HMS Servio. РП. ЛК корпоративного клиента. Версия 05.09.068 — различия между версиями

Состав модулей ЛК зависит от уровня доступа пользователя: для пользователя «Агент» модуль «Карта компании» отсутствует в веб–сервисе.

Стартовая страница также зависит от уровня доступа пользователя, зарегистрировавшегося в ЛК:

• для пользователей с доступом «Координатор» и «Координатор просмотр» откроется страница «Карта компании»;
• для пользователей с доступом «Агент» откроется страница «Гости и группы».

Бронирование, поиск гостей, групп гостей и мероприятий

Строка состояния

В строке состояния — верхней строке веб–сервиса — отображается следующая информация:

• регистрационное имя пользователя;
• статус и уровень доступа пользователя в корпоративном модуле;
• текущая дата и время;
• версия ЛК;
• название предприятия–владельца Системы;
• название отеля, информация по которому отображается в ЛК (список доступных отелей для выбора пользователем устанавливается администратором Системы);
• обозначение валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг. Валюта для расчёта устанавливается администратором Системы. Выбрать другую валюту вы не можете.

Бронирование, поиск гостей, групп гостей и мероприятий

Основным предназначением ЛК является бронирование номеров в отелях гостям и группам гостей, заселяемым от лица вашей компании, а также бронирование помещений для проведения мероприятий вашими клиентами.

Бронирование любого типа можно осуществить на странице «Гости и группы» веб–сервиса, на странице «Шахматка» можно забронировать проживание гостей и проведение мероприятий, но нельзя зарезервировать проживание группы.

Описание бронирования на странице «Гости и группы» приведено в подразделе·«Бронирование на странице „Гости и группы“» данного раздела, бронирование в шахматке описано в разделе 5 Шахматка (стр. 33).

На странице «Гости и группы» (см.·рисунок·«Гости и группы гостей. Бронирование»), помимо бронирования номеров, вы можете осуществить поиск гостей, групп гостей и мероприятий по различным критериям.

Страница разделена на три функциональные области:

• гости;
• группы гостей;
• мероприятия.

Данные на странице отображаются в соответствии с установленными фильтрами в поисковых блоках. По умолчанию на экран выводятся актуальные записи по отелю, выбранному в строке состояния: проживающие гости, открытые группы и мероприятия. Для поиска конкретных записей вам нужно ввести критерии в соответствующих полях поискового блока и щёлкнуть по кнопке или нажать на клавишу «Enter».

Бронирование на странице «Гости и группы»

Каждая из операций бронирования — гостей, групп гостей, мероприятий — имеет свои особенности, поэтому описание последовательности действий и специфика каждого типа бронирования описаны отдельно:

• для гостей — в подразделе «Бронирование номера для гостя»;
• для групп гостей — в подразделе «Бронирование номеров для группы гостей»;
• для проведения мероприятий — в подразделе "Бронирование мероприятия".

Операции, сопутствующие бронированию, описаны в разделах:

• отправка подтверждения бронирования гостям и группам гостей — подраздел "4.2 Подтверждение бронирования";
• формирование и печать регистрационных карт гостей и групп гостей — подраздел "4.3 Регистрационные карты";
• правила работы с автотрансферами — подраздел 4.4 Автотрансферы;
• порядок формирования счетов по начислениям на предоставленные услуги — подраздел "4.5 Начисления".

Ниже дано описание последовательность действий пользователей при бронировании.

Бронирование номера для гостя

Чтобы забронировать номер для гостя со страницы «Гости и группы» вам нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать в строке состояния из выпадающего списка отель для бронирования номера.
2. Нажать на кнопку в области «Проживающие на <текущая_дата>». На экране откроется вкладка «Карта».

   

   Рисунок. Бронирование номера для гостя

   Часть полей отмечены символом звёздочка (*). Как было сказано ранее, эти поля являются обязательными для заполнения.

   Часть полей и ссылок на рисунке выделена жёлтой заливкой. Значения этих полей редактированию не подлежат. Ниже приведено их описание (по порядку сверху вниз и слева направо):

   • ссылка «Карта лояльности» неактивна, так как работа с картами лояльности в ЛК не предусмотрена;
   • значение «* Прейскуранты» заполняется автоматически в зависимости от выбранного значения в списке «Условие договора» (более подробно с понятием «Договор» вы можете ознакомиться в подразделе 6.5 (стр. 40);
   • ссылка «Автоначисления» (добавление дополнительных услуги для гостя) неактивна — при работе с веб–сервисом добавление автоначислений невозможно;
   • поля «Компания оператор» и «Компания источник» заполняются автоматически; в них подставляется название вашей компании;
   • поле «Бронь» всегда принимает значение «Не гарантирована», что означает: номер забронирован, но оплата за номер не ещё поступила;
   • поле «Источник» — источник информации об отеле — всегда принимает значение «Корпоративный модуль».

