст начисления на разницу в стоимости.

Закройте окно «Пересчет начислений», щёлкнув по кнопке . Начисления добавятся в область «Неоплаченные начисления».

Далее, по стандартной процедуре, формируете и оплачиваете счёт.

Касса, кассовый журнал

Все служебные операции с кассой (фискальным регистратором), банковским терминалом в случае его интегрировании в систему, а также формирование кассового журнала выполняются в меню «Базовый / Журнал» (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Касса

Экранная форма разбита на две области: верхняя — формирование кассового журнала, нижняя — служебные операции с фискальным регистратором и интегрированным (подключённым к компьютеру) POS-терминалом.

Кассовый журнал

По всем операциям за наличный расчёт и по банковским картам формируются и печатаются фискальные чеки. Как только вы нажимаете на кнопку     Оплатить   (или     Вернуть деньги  ) в карте счёта, Система, в зависимости от типа оплаты, передаёт команду на подключённые устройства:

• наличные — на ФР на создание и печать чека;
• банковская карта:
  • интегрированный POS-терминал — сначала на банковский терминал для оплаты картой; после успешной оплаты — на ФР на создание и печать чека;
  • автономный POS-терминал — на ФР на создание и печать чека.

По окончании операции ФР возвращает ответ в Систему о результате. В случае положительного результата Система формирует чек. Все операции с чеками отражаются в кассовом журнале.

Для просмотра кассового журнала выберите смену из списка. Если интересуют не только итоги по типам операций, но и конкретные чеки, установите флаг «Детально». Нажмите на кнопку     Сформировать новый отчет  .

Служебные операции с ФР и POS-терминалом

Если в области «Работа с фискальным регистратором» отсутствуют элементы, значит произошел какой-то сбой. Вероятные причины описаны в разделе «Нет кнопки оплаты в счете»

В своей работе вы используете следующие функции:

• «Базовые операции»:
  •     Печать X-отчета   — чек промежуточного отчёта с суммой по операциям с начала смены. Сумма в Х-отчёте должна совпадать:
    • с суммой наличных денег в денежном ящике;
    • с суммой, полученной по банковским картам;
    • с отчётом «Кассовый журнал» (см. Кассовый журнал);
  •     Закрыть смену   — команда закрытия смены с печатью Z-отчёта. Закрытие смены по ФР (и банковскому терминалу) обязательно должно быть проведено до окончания суток! Поэтому подготовка начинается в 23:30 – 23:45:
    • сверьте кассу, для чего, распечатайте «Х-отчет» и «Кассовый журнал». Сверьте все суммы с отчётами, пересчитайте наличные, а также чеки с терминала по банковским картам.
  • команду открытия смены выполнять не нужно, т.к. смена открывается автоматически при печати первого чека.

Если в течение смены не было операций по кассе, то смену не закрывать!

• «Операции с банковским терминалом» — при работе с интегрированным терминалом (отчёты не выводятся на печать, а отправляются в банк, где доступны бухгалтеру в личном кабинете):
  •     X-отчет   — чек промежуточного отчёта с суммой по операциям с начала смены;
  •     Z-отчет   — закрытие смены. Закрытие смены по терминалу проводится одновременно с закрытием смены по фискальному регистратору.
• «Изменение времени фискального регистратора». Если вы видите расхождение по времени в чеках, сформированных в Системе и распечатанных на ФР более чем на 1-2 минуты, необходимо изменить время на ФР. Данная операция выполняется после закрытия смены. Введите в поле текущее время в формате «часы:минуты» (например, 00:05) и нажмите на кнопку     Изменить время  . После этого распечатайте Х-отчёт и убедитесь, что изменение времени на ФР применилось.
• «Служебный внос» — при необходимости в кассу вносятся денежные средства для расчётов с гостями (мелкие купюры для сдачи). Выполняется крайне редко;* «Служебный вынос». Операция выполняется ежедневно в конце смены, если были операции с наличными. Сравните сумму выручки наличными с Х-отчётом и, если расхождений нет, введите её в данное поле. Нажмите на кнопку     Внести деньги  . После закрытия смены проведите действия с наличными в соответствии с описанием в Стандарте;
• «Корректировка баланса». В данном поле отображается текущий баланс по кассе — все пробитые чеки за смену (наличные и банковские карты) плюс служебный внос минус служебный вынос. Корректировка суммы баланса может быть выполнена только с разрешение главного бухгалтера!

Порядок закрытия смены выполняется в соответствии с описанной в Стандарте процедурой.

Ночной аудит

Цель Ночного аудита – закрытие операционного дня отеля.

Ночной аудит никак не связан с закрытием кассовой смены. Так, если по ФР не было операций за смену, смена не закрывается, но ночной аудит все равно должен быть проведён.

В процессе ночного аудита выполняется сбор данных о заездах и выездах гостей с просроченными датами, а также формирование отчёта с начислениями, добавленными на целевые счета и счета гостей, групп, компаний, мероприятий.

Для завершения операционного дня вам нужно принять решение:

• по бронированиям гостей, которые не заселились в отель;
• по просроченным проживаниям гостей, которые не выселились из отеля;
• о сохранении или удалении начислений, которые не были сохранены в Системе,

а также необходимо проверить правильность начислений, добавленных на счета гостей.

Надпись появляется не ранее, чем через 12 часов после окончания проведения предыдущего ночного аудита.

Для начала аудита откройте пункт меню «Базовый / Ночной аудит» и нажмите на кнопку     Начать ночной аудит]  .

Процедура ночного аудита подробно описана в Стандарте.

Работа с номерным фондом

Управление производится в пункте меню «Базовый / Горничные» на вкладке «Обслуживание» (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Обслуживание

В программе предусмотрены три типа обслуживания:

• «На ремонте» — в номере требуется мелкий ремонт, не требующий вывода номера из продажи;
• «На ремонте не для продажи» — требуется ремонт, не позволяющий эксплуатацию номера;
• «Служебное использование» — использование номера для внутренних нужд отеля.

В номера «На ремонте не для продажи» поселение невозможно; они не показываются в шахматке (если период ремонта больше периода просмотра шахматки) и не выводятся на сайт для бронирования.

Номера «На ремонте» и «Служебное использование» недоступны для бронирования и поселения из шахматки, но выводятся на сайт и доступны для оперативной работы из пунктов меню «Базовый / Бронирование» и «Базовый / Поселение» соответственно.

Добавление номера на обслуживание

Выберите из списка номер комнаты, тип (в соответствии с описанием выше) и плановую дату начала обслуживания. Сохраните запись по кнопке     Сохранить  .

Если плановая дата больше текущей, запись получит статус «Ожидание» (см. рисунок), то есть номер ещё не переведён на обслуживание. Автоматически номер будет переведён в обслуживание в заданную дату во время проведения ночного аудита. Принудительно перевести запись в статус «Активный» можно, войдя в редактирование записи и нажав на кнопку     Начать]  .

Вывод номера в продажу

Для перевода номера в продажу откройте запись на редактирование и нажмите на кнопку     Завершить  . Номер станет доступен для бронирования / заселения, начиная с даты и времени окончания.

Все изменения в номерном фонде, такие как перенос номеров из одной категории в другую, добавление новых категорий номеров, добавление дополнительных мест и т.п. выполняются через техническую поддержку с одобрения руководителя.

Перезапуск Windows-служб печати фискальных чеков

Связь Системы с ФР обеспечивается посредством служб Windows «HMS Servio служба печати фискальных чеков» и «HMS Servio Proxy Client». Службы запускаются автоматически при включении компьютера. Однако, при возникновении внештатных ситуаций (например, перебои с электропитанием), службы могут не запуститься. В этом случае их нужно запустить вручную.

Службы обеспечивают возможность работы с кассой, в т.ч. при отсутствии проводного интернета и подключении через точку доступа (раздаче со смартфона).

Определить отсутствие связи программы с кассой можно по косвенным признакам (нет кнопки оплаты в счетах, нет области работы с кассой в меню «Базовый / Журнал»), но точной проверкой является информация в окне «Мониторинг сопрягаемых соединений».

