HMS Smart. Receptionist

HMS Servio. Оперативная деятельность

Документ предназначен для администраторов отелей. В нём описаны режимы оперативной работы в системе HMS Servio, даны ответы на часто встречающиеся вопросы, приведён список полезных отчётов, даны рекомендации по исправление неполадок в работе фискального регистратора.

Введение

Работа с программой HMS Servio построена по принципу «облачных» технологий: программа запускается в окне web-браузера на локальном компьютере, а база данных и обработка всей информации (бронирование/поселение, формирование начислений и счетов, формирование отчётов и пр.) выполняется на сервере. Поэтому стабильность работы программы и скорость обработки информации напрямую связаны с качеством интернет-соединения.

Для работы с программы рекомендуются web-браузеры GoogleChrome и Mozilla FireFox .

При длительной работе с Mozilla FireFox без перезапуска браузера иногда наблюдаются сбои, заключающиеся в пропадании кнопок оплаты в счетах, зависании формирования отчётов. В этом случае необходимо перезапустить браузер (не перезагрузить компьютер, а именно перезапустить браузер: закрыть окно браузера кнопкой «Х», подождать 20-30 сек. и запустить снова ярлыком на рабочем столе).

На сервере расположены 2 базы данных: рабочая и тестовая. Тестовая база данных предназначена для обучения и тренинга новых сотрудников.

Ссылка на рабочую базу данных: https://servio.hotel-smart.ru/ServioSMART/Login.aspx

Ссылка на тестовую базу данных: https://servio.hotel-smart.ru/ServioSMARTTest/Login.aspx

Используемые термины, определения и сокращения

В программе HMS Servio используются следующие термины, определения и сокращения:

БД	—	База данных
ФИО	—	Фамилия, имя и отчество
ФР	—	Фискальный регистратор
Стандарт	—	Стандарт Работы Смарт-отелей КДО и НЕО
Статусы гостей
Сокращение	Обозначение в таблицах	Название в карте гостя		Описание
НКБ		Новая карта – бронирование	—	Устанавливается в процессе бронирования номера и действует до завершения процедуры
БР		Бронирование	—	Устанавливается по завершении первичного бронирования и действует до присвоения следующего статуса (ПСЛ, НЗД, АН)
НКП		Новая карта – поселение	—	Устанавливается при инициализации процедуры нового прямого поселения на текущую дату (минуя бронирование) и действует до завершения процедуры
ПСЛ		Поселение	—	Устанавливается по завершении процедуры прямого поселения и действует до присвоения следующего статуса (ПР, АН)
ПР		Проживающий	—	Устанавливается гостю, заселившемуся в отель, и действует до выселения гостя (статус ВСЛ)
НЗД		Незаезд	—	Устанавливается в случае, если гость не заселился в отель в срок, указанный в карте бронирования. Действует до присвоения следующего статуса (ПР, АН)
АН		Аннулирован	—	Устанавливается после аннулирования карты гостя
ВСЛ		Выселившийся	—	Устанавливается после выселения гостя

Авторизация в программе «Servio»

Каждому сотруднику, работающему с программой, создаётся учётная запись с параметрами авторизации — логин и пароль, — которые вводятся в окне авторизации.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Авторизация в программе

Кроме логина и пароля в окне выбирается отель и рабочая станция (название рабочей станции совпадает с городом). Ярлык запуска программы настроен таким образом, что эти параметры подставляются автоматически в каждом отеле.

Вам даётся 5 попыток правильного ввода логина и пароля, после чего учётная запись блокируется и на экране появляется соответствующее сообщение. Направьте запрос в службу поддержки с указанием ваших ФИО.

Разблокировать учётную запись может только служба поддержки, поэтому любые ваши действия — перезапуск браузера, перезагрузка компьютера и пр. — бессмысленны.

Навигация по меню программы

После авторизации в программе открывается окно с меню и страницей шахматки. Вы можете выбрать вид меню — свёрнутое или развёрнутое.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Вид меню

В свёрнутом меню видны только значки. При наведении курсора мыши на значок раскрывается список пунктов меню. В развёрнутом виде меню показывается полностью.

Переключение выполняется по кнопкам (развернуть меню) / (свернуть меню).

