Служебное

Экранные формы. Описание, правила работы

Версия 05.11.011

Введение

В данной инструкции описывается интерфейс и общие принципы работы с программой «HMS Servio» (далее по тексту — Система, Программа).Настоящая инструкция предполагает наличие у пользователя достаточно хорошего знания общих принципов и навыков работы на персональном компьютере и знания операционной системы Windows; в ней не содержится разъяснений базовых понятий из этой области.

Используемые сокращения, термины и определения

В начало раздела

Список сокращений, терминов и определений приведён в·таблице.

Таблица. Список сокращений, терминов и определений

Сокращения
БД	—	база данных
ИНН	—	идентификационный номер налогоплательщика
Л/счет	—	лицевой счёт контрагента (гостя, компании, группы, мероприятия, клиента)
НДС	—	налог на добавленную стоимость
Система	—	налог на добавленную стоимость
ФИО	—	фамилия, имя и отчество

Структура Программы

В начало страницы

Структура Программы, т.е. состав и расположение модулей и подмодулей, зависит от уровня допуска пользователя. Изменение значений имени пользователя (логина), пароля и выбор уровня допуска осуществляются администратором Системы.

Структура экранной формы

В начало раздела

Интерфейс Программы включает в себя следующие элементы (см. Рис. 1):

• главное окно Программы:
  • строка заголовка Программы;
  • строка меню (подробнее см. документацию используемого веб-обозревателя);
• рабочее окно:
  • строка состояния (подробнее см. п. 2.2, стр. 7);
  • панель с кнопками вызова модулей (подробнее см. п. 2.3, стр. 8);
  • панель с кнопками вызова подмодулей (подробнее см. п. 2.3, стр. 8);
  • вкладки подмодулей;
  • информационная область.

Главное окно Программы

Строка состояния

В начало раздела

В строке состояния отображается следующая информация:

• регистрационное имя пользователя;
• уровень допуска пользователя;
• текущая дата и время;
• версия Системы;
• название предприятия, являющегося владельцем Системы;
• название отеля, информация по которому отображается в Системе. Список доступных отелей для выбора пользователем зависит от прав, которыми он наделён, а также состоянием опции, устанавливающей активность отеля. Управление опцией осуществляется из специальной утилиты;
• наименование валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг.

Модули и подмодули Системы

В начало раздела

Под строкой состояния расположена панель с кнопками вызова модулей Системы. Названия кнопок соответствуют названиям модулей. Полный список модулей следующий:

• «Базовый», позволяющий выполнять основные функции для контроля количества проживаемых гостей, бронирования, заселения и выселения гостей, проведения ночного аудита, назначение задания горничным, просмотра журнала начислений;
• «Продажи», предназначенный для просмотра статистики номерного фонда предприятия; формирования списка компаний, услуг, тарифов и валют, которые допускается использовать при оплате услуг;
• «Бухгалтерия», предназначенный для формирования списка компаний, просмотра списка гостей и компаний, которые являются дебиторами или кредиторами, передачи данных в программу бухгалтерского учёта;
• «Статистика и отчетность», предназначенный для ведения статистики и формирования отчётов;
• «Администрирование», предназначенный для администрирования и выполнения настроек Системы;
• «Выход из системы», предназначенный для завершения работы с Системой.

Отображающийся список модулей зависит от прав доступа, которыми наделён пользователь.

Каждый модуль состоит из подмодулей, предназначенных для выполнения конкретных задач.
Панель с кнопками вызова подмодулей расположена под панелью модулей. В результате вызова подмодуля на экране открывается страница с вкладками, на которых производится работа с функциями Системы. На странице может быть как одна, так и несколько вкладок.