Щёлкните по кнопке . Найдите запись со своим отелем и проверьте наличие подключения к кассе. Если ФР не подключён, показывается сообщение «Не удалось подключиться к кассе» .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне)

Перезапустите службу печати чеков. Для этого в Windows-строке поиска начните ввод слова «Службы», выберите приложение «Службы» и нажмите «Открыть» (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Вызов списка Windows‑служб

Проверьте текущее состояние служб «HMS Servio служба печати фискальных чеков» и «HMS Servio Proxy Client» (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Перезапуск службы

Если одна или обе службы не запущены, запустите их, если запущены, перезапустите.

Если состояние служб изменилось на «Выполняется», подождите несколько минут и снова проверьте подключение программы к кассе в окне «Мониторинг сопрягаемых соединений», для чего обновите список по кнопке .

Если запуск служб прервался, то проверьте:

• включён ли ФР. Если нет включите;
• подсоединение кабелей, особенно если передвигали компьютер или ФР;
• наличие интернет.

Снова перезапустите службу.

Если предпринятые действия не привели к положительному результату, потребуется вмешательство службы поддержки или системных администраторов.

Полезные отчёты

По результатам деятельности отелей формируется множество отчётов, как по гостям, так и статистических. В каждом отчёте выведен набор условий расчёта для формирования в различных разрезах. Ниже приведён список отчётов, наиболее востребованных в работе администраторов.

GR010. Журнал паспортов (Отчеты / Гости)

Журнал проживающих на текущую дату. Требуют сотрудники линейных отделов полиции. Для формирования выберите шаблон «Журнал проживающих» (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) GR010. Журнал паспортов

GR052. Кассовый журнал (Отчеты / Гости)

Тот же отчёт, что и в меню «Базовый / Журнал». Отчёт разбит по кассовым сменам и предназначен для сверки платежей за текущую открытую смену или закрытую ранее. В детальном отчёте удобно искать оплаты и по оплатам — гостей, их оплативших (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) GR052. Кассовый журнал

GR015. Проживающие за период (Отчеты / Гости)

Отчёт предназначен для подсчёта количества гостей, проживших в отеле в определённый промежуток времени (см. рисунок). Может использоваться для передачи сведений Роспотребнадзор, подсчёта комплектов использованного постельного белья и пр.

В условиях формирования обратите внимание на статусы включаемых в отчёт гостей.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) GR015. Проживающие за период

GR059. Журнал начислений (Отчеты / Гости)

Тот же отчёт, что и в меню «Базовый / Журнал» на вкладке «Журнал начислений». В журнале выводятся все транзакции за заданный период с разбивкой по группам. Отчёт удобен, в т.ч., для проверки реализации сопутствующих товаров.

Предусмотрено несколько шаблонов, в том числе «Журнал начислений с ФИО адм.» (см. рисунке).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) GR059. Журнал начислений

GR069. Отчет по реализации (Отчеты / Гости)

В отчёте отображается информация по реализации и оплате услуг и товаров за заданный период. Данные в отчёте группируются по группам услуг. Подробнее о некоторых условиях расчета:

• «Дата акта» или «Дата потребления». Выбор значения влияет, практически, только на услугу «Проживания» для гостей с пребыванием, переходящим через 00:00 часов. «Дата потребления» для данной услуги попадает на предыдущие сутки относительно «Дата акта». Например, если гость проживал с 01 по 03 число (2 ночи), то при формировании с 01 по 02:
  • по «Дате акта» начисление попадет в отчет 1 раз за 02 число;
  • оп «Дате потребления» начисление попадет в отчет 2 раза за 01 и 02 число;
• флаг «Только итоги» — итоговая информация по группам услуг без вывода данных по конкретным услугам;
• флаг «Только оплаченные» — только оплаченные начисления. Если флаг снят, то в отчет включаются начисления в неоплаченных счетах, а также неоплаченные начисления.

Данный отчёт Вам может быть полезен для проверки реализации доп. услуг и сопутствующих товаров (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) GR069. Отчет по реализации

Нештатные ситуации и способы их решения

Программа не запускается

После запуска программы появляется заставка.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Запуск программы по неверному ярлыку

Причина в том, что вы запустили программу по неверному (резервному ярлыку), ссылающемуся на нерабочий сайт. В процессе штатного обновления программы показывается похожая заставка, однако в ней вместо текста «Осуществляется переход на новый сервер. https://servio.hotel-smart.ru/ServioSMART/Login.aspx» отображается плановое время завершения обновления.

Запустите программу по корректному ярлыку или перейдите по ссылке, указанной в разделе «Общая информация».

Учётная запись заблокирована

Вам даётся 5 попыток авторизации в программе, после чего учётная запись блокируется и на экране появляется соответствующее сообщение.

Разблокировать учётную запись может только служба поддержки, поэтому любые ваши действия — перезапуск браузера, перезагрузка компьютера и пр. — бессмысленны. Направьте запрос в службу поддержки с указанием отеля и ваших ФИО.

Исчезла карта гостя

Возможны несколько причин:

1. Не завершено бронирование или поселение, т.е. в процессе заполнения карты гостя не была нажата кнопка     Завершить бронирование   или     Завершить поселение  . Ищите карту гостя в меню «Базовый / Незавершенные карты».
2. Вместо выселения карту гостя аннулировали — при выселении гостя нажали на кнопку     Аннулировать  . Найти карту можно через режим поиска.

Восстановить карту может руководитель или служба поддержки.

В шахматке пропали номера в категории

Вы щёлкнули по названию категории (блок жёлтого цвета с названием категории), в результате чего список номеров в категории свернулся. Для того, что раскрыть его, щёлкните повторно на названии категории.

Неверный плательщик в счёте

При формировании счёта программа автоматически подставляет заказчика (гостя) в качестве плательщика. Т.е. по умолчанию гость платит за себя сам. Исключения составляют случаи, когда проживание гостя оплачивает группа или компания.

Поэтому, если в карте счёта гостя плательщиком является другой гость, вероятнее всего это ошибка. Причиной ошибки может быть невнимательность, например, из-за одновременной работы с разными гостями в двух вкладках браузера или сворачивание карты гостя для выполнения операций с картой другого гостя.

Исправить ошибку может только отдел поддержки.

В анкете не сохраняются данные удостоверений личности

В анкете блок с удостоверениями реализован в виде отдельного окна. Управляющие кнопки основной части анкеты и документов различны. После ввода реквизитов документа нужно нажать на кнопку    Сохранить  . Иначе введённые данные документа не сохранятся.

Корректировка документов, удостоверяющих личность

Гость может останавливаться в отелях сети множество раз. Заполненный комплект удостоверений личности гостя хранится отдельно и его можно и нужно закреплять за текущим проживанием, а не вводить каждый раз заново, если гость приехал с прежними документами (документы могут измениться — плановая замена, утеря и пр.). Так как данные удостоверений личности передаются в МВД и должны соответствовать конкретному проживанию, то редактировать их можно, пока гость не выселен. Поэтому если вы не вводили документы, а закрепили их за текущим проживание, то корректировка невозможна. Если требуется, введите новый комплект документов и закрепите их за текущим проживанием.

Не выселяется / не аннулируется гость

При выселении гостя появляется сообщение, что гость не может быть выселен, так как у него не нулевой баланс.

Проверьте на вкладке «Начисления» наличие открытых счетов и неоплаченных начислений. Все счета, плательщиком по которым является сам гость, должны быть закрыты, в том числе счета с полностью возвращённой оплатой. Все неоплаченные начисления должны быть аннулированы.

Выгрузка в ФМС

Анкеты для загрузки в СБИС или Контур.ФМС должны содержать всю необходимую информацию, в том числе, данные удостоверений личности, дополнительные документы и сканы для иностранных граждан.

