Служебное — различия между версиями

Версия 11:12, 8 декабря 2016

Экранные формы. Описание, правила работы

Версия 05.11.011

Введение

В данной инструкции описывается интерфейс и общие принципы работы с программой «HMS Servio» (далее по тексту — Система, Программа).Настоящая инструкция предполагает наличие у пользователя достаточно хорошего знания общих принципов и навыков работы на персональном компьютере и знания операционной системы Windows; в ней не содержится разъяснений базовых понятий из этой области.

Используемые сокращения, термины и определения

В начало раздела

Список сокращений, терминов и определений приведён в·таблице.

Таблица. Список сокращений, терминов и определений

Структура Программы

В начало страницы

Структура Программы, т.е. состав и расположение модулей и подмодулей, зависит от уровня допуска пользователя. Изменение значений имени пользователя (логина), пароля и выбор уровня допуска осуществляются администратором Системы.

Структура экранной формы

В начало раздела

Интерфейс Программы включает в себя следующие элементы (см. Рис. 1):

• главное окно Программы:
  • строка заголовка Программы;
  • строка меню (подробнее см. документацию используемого веб-обозревателя);
• рабочее окно:
  • строка состояния (подробнее см. п. 2.2, стр. 7);
  • панель с кнопками вызова модулей (подробнее см. п. 2.3, стр. 8);
  • панель с кнопками вызова подмодулей (подробнее см. п. 2.3, стр. 8);
  • вкладки подмодулей;
  • информационная область.

Строка состояния

В начало раздела

В строке состояния отображается следующая информация:

• регистрационное имя пользователя;
• уровень допуска пользователя;
• текущая дата и время;
• версия Системы;
• название предприятия, являющегося владельцем Системы;
• название отеля, информация по которому отображается в Системе. Список доступных отелей для выбора пользователем зависит от прав, которыми он наделён, а также состоянием опции, устанавливающей активность отеля. Управление опцией осуществляется из специальной утилиты;
• наименование валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг.

Модули и подмодули Системы

В начало раздела

Под строкой состояния расположена панель с кнопками вызова модулей Системы. Названия кнопок соответствуют названиям модулей. Полный список модулей следующий:

• «Базовый», позволяющий выполнять основные функции для контроля количества проживаемых гостей, бронирования, заселения и выселения гостей, проведения ночного аудита, назначение задания горничным, просмотра журнала начислений;
• «Продажи», предназначенный для просмотра статистики номерного фонда предприятия; формирования списка компаний, услуг, тарифов и валют, которые допускается использовать при оплате услуг;
• «Бухгалтерия», предназначенный для формирования списка компаний, просмотра списка гостей и компаний, которые являются дебиторами или кредиторами, передачи данных в программу бухгалтерского учёта;
• «Статистика и отчетность», предназначенный для ведения статистики и формирования отчётов;
• «Администрирование», предназначенный для администрирования и выполнения настроек Системы;
• «Выход из системы», предназначенный для завершения работы с Системой.

Отображающийся список модулей зависит от прав доступа, которыми наделён пользователь.

Каждый модуль состоит из подмодулей, предназначенных для выполнения конкретных задач.
Панель с кнопками вызова подмодулей расположена под панелью модулей. В результате вызова подмодуля на экране открывается страница с вкладками, на которых производится работа с функциями Системы. На странице может быть как одна, так и несколько вкладок.

Если подмодуль не отображается на панели с кнопками вызова, то это означает, что у пользователя отсутствуют права на работу с данным подмодулем. Обратитесь к администратору Системы с просьбой назначить необходимые права.

Далее будут использоваться термины «выполните переход к модулю» и «выполните переход к подмодулю», под которыми подразумевается нажатие на кнопку с названием модуля или подмодуля на соответствующих панелях. Также для указания пути к вкладке будет использоваться обозначение «выполните переход «Название модуля / Название подмодуля / Название вкладки», что означает последовательное нажатие на кнопку с названием модуля, подмодуля на соответствующей панели или наведение мыши на название модуля и нажатие на ссылку подмодуля в динамически изменяющемся списке, и, далее, выбор нужной вкладки.

