HMS Servio. РП. ЛК корпоративного клиента. Версия 05.09.068/Пошаговая инструкция по заполнению карты группы гостей — различия между версиями
(→Редактирование данных гостей) |
(→Распределение гостиничных номеров) |
||
Строка 93: | Строка 93: | ||
Выбор гостиничных номеров вручную возможен двумя способами. В одном из способов гостиничный номер задаётся для каждого гостя отдельно. В другом — распределение гостиничных номеров выполняется для нескольких гостей или всех гостей одновременно. Прежде чем выполнить распределение гостиничных номеров по гостям группы, убедитесь в наличии необходимого количества номеров. | Выбор гостиничных номеров вручную возможен двумя способами. В одном из способов гостиничный номер задаётся для каждого гостя отдельно. В другом — распределение гостиничных номеров выполняется для нескольких гостей или всех гостей одновременно. Прежде чем выполнить распределение гостиничных номеров по гостям группы, убедитесь в наличии необходимого количества номеров. | ||
− | Чтобы назначить номер для одного гостя щёлкните по кнопке [[image:View.png|18|link=]] (Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка. Откроется окно «'''Карта гостя с Л/Счетом <№_лицевого_счёта>'''», описанное в подразделе «'''[[#Бронирование номера для гостя|Бронирование номера для гостя]]'''», в котором вам нужно выбрать комнату. После выбора комнаты сохраните данные, нажав на кнопку [[Image:Save.png|95px|link=]], и закройте окно с картой гостя. | + | Чтобы назначить номер для одного гостя щёлкните по кнопке [[image:View.png|18|link=]] (Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка. Откроется окно «'''Карта гостя с Л/Счетом <№_лицевого_счёта>'''», описанное в подразделе «'''[[../#Бронирование номера для гостя|Бронирование номера для гостя]]'''», в котором вам нужно выбрать комнату. После выбора комнаты сохраните данные, нажав на кнопку [[Image:Save.png|95px|link=]], и закройте окно с картой гостя. |
{{Вставка | {{Вставка |
Версия 13:45, 8 мая 2015
Содержание
Карта группы гостей
Пояснения к данным на карте гостя:
|
Бронирование номеров для группы проводится в несколько этапов: вводится информация о группе в целом, затем заносятся данные о гостях группы, после чего между гостями распределяются номера.
Ввод общих данных о группе
Первым этапом бронирования номеров является заполнение общих данных:
- Заполните основные параметры (в веб–сервисе (см. рисунок) они расположены в левом верхнем углу в области более тёмного цвета):
- «* Заезд» — по умолчанию предлагается текущая дата;
- «* Выезд» — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
- «Ночей» — время проживания — рассчитывается автоматически;
- «* Взрослых» — количество заселяющихся взрослых;
- «Детей» — количество заселяющихся детей, всего;
- «Детей с оплатой» — в том числе, количество детей, достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается.
- После ввода основных параметров нажмите на кнопку .
- Затем введите остальные параметры бронирования:
- для определения прейскуранта выберите значение из списка «Условие договора». Для каждого брониста формируется свой список условий в соответствии с предоставленными ему правами доступа (см. список положений договора в подразделе 6.5 на рис. 30 (стр. 41));
- выберите способ оплаты услуг из списка «* Тип оплаты». Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора (см. список положений договора в подразделе 6.5 на рис. 30 (стр. 41));
- установите гостю лимит суммы потребления услуг на время проживания в отеле. Вид лимита выбирается из списка «Кредитный лимит». В зависимости от выбранного вида, значения лимита будут равны:
- «Системный» — значение по умолчанию. Величина системного лимита равна 10 000,00;
- «Пользовательский» — величина лимита устанавливается бронистом;
- «Неограниченный» — лимит потребления неограничен. Величина лимита устанавливается равной 10 000 000,00, что гарантированно превышает расходы группы на проживание и дополнительные услуги.