В процедуре выгрузки анкет проверяется комплектность документов и, в случае обнаружения ошибок, выдаются сообщения:

• документ не закреплён за текущим проживанием. У гостя за время его неоднократных проживаний в сети отелей могут быть введены несколько документов, но за текущим проживанием обязательно должен быть закреплён документ определённого вида. Сообщение означает, что документ в анкете есть, но не относится именно к текущему проживанию. Если гость ещё не выселен, щёлкните по значку в строке с названием документа. Если выселен, то потребуется открыть карту с расширенными правами, для чего обратитесь к своему руководителю или в службу поддержки;
• размер вложенного файла превышает 350 кб. Требованиями МВД ограничен максимальный размер вложенного файла изображения. В отличии от незакреплённого документа, анкета будет выгружена, но без вложенного файла. Уменьшите размер изображения и замените его в анкете, далее либо повторите выгрузку, либо вложите документ в анкету в программе СБИС / Контур.ФМС.

Нет кнопки оплаты в счёте

Причин отсутствия кнопки     Оплатить   в карте счёта может быть несколько: отсутствие связи с кассой, сбой в работе браузера FireFox.

Щёлкните по кнопке в верхней строке программы слева от названия вашего отеля. Найдите в окне «Мониторинг сопрягаемых соединений» запись со своим отелем и проверьте наличие подключения к кассе. Если ФР не подключён, показывается сообщение «Не удалось подключиться к кассе». Перезапустите службу печати фискальных чеков.

Если в окне «Мониторинг сопрягаемых соединений» для вашего отеля указано «Связь с кассой установлена», значит дело в браузере. Закройте окно браузера кнопкой «Х», (перезагружать компьютер не требуется) подождите 20-30 сек. и запустите браузер снова, например по ярлыку запуска Системы. Все закрытые вкладки восстановятся.

Кнопка оплаты должна появиться в течение 1-3 минут. Если кнопки все равно нет, обратитесь в службу поддержки.

«Зависание» программы

Замедление работы программы может происходить по разным причинам, начиная от браузера, в котором Вы работаете с программой, сбоями на стороне провайдера, и заканчивая сервером, на котором расположена база данных.

Для определения причины и исправления ситуации выполните действия:

1. Проверьте подключение к интернету: перейдите на любую открытую вкладку и обновите страницу по клавише F5. Если информация на станице открылась, значит подключение к интернет есть.
2. Перезапустите браузер — закройте его по кнопке «X» и запустите снова через 10-15 секунд. Перезагружать компьютер не нужно! Если быстродействие не изменилось, проверьте производительность.
3. Для проверки производительности откройте вкладку «Главная/Производительность» и нажмите на кнопку    Старт  . Программа проведет тестовый обмен данными с сервером и выдаст результат в колонке «Время (мс)». Оценить быстродействие можно по первому показателю «Запрос страниц»: допустимым является время до 11000 милисекунд (11 секунд). Если значение более 11000 мс, снимите скриншот, зафиксируйте местное время и пришлите сообщение в поддержку.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Проверка производительности

Проверка быстродействия интернет с помощью специальных утилит SpeedTest некорректна, т.к. эти утилиты замеряют скорость обмена только до первого узла — до провайдера, а не до сервера с базой данных. Ежедневно в период 04:00 — 04:20 по московскому времени на сервере проводятся регламентные работы. В это время возможно замедление работы программы.

Ошибки взаимодействия с кассой

Во время взаимодействия с ФР иногда возникают ошибки. Наиболее частыми являются:

 Связь с кассой отсутствует 

Во время оплаты чек на ФР распечатался, но появилось сообщение на красном фоне «Связь с кассой отсутствует» и в Системе чек не сформировался.

Ни в коем случае не оплачивайте счёт повторно, так как оплата по фискальному регистратору проведена и чек в налоговую уже отправлен!

Проверьте подключение ФР к компьютеру и в случае его отсутствия перезапустите службу. Обратите внимание, что подключение происходит не сразу, а через 1-2 минуты.

 Команда не поддерживается в данном режиме. Открытая смена, 24 часа кончились 

Сообщение говорит о том, что смена смена ФР не закрывалась более 24 часов. Закройте смену.

Ошибки взаимодействия с интегрированным банковским терминалом

При работе с интегрированными банковскими терминалами (подключенными к компьютеру) может возникнуть ошибка с текстом:

 "Произошла ошибка. [POS] System.Exception: Нарушился контакт с ПИН-падом, либо невозможно открыть указанный СОМ-порт (он или отсутствует в системе, или захвачен другой программой)". 

Для устранения ошибки нужно переподключить терминал к тому же самому USB-гнезду компьютера.

В случае возникновения других нештатных ситуаций обратитесь в службу поддержки.

Гость потерял чек

Повторно распечатать чек на ФР невозможно. Обратитесь к главному бухгалтеру или в службу поддержки для формирования дубликата. Подготовьте заранее данные по дате, времени, сумме чека и типе оплаты.

HMS Servio. Выгрузка информации о гостях в УВМ МВД РФ

В данном разделе описан порядок работы с постановкой и снятием с учёта в МВД гостей, проживающих в отелях.

Оператором передачи данных являются программа СБИС (ООО «Тензор»), Контур.ФМС, Скала-ЕПГУ или Электронный курьер. В документе описана работы со СБИС, Контур.ФМС и Скала-ЕПГУ.

Анкеты гостей подготавливаются в программе «Сервио», выгружаются на диск, после чего загружаются программу того или иного оператора. Работа в «Сервио» при взаимодействии с разными операторами одинакова.

1. перенаправление Выгрузка в МВД

Подготовка анкет в программе «Сервио»

В соответствии с законодательством РФ (Приказа МВД России от 30.07.2019 № 514; Приказа МВД России от 10.12.2020 № 856), при заселении гостя в гостиницу администрация должна зарегистрировать его по месту пребывания и передать в МВД уведомления о прибытии и об убытии.

Для постояльцев – граждан РФ «…в течение суток с даты прибытия гражданина Российской Федерации в соответствующее место пребывания и выбытия из него представляют информацию территориальному органу МВД России».

Для постояльцев – иностранных граждан (ИГ): уведомление о прибытии «…в течение одного рабочего дня, следующего за днём его прибытия», уведомление об убытии — «…не позднее двенадцати часов рабочего дня, следующего за днём убытия иностранного гражданина».

На граждан РФ заполняется Анкета, на граждан ИГ — уведомления о прибытии и выбытии. Уведомление о выбытии отправляется в МВД только после получения положительного протокола о проверке уведомления о прибытии.

С целью выполнения данного требования администратор в обязательном порядке должен заполнить в программе «Сервио» анкетные данные на каждого проживающего гражданина РФ и на каждого ИГ. Анкеты заполняются в карте гостя.

В анкетах обязательно должно быть заполнено место рождения гостя: страна и, как минимум, ещё один из параметров. Не забывайте, что у гостей, рождённых до 1992 г. на территории СССР и рекомендуется указывать страну рождения СССР.

Документами, на основании которых ставятся на учёт граждане РФ, являются:

• паспорт гражданина РФ;
• паспорт гражданина СССР;
• свидетельство о рождении (для детей до 14 лет). Из HMS Servio не выгружается;
• заграничный паспорт (по согласованию с территориальным отделом МВД).

Особенности заполнения анкет ИГ: Из документов на право пребывания в Сервио поддерживается выгрузка только документа «Виза». Остальные документы нужно будет заполнять в ЛК СБИС. Ввод миграционной карты обязателен, т.к. только в ней присутствуют для выгрузки поля «Дата въезда в РФ» и «Цель въезда». Поэтому, даже если у гостя нет миграционной карты, введите её с заполнением вышеуказанных полей. Или введите эти поля в ЛК СБИС после загрузки анкеты.

Уведомления о прибытии

Передача уведомлений в территориальные отделы МВД осуществляется в электронном виде в начале суток за предыдущие сутки. Порядок действий следующий:

1. Откройте подмодуль «Базовый/Анкеты гостей» и перейдите на вкладку «Экспорт в ФМС»

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Экспорт в ФМС

2. Введите параметры для подбора анкет гостей:

• для «стандартной» ежедневной выгрузки листков прибытия в фильтре «Дата заезда» в обоих полях установите предыдущую дату (устанавливается по умолчанию);
• для формирования списка убывших гостей с целью ввода информации об убытии в ранее отправленных анкетах в личном кабинете СБИС введите период в фильтре «Дата выезда»;
• если требуется выгрузить отдельного гостя (гостей), задайте данные о его пребывании в гостинице.