Перечень подмодулей Системы

Название подмодуля	Действия, выполняемые средствами подмодуля
Модуль «Базовый»
«Главная»	просмотр списка проживающих гостей, групп и мероприятиях, проводящийся на текущую дату; просмотр, бронирование и заселение гостей с помощью шахматки; распределение денежных средств между счетами гостей и целевыми счетами гостиничного предприятия; управление списком депозитных счетов гостей; просмотр списков валют; просмотр поэтажного плана отеля; поиск записей гостей по различным критериям; регистрация потерянных вещей; просмотр несохранённых карт гостей; просмотр, добавление, изменение состояния списка задач, назначенных пользователям
«Номера»	Просмотр загруженности номерного фонда (занятых и свободных номеров) за задаваемый диапазон времени, включая будущий период
«Бронирование»	бронирование номеров гостям или группам; поиск карт групп, которые не были своевременно закрыты; формирование листа ожиданий — списка потенциальных гостей, для которых не удалось забронировать номер; анализ сформированных неаннулированных счетов по аннулированным картам гостей и групп гостей
«Поселение»	Поиск и заселение гостей и / групп гостей на основе предварительного бронирования, а также свободное послеление
«Выселение»	Поиск и выселение гостей и / групп гостей или продление срока их проживания
«Журнал»	Отчёт по чекам оплаты за смену, а также выполнение служебных операций по кассам. Просмотр начислений, добавленных на счета гостей
«Горничные»	просмотр и установка типа уборки для номеров; назначение горничным заданий; постановка на ремонт или блокировка номеров для служебного использования
«Ночной аудит»	Проведение процедуры ночного аудита
«Сообщения»	Обмен сообщениями между зарегистрированными пользователями Системы
«Мероприятия»	Формирование и просмотр списка мероприятий
«Разное»	Добавление, редактирование и удаление записей: об использованных путёвках; о несохранённых картах гостей и групп
«Поиск»	Поиск карт гостей по различным критериям
Модуль «Продажи»
«Услуги и мероприятия»	Добавление, редактирование и удаление типов используемых в Системе услуг, валют, мероприятий, сборов и надбавок, групп услуг
«Статистика»	Просмотр статистики по номерному фонду отелей на текущий момент в разрезе номерного фонда / гостей / финансовых показателей
«Условия»	Формирование условий, задаваемых для расчёта стоимости услуг прейскуранта
«Прейскуранты»	Формирование, редактирование и удаление: прейскурантов и тарифных групп; правил автоначислений услуг для использования в прейскурантах; планов комиссий; календаря специальных тарифов для внесения оперативных изменений в тарификацию проживания для использования в картах гостей, групп, компаний и мероприятий
«Разное»	Настройка правил квотирования (ограничения) бронирования номерного фонда из корпоративного модуля и через онлайн-бронирование. Настройка правил перебронирования (овербукинга) категорий номеров. Добавление, редактирование и удаление записей об источниках и типах бронирования. Настройка оповещений пользователей Системы о наличии у гостей задолженности, возникшей во время предыдущих проживаний
«Рекламный редактор»	Ввод и редактирование текстового описания отелей и номерного фонда, а также загрузки фотографий. Введённая информация отображается на страницах корпоративного модуля
Модуль «Бухгалтерия»
«Список компаний»	Формирование списка компаний. Управление списком поставщиков услуг отелей
«Кредиторы»	Просмотр списка компаний-кредиторов
«Работа с 1С»	Обмен данными с программой «1С»: подготовка и выгрузка файлов; просмотр архива выгрузок; импорт данных из программы «1С»
«Банки»	Управление списком банков, в которых открыты расчётные счета компаний
«Документы»	Закрытие налоговых периодов в отелях и у поставщиков услуг отелей
