Экранные формы. Описание, правила работы
Версия 05.11.011
Введение
В данной инструкции описывается интерфейс и общие принципы работы с программой «HMS Servio» (далее по тексту — Система, Программа).Настоящая инструкция предполагает наличие у пользователя достаточно хорошего знания общих принципов и навыков работы на персональном компьютере и знания операционной системы Windows; в ней не содержится разъяснений базовых понятий из этой области.
Используемые сокращения, термины и определения
В начало раздела
Список сокращений, терминов и определений приведён в·таблице.
Таблица. Список сокращений, терминов и определений
| Сокращения
|
| БД
|
—
|
база данных
|
| ИНН
|
—
|
идентификационный номер налогоплательщика
|
| Л/счет
|
—
|
лицевой счёт контрагента (гостя, компании, группы, мероприятия, клиента)
|
| НДС
|
—
|
налог на добавленную стоимость
|
| Система
|
—
|
налог на добавленную стоимость
|
| ФИО
|
—
|
фамилия, имя и отчество
|
Структура Программы
В начало страницы
Структура Программы, т.е. состав и расположение модулей и подмодулей, зависит от уровня допуска пользователя. Изменение значений имени пользователя (логина), пароля и выбор уровня допуска осуществляются администратором Системы.
Структура экранной формы
В начало раздела
Интерфейс Программы включает в себя следующие элементы (см. Рис. 1):
- главное окно Программы:
- строка заголовка Программы;
- строка меню (подробнее см. документацию используемого веб-обозревателя);
- рабочее окно:
- строка состояния (подробнее см. п. 2.2, стр. 7);
- панель с кнопками вызова модулей (подробнее см. п. 2.3, стр. 8);
- панель с кнопками вызова подмодулей (подробнее см. п. 2.3, стр. 8);
- вкладки подмодулей;
- информационная область.
Главное окно Программы
Строка состояния
В начало раздела
В строке состояния отображается следующая информация:
- регистрационное имя пользователя;
- уровень допуска пользователя;
- текущая дата и время;
- версия Системы;
- название предприятия, являющегося владельцем Системы;
- название отеля, информация по которому отображается в Системе. Список доступных отелей для выбора пользователем зависит от прав, которыми он наделён, а также состоянием опции, устанавливающей активность отеля. Управление опцией осуществляется из специальной утилиты;
- наименование валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг.
Модули и подмодули Системы
В начало раздела
Под строкой состояния расположена панель с кнопками вызова модулей Системы. Названия кнопок соответствуют названиям модулей. Полный список модулей следующий:
- «Базовый», позволяющий выполнять основные функции для контроля количества проживаемых гостей, бронирования, заселения и выселения гостей, проведения ночного аудита, назначение задания горничным, просмотра журнала начислений;
- «Продажи», предназначенный для просмотра статистики номерного фонда предприятия; формирования списка компаний, услуг, тарифов и валют, которые допускается использовать при оплате услуг;
- «Бухгалтерия», предназначенный для формирования списка компаний, просмотра списка гостей и компаний, которые являются дебиторами или кредиторами, передачи данных в программу бухгалтерского учёта;
- «Статистика и отчетность», предназначенный для ведения статистики и формирования отчётов;
- «Администрирование», предназначенный для администрирования и выполнения настроек Системы;
- «Выход из системы», предназначенный для завершения работы с Системой.
|
Отображающийся список модулей зависит от прав доступа, которыми наделён пользователь.
|
Каждый модуль состоит из подмодулей, предназначенных для выполнения конкретных задач.
Панель с кнопками вызова подмодулей расположена под панелью модулей. В результате вызова подмодуля на экране открывается страница с вкладками, на которых производится работа с функциями Системы. На странице может быть как одна, так и несколько вкладок.
[Показать список подмодулей]
Перечень подмодулей Системы
| Название подмодуля
|
Действия, выполняемые средствами подмодуля
|
| Модуль «Базовый»
|
| «Главная»
|
- просмотр списка проживающих гостей, групп и мероприятиях, проводящийся на текущую дату;
- просмотр, бронирование и заселение гостей с помощью шахматки;
- распределение денежных средств между счетами гостей и целевыми счетами гостиничного предприятия;
- управление списком депозитных счетов гостей;
- просмотр списков валют;
- просмотр поэтажного плана отеля;
- поиск записей гостей по различным критериям;
- регистрация потерянных вещей;
- просмотр несохранённых карт гостей;
- просмотр, добавление, изменение состояния списка задач, назначенных пользователям
|
| «Номера»
|
Просмотр загруженности номерного фонда (занятых и свободных номеров) за задаваемый диапазон времени, включая будущий период
|
| «Бронирование»
|
- бронирование номеров гостям или группам;
- поиск карт групп, которые не были своевременно закрыты;
- формирование листа ожиданий — списка потенциальных гостей, для которых не удалось забронировать номер;
- анализ сформированных неаннулированных счетов по аннулированным картам гостей и групп гостей
|
| «Поселение»
|
Поиск и заселение гостей и / групп гостей на основе предварительного бронирования, а также свободное послеление
|
| «Выселение»
|
Поиск и выселение гостей и / групп гостей или продление срока их проживания
|
| «Журнал»
|
Отчёт по чекам оплаты за смену, а также выполнение служебных операций по кассам.