• Диапазон дат в фильтрах «Дата заезда» и «Дата выезда» не может превышать 10 дней. • В фильтре должны быть заполнены поля «Л/счет» или / и «Даты заезда» или / и «Даты выезда».

3. Щёлкните по кнопке     Поиск  .

Программа выведет записи в соответствии с заданными критериями. Вы можете выгрузить анкеты всех гостей в списке или отдельные анкеты, отметив их флагами. По умолчанию выделены все записи. Для отметки / снятия отметки всех записей используйте флаг в заголовке таблицы.

В правой колонке расположены кнопки перехода:

• — к карте гостя;
• — к редактированию анкеты гостя.

4. После выделения нужных записей щёлкните по кнопке     Экспорт в ФМС  

Программа проверяет:

• полноту заполнения анкетных данных;
• комплектность и статус документов, удостоверяющих личность;
• размер и тип прикреплённых к анкете изображений.

Статус «черновик» документу, удостоверяющему личность, можно установить вручную. Автоматически документ получает статус «черновик», если в нём заполнены не все обязательные поля.

При обнаружении некорректных изображений (размер изображения превышает 350 Кб, формат изображений отличается от jpg, jpeg, png, tiff) файл выгрузки формируется, но без вложений изображений в анкеты. Размеры изображений нужно уменьшить (иначе вы не сможете загрузить их в ЛК СБИС) и добавить непосредственно в ЛК СБИС.

При обнаружении некорректно заполненной личной информации анкета выгружена не будет.

И в том, и в другом случае выдаётся предупреждающее сообщение.

Вы можете снять флаги с некорректных записей и выгрузить только записи без ошибок. Или открыть анкеты гостей с ошибками по кнопке в соответствующих строках таблицы, исправить ошибки и повторить выгрузку.

5. Если ошибок в анкетных данных не обнаружено, программа создаст файлы по каждому гостю в требуемом формате и заархивирует их. На экране откроется окно с файлом архива.

6. Установите в окне открытия файла переключатель в положение 4 «Открыть в» и щёлкните по кнопке       ОК     . Откроется окно архиватора со списком фалов-анкет.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Список анкет в архиве

7. Откройте папку «Выгрузка в МВД», расположенную на рабочем столе (см. рисунок). Если в папке есть файлы, оставшиеся после предыдущей выгрузки, удалите их.

8. Выделите файлы в архиве и скопируйте (или перетащите их левой кнопкой мыши) в папку «Выгрузка в МВД». Закройте окно с архивом.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Копирование файлов в папку «Выгрузка в МФД»

Документ «Свидетельство о рождении» из программы не выгружается. Его нужно вводить вручную в ЛК СБИС.

Уведомления о выбытии

После выбытия гостя и получения от МВД положительного протокола проверки уведомления о прибытии, необходимо отправить в МВД уведомление о выбытии. Эта операция выполняется в ЛК СБИС вручную.

• Анкеты о прибытии гостей с положительным результатом проверки выделяются в списке значком серого цвета √ (Уведомление о прибытии сдано). • На текущий момент (17.02.2021) не все региональные подразделения МВД требуют отправку уведомлений о выбытии граждан РФ. Требования следует уточнить в своём МВД.

Для удобства поиска анкет выбывших гостей нужно установить фильтр на вкладке «Экспорт в ФМС» по дате выезда. В результате сформируется список гостей, чьи анкеты необходимо проверить на подачу уведомлений о выбытии.

Отправка уведомлений из ЛК СБИС

Анкеты, выгруженные из «Сервио» необходимо загрузить в ЛК СБИС для отправки в МВД.

Загрузка анкет в ЛК СБИС

1. Перейдите в личный кабинет СБИС. Для этого откройте новую вкладку и введите адрес https://online.sbis.ru/auth/ или щёлкните по ярлыку «СБИС» на рабочем столе. Откроется страница авторизации «Авторизация в личном кабинете СБИС»

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Авторизация в личном кабинете СБИС

2. Введите логин и пароль и щёлкните по кнопке .
Откроется страница личного кабинета. Щёлкните по значку Отчетность и в открывшемся списке щёлкните по подразделу «МВД».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор раздела «Отчетность / МВД»

3. Откроется список переданных ранее анкет.

Обязательно проверьте фильтр. В момент загрузки фильтр либо должен не быть установлен совсем, либо установлен на свой филиал. Если установлен фильтр на головную организацию «Петровский Альянс, ООО» то в уведомлении об убытии подставятся ID поставщика и ID пользователя головной организации, в результате чего вернётся отрицательный протокол «Отсутствует обязательный элемент «Уникальный идентификатор поставщика, передающего данные в ППО "Территория"» или «Не найден поставщик с идентификатором …».

Щёлкните по кнопке «Загрузить» и выберите пункт « С компьютера».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор источника загрузки анкет

4. Откроется окно «Выбор файла». Выберите папку, в которую были разархивированы анкеты. Согласно рекомендации, файлы из архива копируются в папку «Рабочий стол / Выгрузка в МВД». В окне отобразится список анкет в папке.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор папки загрузки

5. Отметьте файлы анкет для загрузки в ЛК СБИС:

• щёлкните по кнопке «Отметить» и выберите значение «Все» — для загрузки всех анкет за сутки;
• установите флаги у конкретных анкет — для загрузки отдельных анкет в случае повторной загрузки после исправления.
  После отметки анкет щёлкните по кнопке .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор файлов для загрузки в СБИС

После загрузки файлов отчёты, подготовленные к отправке, отобразятся в правой части экрана.
Для проверки анкет без отправки в ФМС щёлкните по кнопке . Для проверки отчётов с автоматической отправкой в МВД отчётов без ошибок щёлкните по кнопке .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Отчёты к отправке

6. Отчёты с обнаруженными ошибками отправлены не будут и отобразятся в отдельном окне. Щёлкните по ссылке «… Ошибка» для просмотра деталей.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Отчёты с ошибками

Некоторые ошибки в отчётах можно исправить как в СБИС, так и в первоисточнике — анкете в программе «Сервио», другие — только в ЛК СБИС. Исправление в «Сервио» предпочтительнее, т.к. при повторных заездах гостей используются их ранее введённые анкеты.

После исправления в «Сервио» повторно выгрузите в ФМС только анкеты с исправлениями.

Отчёты без ошибок отправляются в региональное отделение МВД.

Фильтрация отчётов

В ЛК СБИС предусмотрена возможность установки фильтров для отображения в списке отчётов с конкретными параметрами — гостей по своей гостинице, отчётов с различными статусами и пр., а также фильтрация отчётов по своему подразделению МВД.

Отбор отчётов с помощью фильтра

Установка фильтров выполняется в окне, открываемом по кнопке .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Установка фильтра

Для корректного добавления отчётов вручную в ЛК СБИС не устанавливайте в цепочке фильтра на головную компанию «ООО Петровский Альянс»: — неправильно; — правильно.

Для установки фильтра на свою гостиницу: щёлкните по ссылке «Подразделение» или на кнопку в строке с этой ссылкой, раскройте список филиалов «Петровский Альянс, ООО» по кнопке    >   и выберите свою гостиницу, найдя нужную строку в списке или набрав её название в поисковом поле. Для установки фильтра по статусу отчётов щёлкните по ссылке «В любом состоянии». Критерий фильтра «Все постояльцы» удобен для отбора отчётов гостей, по которым требуется отправить уведомление о выбытии.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Раскрывание списка филиалов головной организации

После настройки фильтра щёлкните по кнопке . Настроенные фильтры сохраняются и их можно применять в дальнейших сеансах работы.

Отбор отчётов по подразделению МВД

Другим способом фильтрации анкет по коду МВД — получателю отчётов.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Отбор анкет по подразделению МВД

В области «Найти отчет или получателя» щёлкните по ссылке «получателя» и в открывшемся списке подразделений МВД выберите своё подразделение.

