HMS Servio. РП. ЛК корпоративного клиента. Версия 05.09.068 — различия между версиями

Версия 13:52, 6 мая 2015

Личный кабинет корпоративного клиента. Руководство пользователя

Версия 05.09.066

Введение

Система «HMS Servio» (далее по тексту будем использовать термин Система) представляет собой инструмент управления гостиничными предприятиями самых разных форм — отелей, гостиниц, отелей-курортов, спа-отелей и пр., — предоставляющими услуги временного проживания.

Личный кабинет корпоративного клиента Системы (далее по тексту будем использовать термины ЛК, веб–сервис) предназначен для предоставления корпоративному клиенту — партнёру Системы — возможности самостоятельного бронирования номеров для своих клиентов. Под партнёрами Системы имеются в виду компании–посредники (туристические агентства, предприятия, чьи сотрудники часто едят в командировки), заключившие договора с гостиничными предприятиями. Далее по тексту, сотрудников вашей компании–посредника, непосредственно работающих с ЛК, будем называть: пользователями или бронистами.

При работе с ЛК пользователям предоставляется возможность выполнения таких операций, как:

• бронирование гостиничных номеров для гостей и групп гостей, направляемых в гостиницы от своих компаний;
• бронирование помещений для проведения мероприятий (выездных конференций, семинаров и пр.);
• формирование счетов на оплату проживания и других услуг;
• просмотр справочной информации:
  • номерного фонда отелей, в том числе номеров, доступных для бронирования;
  • проживающих гостей, групп гостей, открытых мероприятий;
  • данных собственной компании.

Доступ пользователей к отелям, а также выполняемым функциям, устанавливается администратором Системы по согласованию с компанией–посредником.

В Системе предусмотрены три уровня доступа к функциям веб–сервиса:

• «Координатор» — полный доступ;
• «Координатор просмотр» — доступ ко всем функциям в режиме просмотра;
• «Агент» — бронирование номеров и изменение собственных бронирований; просмотр своих бронирований, просмотр сетки гостиничных номеров.

Обновление Системы

Система находится в постоянном развитии: добавляются новые функции, модернизируются имеющиеся. Проверенные релизы устанавливаются в виде обновлений версий. Пользователи веб–сервиса заблаговременно оповещаются о предстоящем обновлении и необходимости сохранить введённые данные. Текст сообщения произвольный, например: «Внимание! В 14:15 будет обновление сайта Servio (сохраните данные)».

Используемые сокращения, термины и определения

В документе встречаются определённые сокращения, используется специальная терминология. Список аббревиатур и терминов приведён в·таблице «Список сокращений, терминов и определений».

Понятия «Клиент» и «Гость»

В отношении проживающих в Системе используются два термина: «клиент» и «гость».

Клиентом является проживающий, о котором в БД внесены данные, удостоверяющие его личность.

Гостем считается проживающий в номере клиент, на которого заведена карта гостя и открыт лицевой счёт. Если в номере проживают несколько клиентов, но карта гостя и лицевой счёт заведены только на одного из них, то все проживающие считаются одним гостем.

Независимо от того, сколько раз клиент останавливался в гостиничном предприятии, при каждом заселении на него открывается новая карта гостя.

Подготовка к работе

Прежде чем приступить к непосредственной работой с ЛК, требуется провести ряд подготовительных действий, в том числе административного характера. Необходимо согласовать список пользователей вашей компании, роль (уровень доступа) и разрешённый набор правил установленной ценовой политики каждому из них для предоставления возможности использования веб–сервиса. Согласованный список пользователей заносится в БД администратором Системы. Представителю вашей компании администратор сообщает коды компании и соответствующие им пароли для входа в ЛК, а также адрес хоста и адрес сайта.

Лишь после этого можно начинать работу с веб–сервисом.

Наберите в адресной строке веб–браузера следующую строку: http://адрес·хоста/адрес·сайта/CorporateLogin.aspx.

Для того чтобы в дальнейшем каждый раз не набирать в адресной строке адрес хоста и адрес сайта, сохраните путь к ЛК в закладки веб–браузера или создайте ярлык запуска на рабочем столе.

Ярлык запуска создаётся перетаскиванием указателем мыши значка, расположенного слева в адресной строке, на рабочий стол (см.·пример на·рисунке·«Создание ярлыка веб–страницы на рабочем столе»).

После того как вы набрали в адресной строке адрес сайта и нажали на клавишу «Enter», на экране откроется форма авторизации (см.·рисунок·«Авторизация пользователя»).

В этой форме выполните действия:

1. Из выпадающего списка выберите язык пользовательского интерфейса: русский — RU или украинский — UA. Надписи на форме авторизации и в ЛК будут представлены в соответствии с выбранным языком.
2. В поле «* Код компании» введите код, полученный от администратора Системы.
3. В поле «* Пароль» введите пароль данного кода компании.
4. Нажмите на клавишу «Enter» или щёлкните по кнопке .

Оба поля — «Код компании» и «Пароль» — отмечены символом «*» (звёздочка) красного цвета. В интерфейсе веб–сервиса такой символ означает, что поле является обязательным для заполнения.

