Служебное

Экранные формы. Описание, правила работы

Версия 05.11.011

Введение

В данной инструкции описывается интерфейс и общие принципы работы с программой «HMS Servio» (далее по тексту — Система, Программа).Настоящая инструкция предполагает наличие у пользователя достаточно хорошего знания общих принципов и навыков работы на персональном компьютере и знания операционной системы Windows; в ней не содержится разъяснений базовых понятий из этой области.

Используемые сокращения, термины и определения

В начало раздела

Список сокращений, терминов и определений приведён в·таблице.

Таблица. Список сокращений, терминов и определений

Сокращения
БД	—	база данных
ИНН	—	идентификационный номер налогоплательщика
Л/счет	—	лицевой счёт контрагента (гостя, компании, группы, мероприятия, клиента)
НДС	—	налог на добавленную стоимость
Система	—	налог на добавленную стоимость
ФИО	—	фамилия, имя и отчество

Структура Программы

В начало страницы

Структура Программы, т.е. состав и расположение модулей и подмодулей, зависит от уровня допуска пользователя. Изменение значений имени пользователя (логина), пароля и выбор уровня допуска осуществляются администратором Системы.

Структура экранной формы

В начало раздела

Интерфейс Программы включает в себя следующие элементы (см. Рис. 1):

• главное окно Программы:
  • строка заголовка Программы;
  • строка меню (подробнее см. документацию используемого веб-обозревателя);
• рабочее окно:
  • строка состояния (подробнее см. п. 2.2, стр. 7);
  • панель с кнопками вызова модулей (подробнее см. п. 2.3, стр. 8);
  • панель с кнопками вызова подмодулей (подробнее см. п. 2.3, стр. 8);
  • вкладки подмодулей;
  • информационная область.

Главное окно Программы

Строка состояния

В начало раздела

В строке состояния отображается следующая информация:

• регистрационное имя пользователя;
• уровень допуска пользователя;
• текущая дата и время;
• версия Системы;
• название предприятия, являющегося владельцем Системы;
• название отеля, информация по которому отображается в Системе. Список доступных отелей для выбора пользователем зависит от прав, которыми он наделён, а также состоянием опции, устанавливающей активность отеля. Управление опцией осуществляется из специальной утилиты;
• наименование валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг.

Модули и подмодули Системы

В начало раздела

Под строкой состояния расположена панель с кнопками вызова модулей Системы. Названия кнопок соответствуют названиям модулей. Полный список модулей следующий:

• «Базовый», позволяющий выполнять основные функции для контроля количества проживаемых гостей, бронирования, заселения и выселения гостей, проведения ночного аудита, назначение задания горничным, просмотра журнала начислений;
• «Продажи», предназначенный для просмотра статистики номерного фонда предприятия; формирования списка компаний, услуг, тарифов и валют, которые допускается использовать при оплате услуг;
• «Бухгалтерия», предназначенный для формирования списка компаний, просмотра списка гостей и компаний, которые являются дебиторами или кредиторами, передачи данных в программу бухгалтерского учёта;
• «Статистика и отчетность», предназначенный для ведения статистики и формирования отчётов;
• «Администрирование», предназначенный для администрирования и выполнения настроек Системы;
• «Выход из системы», предназначенный для завершения работы с Системой.

Отображающийся список модулей зависит от прав доступа, которыми наделён пользователь.

Каждый модуль состоит из подмодулей, предназначенных для выполнения конкретных задач.
Панель с кнопками вызова подмодулей расположена под панелью модулей. В результате вызова подмодуля на экране открывается страница с вкладками, на которых производится работа с функциями Системы. На странице может быть как одна, так и несколько вкладок.