В списке отчётов останутся только отчёты, передаваемые в ваше подразделение МВД.

Ввод отчётов вручную в ЛК СБИС

В ряде случаев может понадобиться ввести отчёт по гражданину РФ или ИГ вручную в ЛК СБИС. Ниже описаны моменты, на которые нужно обратить внимание.

Для добавления документа вручную нажмите на кнопку (см. 1) и в открывшемся окне (см. 2) выберите тип документа: «Прибытие гражданина РФ (анкета)» или «Уведомление о прибытии иностранца».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор типа документа

Если в фильтр на отчёты установлен корректно (не добавлена головная организация), откроется окно выбора гостиницы. Введите название своего города и щёлкните по строке с названием филиала.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор филиала

Откроется форма отчёта для заполнения данных о постояльце и принимающей стороне. Информация о гостинице:

• код подразделения МВД;
• Ид. поставщика;
• ИД. пользователя;
• название и адрес гостиницы;
• ФИО представителя принимающей стороны в случае работы с отчётом ИГ

заполняется автоматически, но её нужно обязательно проверить (в предыдущих документах с положительным протоколом проверки). Информация о постояльце вводится в соответствии с предъявленными гостем документами. В уведомлении о прибытии ИГ необходимо обязательно загрузить сканы всех документов, необходимых для регистрации. Размеры изображений не должны превышать 350 Кб, принимаются изображения в форматах jpg, jpeg, png, tiff.

Введите данные и щёлкните по кнопке . Если в уведомлении о прибытии ошибок нет, оно будет отправлено в отделение МВД.

Уведомления о выбытии

После выселения в гостя в сроки, установленные законодательством, но не ранее получения от МВД положительного протокола проверки уведомления о прибытии, требуется отправить уведомление о выбытии.

Для поиска анкет с непереданными уведомлении о выбытии воспользуйтесь фильтром и в дополнении к фильтру по своей гостинице установите в дополнительном критерии «Все постояльцы» значение «Снять с учета» или «Снять с учета сегодня».

В отчётах со статусом √ (галочка серого цвета - сдано уведомление о прибытии) необходимо заполнить информацию о выбытии. Для этого перейдите на страницу выбытия.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Страница выбытия в анкетах

В отчётах граждан РФ на странице «Убытие гражданина РФ», в отчётах ИГ на странице «Убытие (Отрывной лист)», введите / проконтролируйте дату убытия и щёлкните по кнопке . Если уведомление о прибытии проверено на стороне МВД, уведомление о выбытии будет отправлено.

Статусы отчётов

Отчёты после отправки проверяются сотрудниками МВД. Текущий статус отчёта отображается в правой части списка:

	—	отчёт создан (но ещё не отправлен). Устанавливается у отчётов, созданных вручную в СБИС или отчётов с неисправленными ошибками;
→	—	уведомление (об убытии или о прибытии) отправлено, но ещё не считается сданным, т.к. не проверена сотрудниками МВД;
√	—	сдано уведомление о прибытии. Уведомление о выбытии не отправлено;
√	—	уведомление об убытии сдано. Уведомление проверено с положительным результатом. Работа с уведомлением закончена;
─	—	отчёт не сдан. В результате проверки отчёта обнаружены ошибки требующие исправления;
	—	просрочено время ожидания. Отчёт не проверен сотрудниками МВД отведённый для проверки срок.

Датой предоставления отчёта является дата его отправки, фиксируемая в истории работы с отчётом. Следовательно, отчёт, отправленный из СБИС в течение суток с даты прибытия гостя, не считается просроченным.

Маркировка цветом и другие действия в списке отчётов

В ЛК СБИС в списке анкет предусмотрено контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопкой мыши по строке списка.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Контекстное меню в списке анкет

Одним из пунктов меню является выделение записи цветом. Выделение цветом может быть полезно в разных ситуациях, например рекомендуется выделять анкеты с отрицательным протоколом, с которых были скопированы анкеты для исправления, и т.п. Договоритесь с коллегами об использовании цветов в списке анкет.

Исправление ошибок в отчётах с отрицательным протоколом

Откройте анкету с отрицательным протоколом и щёлкните по тексту «– Отчет не сдан».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Переход к просмотру протокола

Откроется окно с историей работы с анкетой, в котором щёлкните по тексту «Отрицательный протокол».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) История работы с отчётом

Откроется окно с обнаруженными ошибками.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Обнаруженные ошибки

Как показывает практика, большинство ошибок в отчётах связано с неправильным заполнением адреса места жительства. Закройте окно с ошибками, откройте отчёт на редактирование и исправьте ошибки. Если ошибка в адресе, перевыберите его по ссылке «Выбрать адрес».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Ввод адреса места жительства

Сохраните введённые данные, закройте окно ввода адреса и повторите отправку анкету, щёлкнув по кнопке .

На текущий момент (17.02.2021) СБИС рекомендует в случае отрицательных протоколов по причине неверного адреса анкету копировать, и все исправления проводить в копии. При обработке копии анкеты будьте внимательны с периодом проживания гостя.

Рекомендации СБИС: если текст ошибки содержит: ...Точная выборка возвращает количество строк больше запрошенного, удалить адрес места жительства и повторно ввести его через справочник; если текст ошибки содержит ..Адресный объект с идентификатором ФИАС ... не найден, “…Не найден адресный объект для строки…” перевыбрать через справочник, как адрес места жительства, так и адрес отеля.

Отчёты не отправляются из-за отсутствия ЭЦП

Передача отчётов из СБИС в МВД защищена ЭЦП (электронной цифровой подписью). Если СБИС не обнаруживает на компьютере ЭЦП анкеты не отправляются и открывается окно выбора ЭЦП из списка. Возможные причины:

1. Не подключена флешка с ЭЦП (рутокен). Проверьте, наличие USB-флеш-накопителя с ЭЦП и его подключение. При правильном подключении должен светиться светодиод. Если светодиод не светится, переподключите флешку.
2. Перезапустите СБИС Плагин с правами администратора. Для этого щёлкните правой кнопкой мыши по ярлыку «СБИС Плагин» и выберите в открывшемся контекстном меню пункт «Запуск от имени администратора».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Перезапуск плагина СБИС

В открывшемся окне подтверждения внесения изменений на компьютере нажмите на кнопку «Да».

Поиск адресов в ФИАС

В МВД проверка уведомлений осуществляется ППО «Территория» (Прикладное программное обеспечением «Территория») с подключённой системой ФИАС (Федеральная информационная адресная система). Поэтому адрес места жительства должен быть введён в соответствии с актуальными данными в ФИАС, которые не всегда совпадают с паспортными данными (по причине изменения муниципального деления после выдачи паспорта гостю).

Ссылка на ФИАС: https://fias.nalog.ru/Search.

Проверку можно осуществлять по всем отправляемым анкетам или только по анкетам, отклонённым МВД по причинам: ..Адресный объект с идентификатором ФИАС ... не найден, “…Не найден адресный объект для строки…”.

Если вы не можете самостоятельно разобраться в причине ошибки, обратитесь в службу поддержки.

Отправка анкет в ЛК Контур.ФМС

Анкеты (в программе «Контур.ФМС» используется термин «Уведомление»), выгруженные из «Сервио», необходимо загрузить в ЛК Контур.ФМС для отправки в МВД.

Авторизация

1. Перейдите в личный кабинет Контур.ФМС. Для этого откройте новую вкладку и введите адрес https://fms.kontur.ru/ или щёлкните по ярлыку «Конур.ФМС» на рабочем столе. Откроется страница авторизации.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Авторизация в личном кабинете Контур.ФМС

2. Введите переданные вам параметры авторизации: адрес электронной почты и пароль и нажмите на кнопку         Войти        .

Возможен также вход по сертификату, но в этом случае, если на компьютере установлено более одного сертификата, потребуется выбрать правильный

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Меню ЛК. Постановка на учёт. Контур.ФМС

При щелчке на кнопку «Помощь» открывается окно с контактными данными и способами связи со службой поддержки.