Основные операции с гостем

Все основные операции с гостем — бронирование, поселение, переселение, выселение, аннулирование — удобно выполнять из шахматки. В программе реализованы 2 шахматки: «Шахматка 2.0» и «Почасовая шахматка 2.0». Разница только в масштабе: в почасовой шахматке масштаб больше, поэтому в ней удобнее бронировать/поселять на короткое время.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Бронирование/поселение из шахматки

В шахматке щелчком по названию категории можно свернуть/развернуть список номеров в ней. Поэтому, если вдруг у вас пропали все номера в категории, щёлкните по названию категории, чтобы раскрыть список номеров.

Бронирование/поселение гостя. Карта гостя

Для бронирования/поселения гостя щёлкните левой кнопкой мыши на ячейке с нужным номером (или койко-местом в номере) и датой заезда и, не отпуская, протяните вправо до предполагаемого времени выезда. Точность времени заезда — выезда гостя здесь не важна, она уточняется на следующем шаге.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Начальные данные бронирования/поселения

В открывшемся окне:

• уточните даты и время заезда / выезда;
• введите количество «В/Д/ДО» (Взрослых, Детей, Детей с оплатой);
• флаг «По местам». Установите, если номер продаётся по койко-местам и гость (гости) занимают номер не целиком. Если флаг не установить, программа займёт номер полностью и рассчитает стоимость за целый номер;
• введите «*ФИО» гостя и номер контактного телефона.

Далее нажмите:

•    Поселить  , если гость стоит перед вами и готов поселиться в номер;
•    Бронировать  , если заселение гостя планируется позже.

Откроется карта гостя

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Карта гостя

Проверьте:

1. Период бронирования — даты и время заезда/выезда. Стоимость проживания зависит от продолжительности.
2. Параметры бронирования. Стоимость также зависит от количества занятых мест в случае поместного поселения.
3. Проверьте выбранный прейскурант. Для некоторых категорий гостей предусмотрен отдельный прейскурант (см. Стандарт). При необходимости выберите нужный из списка.
4. После проверки всех параметров, влияющих на ценообразование, сверьте рассчитанную стоимость проживания с распечатанным прейскурантом. Можно щёлкнуть по кнопке для просмотра автоматически рассчитанных цен.
5. Если требуется, введите комментарий в карту гостя.
6. Льготные документы для проживания сканируются и загружаются в карту в поле «Командировочные удостоверения»: нажмите на кнопку    Обзор...  , выберите файл со сканом на диске, после чего щёлкните по кнопке [[File:btn_add_task.gif|16px|link=] для загрузки файла на сервер. Открыть файл для просмотра можно в любой момент.
7. Обязательно! Нажмите на кнопку     Завершить бронирование   или кнопку     Завершить поселение  . Пока кнопка не нажата, бронирование или поселение считается незавершённым и начисления не рассчитаются.

В нижней части карты расположена информация о персонале, выполнившем основные действия с картой — бронирование, поселение, выселение, аннулирование, последние изменения, — а также дата и время этих действий. Все операции по работе с картой фиксируются, и их можно увидеть в журнале, открываемом по кнопке     Показать историю  .

Несохраненные карты

Если бронирование или поселение не доведено до конца — не нажаты кнопки завершения — карта гостя все равно создаётся и найти её можно в пункте меню «Несохраненные карты». Поэтому, если вас отвлекли, и вы потеряли начатую карту, откройте пункт меню «Несохраненные карты».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Несохраненные карты гостя

Вы можете аннулировать несохраненную карту, если она больше не нужна, или открыть карту для продолжения работы с ней.

Поселение ранее забронированного гостя

Если номер забронирован заранее, то для поселения гостя щёлкните правой кнопкой мыши по брони и выберите в меню пункт «Поселить».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Поселение гостя из шахматки

Откроется карта гостя, в которой нужно выполнить действия, описанные в предыдущем разделе.

Продление проживания, восстановление выселенного гостя

Если гость продлевает пребывание в отеле, нужно продлить его проживание в программе.

Если гость сообщает о продлении до выселения, щёлкните по полю «*Заезд/Выезд», в открывшемся календаре введите новые дату и время выезда, и нажмите на кнопку    OK  . Программа пересчитает стоимость проживания и добавит новые начисления.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Продление бронирования гостя

Если гость успел выселиться, но номер / койко-место не занято, можно продлить проживание через восстановление карты гостя. В пункте меню «Базовый / Выселение» найдите в таблице нужного гостя и щёлкните по кнопке . Откроется карта гостя с восстановленным статусом Проживающий, в которой можно выполнять корректировки.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Восстановление карты гостя

Переселение

Переселение возможно забронированных и проживающих гостей как из шахматки, так и из карты гостя. Карта переселённого гостя отображается в шахматке двумя прямоугольниками с «рваными» краями справа (номер заселения) и слева (номер переселения).