Между панелью с кнопками вызова подмодулей и вкладками расположена область с адресной строкой, в которой отображается путь к вкладке. На рисунке «Главное окно Программы» показан путь к открытой вкладке «Базовый / Главная / Проживающие». Также в этой области отображаются информационные сообщения, сообщения об ошибках или результатах выполнения каких-либо действий в Системе.

Типовые справочники. Добавление, редактирование и удаление записей

В начало раздела

Большинство справочников Системы поддерживают типовой интерфейс ввода, редактирования и удаления записей. В данном разделе описываются правила выполнения операций в типовых справочниках на примере справочника «Услуги» (вкладка «Продажи / Услуги и мероприятия / Услуги»).

В левой части экранной формы располагается список записей справочника. Как правило, в правом столбце табличного списка расположены кнопки: — переход в режим редактирования записи и — удаление записи.

В правой части располагается область ввода / редактирования записи, а также командные кнопки управления записью:

	—	кнопка добавления записи. Кнопка доступна в режиме ввода
	—	кнопка сохранения изменений, внесённых в режиме редактирования записи
	—	кнопка отмены изменений, внесённых в режиме редактирования записи
	—	кнопка удаления записи. Кнопка доступна в режиме редактирования

Текущий режим работы со справочником отражается в название области ввода / редактирования записи, наличии или отсутствии строки справочника с фоновой подсветкой, а также в состоянии активности командных кнопок.

После перехода на вкладку со справочником, Система находится в режиме ввода новой записи. Что добавить запись заполните поля (обязательные поля обозначены символом «*») и нажмите на кнопку . Новая запись запишется в базу данных и отразится в списке справочника.

В некоторых справочниках, помимо ввода основных параметров, предусмотрен ввод дополнительных условий. Как правило, условие выбирается списка или справочника и добавляется по кнопке .

Переход в режим редактирования осуществляется любым из способов:

• щелчком по кнопке в строке списка;
• одинарным щелчком по строке списка.

Находясь в режиме редактирования, внесите нужные изменения и нажмите на кнопку . Изменения будут зафиксированы в базе данных и Система выйдет из режима редактирования.

В случае ввода ошибочных данных в режиме редактирования, внесённые изменения можно отменить, но только до их сохранения. Для отмены изменений нажмите на кнопку . Система выйдет из режима редактирования без сохранения изменений.

Удаление записи из справочника производится одним из способов:

• по кнопке в строке списка справочника в режиме ввода / редактирования записи;
• по кнопке в режиме редактирования записи.

Удаление записи, как правило, сопровождается появлением окна с запросом подтверждения удаляемой записи.

Мультиязычные справочники

В начало раздела

При выполнении операций с гостями отелей возникает потребность печати документов (форм, отчётов и пр.) на разных языках. Для реализации этих потребностей в Системе предусмотрена возможность перевода на иностранные языки реквизитов справочников:

• компании;
• валюты;
• услуги;
• пользователи.

Правила выполнения операций с функционалом перевода одинаковы для всех справочников и описываются в данном разделе на примере справочника «Услуги» (вкладка «Продажи / Услуги и мероприятия / Услуги»).

Вызов справочника выполняется по ссылке в поле «Языки» в режиме редактирования справочника. При отсутствии переводов ссылка имеет значение «нет», после добавления переводов в ссылке перечислены языки переводов. Щелчок по ссылке открывает окно «Редактирование языка».

В верхней части окна расположен выпадающий список с перечнем возможных языков. Список языков вводится программно, и не имеет пользовательского интерфейса для редактирования.

Выберите язык и введите переводы параметров в полях формы. По окончании нажмите на кнопку . Перевод реквизитов на выбранный язык добавится в базу данных. Для завершения работы с окном нажмите на кнопку . Окно «Редактирование языка» закроется, а в ссылке «Языки» через запятую добавится обозначение языка, на который добавлен перевод.

Для удаления перевода выберите язык из выпадающего списка и нажмите на кнопку , после чего, не нажимая на кнопку , закройте окно кнопкой . Перевод на выбранный язык удалится из базы данных, а его обозначение — из ссылки «Языки».

Оперативная справочная информация

В начало раздела

Одним из несомненных достоинств Системы является возможность получения пользователем справочных данных в оперативном режиме. Вывод информации реализован как в списковых формах для оперативного просмотра данных о ключевых характеристиках объекта без перехода в карту объекта, так и в картах самих объектов для получения дополнительной информации по отдельным параметрам.