Меню «Реквизиты и настройки» и страница «Перейти в Контур.Отель» используются для ввода и настройкиВаша работа с уведомлениями выполняется на страницах «Постановка на учёт» (1), «Снятие с учёта» (2) и «Отправленные уведомления» (3). Доступные операции с уведомлениями зависят от текущей страницы.

В программе «Контур.ФМС» приняты цветовые обозначения:

Текст на фоне серого цвета	—	нейтральный статус — отправленные и ожидающие отправки уведомления;
Текст на фоне оранжевого цвета	—	предупреждения о некорректно заполненных данных;
Текст на фоне красного цвета	—	ошибки в уведомлениях;
Текст на фоне зеленого цвета	—	уведомления с положительным ответом от МВД.

Новости

Законодательство в части работы с уведомлениями о пребывании граждан в гостиницах меняется как в целом, так и отдельно по регионам. Все актуальные изменения публикуются на странице «Новости». Значок указывает на наличие непрочитанных новостей. Обязательно знакомьтесь с информацией на данной странице и не забывайте передавать по смене.

Добавление уведомлений

После авторизации в ЛК по умолчанию открывается страница «Постановка на учёт» . Добавление уведомлений можно выполнить двумя способами:

• вручную, щёлкнув по кнопке    + Заполнить уведомление  , выбрав тип уведомления: «Иностранный гражданин» или «Гражданин РФ» и заполнив поля уведомления;
• загрузкой уведомлений, предварительно выгруженных из «Сервио», щелчком по кнопке    Принять данные из файла  . Данный способ предпочтительнее, т.к. все данные закреплённых за текущим проживанием гостя документов заполнятся в уведомлении автоматически.

Для загрузки файлов, подготовленных в «Сервио»:

1. Щёлкните по кнопке    Принять данные из файла  . Откроется окно «Выбор файла». Выберите папку, в которую были разархивированы анкеты (шаг 8). Согласно рекомендации, файлы из архива копируются в папку «Рабочий стол / Выгрузка в МВД». В окне отобразится список уведомлений в папке.
2. Выделите уведомления для загрузки и нажмите на кнопку    Открыть  . Выбранные уведомления загрузятся на страницу «Постановка на учёт».
3. В уведомления с ошибками и предупреждениями нужно внести исправления. Для этого перейдите к редактированию уведомления, щёлкнув по соответствующей записи. Поля с ошибками и / или предупреждениями выделены, соответственно, рамками красного или оранжевого цвета. По окончании исправлений сохраните запись.
4. После внесения исправлений отправьте уведомления в МВД. Для этого выделите все или нужные записи и щёлкните по кнопке     Отправить N уведомлений     в нижней части страницы.

Отправленные в МВД уведомления отобразятся на странице «Отправленные уведомления» со статусом   Ожидает проверки в МВД  .

Элементы управления на странице

Если есть анкеты на отправку, то на странице отображаются кнопки установки фильтров на записи и выполнения определённых действий.

• кнопка управления выбором записей из списка;
• кнопка «Показывать все уведомления» — установка фильтра на отображение на странице уведомлений определённого типа. В выпадающем списке справа от названия фильтра показывается количество уведомлений по типам;
• кнопка «Действия» — выбор операции для выполнения с выделенными уведомлениями: редактирование, печать или удаление. Справа от каждого уведомления находится кнопка вызова аналогичного перечня действий, но с одной выбранной анкетой.

Отправленные уведомления

На данной странице производится просмотр отправленных в МВД уведомлений со всеми статусами – как проверенные, так и ожидающие проверки — и печать документов по ним.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Отправленные уведомления. Контур.ФМС

Уведомления, работа с которыми не закончена (отрицательный протокол, ожидает снятия с учёта), отображаются также на других страницах — «Постановка на учет» и «Снятие с учета». Завершённые уведомления отображаются только на данной странице. Завершённые уведомления удалить нельзя, но их можно скрыть для уменьшения количества записей в списке уведомлений. Чтобы скрыть уведомление щёлкните по кнопке справа от уведомления и выберите пункт «Скрыть». Скрытые уведомления можно вывести на экран, выбрав пункт меню «Скрытые» из выпадающего списка, открывающегося по кнопке    Показывать все отправленные ▼  

Элементы управления на странице

На странице располагаются кнопки установки фильтров на записи и выполнения определённых действий (см. рисунок).

• кнопка «Показывать все отправленные» — установка фильтра для отображения на странице отправленных уведомлений определённого типа. В выпадающем списке показывается количество уведомлений по типам;
• кнопка «Действия» — формирование отчётов, сохранение и печать документов. В этом меню полезен функционал «Печать/Отрывные талоны за дату» — печать иностранным гражданам отрывные талоны по месту пребывания;
• кнопка в правой части уведомления — работа с выбранным уведомлением;
  • «Создать новое уведомление по гостю» — сделать копию текущего уведомления для отправки. Можно использовать при повторном заезде гостя, если анкеты не выгружаются из «Сервио»;
  • «Скрыть» — не показывать уведомление в списке. Используется для уведомлений, работа с которыми полностью завершена — гость поставлен на учёт и снят с учёта;
  • «Посмотреть/Документооборот» — просмотр истории работы с уведомлением, а также заполненной отправленной формы уведомления;
  • «Посмотреть/Уведомление» — просмотр заполненной отправленной формы уведомления;
  • «Напечатать/Уведомление» — печать формы уведомления;
• поле «Поиск по ФИО» — поиск гостя в списке.

Продление проживания

В случае продления проживания гостем требуется создать и отправить уведомление на период продления. Для этого на странице «Отправленные уведомления» найдите анкету гостя и в меню выберите пункт «Продлить проживание в гостинице». Будет создано новое уведомление по гостю с заполненными личными данными, в котором вам нужно новую дату выезда.

Уточните правила продления в вашем регионе: перед отправкой уведомления о продлении может потребоваться отправить уведомление о снятии гостя на странице «Снятие с учета». Правила связаны с особенностью ПО в УВМ МВД вашего региона.

Снятие с учёта

Вы обязаны соблюдать сроки отправки уведомлений. Согласно «Регламенту информационного взаимодействия территориальных органов ФМС России с поставщиками учетных данных» необходимо поставить на учёт иностранца в течение 1 рабочего дня, гражданина РФ — в течение суток с момента прибытия.

Снимать с учёта нужно до 12 часов дня, следующего за днём выезда.

Требование отправки уведомлений о снятии гостей с учета действует не во всех регионах и может меняться со временем. Уточните необходимость снятия в своем УВМ МВД, а также следите за новостями на странице «Новости». Правила связаны с особенностью ПО в УВМ МВД вашего региона.

Независимо от того, получен от МВД ответ по постановке гостя на учёт или нет, вы все равно должны отправить уведомление о снятии в отведённые сроки.

Если к времени отправки уведомления о снятии ответа на постановку на учёт нет, то на снятие может вернуться отрицательный протокол «Не найдено дело о постановке на учёт...». Такой протокол означает, что приёмный комплекс МВД не нашёл то уведомление (того гостя), которое вы снимаете. В этом случае нужно дождаться положительного ответа от МВД на постановку (  √ Постановка на учет  ) и повторить отправку снятия.

На странице «Снятие у счета» по умолчанию выводятся гости, выезжающие на текущую дату. Если такие гости есть, то на кнопке установки фильтра снимаемых с учёта гостей     Выезжающие за сегодня ▼   отображается кружок оранжевого цвета.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Снятие с учёта. Контур.ФМС

Отметьте уведомления для отправки и нажмите на кнопку     Снять с учета N выбранных    . Уведомления отправятся в МВД. Результат проверки уведомлений отображается на странице «Отправленные уведомления».

Досрочный выезд гостя

В случае досрочного выезда гостя вы обязаны отправить уведомление о снятии в установленные сроки. Порядок снятия с учета следующий:

В уведомлении изменения не вносятся.

1. Переходите на страницу «Снятие с учета».
2. В фильтре отбора выезжающих гостей выбираете «Все не снятые с учета».
3. В строке поиска вводите фамилию гостя и ищите нужную запись.
4. Проверяете, что нашелся нужный гость, выделяете его запись и нажимаете на кнопку     Снять с учета 1 выбранного    .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Досрочное снятие с учёта. Контур.ФМС. Поиск гостя

Откроется окно «Снятие с учета».