- заполните, при необходимости, информационные поля:
- «Почта» — адрес электронной почты для автозаполнения при отправке электронных писем;
- «Дополнительно»;
- «Контакт».
После заполнения перечисленных полей можно выполнить промежуточное сохранение данных, нажав на кнопку в нижней части формы.
Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений.
Если данные введены корректно, карта сохранится со статусом «Незавершённая карта»; работу с картой группы можно продолжить позже.
В нижней части страницы отображаются данные о пользователях, выполнявших операции с картой мероприятия.
Операции с гостями
Следующим шагом является оформление карт бронирования на каждого гостя, так как условия нахождения и проживания в отели гостей из одной группы могут различаться. В области «Операции с гостями» заполните данные для каждой карты бронирования (в номере может проживать несколько клиентов; карта может быть оформлена как на одного из них, так и на каждого).
Заполните данные гостя (описание последовательности заполнение полей приведено в порядке их значимости):
- период проживания:
- «* Заезд» — по умолчанию предлагается дата заезда группы;
- «* Выезд» — по умолчанию предлагается дата выезда группы;
- «Ночей» — рассчитывается автоматически.
- период проживания:
В области «Операции с гостями» редактирование периода проживания гостей возможно только внутри периода проживания группы с учётом наложенных временны́х ограничений (см. п. 7.2, стр. 43). Если вы введёте период, выходящий за пределы проживания группы, появится сообщение: «Даты проживания одного из гостей не могут выходить за даты проживания группы».
Увеличить срок проживания гостя можно только в карте гостя, переход в которую осуществляется щелчком по кнопке (Открыть карту гостя) в списке гостей в нижней части формы. |
- по аналогии ввода данных о группе в целом, задайте тип номера и прейскурант и способ оплаты, выбрав значения из списков «* Категория номера», «Условие договора» и «* Тип оплаты» соответственно;
- введите количество человек, проживающих в номере: «* Взрослых», «Детей» и «Детей с оплатой»;
- установите для гостя «Кредитный лимит» — вид и соответствующий ему размер лимита, предоставляемый компанией гостю на время проживания. Исходя из размера кредитного лимита, программа контролирует суммы счетов, выставленные гостю. Значения аналогичны значениям для группы гостей;
- если вам требуется зафиксировать стоимость проживания гостя на весь период, установите флаг «Фиксированная стоимость». В этом случае, при корректировке прейскуранта, стоимость останется прежней;
- флаг «По местам» означает, что на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
- из списка «Кол-во мест» — выберите гостиничный номер по количеству спальных мест;
- список «Доп. места» предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям;
- флаг «Закрепить» устанавливается, если вам необходимо закрепить за гостем до момента поселения именно данный гостиничный номер. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении Система автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется;
- по ссылке «Свойства комнат» — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в Систему;
- в поле «Страна» из выпадающего списка выберите страну проживания гостя;
- в поле «Примечание» можно ввести любую дополнительную информацию;
- если условия проживания нескольких гостей совпадают, вы можете указать в поле «Добавить карт бронирования» количество однотипных карт, которые нужно создать Системе. Если же условия в текущей карте гостя отличается от остальных, оставьте в поле значение по умолчанию — «1».
По окончании ввода данных гостей нажмите на кнопку . Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений.
Если для выбранной категории номера отсутствуют свободные комнаты с заданными параметрами, откроется окно «Поиск комнат», в котором вам нужно подобрать номера вручную.
После изменения параметров подбора комнаты для гостя нажмите на кнопку (Сохранить гостя). Если в результате изменений подобрать номер всё равно не удастся, откроется окно с сообщением: «Невозможно применить изменения для гостя в силу того, что не найдена комната по заданным параметрам». Внесите другие изменения и повторите попытку сохранения гостя или отмените редактирование данных, нажав на кнопку (Отменить редактирование записи) и внесите изменения непосредственно в Карту группы).
Если все данные введены корректно, окно «Поиск комнат» закроется, и в нижней части страницы добавится таблица со списком гостей группы.