Переселение из шахматки

В шахматке можно воспользоваться двумя способами: перетаскиванием блока гостя или в меню по правой кнопке мыши.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Переселение

Переселение перетаскиванием. Нажмите левой кнопкой мыши на прямоугольник с графическим изображением карты гостя и перетяните прямоугольник вертикально в другой номер. Откроется окно с деталями переселения, в котором важны параметры:

• «*Категория оплаты» — определяет стоимость проживания. При переселении в номер с другой категорией оплаты программа пересчитает начисления. Поэтому, если пересчёт не планируется, выберите из списка начальную категорию номера;
• «*Категория комнат» — категория номера, в которую вы переселяете гостя;
• «*Комната» — номер комнаты, выбранной для переселения. По кнопке выводится список доступных для переселения номеров в текущей категории (синим фоном отображаются неубранные номера) и, если целевая комната находится в другой категории, доступные в ней номера (отображаются жёлтым фоном).

Переселение из карты гостя. Сначала выберите категорию комнат для переселения, затем щёлкните по кнопке и выберите номер из списка.

При переселении имеет значение способ поселения гостя — номер целиком или по местам. Если способ поселения в начальном и целевом номерах одинаковый, никаких коллизий не возникает. Переселение из номера «по местам» в номер «целиком» с установленным флагом «По местам» невозможен. Предварительно флаг нужно снять. Если переселение гостя происходит не позже 2 часов после поселения, конфликтной ситуации не возникает. Иначе после переселения в начальном номере возможно отображение конфликта. В данном случае конфликт не критичен. В случае переселения из номера «целиком» в номер «по местам» флаг «По местам» автоматически не устанавливается. Установите его при необходимости вручную, а также проверьте правильность занимаемых мест.

Выселение гостя

После завершения проживания гостя, его нужно выселить. Проверьте оплату по счетам, отсутствие неоплаченных начислений, открытых счетов, плательщиком по которым является гость. Если все данные правильные, найдите гостя в шахматке, щёлкните правой кнопкой мыши по графическому отображению брони и выберите в открывшемся меню пункт «Выселить» (см. рисунок). Выселить также можно из пункта меню «Базовый / Выселение».

Если проживание оплачивает (является плательщиком) не гость, а компания или группа, то у гостя может быть открытый и даже неоплаченный счёт. Данная ситуация не является ошибкой.

При выселении программа выполняет описанные выше проверки. В случае нахождения несоответствий, выселение гостя не происходит, а на экране появляется соответствующее сообщение. Оно говорит о том, что у гостя остались неоплаченные начисления или неоплаченные / не закрытые счета.

Откройте карту гостя, щелкнув по кнопке    ОК  , перейдите на вкладку «Начисления» и завершите все необходимые действия со счетами / начислениями.

Перенос части оплаты на будущую бронь

Бывают ситуации, когда гость бронирует и оплачивает номер на несколько суток, но в связи с изменением планов выезжает раньше намеченного срока, а остаток оплаты проживания просит перенести на конкретный будущий период (например, гость приехал на судебное слушание, а разбирательство его дела перенесено на другие даты). Правила взаимодействия с гостем по возможности возврата средств регламентированы Стандартом, но бывают форс-мажорные обстоятельства, в случае которых может потребоваться связаться с руководителем.

Для переноса части оплаты поступите следующим образом:

• если сформирован один чек на общую сумму проживания, нужно:
  1. Выполнить полный возврат.
  2. Провести оплату текущего проживания.
  3. Добавить бронь на будущий период.
  4. Оплатить бронь будущего периода.
• если счета и, соответственно, чеки разбиты по периодам проживания, выполните возврат только по счетам переносимого периода. Затем добавьте и оплатите бронь будущего периода.

Поиск гостя, в том числе аннулированного

Карту гостя можно найти в шахматке, но гораздо удобнее воспользоваться специальным режимом поиска.

Следует иметь в виду, что в зависимости от типа объекта и типа плательщика по счёту поиск проводится из разных режимов программы:

• по типу объекта:
  • карты гостей и групп гостей — пункт меню «Базовый / Поиск» или вкладка «Поиск» (см. рисунок);
  • карты мероприятий — пункт меню «Базовый / Мероприятия»;
• по плательщику в выставленном счёте:
  • гость, группа — пункт меню «Базовый / Поиск» или вкладка «Поиск» (см. рисунок);
  • мероприятие — пункт меню «Базовый / Мероприятия»;
  • компания — пункт меню «Бухгалтерии / Компании».