На наличие справки указывают значки , , , а также надписи, подчёркнутые штриховой линией (, ), расположенные в строках таблиц или на формах. При наведении курсора на эти значки появляются всплывающее окна «info» жёлтого цвета с информацией об объекте.

Карты групп, мероприятий и компаний функционируют в однопользовательском режиме. Поэтому, если карта открыта одним из пользователей, то внесение изменений другими пользователями невозможно, а в строке списка у них отображается значок , при наведении на который отображается информация о дате и времени, пользователе, выполняющем редактирование карты, и названии отеля.

Кнопки управления

В начало раздела

Кнопки управления с подписями имеют обводку разного цвета в зависимости от критичности действия, выполняемого при их нажатии. Кнопки некритичных действий, таких как добавление (  ), поиск (  ) записей и т.п. обведены рамкой рамкой сине-зеленого цвета. Кнопки критичных действий, таких как сохранение (  ), удаление (  ) и т.п. обведены рамкой рамкой красного цвета. Обводка кнопок разным цветом выполнена с целью привлечения внимания пользователей к выполнению ответственных операций.

Параметры формирования и печати отчётных данных

В начало раздела

На ряде вкладок — «Балансовый счет», «Сводный отчёт по контрагенту», «Рег. карта», «Подтверждение» — производится формирование и печать отчётных форм. Управление формированием и печатью, а также сценарий работы на этих вкладках одинаковый. Рассмотрим его ниже на примере вкладки «Балансовый счет».

Для управления отчётами предусмотрены следующие параметры:

• выпадающий список «Выбор формата» — предназначен для выбора формата выходной формы: Mdc — массив данных, Doc — текстовый формат, Pdf — Portable Document Format , Excel — электронная таблица, XPS — XML Paper Specification;
• выпадающий список «Выбор шаблона». В некоторых отчётах предусмотрено несколько видов выходных форм. Из данного списка выбирается нужная форма отчёта;
• кнопка — запуск формирования отчёта.

На вкладке «Администрирование / Разное / Шаблоны» устанавливается способ формирования отчёта при переходе на вкладку. Если флаг «Автоматическая печать» для отчёта установлен, то отчёт будет формироваться при переходе на вкладку (более подробно см. документ «HMS Servio. РП»).

В зависимости от формата выходного файла выполняются различные сценарии формирования отчёта.

Формат Mdc

При выборе формата файла Mdc сформированный отчёт выводится на экран.

Отчёт можно сохранить на диске, можно вывести на печать. Для сохранения отчёта выберите формат в выпадающем списке «Файл документа…» и нажмите на кнопку . Для печати отчёта нажмите на кнопку .

Форматы Doc, Pdf, Excel, XPS

При выборе других форматов файла отчёта (Doc, Pdf, Excel, XPS) порядок формирования отчёта иной.

После запуска формирования формы появляется всплывающее окно «Ожидание выполнения отчета». Можно дождаться окончания формирования — сформированный отчёт будет загружен в виде файла в каталог, установленный для браузера в качестве каталога загрузки по умолчанию.

Если формирование отчёта занимает продолжительное время, его можно сгенерировать в фоновом режиме. Для этого следует в окне «Ожидание выполнения отчета» нажать на кнопку (см. рисунок). Отчёт сформируется и пользователь получит сообщение, содержащее ссылку на его местоположение. Сообщение будет помещено в список сообщений на вкладке «Базовый / Сообщения» (работа с сообщениями описана в документе «HMS Servio. РП»).

При повторном формировании отчёта на экране появится окно «Выбор готового отчета».

В окне отображается список сформированных ранее отчётов по данному гостю. Отчёт можно загрузить, нажав на кнопку  (Загрузить отчет) или, в случае изменения первичных данных для генерации отчёта, сформировать его заново, нажав на кнопку .

