Текущая версия на 16:32, 10 марта 2023

HMS Servio. Выгрузка информации о гостях в МВД

В данном документе описан порядок работы с постановкой и снятием с учёта в МВД гостей, проживающих в отелях.

Оператором передачи данных являются программа СБИС (ООО «Тензор»), Контур.ФМС, Скала-ЕПГУ или Электронный курьер. В документе описана работы со СБИС, Контур.ФМС и Скала-ЕПГУ.

Анкеты гостей подготавливаются в программе «Сервио», выгружаются на диск, после чего загружаются программу того или иного оператора. Работа в «Сервио» при взаимодействии с разными операторами одинакова.

Подготовка анкет в программе «Сервио»

В соответствии с законодательством РФ (Приказа МВД России от 30.07.2019 № 514; Приказа МВД России от 10.12.2020 № 856), при заселении гостя в гостиницу администрация должна зарегистрировать его по месту пребывания и передать в МВД уведомления о прибытии и об убытии.

Для постояльцев – граждан РФ «…в течение суток с даты прибытия гражданина Российской Федерации в соответствующее место пребывания и выбытия из него представляют информацию территориальному органу МВД России».

Для постояльцев – иностранных граждан (ИГ): уведомление о прибытии «…в течение одного рабочего дня, следующего за днём его прибытия», уведомление об убытии — «…не позднее двенадцати часов рабочего дня, следующего за днём убытия иностранного гражданина».

На граждан РФ заполняется Анкета, на граждан ИГ — уведомления о прибытии и выбытии. Уведомление о выбытии отправляется в МВД только после получения положительного протокола о проверке уведомления о прибытии.

С целью выполнения данного требования администратор в обязательном порядке должен заполнить в программе «Сервио» анкетные данные на каждого проживающего гражданина РФ и на каждого ИГ. Анкеты заполняются в карте гостя.

В анкетах обязательно должно быть заполнено место рождения гостя: страна и, как минимум, ещё один из параметров. Не забывайте, что у гостей, рождённых до 1992 г. на территории СССР и рекомендуется указывать страну рождения СССР.

Документами, на основании которых ставятся на учёт граждане РФ, являются:

• паспорт гражданина РФ;
• паспорт гражданина СССР;
• свидетельство о рождении (для детей до 14 лет). Из HMS Servio не выгружается;
• заграничный паспорт (по согласованию с территориальным отделом МВД).

Особенности заполнения анкет ИГ: Из документов на право пребывания в Сервио поддерживается выгрузка только документа «Виза». Остальные документы нужно будет заполнять в ЛК СБИС. Ввод миграционной карты обязателен, т.к. только в ней присутствуют для выгрузки поля «Дата въезда в РФ» и «Цель въезда». Поэтому, даже если у гостя нет миграционной карты, введите её с заполнением вышеуказанных полей. Или введите эти поля в ЛК СБИС после загрузки анкеты.

Уведомления о прибытии

Передача уведомлений в территориальные отделы МВД осуществляется в электронном виде в начале суток за предыдущие сутки. Порядок действий следующий:

1. Откройте подмодуль «Базовый/Анкеты гостей» и перейдите на вкладку «Экспорт в ФМС»

2. Введите параметры для подбора анкет гостей:

• для «стандартной» ежедневной выгрузки листков прибытия в фильтре «Дата заезда» в обоих полях установите предыдущую дату (устанавливается по умолчанию);
• для формирования списка убывших гостей с целью ввода информации об убытии в ранее отправленных анкетах в личном кабинете СБИС введите период в фильтре «Дата выезда»;
• если требуется выгрузить отдельного гостя (гостей), задайте данные о его пребывании в гостинице.

• Диапазон дат в фильтрах «Дата заезда» и «Дата выезда» не может превышать 10 дней. • В фильтре должны быть заполнены поля «Л/счет» или / и «Даты заезда» или / и «Даты выезда».

3. Щёлкните по кнопке     Поиск  .

Программа выведет записи в соответствии с заданными критериями. Вы можете выгрузить анкеты всех гостей в списке или отдельные анкеты, отметив их флагами. По умолчанию выделены все записи. Для отметки / снятия отметки всех записей используйте флаг в заголовке таблицы.