3. Далее заполните основные параметры бронирования (в веб–сервисе (см.·рисунок) они расположены в верхней части страницы в области более тёмного цвета):

   • «* Дата заезда» — по умолчанию предлагается текущая дата;
   • «* Дата выезда» — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
   • « Ночей » — время проживания — рассчитывается автоматически;
   • «* Взрослых» — количество заселяющихся взрослых;
   • «Детей» — количество заселяющихся детей, всего;
   • «Детей с оплатой» — в том числе, количество детей, достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается;
   • ссылка «Свойства комнат» — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в Систему;
   • флаг «По местам» означает, что на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
   • выпадающий список «Места», из которого вы можете выбрать гостиничный номер по количеству спальных мест;
   • список «Доп. места» предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям.

   После ввода основных параметров нажмите на кнопку .

   Программа выполнит проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений или цветовых выделений критичных полей на форме (например, если не удалось подобрать гостиничный номер, поле «*Комната» выделится красным цветом). В этом случае вам рекомендуется выбрать другую категорию комнат или изменить количество проживающих в номере.

4. Далее заполните остальные поля в верхней части формы:

   • выпадающий список «* Категория комнат». Система автоматически предлагает первую запись из справочника категорий и подбирает комнату для проживания, исходя из введённых основных параметров. Однако вы можете изменить как категорию, так и номер комнаты. Для просмотра доступных к бронированию номеров щёлкните по значку и в открывшемся окне выберите нужную комнату. Если навести указатель мыши на значок рядом с номером комнаты, откроется всплывающее окно, в котором вы увидите дополнительную информацию о комнате (см.·рисунок).
   • флаг «Закрепить» устанавливается, если вам необходимо закрепить за гостем до момента поселения именно данный гостиничный номер. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении Система автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется.

   После ввода информации в верхней части формы перейдите к заполнению остальных данных.

5. Данные гостя:

   • в поле «* ФИО» введите фамилию, имя и отчество гостя. В этом поле поддерживается функция автозаполнения. Работа функции заключается в том, что когда вы начинаете вводить фамилию гостя, программа запускает поиск и выводит в дополнительном окне список гостей с такими же начальными буквами в фамилиях, и на которых ваша компания ранее уже бронировала номера. Чем больший фрагмент фамилии вы введёте, тем точнее будет поиск и тем проще окажется выбор нужного значения;
   • выберите их выпадающих списков «Обращение», «Язык», «Гражданство» и «Категория контрагента» нужные значения;
   • для определения прейскуранта выберите значение из списка «Условие договора». Для каждого брониста формируется свой список условий в соответствии с предоставленными ему правами доступа (см. список положений договора в подразделе 6.5 на рис. 30 (стр. 41));
   • выберите способ оплаты услуг из списка «* Вид оплаты». Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора (см. список положений договора в подразделе 6.5 на рис. 30 (стр. 41));
   • установите гостю лимит суммы потребления услуг на время проживания в отеле. Вид лимита выбирается из списка «Кредитный лимит». В зависимости от выбранного вида, лимит будет равен:

   • «Системный» — значение по умолчанию. Величина системного лимита равна 10 000,00;
   • «Пользовательский» — величина лимита устанавливается бронистом;
   • «Неограниченный» — лимит потребления неограничен. Величина лимита устанавливается равной 10 000 000,00, что гарантированно превышает расходы гостя на проживание и дополнительные услуги.

6. Если вам требуется зафиксировать стоимость на весь период проживания гостя, установите флаг «Фиксированная стоимость». В этом случае, при корректировке прейскуранта, стоимость останется прежней.
7. В карте гостя предусмотрены поля для ввода справочной и контактной информации. Заполните, их при необходимости:

   • «Примечание»;
   • «Контактное лицо»;
   • «Контактный телефон»;
   • «Факс»;
   • «Адрес»;
   • «Электронная почта» — используется для рассылки информации гостю, в случае если флаг «Разрешить рассылку» установлен;
   • установите флаг «Заказан трансфер», если гостю необходимо предоставить транспорт до гостиничного предприятия.