Карта гостя

В начало страницы

Карта гостя представляет собой экранную форму, содержащую сведения о гостях, которые будут проживать (проживают) в номере. Для того чтобы открыть карту нажмите на кнопку  (Открыть карту гостя) в строке с записью о госте, например, на вкладке «Проживающие» (см. «Базовый / Главная / Проживающие») или щёлкните по записи о госте.Карта создаётся на имя одного из гостей при бронировании или заселении. Данные о других гостях, проживающих с ним в одном номере, задаются в этой же карте. В дальнейшем, для каждого из гостей может быть заведена своя карта и открыт отдельный счёт. После выселения карты гостей сохраняются в Системе и могут быть использованы повторно, но с другим лицевым счётом.

Карта содержит следующие вкладки:

• «Карта»;
• «Паспортные данные»;
• «Перенос начислений»;
• «Начисления»;
• «Балансовый счет»;
• «Сводный отчет по контрагенту»;
• «Рег. карта»;
• «Подтверждения»;
• «Звонки»;
• «Работа с ключами»;
• «Путевки».

На вкладках карты гостя, помимо кнопок, предназначенных для решения функциональных задач пользователей, располагаются кнопки, позволяющие выполнять действия с картой гостя. Перечень кнопок и ситуации, при которых они отображаются, приведены в таблице.

Перечень кнопок, расположенных в карте гостя

Название кнопки	Действие, выполняемое по кнопке	Условия отображения кнопки в карте
	Бронирования и сохранение карты гостя в Системе	Кнопка отображается на всех вкладках карты гостя до тех пор, пока продолжается процедура бронирования
	Поселение гостя в гостиничный номер и сохранение карты гостя в Системе	Кнопка отображается на всех вкладках карты гостя до тех пор, пока продолжается процедура поселения
	Выселение гостя и сохранение карты гостя в Системе	Кнопка отображается только при выполнении процедуры выселения гостя из гостиничного номера
	Продление срока проживания гостя и сохранение карты гостя в Системе	Кнопка отображается только при выполнении процедуры продления срока проживания гостя в гостиничном номере
	Аннуляция карты гостя с указанием причины и комментария	Кнопка отображается на всех вкладках основной формы и форм карты гостя, открывающихся из других режимов, до тех пор, пока продолжается процедура бронирования (статусы карт «НКБ» и «БР»)
	Сохранение данных на первой вкладке карты гостя	Кнопка отображается только на вкладке «Карта»
	Закрытие карты гостя и возвращение на вкладку, из которой она была открыта. Одновременно с закрытием карты гостя, с неё снимается блокировка (если значение параметра BlockTimeLength — минут блокировки — в файле web.config равно «0», то карта не блокируется при редактировании)	Кнопки отображаются на всех вкладках и продублированы в верхней и нижней их частях
	Просмотр изменений данных карты гостя (подробнее см. раздел «Просмотр истории»)	Кнопка отображается только на вкладке «Карта»
	Переход в режим расширенного редактирования карты гостя независимо от статуса карты	Кнопка отображается на карте гостя если для текущего пользователя Системы установлен флаг «Расширенное редактирование гостей»
	Выход из режима полного редактирования карты гостя	Кнопка отображается на карте гостя, находящейся в режиме расширенного редактирования
	Создание карты гостя на основании текущей карты. В новую карту гостя копируются данные: даты проживания; количество гостей; состояние опции «По местам»; категория комнат; прейскурант; номер комнаты, если поселение разбито по местам (флаг «По местам» установлен); тип размещения; категория контрагента; компания оператор; компания источник; вид оплаты. Создаются: новая карта поселения, если копирование производится из карты гостя со статусом «Проживающий»; новая карта бронирования, если копирование производится из карты гостя со статусом «Бронирование»
	Поместить карту гостя в лист ожидания, предназначенный для формирования списка гостей, для которых не удалось забронировать номер. Перед тем, как поместить запись о потенциальном госте в список ожидания, обязательно заполните контактные данные гостя. В лист ожидания заносится копия карты гостя; оригинал попадает в список «Несохраненные карты гостя» на странице «Базовая»	Кнопка отображается в карте, если: Статус карты: «Новая карта - бронирование»; «Бронирование»; Дата заезда отстоит от текущей даты не менее, чем установленный параметр настройки «Срок незаезда по "Листу ожидания" (в днях)»

Вкладка «Карта»

В начало раздела

На вкладке «Карта» выполняется ввод информации о госте, на имя которого заводится карта и открывается счёт, а также производится закрепление за гостем гостиничного номера.