В результате корректной авторизации откроется стартовая страница веб–сервиса (см.·рисунок·«Стартовая страница веб–сервиса для пользователей с доступом „Координатор“ и „Координатор просмотр“»). Если же вы ошиблись при вводе кода компании или пароля, в нижней части окна авторизации появится поясняющее сообщение: «Неверно введены логин или пароль». Вам необходимо повторить процедуру авторизации, введя корректные данные авторизации.

Запуск веб–сервиса сопровождается проверкой совместимости версии сайта с версией БД. Если версии различаются, на экране появляется предупреждение: «Версия сайта не совместима с версией базы данных», и вход в ЛК не выполняется. В этом случае вам необходимо обратиться в службу технической поддержки. Завершить работу с ЛК вы можете любым из следующих способов:

• закончить сеанс работы текущего пользователя, нажав на кнопку ·(Выход из системы), расположенную в правом верхнем углу веб–сервиса. Сеанс будет завершён и откроется форма авторизации (см.·рисунок·«Авторизация пользователя»);
• закрыть вкладку ЛК с помощью стандартной кнопки Windows или завершить работу с веб–браузером.

Интерфейс веб–сервиса

В веб–сервисе вы можете оперировать только данными вашей компании. Реквизиты, результаты бронирования и прочие данные других компаний–операторов вам недоступны.

Интерфейс ЛК изображён на·рисунке «Стартовая страница веб–сервиса для пользователей с доступом „Координатор“ и „Координатор просмотр“». В документе мы будем ссылаться на элементы веб–сервиса, обозначенные на рисунке:

• строка состояния — верхняя строка (подробнее см.·подраздел·«Строка состояния»);
• панель с кнопками вызова модулей;
• вкладки модулей.

Рисунок. Стартовая страница веб–сервиса для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр»

Состав модулей ЛК зависит от уровня доступа пользователя: для пользователя «Агент» модуль «Карта компании» отсутствует в веб–сервисе.

Стартовая страница также зависит от уровня доступа пользователя, зарегистрировавшегося в ЛК:

• для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр» откроется страница «Карта компании»;
• для пользователей с доступом «Агент» откроется страница «Гости и группы».

Бронирование, поиск гостей, групп гостей и мероприятий

Строка состояния

В строке состояния — верхней строке веб–сервиса — отображается следующая информация:

• регистрационное имя пользователя;
• статус и уровень доступа пользователя в корпоративном модуле;
• текущая дата и время;
• версия ЛК;
• название предприятия–владельца Системы;
• название отеля, информация по которому отображается в ЛК (список доступных отелей для выбора пользователем устанавливается администратором Системы);
• обозначение валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг. Валюта для расчёта устанавливается администратором Системы. Выбрать другую валюту вы не можете.

Бронирование, поиск гостей, групп гостей и мероприятий

Основным предназначением ЛК является бронирование номеров в отелях гостям и группам гостей, заселяемым от лица вашей компании, а также бронирование помещений для проведения мероприятий вашими клиентами. Бронирование любого типа можно осуществить на странице «Гости и группы» веб–сервиса, на странице «Шахматка» можно забронировать проживание гостей и проведение мероприятий, но нельзя зарезервировать проживание группы.Описание бронирования на странице «Гости и группы» приведено в подразделе·«Гости и группы» данного раздела, бронирование в шахматке описано в разделе 5 (стр. 33). На странице «Гости и группы» (см.·рисунок·«Гости и группы гостей. Бронирование»), помимо бронирования номеров, вы можете осуществить поиск гостей, групп гостей и мероприятий по различным критериям.

Рисунок. Гости и Группы гостей. Бронирование

Страница разделена на три функциональные области:

• гости;
• группы гостей;
• мероприятия.

Данные на странице отображаются в соответствии с установленными фильтрами в поисковых блоках. По умолчанию на экран выводятся актуальные записи по отелю, выбранному в строке состояния: проживающие гости, открытые группы и мероприятия. Для поиска конкретных записей вам нужно ввести критерии в соответствующих полях поискового блока и щёлкнуть по кнопке или нажать на клавишу «Enter».

Бронирование на странице «Гости и группы»

Каждая из операций бронирования — гостей, групп гостей, мероприятий — имеет свои особенности, поэтому описание последовательности действий и специфика каждого типа бронирования описаны отдельно:

• для гостей — в подразделе "Бронирование номера для гостя" ;
• для групп гостей — в подразделе "Бронирование номеров для группы гостей" ;
• для проведения мероприятий — в подразделе "Бронирование мероприятия".

Операции, сопутствующие бронированию, описаны в разделах:

• отправка подтверждения бронирования гостям и группам гостей — подраздел "4.2 Подтверждение бронирования";
• формирование и печать регистрационных карт гостей и групп гостей — подраздел "4.3 Регистрационные карты";
• правила работы с автотрансферами — подраздел 4.4 Автотрансферы;
• порядок формирования счетов по начислениям на предоставленные услуги — подраздел "4.5 Начисления".

Ниже дано описание последовательность действий пользователей при бронировании.