Просмотр начислений, добавленных на счета гостей
|
| «Горничные»
|
- просмотр и установка типа уборки для номеров;
- назначение горничным заданий;
- постановка на ремонт или блокировка номеров для служебного использования
|
| «Ночной аудит»
|
Проведение процедуры ночного аудита
|
| «Сообщения»
|
Обмен сообщениями между зарегистрированными пользователями Системы
|
| «Мероприятия»
|
Формирование и просмотр списка мероприятий
|
| «Разное»
|
Добавление, редактирование и удаление записей:
- об использованных путёвках;
- о несохранённых картах гостей и групп
|
| «Поиск»
|
Поиск карт гостей по различным критериям
|
| Модуль «Продажи»
|
| «Услуги и мероприятия»
|
Добавление, редактирование и удаление типов используемых в Системе услуг, валют, мероприятий, сборов и надбавок, групп услуг
|
| «Статистика»
|
Просмотр статистики номерного фонда отеля на текущий момент
|
| «Условия»
|
Формирование условий, задаваемых для определения стоимости услуг прейскуранта
|
| «Прейскуранты»
|
Формирование, редактирование и удаление:
- прейскурантов и тарифных групп;
- правил автоначислений услуг для использования в прейскурантах;
- планов комиссий;
- календаря специальных тарифов для внесения оперативных изменений в тарификацию проживания для использования в картах гостей, групп, компаний и мероприятий
|
| «Разное»
|
Настройка правил квотирования (ограничения) бронирования номерного фонда из корпоративного модуля и через онлайн-бронирование.
Настройка правил перебронирования (овербукинга) категорий номеров.
Добавление, редактирование и удаление записей об источниках и типах бронирования.
Настройка оповещений пользователей Системы о наличии у гостей задолженности, возникшей во время предыдущих проживаний
|
| «Рекламный редактор»
|
Ввод и редактирование текстового описания отелей и номерного фонда, а также загрузки фотографий. Введённая информация отображается на страницах корпоративного модуля
|
| Модуль «Бухгалтерия»
|
| «Список компаний»
|
Формирование списка компаний
|
| «Кредиторы»
|
Просмотр списка кредиторов
|
| «Работа с 1С»
|
Обмен данными с программой «1С»:
- подготовка и выгрузка файлов;
- просмотр архива выгрузок;
- импорт данных из программы «1С»
|
| «Банки»
|
Управление списком банков, банковские реквизиты которых используются в картах компаний
|
| «Документы»
|
Закрытие налоговых периодов в отелях и у поставщиков отелей
|
| «Договоры»
|
Управление набором правил для определения в автоматическом режиме ценовой политики, применяемой к гостю / группе / мероприятию, проживающему (проводимому) от компании
|
| «Счета»
|
Редактирование плательщика и / или поставщика в незакрытых счетах, выставленных компаниям
|
| «Налоги»
|
Настройка расчёта налогов (НДС): управление списком налогов и периодом их действия.
Управление налоговыми группами: правилами расчёта налогов для различных групп товаров, услуг и надбавок с возможностью привязки к поставщикам
|
| «Чеки»
|
Редактирование даты нефискальных чеков
|
| «Календарь корпоративного модуля»
|
Установка периодов запрета на бронирование номеров в отелях для бронистов корпоративного модуля
|
| Модуль «Статистика и отчетность»
|
| «Гости»
|
Формирование отчётов, объектами которых являются гости отелей
|
| «Статистика»
|
Формирование отчётов, содержащих статистические данные по работе отелей
|
| Модуль «Администрирование»
|
| «Стыковки»
|
Просмотр информации о программно-аппаратных продуктах, взаимодействующих с Системой
|
| «Журнал событий»
|
Просмотр информации о событиях, произошедших в Системе
|
| «Управление номерным фондом»
|
- редактирование информации о номерах; при необходимости установка уборки или статуса «служебный» для номера;
- редактирование типов номеров;
- установка нормативов уборки для номеров разных типов и автоматический расчёт и постановка на уборку номерного фонда в зависимости от заданных параметров типов уборки;
- создание, редактирование и удаление телефонных номеров;* описание свойств номеров
|
| «Персонал»
|
- управление регистрационными записями пользователей: создание, редактирование и удаление регистрационных записей пользователей, назначение кассиров;
- ведение списка горничных;
- настройка оповещения о номерах, забронированных на сайте гостиничного предприятия;
- настройка рабочих мест пользователей с закреплением оборудования;
- добавление, редактирование и удаление списка должностей;* создание списка ролей пользователей и назначение прав доступа
|
| «Оборудование»
|
Формирование списка оборудования, используемого в работе и способов оплаты:
- фискальных регистраторов и контрольно-кассовых машин, обеспечивающих печать чека (далее по тексту используется термин «Касса»);
- устройств идентификации карт, предназначенных для работы с ключ-картами;
- считывателей паспортов, предназначенных для считывания информации с электронных (биометрических) паспортов;
- замков, предназначенных для ограничения передвижения гостей и персонала;
- POS-терминалов, предназначенных для проведения операций с пластиковыми картами;
- принтерами, установленными в гостиничном хозяйстве, с привязкой принтеров к рабочим местам пользователей
|
| «Целевые счета»
|
- редактирование названий типов целевых счетов;
- добавление и редактирование записей о счетах
|
| «Справочники»
|
Управление списками
- категорий контрагентов;
- типов размещений;
- типов путёвок;
- типов питания;
- дополнительных характеристик гостя — информация о госте, которая даёт представление об его особенностях;
- типов пользовательских задач для дальнейшего использования в работе со списком задач;
- общих объектов задач;
- типов компаний-операторов;
- справочников стран;
- программ лояльности;
- контактов отелей
|
| «Разное»
|
- выполнение настроек Системы;
- редактирование шаблонов документов;
- снятие блокировок с редактируемого другими пользователями объектов;
- управление списком причин аннулирования;
- создание и управление пользовательскими сценариями — заданными последовательностями действий, автоматически выполняемых Системой при наступлении определённых событий
|