   В карте гостя расположены поля с информацией о финансовом состоянии счёта:

   • в поле «Остаток» отражается значение текущего остатка лимита гостя;
   • в поле «Цена» показывается прогнозируемая стоимость проживания за заданное количество ночей. Стоимость проживания определяется согласно прейскуранту и количеству клиентов, живущих в номере. Если количество взрослых и детей, проживание которых оплачивается, больше количества спальных мест в номере, то к стоимости номер за сутки прибавляется цена за дополнительное место. При наведении курсора на стоимость проживания, открывается всплывающее окно, в котором вы увидите данные о сроке проживания гостя, стоимости номера по временным интервалам и общую стоимость за весь период проживания. Для просмотра детальной расшифровкой автоначислений вам нужно щёлкнуть по значку , расположенному справа от значения цены.
   • в поле «Баланс» отображается состояние счёта гостя — информация о количестве денежных средств, которые гость должен выплатить гостиничному предприятию (наличными или с помощью пластиковой карты). Нулевой баланс означает, что гость полностью расплатился за услуги и проживание. Отрицательный баланс означает, что гость добавил на свой депозитный счёт сумму большую, чем необходимо для оплаты услуг и проживания;
   • в поле «Баланс по депозиту» — суммарный баланс по депозитным счетам всех клиентов гостя. Если навести курсор мыши на значение суммы, откроется всплывающее окно, в котором вы увидите список всех депозитных счетов гостя с указанием баланса по ним.

Гость может открыть в гостиничном предприятии депозитный счёт и положить на него собственные средства для оплаты услуг.

После ввода обязательных параметров карту можно сохранить, нажав на кнопку . Карта сохранится со статусом «Новая карта - бронирование»; работу с картой можно продолжить позже.

После ввода всей необходимой информации нужно завершить бронирование гостя, нажав на кнопку .

Информацию о пользователях, выполнявших различные операции с картой гостя, вы можете увидеть в нижней части вкладки над командными кнопками.

Удаление записи о бронировании гостя

Если вам нужно отменить бронирование, нажмите на кнопку . В Системе реализованы проверки на возможность аннулирования бронирований. Проверяется отсутствие нарушения целостности данных (наличие открытых счетов у гостя), а также выполнения бизнес–требований (временны́е ограничения на редактирование данных). Установленные в Системе ограничения приведены в подразделе·7 на стр. 43.

В процессе аннулирования на экране могут открываться диалоговые окна, в которых вам будет необходимо подтверждать или отменять операции удаления.

Если аннулирование окажется невозможным, появятся сообщения, поясняющие причину отказа от удаления бронирования.

В случае положительного результата проверок откроется окно, в котором вам нужно будет выбрать причину аннулирования бронирования.

Бронирование номеров для группы гостей

Бронирование номеров для группы гостей выполняется так же, как и для отдельных гостей, на странице «Гости и группы». Чтобы забронировать номера для группы гостей вам нужно выполнить следующие действия:

1. На странице «Гости и группы» в строке состояния выберите из выпадающего списка отель, в котором требуется забронировать номер(а).
2. В области «Открытые группы» нажмите на кнопку . На экране откроется вкладка «Карта группы».

   

   Рисунок. Бронирование номеров для группы гостей

   Как было упомянуто выше, поля отмеченные символом звёздочка (*), являются обязательными для заполнения.

   Значения полей и ссылок, выделенных на рисунке жёлтой заливкой, редактированию в ЛК не подлежат. Описание этих полей приведено ниже:

   • поля «Компания оператор» и «Компания источник» заполняются автоматически названием вашей компании;
   • ссылка «Карта лояльности» неактивна, так как работа с картами лояльности в ЛК не предусмотрена;
   • значение «* Прейскурант» заполняется автоматически в зависимости от выбранного значения в списке «Условие договора» (более подробно с понятием «Договор» вы можете ознакомиться в подразделе 6.5 (стр. 40) ;
   • поле «Бронь» всегда принимает значение «Не гарантирована», что означает: номер забронирован, но оплата за номер не ещё поступила;
   • поле «Дата решения» заполняется сотрудником гостиничного предприятия;
   • поле «Менеджер» заполняется автоматически, в него записывается имя пользователя, авторизовавшегося в ЛК;
   • поле «Источник» — источник информации об отеле — всегда принимает значение «Корпоративный модуль».

Бронирование номеров для группы проводится в несколько этапов: вводится информация о группе в целом, затем заносятся данные о гостях группы, после чего между гостями распределяются номера.

Ввод общих данных о группе

Первым этапом бронирования номеров является заполнение общих данных:

1. Заполните основные параметры (в веб–сервисе (см. рисунок) они расположены в левом верхнем углу в области более тёмного цвета):

   • «* Заезд» — по умолчанию предлагается текущая дата;
   • «* Выезд» — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
   • «Ночей» — время проживания — рассчитывается автоматически;
   • «* Взрослых» — количество заселяющихся взрослых;
   • «Детей» — количество заселяющихся детей, всего;
   • «Детей с оплатой» — в том числе, количество детей, достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается.

   После ввода основных параметров нажмите на кнопку .