«Договоры»	Управление набором правил для определения в автоматическом режиме ценовой политики, применяемой к гостю / группе / мероприятию, проживающему (проводимому) от компании
«Счета»	Редактирование плательщика и / или поставщика в незакрытых счетах, выставленных компаниям
«Налоги»	Настройка расчёта налогов (НДС): управление списком налогов и периодом их действия. Управление налоговыми группами: правилами расчёта налогов для различных групп товаров, услуг и надбавок с возможностью привязки к поставщикам
«Чеки»	Редактирование даты нефискальных чеков
«Календарь корпоративного модуля»	Установка периодов запрета на бронирование номеров в отелях для бронистов корпоративного модуля
Модуль «Статистика и отчетность»
«Гости»	Формирование отчётов, объектами которых являются гости отелей
«Статистика»	Формирование отчётов, содержащих статистические данные по работе отелей
Модуль «Администрирование»
«Стыковки»	Просмотр информации о статусах подключений программно-аппаратных продуктов, взаимодействующих с Системой
«Журнал событий»	Просмотр информации о событиях, произошедших в Системе
«Управление номерным фондом»	редактирование информации о номерах; при необходимости установка требования уборки или статуса «служебный» для номера; редактирование типов номеров; установка нормативов уборки для номеров разных типов и автоматический расчёт и постановка на уборку номерного фонда в зависимости от заданных параметров типов уборки; создание, редактирование и удаление телефонных номеров; описание свойств номеров; описание структуры номерного фонда отеля (корпусы, секции на этажах, переходы между ними) с целью предоставления корректных данных для составления оптимального алгоритма расчёта заданий на уборку горничным
«Персонал»	управление регистрационными записями пользователей: создание, редактирование и удаление регистрационных записей пользователей, назначение кассиров; ведение списка горничных и технических работников; настройка оповещения о номерах, забронированных на сайте гостиничного предприятия; настройка рабочих мест пользователей с закреплением оборудования; добавление, редактирование и удаление списка должностей; создание списка ролей пользователей и назначение прав доступа
«Оборудование»	Формирование списка оборудования, используемого в работе и способов оплаты: фискальных регистраторов и контрольно-кассовых машин, обеспечивающих печать чека (далее по тексту используется термин «Касса»); управление списком типов оплат, используемых в отелях; устройств идентификации карт, предназначенных для работы с ключ-картами; считывателей паспортов, предназначенных для считывания информации с электронных (биометрических) паспортов; замко́в, предназначенных для ограничения передвижения гостей и персонала; POS-терминалов, предназначенных для проведения операций с пластиковыми картами; принтеров, установленных в отелях, с привязкой к рабочим местам пользователей
«Целевые счета»	редактирование названий типов целевых счетов; добавление и редактирование записей о счетах
«Справочники»	Управление списками: категорий контрагентов; типов размещений; типов путёвок; типов питания; дополнительных характеристик гостя — информация о госте, которая даёт представление об его особенностях; типов пользовательских задач для дальнейшего использования в работе со списком задач; общих объектов задач; типов компаний-операторов; справочников стран; программ лояльности; контактов отелей
«Разное»	выполнение настроек Системы; редактирование шаблонов документов; снятие блокировок с редактируемого другими пользователями объектов; управление списком причин аннулирования; создание и управление пользовательскими сценариями — заданными последовательностями действий, автоматически выполняемых Системой при наступлении определённых событий

