Инструкция пользователя по работе с картами, бонусами и скидками. Версия 01.00.032 — различия между версиями

Версия 15:37, 23 августа 2016

Выдача новых карт

Процедура добавления участника в Клуб и выдачи ему карты лояльности состоит из следующих операций:

1. Заполнение клиентом бумажной анкеты.
2. Занесение сотрудником данных из заполненной анкеты в электронную форму в программе, с выдачей клиенту пароля для доступа к его личному кабинету.
3. Инициализация новой карты лояльности, закрепление карты за электронным кошельком и клиентом.
4. Передача карты клиенту.

Последовательность действий

После заполнения клиентом бумажной анкеты выполните следующие действия:

1. Авторизуйтесь в программе. Для этого:
   • в адресной строке браузера введите адрес сайта http://<адрес хоста>/<адрес сайта>/Login.aspx.
     Откроется окно авторизации пользователя;
     
     
     
     Авторизация пользователя
   • выберите из выпадающего списка «* Логин» свою учётную запись;
   • введите в поле «* Пароль» пароль к своей учетной записи;
   • нажмите на клавишу или щёлкните по кнопке .
     Откроется страница «Главная».
2. Выберите свою организацию из выпадающего списка   Точка продажи   в строке статуса в правом верхнем углу.
   
   
   
   Выбор точки продаж
3. В правой части страницы «Главная» («Базовый / Главная») над списком электронных кошельков нажмите на кнопку  (Создать новый кошелек). Если ввод электронного кошелька производится по шаблону, предварительно выберите шаблон из выпадающего списка.
   
   
   
   Добавление электронного кошелька
4. Откроется окно нового электронного кошелька. Нажмите на кнопку . Электронному кошельку присвоится номер.
   Замечание. Если ввод осуществлялся по шаблону, номер кошелька присвоится автоматически, и кнопки  на форме не будет.
   
   
   
   Сохранение нового электронного кошелька
5. Выберите программу из выпадающего списка «Программа лояльности» и нажмите кнопку .
   
   
   
   Выбор программы лояльности
6. В зависимости от состава выбранной программы лояльности на вкладке «Электронный кошелёк» отобразятся области «Бонусы» и / или «Скидки».
   
   
   
   Программа лояльности с бонусами и дисконтом
   Страница «Электронный кошелек» содержит вкладки:
   • «Электронный кошелёк» — основная вкладка, есть всегда;
   • «Бонусы» — отображается, если выбранная программа лояльности включает бонусную составляющую (бонусная программа, комбинированная программа);
   • «Скидки» — отображается, если выбранная программа лояльности включает дисконтную составляющую (дисконтная программа, комбинированная программа);
   • «Печать транзакций» — есть всегда.
7. Проверьте основные параметры электронного кошелька и заполните необходимые данные:
   1. В области «Статус»:
      • «Статус кошелька». По умолчанию — «Активный». Оставьте значение по умолчанию;
      • «Лицевой счёт компании». Если карта выдаётся от лица компании-партнёра, введите номер лицевого счёта из карты компании в HMS Servio;
      • нажмите на кнопку .
   2. в областях «Бонусы» и / или «Скидки»:
      • из выпадающих списков «Статус» выберите значение статуса выдаваемой карты по каждому типу программы лояльности;
      • если на карте должны быть установлены стартовые суммы бонусов и / или скидок, в полях «Начислить» введите соответствующие значения и нажмите на кнопку .
      • для записи введённых параметров нажмите на кнопку .
        
        
        
        Задание начальных параметров электронного кошелька
8. Введите анкету участника, для чего в области «Анкеты» нажмите на кнопку  (Создать новую анкету участника)
   
   
   
   Добавление анкеты участника
9. Откроется электронная форма новой анкеты
   
   
   
   Новая анкета участника Возьмите у клиента заполненную бумажную анкету и проверьте корректность её заполнения. Обратите внимание на заполнение обязательных полей, отмеченных символом «*».
   Перенесите заполненные клиентом данные из бумажной анкеты в электронную.
   Замечание. В случае дефицита времени и просьбе клиента как можно быстрее выдать карту лояльности, заполните в присутствии клиента только обязательные поля электронной формы анкеты (остальные данные заполните позже):
   • личные данные — Имя, Фамилия, Телефон клиента;
   • пароль — пароль клиента для доступа к его личному кабинету.
     Внимание! В качестве пароля введите электронный адрес клиента. Если он не заполнен — номер телефона.
     По окончании ввода нажмите на кнопку .
10. Запись о клиенте появится в выпадающем списке.
    
