Consolidated bills rules

Правила формирования сводных счетов

Условия расчёта

Сводные счета по компании‑плательщику формируются автоматически с целью упрощения процедуры оплаты выставленных счетов.

Сводные счета импортируются в сеансе выгрузки данных в программу «1С». Затем, после поступления данных о полной оплате сводного счёта (в автоматическом режиме в файле загрузки из программы «1С»), все счета, входящие в состав сводного счёта, автоматически оплачиваются и закрываются.

Сводные счета формируются в соответствии с отмеченными в календаре днями (датами или днями недели).

Процедура формирования заключается в создании сводного счёта и включения в него счетов, выставленных на гостей, группы, мероприятия и/или другие компании. Для включения счёта в сводный счёт он должен обладать следующими характеристиками:

• счёт должен быть открыт;
• счёт не должен являться комиссионным;
• в счёте не должно быть чеков;
• даты всех начислений в счёте должны:
  • попадать в два последних календарных месяца (текущий и предыдущий);
  • быть меньше текущей даты без учёта времени (то есть, «вчера» и ранее);
• даты хотя бы одного из начислений должна быть больше даты последнего формирования сводного счёта (в соответствии с установленным флагом дня срабатывания в фильтре);
• в счёте не должно быть ни одной запретной для компании-плательщика услуги;
• дата счёта должна попадать в заданный в фильтре период;
• дата счёта не должна больше текущей даты;
• счёт должен быть верхнего уровня (у него не должно быть родительского счёта, но могут быть вложенные счета);
• поставщик услуг должен соответствовать выбранному в фильтре (если «Не задано», поставщик не проверяется);
• заказчик должен соответствовать выбранному в фильтре типу;
• валюта счёта должна совпадать с выбранной в фильтре валютой.

Проверка дат начислений производится в соответствии с параметром настройки «Определение даты акта» для отеля «Все отели»: по дате потребления («Дата оказания услуги») или по дате акта («По конечной дате периода оказания услуг»). Как правило, дата периода оказания услуг больше даты оказания услуги. Например (при правильной настройке услуги проживания), если гость останавливается на одни сутки, то дата оказания услуги равна дате заезда, а конечная дата периода оказания услуг равна дате выезда.

Отправка писем и актов

Сформированные сводные счета, а также акты выполненных работ, могут быть отправлены компании-плательщику по электронной почте.

Для корректного формирования документов необходимо правильно настроить параметры отправки:

• «Предпочитаемый язык». Алгоритм выбора шаблонов счёта и акта, в целом, не отличается от стандартного. Единственная особенность заключается в том, что отправка писем осуществляется внешней службой, которой для выполнения алгоритма поиска шаблона нужно передать параметр «Язык» отчёта;
• «E-Mail». В данном поле через запятую вводятся адреса электронной почты получателей. Адресатами, как правило, являются контакты компании-плательщика, а также менеджеры Системы, закреплённые за компанией;
• «Тема письма» — заголовок письма;
• «Шаблон письма». Шаблон выбирается из списка шаблонов отчёта TC003 «Рассылка сводных счетов» без фильтрации записей по текущему отелю;
• «Дополнительно отправлять акт выполненных работ». Если флаг установлен, то к письму, помимо сводного счёта, прикрепляется акт из шаблона TB003 «Печать акта».