1. В поле «Дата снятия» устанавливаете дату фактического выезда.
2. Нажимаете на кнопку «Продолжить».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Досрочное снятие с учёта. Контур.ФМС. Ввод даты фактического выезда

Уведомление о досрочном выезде гостя отправлено.

Элементы управления на странице

Если есть анкеты на отправку, то на странице отображаются кнопки установки фильтров на записи и выполнения определённых действий.

• кнопка управления выбором записей из списка;
• кнопка «Выезжающие за сегодня» — установка фильтра на отображение на странице уведомлений о снятии гостей с учёта за определённый промежуток времени. В выпадающем списке показывается количество уведомлений по типам;
• поле «Поиск по ФИО» — поиск гостя в списке.

Ошибки снятия с учёта

Иногда уведомление о снятии с учёта возвращается из МВД со статусом   Не удалось снять с учета  . Для определения причины отказа откройте меню и выберите пункт «Документооборот».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Меню уведомления. Контур.ФМС

Откроется окно просмотра выбора способа просмотра информации об ошибке.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Просмотр информация об ошибке. Контур.ФМС

Щёлкните по ссылке «Показать всю историю документооборота». Развернётся окно с хронологией действий с данным уведомлением.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Хронология действий с уведомлением. Контур.ФМС

В данном случае интересует причина, по которой не удалось снять гостя с учёта. В приведённом примере видно, что уведомление отправлено администратором 16.04.21 в 08:50 ((1) на рисунке), гость поставлен на учёт в МВД 16.04.21 в 13:16 ((2) на рисунке), а уведомление о снятии с учёта отправлено 16.04.21 в 09:07 (3 на рисунке), то есть практически на 4 часа раньше, чем гость был поставлен на учёт в МВД.

Щёлкните по ссылке «Посмотреть протокол и исправить ошибки» и отправьте уведомление повторно.

Напоминаю, что снимать гостей с учёта нужно до 12 часов дня, следующего за днём выезда. Это означает что, если вы работаете с программой Контур.ФМС (и постановка и снятие гостей) до полудня, рекомендуется на странице «Снятие с учета» устанавливать фильтр «Выезжающие за вчера» и отправлять отобранные на странице уведомления. В этом случае вероятность возникновения данной ошибки гораздо меньше, т.к. у МВД будет гораздо больше времени на проверку и постановку гостей на учёт.

Статусы уведомлений

Уведомления после отправки проверяются сотрудниками МВД. Текущее состояние уведомления в правой его части (перечень приведён по мере обработки уведомлений):

Ожидает отправки	—	уведомление о постановке / снятии с учёта подготовлено (создано, загружено из «Сервио») и ожидает отправки в МВД;
Заполнено с ошибками	—	загруженное уведомление содержит ошибки и, возможно, предупреждения. Требуется открыть уведомление и исправить ошибки / предупреждения. Поля с ошибками / предупреждениями выделяются красной / оранжевой рамкой и фоновой заливкой;
Содержит предупреждения	—	уведомление содержит предупреждения. Рекомендуется открыть уведомление и исправить замечания в полях, выделенных оранжевой рамкой и фоновой заливкой;
Отправлен зарос на постановку	—	уведомление отправлено в МВД, но ответ о том, что МВД получило уведомление, ещё не получен. Данный статус может сохраняться до 6 часов;
Ожидает проверки МВД	—	сервер МВД получил уведомление, но ещё не обработал его;
Не удалось поставить на учет	—	уведомление содержит ошибки. Ошибки могут быть разного рода, в том числе, с неисправленными предупреждениями, связанные с сертификатами электронной подписи;
Не удалось снять с учета	—	гость не снят с учёта. Как правило, ошибка возникает из-за того, что уведомление о выбытии обработано в МВД раньше уведомления о прибытии;
√ Поставлен на учет	—	гость успешно поставлен на учёт в МВД;
√ Снят с учета	—	гость успешно снят с учёта.

Установленный сертификат электронной подписи

Уведомления, отправляемые в МВД, подписываются средством защиты криптографической информации (СКЗИ) — сертификатом электронной подписи. Для успешной передачи и обработки уведомлений в МВД открытый уникальный ключ сертификата должен быть установлен на вашем компьютере и в МВД.

Техническая поддержка отслеживает сроки действия установленных сертификатов и своевременно их заменяет. Сертификат выпускается заранее, т.к. требуется время на передачу нового сертификата в МВД и его установку. Поэтому в период замены на компьютере могут быть установлены два сертификата с перекрывающимся сроком действия.

В этом случае при отправке уведомлений открывается список сертификатов для выбора действующего в настоящий момент времени. До получения дополнительного сообщения от поддержки, выбирайте сертификат с истекающим в ближайшее время сроком действия.

Подробную информацию о сертификате можно просмотреть следующим образом: (см. Рис. 32):

1. Нажмите на кнопку «Посмотреть» в сертификате. Откроется окно с данными о сертификате.
2. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Состав», проскролируйте информацию о сертификате и щёлкните по строке «Отпечаток». Открытый ключ сертификата отобразится в окне ниже.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Просмотр информации о сертификате. Контур.ФМС

Отправка анкет в ЛК Скала-ЕПГУ

Анкеты, выгруженные из HMS Servio, необходимо загрузить в ЛК «Скала-ЕПГУ» для отправки в УВМ МВД.

Авторизация

1. Перейдите в личный кабинет «Скала-ЕПГУ». Для этого откройте новую вкладку браузера и введите адрес https://skalaepgu.ru/. Откроется страница авторизации.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Авторизация в личном кабинете Скала-ЕПГУ

2. Введите переданные вам параметры авторизации: адрес электронной почты и пароль и нажмите на кнопку   Войти в систему  . Откроется страница личного кабинета.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Меню ЛК. Скала-ЕПГУ

При щелчке на кнопку «Поддержка» открывается окно со способами связи со службой поддержки.

Ваша работа с уведомлениями заключается в загрузке анкетных данных гостей из HMS Servio, проверке их и отправке на учёт в УВМ МВД. При необходимости вы можете ввести анкету гражданина в «Скала-ЕПГУ» вручную.

Работа с меню программы «Скала-ЕПГУ»

В данном подразделе описаны основные понятия и правила работы с программой.

Управление записями в таблице

Все действия в программе «Скала-ЕПГУ» производятся только с выделенными записями. Отметка записей производится стандартными способами работы в Windows:

• отметка одной записи — щелчок по строке левой кнопкой мыши;
• отметка непрерывной группы записей — щелчок по начальной записи, затем клавиша Shift + щелчок левой кнопки мыши по конечной записи;
• отметка отдельных записей — удержание клавиши Ctrl + щелчок левой кнопки мыши по нужной записи.

Для снятия всех отметок необходимо обновить страницу по соответствующей кнопке меню или в контекстном меню таблицы, вызываемом щелчком правой кнопки мыши, выбрать пункт «Очистить фильтр».

Обозначения статусов уведомлений

В программе «Скала-ЕПГУ» приняты цветовые обозначения, отображаемые в столбце «Статус»:

• — кружок белого цвета — уведомления, ожидающие отправки;
• — нейтральный статус — отправленные, ожидающие постановки на учет в УВМ МВД;
• — поставленные на учёт в МВД;
• — снятые с учёта в МВД.
• — уведомления с ошибками. Причина ошибки отображается во всплывающей подсказке при наведении курсора на значок в соответствующей ячейке.

Фильтрация записей

В программе «Скала-ЕПГУ» для отображения записей уведомлений по гостям применяются фильтры, устанавливаемые в меню «Учет граждан» и «Предфильтры».

В меню «Учет граждан» устанавливается фильтрация по российским или иностранным гражданам.