Если подмодуль не отображается на панели с кнопками вызова, то это означает, что у пользователя отсутствуют права на работу с данным подмодулем. Обратитесь к администратору Системы с просьбой назначить необходимые права.

Далее будут использоваться термины «выполните переход к модулю» и «выполните переход к подмодулю», под которыми подразумевается нажатие на кнопку с названием модуля или подмодуля на соответствующих панелях. Также для указания пути к вкладке будет использоваться обозначение «выполните переход «Название модуля / Название подмодуля / Название вкладки», что означает последовательное нажатие на кнопку с названием модуля, подмодуля на соответствующей панели или наведение мыши на название модуля и нажатие на ссылку подмодуля в динамически изменяющемся списке, и, далее, выбор нужной вкладки.

Между панелью с кнопками вызова подмодулей и вкладками расположена область с адресной строкой, в которой отображается путь к вкладке. На рисунке «Главное окно Программы» показан путь к открытой вкладке «Базовый / Главная / Проживающие». Также в этой области отображаются информационные сообщения, сообщения об ошибках или результатах выполнения каких-либо действий в Системе.

Типовые справочники. Добавление, редактирование и удаление записей

В начало раздела

Большинство справочников Системы поддерживают типовой интерфейс ввода, редактирования и удаления записей. В данном разделе описываются правила выполнения операций в типовых справочниках на примере справочника «Услуги» (вкладка «Продажи / Услуги и мероприятия / Услуги»).

Справочник. Режим добавления

Справочник. Режим редактирования

В левой части экранной формы располагается список записей справочника. Как правило, в правом столбце табличного списка расположены кнопки: — переход в режим редактирования записи и — удаление записи.

В правой части располагается область ввода / редактирования записи, а также командные кнопки управления записью:

	—	кнопка добавления записи. Кнопка доступна в режиме ввода
	—	кнопка сохранения изменений, внесённых в режиме редактирования записи
	—	кнопка отмены изменений, внесённых в режиме редактирования записи
	—	кнопка удаления записи. Кнопка доступна в режиме редактирования

Текущий режим работы со справочником отражается в название области ввода / редактирования записи, наличии или отсутствии строки справочника с фоновой подсветкой, а также в состоянии активности командных кнопок.

После перехода на вкладку со справочником, Система находится в режиме ввода новой записи. Что добавить запись заполните поля (обязательные поля обозначены символом «*») и нажмите на кнопку . Новая запись запишется в базу данных и отразится в списке справочника.

В некоторых справочниках, помимо ввода основных параметров, предусмотрен ввод дополнительных условий. Как правило, условие выбирается списка или справочника и добавляется по кнопке .

Переход в режим редактирования осуществляется любым из способов:

• щелчком по кнопке в строке списка;
• одинарным щелчком по строке списка.

Находясь в режиме редактирования, внесите нужные изменения и нажмите на кнопку . Изменения будут зафиксированы в базе данных и Система выйдет из режима редактирования.

В случае ввода ошибочных данных в режиме редактирования, внесённые изменения можно отменить, но только до их сохранения. Для отмены изменений нажмите на кнопку . Система выйдет из режима редактирования без сохранения изменений.

Удаление записи из справочника производится одним из способов:

• по кнопке в строке списка справочника в режиме ввода / редактирования записи;
• по кнопке в режиме редактирования записи.

Удаление записи, как правило, сопровождается появлением окна с запросом подтверждения удаляемой записи.

Мультиязычные справочники

В начало раздела

При выполнении операций с гостями отелей возникает потребность печати документов (форм, отчётов и пр.) на разных языках. Для реализации этих потребностей в Системе предусмотрена возможность перевода на иностранные языки реквизитов справочников:

• компании;
• валюты;
• услуги;
• пользователи.

Правила выполнения операций с функционалом перевода одинаковы для всех справочников и описываются в данном разделе на примере справочника «Услуги» (вкладка «Продажи / Услуги и мероприятия / Услуги»).

Вызов справочника выполняется по ссылке в поле «Языки» в режиме редактирования справочника. При отсутствии переводов ссылка имеет значение «нет», после добавления переводов в ссылке перечислены языки переводов. Щелчок по ссылке открывает окно «Редактирование языка».

Мультиязычный справочник

В верхней части окна расположен выпадающий список с перечнем возможных языков. Список языков вводится программно, и не имеет пользовательского интерфейса для редактирования.

Выберите язык и введите переводы параметров в полях формы. По окончании нажмите на кнопку . Перевод реквизитов на выбранный язык добавится в базу данных. Для завершения работы с окном нажмите на кнопку . Окно «Редактирование языка» закроется, а в ссылке «Языки» через запятую добавится обозначение языка, на который добавлен перевод.

Для удаления перевода выберите язык из выпадающего списка и нажмите на кнопку , после чего, не нажимая на кнопку , закройте окно кнопкой . Перевод на выбранный язык удалится из базы данных, а его обозначение — из ссылки «Языки».

Оперативная справочная информация

В начало раздела

Одним из несомненных достоинств Системы является возможность получения пользователем справочных данных в оперативном режиме. Вывод информации реализован как в списковых формах для оперативного просмотра данных о ключевых характеристиках объекта без перехода в карту объекта, так и в картах самих объектов для получения дополнительной информации по отдельным параметрам.