    
    
    Добавление анкеты клиента в электронный кошелёк Нажмите на кнопку . Анкета клиента добавится в электронный кошелёк. Нажмите на кнопку .
11. Далее выдайте клиенту карту лояльности.
    Для этого в области «Магнитные карты» нажмите на кнопку  (Магнитные карты). Появится строка для добавления карты.
    
    
    
    Магнитные карты
12. Нажмите на кнопку в ячейке с длинным номером карты.
    Появится окно с обратным отсчётом времени, в течение которого нужно провести карту через считыватель. По умолчанию на операцию отводится 10 сек.
    
    
    
    Чтение магнитной карты
13. Возьмите новую подготовленную для выдачи бонусную карту и проведите ей через считыватель.

    Если карта считалась некорректно, последует длинный звуковой сигнал и на считывателе мигнёт красный индикатор . Повторите операцию, нажав на кнопку .

    Если карта считалась корректно, последует краткий звуковой сигнал и на считывателе мигнёт зелёный индикатор . В поле   Длинный №   отобразится полный номер магнитной карты.

14. В поле   Короткий номер   вводится номер, проэмбоссированный на самой карте. Способ ввода номера — вручную или автоматически — зависит от настройки программы.
    Внимание! После заполнения поля убедитесь в совпадении короткого номера с номером, проэмбоссированным на карте.
    
    
    
    Ввод номеров карты
15. Нажмите на кнопку .
    Если все описанные выше шаги выполнены корректно, карта добавится в программу. При этом:
    • появится сообщение об успешном добавлении магнитной карты;
    • программа лояльности закрепится за электронным кошельком и станет недоступной для изменения;
    • короткий и длинный номера карт также зафиксируются и станут недоступными для изменения;
    • автоматически сгенерируется код бронирования — уникальный код привязки анкеты клиента к электронному кошельку, применяемый при онлайн-бронировании.
      
      
      
      Закрепление карты за электронным кошельком

Карта готова к использованию.

Замена карт, пришедших в негодность

Процедура замены участнику Клуба вышедшей из строя бонусной карты состоит из следующих операций:

1. Нахождение электронного кошелька владельца карты.
2. Инициализация новой бонусной карты, закрепление карты за электронным кошельком и клиентом.
3. Передача карты клиенту.
4. Блокировка старой карты.

Примечание. При замене бонусной карты анкета участника не заполнятся.

Последовательность действий

1. Возьмите у участника старую карту.
2. Авторизуйтесь в программе. Для этого:
   • в адресной строке браузера введите адрес сайта http://<адрес хоста>/<адрес сайта>/Login.aspx.
     Откроется окно авторизации пользователя;
     
     
     
     Авторизация пользователя
   • выберите из выпадающего списка «* Логин» свою учётную запись;
   • введите в поле «* Пароль» пароль к своей учетной записи;
   • нажмите на клавишу или щёлкните по кнопке .
     Откроется страница «Главная».
3. Выберите свою организацию из выпадающего списка «Точка продаж» в строке статуса в правом верхнем углу.
   
   
   
   Выбор точки продаж
4. Перейдите на страницу «Базовый / Поиск» и выполните поиск электронного кошелька участника по номеру его карты или ФИО, для чего в форме поиска:
   • в поле «№ карты» введите номер, проэмбоссированный (выдавленный) на предъявленной вам карте
     или
   • в полях «ФИО» введите фамилию, имя и отчество участника
     и нажмите на клавишу или на кнопку на форме поиска.
     
     
     
     Поиск электронного кошелька участника Программа произведёт поиск записей, удовлетворяющих введённым параметрам, и выведет список в нижней части формы.
5. Перейдите к редактированию искомой записи, щёлкнув по соответствующей строке списка или по кнопке  (Редактировать) в этой строке.
   Откроется страница «Электронный кошелёк» с данными участника Клуба.
   
   
   
   Электронный кошелёк участника Клуба
6. Далее выдайте клиенту новую карту лояльности. Для этого в области «Магнитные карты» нажмите на кнопку  (Магнитные карты). Появится строка для добавления карты.
   
   
   
   Добавление новой карты участника
7. Нажмите на кнопку в ячейке с длинным номером карты.
   Появится окно с обратным отсчётом времени, в течение которого нужно провести карту через считыватель. По умолчанию на операцию отводится 10 сек.
   
   
   
   Чтение новой магнитной карты
8. Возьмите новую подготовленную для выдачи магнитную карту и проведите ей через считыватель.