2. Затем введите остальные параметры бронирования:

   • для определения прейскуранта выберите значение из списка «Условие договора». Для каждого брониста формируется свой список условий в соответствии с предоставленными ему правами доступа (см. список положений договора в подразделе 6.5 на рис. 30 (стр. 41));
   • выберите способ оплаты услуг из списка «* Тип оплаты». Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора (см. список положений договора в подразделе 6.5 на рис. 30 (стр. 41));
   • установите гостю лимит суммы потребления услуг на время проживания в отеле. Вид лимита выбирается из списка «Кредитный лимит». В зависимости от выбранного вида, значения лимита будут равны:

   • «Системный» — значение по умолчанию. Величина системного лимита равна 10 000,00;
   • «Пользовательский» — величина лимита устанавливается бронистом;
   • «Неограниченный» — лимит потребления неограничен. Величина лимита устанавливается равной 10 000 000,00, что гарантированно превышает расходы группы на проживание и дополнительные услуги.

   • заполните, при необходимости, информационные поля:

   • «Почта» — адрес электронной почты для автозаполнения при отправке электронных писем;
   • «Дополнительно»;
   • «Контакт».

После заполнения перечисленных полей можно выполнить промежуточное сохранение данных, нажав на кнопку в нижней части формы.

Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений.

Если данные введены корректно, карта сохранится со статусом «Незавершённая карта»; работу с картой группы можно продолжить позже.

В нижней части страницы отображаются данные о пользователях, выполнявших операции с картой мероприятия.

Операции с гостями

Следующим шагом является оформление карт бронирования на каждого гостя, так как условия нахождения и проживания в отели гостей из одной группы могут различаться. В области «Операции с гостями» заполните данные для каждой карты бронирования (в номере может проживать несколько клиентов; карта может быть оформлена как на одного из них, так и на каждого).

Заполните данные гостя (описание последовательности заполнение полей приведено в порядке их значимости):

• период проживания:

• «* Заезд» — по умолчанию предлагается дата заезда группы;
• «* Выезд» — по умолчанию предлагается дата выезда группы;
• «Ночей» — рассчитывается автоматически.

В области «Операции с гостями» редактирование периода проживания гостей возможно только внутри периода проживания группы с учётом наложенных временны́х ограничений (см. п. 7.2, стр. 43). Если вы введёте период, выходящий за пределы проживания группы, появится сообщение: «Даты проживания одного из гостей не могут выходить за даты проживания группы». Увеличить срок проживания гостя можно только в карте гостя, переход в которую осуществляется щелчком по кнопке  (Открыть карту гостя) в списке гостей в нижней части формы.

• по аналогии ввода данных о группе в целом, задайте тип номера и прейскурант и способ оплаты, выбрав значения из списков «* Категория номера», «Условие договора» и «* Тип оплаты» соответственно;
• введите количество человек, проживающих в номере: «* Взрослых», «Детей» и «Детей с оплатой»;
• установите для гостя «Кредитный лимит» — вид и соответствующий ему размер лимита, предоставляемый компанией гостю на время проживания. Исходя из размера кредитного лимита, программа контролирует суммы счетов, выставленные гостю. Значения аналогичны значениям для группы гостей;
• если вам требуется зафиксировать стоимость проживания гостя на весь период, установите флаг «Фиксированная стоимость». В этом случае, при корректировке прейскуранта, стоимость останется прежней;
• флаг «По местам» означает, что на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
• из списка «Кол-во мест» — выберите гостиничный номер по количеству спальных мест;
• список «Доп. места» предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям;
• флаг «Закрепить» устанавливается, если вам необходимо закрепить за гостем до момента поселения именно данный гостиничный номер. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении Система автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется;
• по ссылке «Свойства комнат» — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в Систему;
• в поле «Страна» из выпадающего списка выберите страну проживания гостя;
• в поле «Примечание» можно ввести любую дополнительную информацию;
• если условия проживания нескольких гостей совпадают, вы можете указать в поле «Добавить карт бронирования» количество однотипных карт, которые нужно создать Системе. Если же условия в текущей карте гостя отличается от остальных, оставьте в поле значение по умолчанию — «1».

По окончании ввода данных гостей нажмите на кнопку . Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений.

Если для выбранной категории номера отсутствуют свободные комнаты с заданными параметрами, откроется окно «Поиск комнат», в котором вам нужно подобрать номера вручную.

После изменения параметров подбора комнаты для гостя нажмите на кнопку  (Сохранить гостя). Если в результате изменений подобрать номер всё равно не удастся, откроется окно с сообщением: «Невозможно применить изменения для гостя в силу того, что не найдена комната по заданным параметрам». Внесите другие изменения и повторите попытку сохранения гостя или отмените редактирование данных, нажав на кнопку  (Отменить редактирование записи) и внесите изменения непосредственно в Карту группы).

Если все данные введены корректно, окно «Поиск комнат» закроется, и в нижней части страницы добавится таблица со списком гостей группы.

Также, в нижней части вкладки вы можете увидеть информацию о пользователях, выполнявших различные операции с картой гостя.