В правой колонке расположены кнопки перехода:

• — к карте гостя;
• — к редактированию анкеты гостя.

4. После выделения нужных записей щёлкните по кнопке     Экспорт в ФМС  

Программа проверяет:

• полноту заполнения анкетных данных;
• комплектность и статус документов, удостоверяющих личность;
• размер и тип прикреплённых к анкете изображений.

Статус «черновик» документу, удостоверяющему личность, можно установить вручную. Автоматически документ получает статус «черновик», если в нём заполнены не все обязательные поля.

При обнаружении некорректных изображений (размер изображения превышает 350 Кб, формат изображений отличается от jpg, jpeg, png, tiff) файл выгрузки формируется, но без вложений изображений в анкеты. Размеры изображений нужно уменьшить (иначе вы не сможете загрузить их в ЛК СБИС) и добавить непосредственно в ЛК СБИС.

При обнаружении некорректно заполненной личной информации анкета выгружена не будет.

И в том, и в другом случае выдаётся предупреждающее сообщение.

Вы можете снять флаги с некорректных записей и выгрузить только записи без ошибок. Или открыть анкеты гостей с ошибками по кнопке в соответствующих строках таблицы, исправить ошибки и повторить выгрузку.

5. Если ошибок в анкетных данных не обнаружено, программа создаст файлы по каждому гостю в требуемом формате и заархивирует их. На экране откроется окно с файлом архива.

6. Установите в окне открытия файла переключатель в положение 4 «Открыть в» и щёлкните по кнопке       ОК     . Откроется окно архиватора со списком фалов-анкет.

7. Откройте папку «Выгрузка в МВД», расположенную на рабочем столе (см. рисунок). Если в папке есть файлы, оставшиеся после предыдущей выгрузки, удалите их.

8. Выделите файлы в архиве и скопируйте (или перетащите их левой кнопкой мыши) в папку «Выгрузка в МВД». Закройте окно с архивом.

Документ «Свидетельство о рождении» из программы не выгружается. Его нужно вводить вручную в ЛК СБИС.

Уведомления о выбытии

После выбытия гостя и получения от МВД положительного протокола проверки уведомления о прибытии, необходимо отправить в МВД уведомление о выбытии. Эта операция выполняется в ЛК СБИС вручную.

• Анкеты о прибытии гостей с положительным результатом проверки выделяются в списке значком серого цвета √ (Уведомление о прибытии сдано). • На текущий момент (17.02.2021) не все региональные подразделения МВД требуют отправку уведомлений о выбытии граждан РФ. Требования следует уточнить в своём МВД.

Для удобства поиска анкет выбывших гостей нужно установить фильтр на вкладке «Экспорт в ФМС» по дате выезда. В результате сформируется список гостей, чьи анкеты необходимо проверить на подачу уведомлений о выбытии.

Отправка уведомлений из ЛК СБИС

Анкеты, выгруженные из «Сервио» необходимо загрузить в ЛК СБИС для отправки в МВД.

Загрузка анкет в ЛК СБИС

1. Перейдите в личный кабинет СБИС. Для этого откройте новую вкладку и введите адрес https://online.sbis.ru/auth/ или щёлкните по ярлыку «СБИС» на рабочем столе. Откроется страница авторизации «Авторизация в личном кабинете СБИС»

2. Введите логин и пароль и щёлкните по кнопке .
Откроется страница личного кабинета. Щёлкните по значку Отчетность и в открывшемся списке щёлкните по подразделу «МВД».

3. Откроется список переданных ранее анкет.

Обязательно проверьте фильтр. В момент загрузки фильтр либо должен не быть установлен совсем, либо установлен на свой филиал. Если установлен фильтр на головную организацию «Петровский Альянс, ООО» то в уведомлении об убытии подставятся ID поставщика и ID пользователя головной организации, в результате чего вернётся отрицательный протокол «Отсутствует обязательный элемент «Уникальный идентификатор поставщика, передающего данные в ППО "Территория"» или «Не найден поставщик с идентификатором …».

Щёлкните по кнопке «Загрузить» и выберите пункт « С компьютера».