   Если карта считалась некорректно, последует длинный звуковой сигнал и на считывателе мигнёт красный индикатор . Повторите операцию, нажав на кнопку .

   Если карта считалась корректно, последует краткий звуковой сигнал и на считывателе мигнёт зелёный индикатор . В поле   Длинный №   отобразится полный номер магнитной карты.

9. В поле   Короткий номер   вводится номер, проэмбоссированный на самой карте. Способ ввода номера — вручную или автоматически — зависит от настройки программы.
   Внимание! После заполнения поля убедитесь в совпадении короткого номера с номером, проэмбоссированным на карте.
   
   
   
   Ввод номеров карты
10. Из выпадающего списка   Участник   выберите клиента, чья карта заменяется.
11. Заблокируйте старую карту участника, выбрав для неё из выпадающего списка   Статус   значение «Заблокирована».
12. Нажмите на кнопку .
    
    
    
    
    Закрепление новой карты за электронным кошельком
    Если все описанные выше шаги выполнены корректно, карта добавится в программу. При этом:
    • появится сообщение об успешном добавлении магнитной карты;
    • программа лояльности закрепится за электронным кошельком и станет недоступной для изменения;
    • короткий и длинный номера карт также зафиксируются и станут недоступными для изменения;
    • автоматически сгенерируется код бронирования — уникальный код привязки анкеты клиента к электронному кошельку, применяемый при онлайн-бронировании.
13. Нажмите на кнопку .

Новая карта готова к использованию

Старую карту передайте в центральный офис в соответствии с принятой процедурой.

Начисление и оплата бонусами, печать чеков

Начисление и использование бонусов осуществляется согласно правилам, заданным для конкретной бонусной программы.

Пошаговая инструкция

Для выполнения операций с бонусами на бонусной карте выполните следующие действия:

1. Авторизуйтесь в программе. Для этого:
   • в адресной строке браузера введите адрес сайта http://<адрес хоста>/<адрес сайта>/Login.aspx.
     Откроется окно авторизации пользователя;
     
     
     
     Авторизация пользователя
   • выберите из выпадающего списка «* Логин» свою учётную запись;
   • введите в поле «* Пароль» пароль к своей учетной записи;
   • нажмите на клавишу или щёлкните по кнопке .
     Откроется страница «Главная».
2. Выберите свою организацию из выпадающего списка «Точка продаж» в строке статуса в правом верхнем углу.
   
   
   
   Выбор точки продаж
3. Откройте вкладку «Базовый / Бонусы».
   
   Вкладка «Магнитные карты»
4. Возьмите у участника бонусную карту.
5. Нажмите на кнопку .
   Появится окно с обратным отсчётом времени, в течение которого нужно провести карту через считыватель. По умолчанию на операцию отводится 10 сек.
   
   
   
   Чтение бонусной карты
6. Проведите бонусной картой через считыватель.

   Если карта считалась некорректно, последует длинный звуковой сигнал и на считывателе мигнёт красный индикатор . Повторите операцию, нажав на кнопку .

   Если карта считалась корректно, последует краткий звуковой сигнал и на считывателе мигнёт зелёный индикатор .
   Если карта привязана к существующему бонусному кошельку, на странице появятся данные бонусной карты.
   Области «Начисление бонусов» и «Оплата бонусами» предназначены для проведения операций с бонусами на карте.
   
   

   

   Данные на бонусной карте

Выполните следующие операции:

• из выпадающего списка «Группа услуг» выберите оплаченную услугу, на основании которой начисляются бонусы;
• в поле «Л/С POS Системы» введите номер лицевого счёта участника в HMS Servio или ID счёта в ресторанной системе;
• в поле «Дата / время» введите дату и время транзакции в соответствии с документом, на основании которого вводится операция;
• в поле «Сумма» введите сумму для начисления бонусов в соответствии с правилами бонусной программы;
• после заполнения перечисленных полей нажмите на кнопку .

В области «Начисление бонусов» добавится новая строка; появится информационное сообщение: «Транзакция <№_транзакции> на <количество_бонусов> была успешно добавлена», начисленные бонусы суммируются со значениями бонусов в полях «Бонусов» и «Накопленных бонусов» области «Бонусы».
При необходимости удаления ошибочно начисленных бонусов выделите записи в списке и нажмите на кнопку .