Рассмотрим поиск карт гостей и групп. Окно поиска продублировано в пункте меню — «Базовый/Поиск» и на вкладке «Поиск».

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Поиск гостя

По опыту, основными параметрами поиска карты являются:

• «Л/Счет» — номер лицевого счёта;
• «ФИО» — фамилия и/или имя и/или отчество гостя;
• «Тип комнаты» — категория номера. Можно выбрать несколько категорий номеров;
• «Статус» — статус карты гостя. Очень удобный критерий для поиска аннулированных гостей;
• «Источник» — источник бронирования, заполненный в соответствующем поле карты гостя. Можно задать несколько значений. Удобно для поиска гостей, забронированных с сайта или через букинговую систему;
• «Номер счета» — номера счёта на оплату.

Если критерий поиска не задан, он не принимается во внимание и поиск выполняется по всем значениям критерия.

Что касается аннулированного гостя, то восстановить карту может только пользователь с расширенными правами. Поэтому нужно обратиться в службу поддержки или к региональному руководителю.

Анкета

Для всех гостей заполняются анкетные данные и печатается регистрационная карта.

Введённые анкетные данные по всем гостям — личная информация, удостоверения личности — хранятся в HMS Servio и доступны во всех отелях. Если гость останавливался ранее, его анкету можно прикрепить к текущему проживанию, в том числе с данными удостоверения личности, а не вводить снова.

Перейдите на вкладку «Анкеты» в карте гостя. Программа автоматически запустит поиск гостей с данными, указанными в карте, и выведет список, убывающий по точности совпадения (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Поиск анкеты гостя

Если ваш гость найден в списке, щёлкните по кнопке , чтобы добавить анкету и закрепить документ или по кнопке , чтобы добавить анкету без документов (если у гостя уже другие документы личности).

Если гость в списке не найден, нажмите на кнопку     Добавить клиента   и введите анкетные данные вручную. Обратите внимание на разные кнопки сохранения введённых данных (см. рисунок):

• каждый заполненный документ сохраняется по кнопке    Сохранить  ;
• информация, введённая в основной части анкеты, сохраняется по кнопке     Сохранить  .

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Заполнение анкеты вручную

Анкеты гостей передаются в региональные ОВД. Передача осуществляется в бумажном или в электронном виде (если с ОВД заключено соглашение). Правила подготовки и передачи данных в электронном виде описаны в отдельном документе «Выгрузка данных в МВД». Печать актуальной формы анкеты производится на вкладке «Рег. карта» выбором соответствующего шаблона печати.

Регистрационная карта

Гость должен расписаться в регистрационной карте.

Если гость проживал ранее, его анкета нашлась, и вы привязали её к текущему проживанию, можно распечатать заполненную форму. Если требуется заполнить всю информацию о госте, рекомендуется распечатать пустую форму либо передать заранее подготовленный бланк гостю для заполнения вручную. Шаблон (печатная форма) выбирается из списка (см. рисунок).

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Регистрационная карта

На этой же вкладке печатаются анкеты российских и иностранных граждан для передачи в ОВД.

Основные услуги. Начисления, счета, оплата/возврат

После бронирования/поселения гостя программа автоматически рассчитывает и создаёт начисления за проживание для оплаты. Перейдите на вкладку «Начисления» (см. рисунок).

Добавление начислений

В области «Неоплаченные начисления» вы увидите автоматически сформированные начисления. Проверьте суммы начислений.

(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) Вкладка «Начисления»

Если гостю нужно добавить дополнительные услуги, введите их вручную:

1. Выберите в списке «Услуги» нужное начисление (см. 1 на рисунок).
2. Введите количество, проверьте сумму (см. 2, 3 на рисунок). В большинстве случаев редактирование суммы невохзможно.
3. Нажмите на кнопку     Добавить   (см. 4 на рисунок).

Услуга попадёт в список неоплаченных начислений.

Программа формирует начисления автоматически исходя из множества факторов: категории оплаты номера, продолжительности проживания, количества гостей и прочих. Не удаляйте без необходимости рассчитанные программой начисления, т.к. в случае изменения входных параметров для расчёта, автоматически пересчитать можно только автоначисления. Начисления, добавленные вручную, программой не пересчитываются. Если у вас возникли сомнения в правильности расчёта, обратитесь в службу поддержки или к руководителю.