На наличие справки указывают значки , , , а также надписи, подчёркнутые штриховой линией (, ), расположенные в строках таблиц или на формах. При наведении курсора на эти значки появляются всплывающее окна «info» жёлтого цвета с информацией об объекте.

Карты групп, мероприятий и компаний функционируют в однопользовательском режиме. Поэтому, если карта открыта одним из пользователей, то внесение изменений другими пользователями невозможно, а в строке списка у них отображается значок , при наведении на который отображается информация о дате и времени, пользователе, выполняющем редактирование карты, и названии отеля.

Кнопки управления

В начало раздела

Кнопки управления с подписями имеют обводку разного цвета в зависимости от критичности действия, выполняемого при их нажатии. Кнопки некритичных действий, таких как добавление (  ), поиск (  ) записей и т.п. обведены рамкой рамкой сине-зеленого цвета. Кнопки критичных действий, таких как сохранение (  ), удаление (  ) и т.п. обведены рамкой рамкой красного цвета. Обводка кнопок разным цветом выполнена с целью привлечения внимания пользователей к выполнению ответственных операций.

Параметры формирования и печати отчётных данных

В начало раздела

На ряде вкладок — «Балансовый счет», «Сводный отчёт по контрагенту», «Рег. карта», «Подтверждение» — производится формирование и печать отчётных форм. Управление формированием и печатью, а также сценарий работы на этих вкладках одинаковый. Рассмотрим его ниже на примере вкладки «Балансовый счет».

Параметры формирования и печати отчётных данных

Для управления отчётами предусмотрены следующие параметры:

• выпадающий список «Выбор формата» — предназначен для выбора формата выходной формы: Mdc — массив данных, Doc — текстовый формат, Pdf — Portable Document Format , Excel — электронная таблица, XPS — XML Paper Specification;
• выпадающий список «Выбор шаблона». В некоторых отчётах предусмотрено несколько видов выходных форм. Из данного списка выбирается нужная форма отчёта;
• кнопка — запуск формирования отчёта.

На вкладке «Администрирование / Разное / Шаблоны» устанавливается способ формирования отчёта при переходе на вкладку. Если флаг «Автоматическая печать» для отчёта установлен, то отчёт будет формироваться при переходе на вкладку (более подробно см. документ «HMS Servio. РП»).

В зависимости от формата выходного файла выполняются различные сценарии формирования отчёта.

Формат Mdc

При выборе формата файла Mdc сформированный отчёт выводится на экран.

Пример отчёта в формате Mdc

Отчёт можно сохранить на диске, можно вывести на печать. Для сохранения отчёта выберите формат в выпадающем списке «Файл документа…» и нажмите на кнопку . Для печати отчёта нажмите на кнопку .

Форматы Doc, Pdf, Excel, XPS

При выборе других форматов файла отчёта (Doc, Pdf, Excel, XPS) порядок формирования отчёта иной.

После запуска формирования формы появляется всплывающее окно «Ожидание выполнения отчета». Можно дождаться окончания формирования — сформированный отчёт будет загружен в виде файла в каталог, установленный для браузера в качестве каталога загрузки по умолчанию.

Если формирование отчёта занимает продолжительное время, его можно сгенерировать в фоновом режиме. Для этого следует в окне «Ожидание выполнения отчета» нажать на кнопку (см. рисунок). Отчёт сформируется и пользователь получит сообщение, содержащее ссылку на его местоположение. Сообщение будет помещено в список сообщений на вкладке «Базовый / Сообщения» (работа с сообщениями описана в документе «HMS Servio. РП»).

При повторном формировании отчёта на экране появится окно «Выбор готового отчета».

Окно выбора готового отчёта

В окне отображается список сформированных ранее отчётов по данному гостю. Отчёт можно загрузить, нажав на кнопку  (Загрузить отчет) или, в случае изменения первичных данных для генерации отчёта, сформировать его заново, нажав на кнопку .

==Карта гостя==