Перечень подмодулей Системы

Название подмодуля	Действия, выполняемые средствами подмодуля
Модуль «Базовый»
«Главная»	просмотр списка проживающих гостей, групп, а также гостей, приехавших от компании, и мероприятиях, проводящийся на текущую дату; просмотр, бронирование и заселение гостей с помощью шахматки; распределение денежных средств между счетами гостей и целевыми счетами гостиничного предприятия; управление списком депозитных счетов гостей; просмотр списков валют; просмотр поэтажного плана отеля; поиск записей гостей по различным критериям; регистрация потерянных вещей; просмотр несохранённых карт гостя; просмотр,создание, изменение состояния списка задач, назначенных пользователям
«Номера»	Просмотр загруженности номерного фонда за определённый период
«Бронирование»	бронирование номеров гостям или группам; формирование списка потенциальных гостей, для которых не удалось забронировать номер; анализ сформированных неаннулированных счетов по аннулированным картам гостей и групп гостей
«Поселение»	Заселение гостей и / или групп гостей
«Выселение»	Выселение гостей или продление срока проживания гостя
«Журнал»	Просмотр начислений, добавленных на счета гостей
«Горничные»	просмотр и установка типа уборки для номеров; назначение горничным заданий; постановка на ремонт или блокировка номеров для служебного использования
«Ночной аудит»	Проведение процедуры ночного аудита
«Сообщения»	Обмен сообщениями между зарегистрированными пользователями Системы
«Мероприятия»	Формирование и просмотр списка мероприятий
«Разное»	Добавление, редактирование и удаление записей: об использованных путёвках; о несохранённых картах гостей и групп
Модуль «Продажи»
«Услуги и мероприятия»	Добавление, редактирование и удаление типов используемых в Системе услуг, валют, мероприятий, сборов и надбавок, групп услуг
«Статистика»	Просмотр статистики номерного фонда отеля на текущий момент
«Условия»	Формирование условий, задаваемых для определения стоимости услуг прейскуранта
«Прейскуранты»	Формирование, редактирование и удаление: прейскурантов и тарифных групп; правил автоначислений услуг для использования в прейскурантах; планов комиссий; календаря специальных тарифов для внесения оперативных изменений в тарификацию проживания для использования в картах гостей, групп, компаний и мероприятий
«Разное»	Настройка правил квотирования (ограничения) бронирования номерного фонда из корпоративного модуля и через онлайн-бронирование. Настройка правил перебронирования (овербукинга) категорий номеров. Добавление, редактирование и удаление записей об источниках и типах бронирования. Настройка оповещений пользователей Системы о наличии у гостей задолженности, возникшей во время предыдущих проживаний
«Рекламный редактор»	Ввод и редактирование текстового описания отелей и номерного фонда, а также загрузки фотографий. Введённая информация отображается на страницах корпоративного модуля
Модуль «Бухгалтерия»
«Список компаний»	Формирование списка компаний
«Кредиторы»	Просмотр списка кредиторов
«Работа с 1С»	Обмен данными с программой «1С»: подготовка и выгрузка файлов; просмотр архива выгрузок; импорт данных из программы «1С»
«Банки»	Управление списком банков, банковские реквизиты которых используются в картах компаний
«Документы»	Закрытие налоговых периодов в отелях и у поставщиков отелей
«Договоры»	Управление набором правил для определения в автоматическом режиме ценовой политики, применяемой к гостю / группе / мероприятию, проживающему (проводимому) от компании
«Счета»	Редактирование плательщика и / или поставщика в незакрытых счетах, выставленных компаниям
«Налоги»	Настройка расчёта налогов (НДС): управление списком налогов и периодом их действия. Управление налоговыми группами: правилами расчёта налогов для различных групп товаров, услуг и надбавок с возможностью привязки к поставщикам
«Чеки»	Редактирование даты нефискальных чеков
«Календарь корпоративного модуля»	Установка периодов запрета на бронирование номеров в отелях для бронистов корпоративного модуля
Модуль «Статистика и отчетность»
«Гости»	Формирование отчётов, объектами которых являются гости отелей
«Статистика»	Формирование отчётов, содержащих статистические данные по работе отелей
Модуль «Администрирование»
«Стыковки»	Просмотр информации о программно-аппаратных продуктах, взаимодействующих с Системой
«Журнал событий»	Просмотр информации о событиях, произошедших в Системе
«Управление номерным фондом»	редактирование информации о номерах; при необходимости установка уборки или статуса «служебный» для номера;* редактирование типов номеров;* установка нормативов уборки для номеров разных типов и автоматический расчёт и постановка на уборку номерного фонда в зависимости от заданных параметров типов уборки;* создание, редактирование и удаление телефонных номеров;* описание свойств номеров
«Персонал»	управление регистрационными записями пользователей: создание, редактирование и удаление регистрационных записей пользователей, назначение кассиров;* ведение списка горничных;* настройка оповещения о номерах, забронированных на сайте гостиничного предприятия;* настройка рабочих мест пользователей с закреплением оборудования;* добавление, редактирование и удаление списка должностей;* создание списка ролей пользователей и назначение прав доступа |-	«Персонал»	фискальных регистраторов и контрольно-кассовых машин, обеспечивающих печать чека (далее по тексту используется термин «Касса»);* устройств идентификации карт, предназначенных для работы с ключ-картами;* считывателей паспортов, предназначенных для считывания информации с электронных (биометрических) паспортов;* замков, предназначенных для ограничения передвижения гостей и персонала;* POS-терминалов, предназначенных для проведения операций с пластиковыми картами;* принтерами, установленными в гостиничном хозяйстве, с привязкой принтеров к рабочим местам пользователей |-	«Целевые счета»	редактирование названий типов целевых счетов;* добавление и редактирование записей о счетах
«Справочники»	Управление списками категорий контрагентов;* типов размещений;* типов путёвок;* типов питания;* дополнительных характеристик гостя — информация о госте, которая даёт представление об его особенностях;* типов пользовательских задач для дальнейшего использования в работе со списком задач;* общих объектов задач;* типов компаний-операторов;* справочников стран;* программ лояльности;* контактов отелей
«Разное»	выполнение настроек Системы;* редактирование шаблонов документов;* снятие блокировок с редактируемого другими пользователями объектов;* управление списком причин аннулирования;* создание и управление пользовательскими сценариями — заданными последовательностями действий, автоматически выполняемых Системой при наступлении определённых событий