Версия 12:30, 3 июня 2024

Инструкция по выгрузке фатур. Анализ и исправление ошибок выгрузки

Фатура является документом, подтверждающим оплату предоставленных услуг, и должна быть выгружена в банк. С целью исключения корректировок сформированных в банке фатур, принято решение выгружать счета после окончательных расчетов с гостями, то есть после выселения гостей.

Плательщиками по счетам могут быть сами гости или компании. В зависимости от типа плательщика, счета выгружаются в банк с формированием e-invoice или e-archive:

• в e-invoice выгружаются счета, если плательщик по счету зарегистрирован в налоговой администрации (Vergi Dairesi) и имеет налоговый номер (VKN);
• в e-archive выгружаются счета, если плательщик по счету не зарегистрирован в налоговой администрации (Vergi Dairesi) и только ИНН (TCKN).

Выбор вида фатуры осуществляется в счете и является критичным фактором, т.к. большинство ошибок выгрузки происходит именно в результате неправильного выбора вида фатуры.

Информация о плательщике

К вводу налоговых данных плательщика предъявляются разные требования, в зависимости от типа плательщика. Данные о компании вводятся в карте компании (Бухгалтерия / Компании, Карта компании). Данные о госте — физическом лице вводятся в анкете гостя, прикрепляемой к карте гостя.

Ниже показаны реквизиты, которые нужно заполнить для корректной выгрузки счетов в банк.

Плательщик зарегистрирован в налоговой администрации

Компания

В карте компании обязательными для заполнения являются поля:

• налоговая администрация – выбор из справочника, аналогичного справочнику банка QNB;
• “ИНН” (TENEKE) — идентификационный номер, состоящий из 10 символов.

Для возможности ввода ИНН должен быть установлен флаг “Является плательщиком НДС” (KDV mükellefi mi).

Не обязательные, но рекомендуемые для заполнения поля:

• “Контактное лицо” с пробелом между именем и фамилией;
• “Почтовый адрес”.

Физическое лицо

В карте гостя заполняется анкета на каждого проживающего в номере. В анкете вводится документ, удостоверяющий личность:

• “Паспорт” или “Водительское удостоверение” для граждан Турции;
• “Паспорт иностранного гражданина” — для иностранных граждан.

Документ обязательно должен быть привязан к текущему проживанию – установлен значок .

Будьте внимательны! Для иностранных граждан обязательно выбирайте “Паспорт иностранного гражданина” для корректной выгрузке в полицейскую систему.

В документе, удостоверяющем личность, должны быть обязательно заполнены поля:

• “Фамилия”;
• “Имя”;
• “ИНН” (VKN);
• выбрана налоговая администрация.

На рисунке изображён документ ”Паспорт”.

Плательщик не зарегистрирован в налоговой администрации

Компания

Как правило, компании, не зарегистрированные в налоговом органе – иностранные компании.

В карте компании обязательными для заполнения являются поля:

• “Компания” — Нерезидент;* “Является плательщиком НДС — флаг снят;
• “Контактное лицо” с пробелом между именем и фамилией.

Не обязательное, но рекомендуемое для заполнения поле:

• “Почтовый адрес”.

При выгрузке в QNB счета с плательщиком компанией – нерезидентом, ИНН автоматически заполняется 10 цифрами “2”: “2222222222”.

Физическое лицо

В карте гостя заполняется анкета на каждого проживающего в номере. В анкете вводится документ, удостоверяющий личность — Паспорт или Водительское удостоверение. Документ обязательно должен быть привязан к текущему проживанию – установлен значок .

В документе, удостоверяющем личность, должны быть обязательно заполнены поля:

• "Фамилия";
• "Имя";
• "Номер документа".

На рисунке изображён документ ”Паспорт иностранного гражданина”.

Выгрузка счета в банк

Для выгрузки счета в банк должны быть выполнены 2 условия:

1. Счет на оплату должен быть оплачен и закрыт.
2. Гость должен быть выселен.

Как было сказано выше, эти требования введены с целью не допустить корректировку выгруженных в банк фатур.

Выбор типа фатуры для отправки и проверка регистрации плательщика

Работа со счетами на оплату относится к оперативной деятельности, поэтому в данном разделе будут описаны операции, относящиеся только к выгрузке счетов в банк.

Для того, чтобы выгрузить счет в банк, плательщиком по ней должна быть компания или гость, т.е. объект, в котором можно заполнить налоговые реквизиты. Тип плательщика показывается в поле “Плательщик”:

• если код начинается с буквы “С”, то плательщик – компания (“Сompany”);
• если в коде нет букв, а только цифры, то плательщик – гость.

После оплаты и закрытия счета необходимо выбрать тип выгружаемой фатуры: e-invoice или e-archive. По умолчанию установлено значение “e-Invoice”. Для данного типа выгрузки предусмотрена проверка: зарегистрирован или нет плательщик в налоговой администрации. Обязательно выполните проверку и исправьте ошибки в карте плательщика, если они обнаружены.

Если плательщик – гость, и в номере проживали несколько гостей, вы можете выбрать, на имя какого гостя оформлять фатуру. Для этого выберите в списке “Анкеты гостей” нужную запись.

После успешной выгрузки счета, в личном кабинете поставщика услуг в банке сформируется фатура, которая загрузится в карту счета в виде pdf-файла (4 на рисунке). Ее можно открыть, сохранить на диск, распечатать и передать гостю.

После любого изменения в карте счета (например, 1 на рисунке) необходимо сохранить сначала изменения (2 на рисунке), и лишь потом выгрузить счет в банк (3 на рисунке).

Список счетов с результатом выгрузки

Всю информацию по выгруженным, не выгруженным и выгруженным с ошибками счетам можно найти на странице “QNB eFinance”, расположенной в “Бухгалтерия / Экспорт/Импорт счетов”. В верхней части страницы расположен блок фильтрации счетов по статусу выгрузки и периоду экспорта.

По умолчанию предлагается фильтрация не выгруженных счетов и счетов с ошибками за весь период работы. Нажмите     Поиск   для вывода записей на страницу. Если на странице с указанными фильтрами записей нет, значит все счета выгружены в банк успешно.

Вы можете изменить фильтрацию. Если в фильтр добавится статус “Экспортирована”, выбор периода экспорта станет доступен.

Счета можно выделить в списке и выгрузить в банк повторно, щелкнув по кнопке     Выгрузка в QNB   в правом верхнем углу, однако до исправления ошибок экспорта повторно выгружать документы смысла не имеет.

Повторная выгрузка документа, успешно выгруженного в банк, невозможна.

В правой колонке таблицы расположены кнопки к различному функционалу для просмотра, исправления ошибок, выгрузке в QNB:

• — переход к просмотру и редактированию карты счета. После выселения гостя оперативная работа с его картой невозможна. Однако, при переходе с данной страницы часть полей, относящихся к выгрузке счета, для редактирования доступна.
• — переход к просмотру/редактированию карты гостя;
• — переход к просмотру/редактированию карты компании;
• — переход к просмотру/редактированию анкеты гостя;
• — добавление анкеты гостя;
• — выгрузка счета в банк.

Типовые ошибки и их исправление

Банк выполняет проверку отправленных счетов и в случае обнаружения некорректных данных возвращает ошибку. Текст ошибки выводится на странице “Экспорт/Импорт счетов”. В таблице ниже приведены наиболее часто встречающиеся ошибки выгрузки и способы их устранения. После устранения ошибки необходимо повторно выгрузить счет.