4. Откроется окно «Выбор файла». Выберите папку, в которую были разархивированы анкеты. Согласно рекомендации, файлы из архива копируются в папку «Рабочий стол / Выгрузка в МВД». В окне отобразится список анкет в папке.

5. Отметьте файлы анкет для загрузки в ЛК СБИС:

• щёлкните по кнопке «Отметить» и выберите значение «Все» — для загрузки всех анкет за сутки;
• установите флаги у конкретных анкет — для загрузки отдельных анкет в случае повторной загрузки после исправления.
  После отметки анкет щёлкните по кнопке .

После загрузки файлов отчёты, подготовленные к отправке, отобразятся в правой части экрана.
Для проверки анкет без отправки в ФМС щёлкните по кнопке . Для проверки отчётов с автоматической отправкой в МВД отчётов без ошибок щёлкните по кнопке .

6. Отчёты с обнаруженными ошибками отправлены не будут и отобразятся в отдельном окне. Щёлкните по ссылке «… Ошибка» для просмотра деталей.

Некоторые ошибки в отчётах можно исправить как в СБИС, так и в первоисточнике — анкете в программе «Сервио», другие — только в ЛК СБИС. Исправление в «Сервио» предпочтительнее, т.к. при повторных заездах гостей используются их ранее введённые анкеты.

После исправления в «Сервио» повторно выгрузите в ФМС только анкеты с исправлениями.

Отчёты без ошибок отправляются в региональное отделение МВД.

Фильтрация отчётов

В ЛК СБИС предусмотрена возможность установки фильтров для отображения в списке отчётов с конкретными параметрами — гостей по своей гостинице, отчётов с различными статусами и пр., а также фильтрация отчётов по своему подразделению МВД.

Отбор отчётов с помощью фильтра

Установка фильтров выполняется в окне, открываемом по кнопке .

Для корректного добавления отчётов вручную в ЛК СБИС не устанавливайте в цепочке фильтра на головную компанию «ООО Петровский Альянс»: — неправильно; — правильно.

Для установки фильтра на свою гостиницу: щёлкните по ссылке «Подразделение» или на кнопку в строке с этой ссылкой, раскройте список филиалов «Петровский Альянс, ООО» по кнопке    >   и выберите свою гостиницу, найдя нужную строку в списке или набрав её название в поисковом поле. Для установки фильтра по статусу отчётов щёлкните по ссылке «В любом состоянии». Критерий фильтра «Все постояльцы» удобен для отбора отчётов гостей, по которым требуется отправить уведомление о выбытии.

После настройки фильтра щёлкните по кнопке . Настроенные фильтры сохраняются и их можно применять в дальнейших сеансах работы.

Отбор отчётов по подразделению МВД

Другим способом фильтрации анкет по коду МВД — получателю отчётов.

В области «Найти отчет или получателя» щёлкните по ссылке «получателя» и в открывшемся списке подразделений МВД выберите своё подразделение.

В списке отчётов останутся только отчёты, передаваемые в ваше подразделение МВД.

Ввод отчётов вручную в ЛК СБИС

В ряде случаев может понадобиться ввести отчёт по гражданину РФ или ИГ вручную в ЛК СБИС. Ниже описаны моменты, на которые нужно обратить внимание.

Для добавления документа вручную нажмите на кнопку (см. 1) и в открывшемся окне (см. 2) выберите тип документа: «Прибытие гражданина РФ (анкета)» или «Уведомление о прибытии иностранца».

Если в фильтр на отчёты установлен корректно (не добавлена головная организация), откроется окно выбора гостиницы. Введите название своего города и щёлкните по строке с названием филиала.

Откроется форма отчёта для заполнения данных о постояльце и принимающей стороне. Информация о гостинице:

• код подразделения МВД;
• Ид. поставщика;
• ИД. пользователя;
• название и адрес гостиницы;
• ФИО представителя принимающей стороны в случае работы с отчётом ИГ

заполняется автоматически, но её нужно обязательно проверить (в предыдущих документах с положительным протоколом проверки). Информация о постояльце вводится в соответствии с предъявленными гостем документами. В уведомлении о прибытии ИГ необходимо обязательно загрузить сканы всех документов, необходимых для регистрации. Размеры изображений не должны превышать 350 Кб, принимаются изображения в форматах jpg, jpeg, png, tiff.