В меню «Предфильтры» устанавливается фильтрация по статусам уведомлений:

«Без фильтра (без снятых)»	—	уведомления со всеми статусами, кроме снятых с учёта;
«Без фильтра (со снятыми)»	—	уведомления со всеми статусами, в том числе со снятыми с учёта;
«Проживающие»	—	уведомления по гражданам, срок проживания которых не закончился;
«Просроченные»	—	уведомления, не переданные в УВМ МВД в предписанный срок;
«С ошибками»	—	уведомления, не поставленные на учёт или не снятые с учёта по причине ошибок;
«Неотправленные»	—	загруженные в программу, но не отправленные в УВМ МВД уведомления;
«На обработке в МВД»	—	отправленные в УВМ МВД уведомления, по которым ответ еще не получен;
«Поставленные на учет»	—	поставленные на учёт в УВМ МВД уведомления;
«Снятые с учета»	—	снятые с учёта в УВМ МВД уведомления.

По умолчанию установлены фильтры: «Учет российских граждан» и «Без фильтра (без снятых)».

Импорт анкет

Подготовленные в HMS Servio и сохранённые на диске файлы анкет граждан требуется загрузить в программу «Скала-ЕПГУ». Для этого:

1. Откройте меню «Личный кабинет / Импорт данных из файлов» и выберите любой подпункт «Иностранных граждан» или «Российских граждан»).

2. Выберите папку, в которую были разархивированы анкеты (шаг 8). Согласно рекомендации, файлы из архива копируются в папку «Рабочий стол / Выгрузка в МВД». В окне отобразится список уведомлений в папке.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Выбор файлов для импорта. Скала-ЕПГУ

3. Выделите уведомления для загрузки и нажмите на кнопку Открыть . Выбранные уведомления отобразятся в окне импорта.

4. Нажмите на кнопку      Импортировать     . По окончании загрузки анкет закройте окно импорта и нажмите на кнопку «Обновить». Анкеты отобразятся в списке.

В программе отсутствует возможность просмотра всех анкет — и граждан РФ, и ИГ — сразу. Для переключения используйте меню «Учет граждан», выбрав в нём тот или иной пункт.

Постановка на учёт

После импорта анкет их необходимо отправить на постановку на учёт в УВМ МВД. Предусмотрено 2 способа:

1. Откройте пункт меню «Отправка» и выберите:
   • «На учет выбранных граждан» — отправка уведомлений выделенных в таблице записей;
   • «На учет всех неотправленных» — отправка всех неотправленных уведомлений. При выборе данного пункта предварительная отметка записей не требуется.
2. Выделите в таблице нужные записи и щёлкните правой кнопкой мыши по одной из них. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Отправить на учет выбранных».

Проверка уведомлений производится сотрудниками УВМ МВД с помощью ПО «Территория» в рабочее время. Поэтому уведомления, отправленные в пятницу, выходные и праздничные дни, как правило, проверяются, начиная со следующего рабочего для.

Снятие с учёта

Снятие с учёта российских и иностранных граждан производится автоматически в день выезда, указанный в уведомлении.

В случае досрочного выбытия гостя, его снятие с учёта выполняется вручную. Несвоевременное снятие с учёта влет штрафные санкции.

Для досрочного снятия граждан с учёта, выделите нужные записи и выполните одно из действий:

• откройте пункт меню «Отправка» и выберите подпункт «На снятие выбранных граждан»;
• щёлкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Снять с учета досрочно».

Продление проживания

Продление проживания российских и иностранных граждан проводится одинаково. Наиболее удобным способом является продление в день выезда.

Последовательность действий:

1. Выделите нужную запись в списке.
2. Щёлкните по пункту меню «Продление» или выберите в контекстном меню, открываемой по правой кнопке мыши, пункт «Продлить».
3. В открывшейся анкете укажите новую дату выезда и нажмите на кнопку «Подтвердить».
4. Отправить данные о продлении в УВМ МВД.

При необходимости досрочного продления проживания гостя, его предварительно нужно снять с учёта, а затем выполнить продление в соответствии с рекомендациями в данном разделе.

Если гость сообщил о продлении проживания уже после снятия с учёта в программе «Скала-ЕПГУ», найдите гостя с помощью установки подходящего предфильтра и выполните продление в соответствии с рекомендациями в данном разделе.

Работа с ошибками в уведомлениях

В программе могут возникать ошибки трёх типов:

• ошибки импорта — данные на гражданина были выгружены из «HMS Servio» и не прошли проверку в программе «Скала-ЕПГУ». Данные не отправлялись в УВМ МВД;
• ошибки от УВМ МВД — данные были отправлены в УВМ МВД, но система УВМ МВД ПО «Территория» не смогла их обработать в автоматическом режиме, вернув текст ошибки;
• ошибки от УВМ МВД с ответами на конфликт — данные на гражданина с ошибкой «Данные не могут быть загружены в связи с конфликтом» были обработаны сотрудником УВМ МВД в журнале конфликтов «ППО Территория», причём сотрудник УВМ МВД посчитал, что ошибка в данных у гостиницы и в сообщении указал, то что нужно сделать именно по данному гражданину.

Для просмотра детальной информации по ошибке откройте уведомление гражданина на редактирование. Текст ошибки показывается в верхней части окна.

Алгоритм работы с ошибками следующий:

1. Ежедневно проверяете наличие ошибок от УВМ МВД и импорта. Для этого используйте меню «Предфильтры», выбрав в нём значение «С ошибками».
2. Последовательно проходите по всем гражданам с ошибками, выбираете запись и открываете на редактирование.
3. Внимательно читаете ошибку и если она вам понятна, и вы знаете, что нужно сделать, то исправляете её, сохраняете исправления при помощи кнопки «Подтвердить» и повторно отправляете данные в УВМ МВД.
4. Если ошибка непонятна, обращаетесь в службу поддержки программы «Скала-ЕПГУ» или к сотруднику своего территориального подразделения УВМ МВД.

Документация по программе «Скала-ЕПГУ»

Полное руководство пользователя можно найти в меню «Личный кабинет / Руководство пользователя».

Примеры документов ИГ

При поселении иностранного гражданина администратор обязан:

1. Запросить у гостя паспорт с действующей визой и миграционную карту*;

	Паспорт иностранного гражданина
	Миграционная карта
	Виза

2. Сделать копии паспорта, действующей визы, миграционной карты. Копии должны быть хорошего качества, все символы должны быть видны и читаемы.

Исключение:

• у граждан Белоруссии нет миграционных карт;
• по виду на жительство можно селить без миграционной карты.

Вид на жительство

По регистрации временного проживания можно селить без миграционной карты. (Регистрация временного проживания – это штамп в паспорте во всю страницу). В таком паспорте также есть штамп о прописке. С данных страниц нужно снять ксерокопии.

Регистрация временного проживания

Паспорт. У граждан Казахстана 2 вида документов, по которым они могут перечень границу России: удостоверение личности и заграничный паспорт. Если заезжает по удостоверению личности, то должна быть миграционная карта ОБЯЗАТЕЛЬНО. Если заезжает по заграничному паспорту, то должна быть отметка в паспорте о пересечении границы.

	Удостоверение личности гражданина Казахстана
	Паспорт гражданина Казахстана
	Страница паспорта с отметкой о пересечении границы

3. Проверить миграционную карту (не превышает ли срок нахождения иностранного гражданина на территории РФ, разрешённые для пребывания без регистрации 7 дней).

4. Если иностранный гражданин находится на территории РФ больше 7 дней, то у него на руках должен быть отрывной талон с прошлого места пребывания. НЕОБХОДИМО сделать ксерокопию отрывного талона. Исключение: Казахстан - 90 дней, Украина – 30 дней, Белоруссия – 90 дней, Киргизия, Армения.

5. Проверить срок действия визы. Виза должна быть действующей на срок пребывания.

Если возникают сомнения или проблемы с документами иностранного гражданина, сообщить РОД. Запрещается поселение иностранного гражданина в следующих случаях: отсутствует миграционная карта; истёк срок действия визы или иного документа, дающего право на пребывание на территории РФ. В этом случае сотрудник СПиР должен тактично объяснить причину отказа в поселении («согласно законодательству о пребывании иностранных граждан на территории РФ, мы не имеем право…»); отсутствует виза (в случаях, когда она необходима).