Выполните следующие операции:

• из выпадающего списка «Группа услуг» выберите услугу, которую собираетесь оплатить бонусами;
• в поле «Л/С POS Системы» введите номер лицевого счёта участника в HMS Servio или ID счёта в ресторанной системе;
• в поле «Дата / время» введите дату и время транзакции в соответствии с документом, на основании которого вводится операция;
• в поле «Сумма» введите сумму оплаты для расчёта списания бонусов в соответствии с правилами бонусной программы;
• после заполнения перечисленных полей нажмите на кнопку .

Программа проведёт проверку на возможность выполнения операции: если количество текущих окажется меньше требуемого для оплаты количества, появится сообщение: «Добавление невозможно. Недостаточно бонусов для проведения транзакции» и операция не выполняется.

В случае положительного результата проведения операции в области «Оплата бонусами» добавится новая строка; появится информационное сообщение: «Транзакция оплаты <№_транзакции> на <количество_бонусов> была успешно добавлена», списанные бонусы будут вычтены из поля «Бонусов» в области «Бонусы».
При необходимости удаления ошибочно списанных бонусов выделите записи в списке и нажмите на кнопку .

Блокировка карт

Причин блокировки бонусной карты может быть несколько, в том числе блокируются карты, пришедшие в негодность, заменённые карты, потерянные и украденные карты. В зависимости от причины блокировки и физического наличия карты у персонала, блокировка выполняется на вкладках «Электронный кошелек» или «Бонусы».

С заблокированной картой запрещено проводить какие-либо операции, кроме изменения статуса на «Активный». Перевод карты в активное состояние выполняется только на вкладке «Электронный кошелек».

Пошаговая инструкция

Для блокировки карт авторизуйтесь в программе.

1. Авторизуйтесь в программе. Для этого:
   • в адресной строке браузера введите адрес сайта http://<адрес хоста>/<адрес сайта>/Login.aspx.
     Откроется окно авторизации пользователя;
     
     
     
     Авторизация пользователя
   • выберите из выпадающего списка «* Логин» свою учётную запись;
   • введите в поле «* Пароль» пароль к своей учетной записи;
   • нажмите на клавишу или щёлкните по кнопке .
     Откроется страница «Главная».

Блокировка карты, находящейся в работоспособном состоянии, без выполнения дополнительных операций с картой

Если карта работоспособна, и никаких других действий, за исключением блокировки, производить не нужно, выполните следующие действия:

1. Откройте вкладку «Базовый / Бонусы».
2. Возьмите бонусную карту у участника.
3. Нажмите на кнопку .
   Появится окно с обратным отсчётом времени, в течение которого нужно провести карту через считыватель. По умолчанию на операцию отводится 10 сек.
   
   
   
   Чтение бонусной карты
4. Проведите бонусной картой через считыватель.

   Если карта считалась некорректно, последует длинный звуковой сигнал и на считывателе мигнёт красный индикатор . Повторите операцию, нажав на кнопку .

   Если карта считалась корректно, последует краткий звуковой сигнал и на считывателе мигнёт зелёный индикатор .
   Если карта привязана к существующему бонусному кошельку, на странице появятся данные бонусной карты.
   
   

   

   Блокировка карты на вкладке «Магнитные карты»

5. Нажмите на кнопку  (Заблокировать карту).

Карта заблокируется.

Блокировка неработоспособной или отсутствующей карты

Если карта неработоспособна или отсутствует физически (утеряна, украдена), для её блокировки выполните следующие действия:

1. Откройте вкладку «Базовый / Поиск».
2. Выполните поиск электронного кошелька участника по номеру его карты или ФИО, для чего в форме поиска:
   • в поле «№ карты» введите номер, проэмбоссированный (выдавленный) на предъявленной Вам карте (в случае её наличия) или сообщённый устно
     или
   • в полях «ФИО» введите фамилию, имя и отчество участника
     и нажмите на клавишу или на кнопку на форме поиска.
     
     
     
     Поиск электронного кошелька участника
3. Программа произведёт поиск записей, удовлетворяющих введённым параметрам, и выведет список в нижней части формы.
4. Перейдите к редактированию искомой записи, щёлкнув по соответствующей строке списка или по кнопке  (Редактировать) в этой строке.
5. Откроется страница «Электронный кошелёк» со списком магнитных карт участника Клуба.
   
   
   
   Блокировка карты на вкладке «Электронный кошелёк»
6. В области «Магнитные карты» выберите карту, подлежащую блокировке, и измените её статус, выбрав из выпадающего списка   Статус   значение «Заблокирована».
7. Нажмите на кнопку .

Карта заблокируется