Также, в нижней части вкладки вы можете увидеть информацию о пользователях, выполнявших различные операции с картой гостя.
Распределение гостиничных номеров
Распределение гостиничных номеров между гостями группы выполняется автоматически при добавлении записи о госте. Номер комнаты отображается в столбце «Комната» в списке гостей. Если по каким-то причинам комната не была выделена автоматически, то она выбирается вручную.
Выбор гостиничных номеров вручную возможен двумя способами. В одном из способов гостиничный номер задаётся для каждого гостя отдельно. В другом — распределение гостиничных номеров выполняется для нескольких гостей или всех гостей одновременно. Прежде чем выполнить распределение гостиничных номеров по гостям группы, убедитесь в наличии необходимого количества номеров.
Чтобы назначить номер для одного гостя щёлкните по кнопке (Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка. Откроется окно «Карта гостя с Л/Счетом <№_лицевого_счёта>», описанное в подразделе «Бронирование номера для гостя», в котором вам нужно выбрать комнату. После выбора комнаты сохраните данные, нажав на кнопку , и закройте окно с картой гостя.
Выбор комнаты для заселения в режиме редактирования карты после завершения бронирования невозможен. |
Чтобы назначить номера нескольким гостям группы установите флаги в нужных записях списка гостей (для выделения всех записей установите флаг в заголовке таблицы) и нажмите на кнопку . В столбце «Комната» отобразятся номера выделенных комнат.
Редактирование данных гостей
Вы можете отредактировать данные гостей, имеющих статус «На бронировании», «На заезде», «На поселении», «Проживающий» и «На выезде». Возможно как индивидуальное, так и групповое редактирование.
Отдельно от параметров бронирования редактируются значения в полях: «Обращение», которое остаётся незаполненным и «ФИО», в которое записывается название группы, после заполнения списка гостей.
Редактирование формы обращения к гостю и / или ФИО
Если вам нужно внести изменения у одного гостя нажмите на кнопку (Редактировать гостя) в строке записи о госте, отредактируйте данные и нажмите на кнопку (Сохранить гостя) в той же строке.
Если вам требуется изменить данные нескольких гостей, выделите нужные строки (для выделения всех записей установите флаг в заголовке таблицы), внесите требуемые правки и сохраните данные, нажав на кнопку (Сохранить гостей) в ЗАГОЛОВКЕ таблицы.
Редактирование параметров бронирования
Если нужно изменить параметры бронирования гостей, выполните следующие действия:
- Выделите флагами записи гостей, данные которых требуется изменить (для отметки всех записи, установите флаг в ЗАГОЛОВКЕ таблицы).
- В области «Операции с гостями» внесите необходимые коррективы, учитывая следующие особенности:
- если изменён тип комнаты или тариф, то автоматически изменится информация в столбцах списка гостей группы.
- если изменены даты заселения и выселения гостей группы, то автоматически актуализируется стоимость проживания с учётом действующего сезона в выбранный период.
- Нажмите на кнопку .
- На экране откроется окно «Выбор применяемых параметров», в котором вам нужно выделить те параметры, новые значения которых требуется установить для гостей группы (для групповых операций выделения параметров используйте кнопки и ).
Выбор применяемых параметров о гостях группы
- Нажмите на кнопку . Окно «Выбор применяемых параметров» закроется, и новые значения применятся к выбранным гостям.
- Нажмите на кнопку , расположенную в нижней части вкладки, для сохранения изменений.
Редактирование детальных данных гостя
Изменение других данных гостя выполняется в карте гостя, для перехода к которой вам нужно нажать на кнопку (Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка гостей. Описание работы с картой гостя приведено в подразделе «Бронирование номера для гостя».
Редактирование данных о группе
Чтобы изменить общие данные о группе, внесите необходимые корректировки и нажмите на кнопку в нижней части вкладки.
Изменение периода проживания гостей производится с учётом наложенных временны́х ограничений на редактирование данных (см. п. 7.2, стр. 43). |