Введите данные и щёлкните по кнопке . Если в уведомлении о прибытии ошибок нет, оно будет отправлено в отделение МВД.

Уведомления о выбытии

После выселения в гостя в сроки, установленные законодательством, но не ранее получения от МВД положительного протокола проверки уведомления о прибытии, требуется отправить уведомление о выбытии.

Для поиска анкет с непереданными уведомлении о выбытии воспользуйтесь фильтром и в дополнении к фильтру по своей гостинице установите в дополнительном критерии «Все постояльцы» значение «Снять с учета» или «Снять с учета сегодня».

В отчётах со статусом √ (галочка серого цвета - сдано уведомление о прибытии) необходимо заполнить информацию о выбытии. Для этого перейдите на страницу выбытия.

В отчётах граждан РФ на странице «Убытие гражданина РФ», в отчётах ИГ на странице «Убытие (Отрывной лист)», введите / проконтролируйте дату убытия и щёлкните по кнопке . Если уведомление о прибытии проверено на стороне МВД, уведомление о выбытии будет отправлено.

Статусы отчётов

Отчёты после отправки проверяются сотрудниками МВД. Текущий статус отчёта отображается в правой части списка:

	—	отчёт создан (но ещё не отправлен). Устанавливается у отчётов, созданных вручную в СБИС или отчётов с неисправленными ошибками;
→	—	уведомление (об убытии или о прибытии) отправлено, но ещё не считается сданным, т.к. не проверена сотрудниками МВД;
√	—	сдано уведомление о прибытии. Уведомление о выбытии не отправлено;
√	—	уведомление об убытии сдано. Уведомление проверено с положительным результатом. Работа с уведомлением закончена;
─	—	отчёт не сдан. В результате проверки отчёта обнаружены ошибки требующие исправления;
	—	просрочено время ожидания. Отчёт не проверен сотрудниками МВД отведённый для проверки срок.

Датой предоставления отчёта является дата его отправки, фиксируемая в истории работы с отчётом. Следовательно, отчёт, отправленный из СБИС в течение суток с даты прибытия гостя, не считается просроченным.

Маркировка цветом и другие действия в списке отчётов

В ЛК СБИС в списке анкет предусмотрено контекстное меню, открываемое щелчком правой кнопкой мыши по строке списка.

Одним из пунктов меню является выделение записи цветом. Выделение цветом может быть полезно в разных ситуациях, например рекомендуется выделять анкеты с отрицательным протоколом, с которых были скопированы анкеты для исправления, и т.п. Договоритесь с коллегами об использовании цветов в списке анкет.

Исправление ошибок в отчётах с отрицательным протоколом

Откройте анкету с отрицательным протоколом и щёлкните по тексту «– Отчет не сдан».

Откроется окно с историей работы с анкетой, в котором щёлкните по тексту «Отрицательный протокол».

Откроется окно с обнаруженными ошибками.

Как показывает практика, большинство ошибок в отчётах связано с неправильным заполнением адреса места жительства. Закройте окно с ошибками, откройте отчёт на редактирование и исправьте ошибки. Если ошибка в адресе, перевыберите его по ссылке «Выбрать адрес».

Сохраните введённые данные, закройте окно ввода адреса и повторите отправку анкету, щёлкнув по кнопке .

На текущий момент (17.02.2021) СБИС рекомендует в случае отрицательных протоколов по причине неверного адреса анкету копировать, и все исправления проводить в копии. При обработке копии анкеты будьте внимательны с периодом проживания гостя.

Рекомендации СБИС: если текст ошибки содержит: ...Точная выборка возвращает количество строк больше запрошенного, удалить адрес места жительства и повторно ввести его через справочник; если текст ошибки содержит ..Адресный объект с идентификатором ФИАС ... не найден, “…Не найден адресный объект для строки…” перевыбрать через справочник, как адрес места жительства, так и адрес отеля.

Отчёты не отправляются из-за отсутствия ЭЦП

Передача отчётов из СБИС в МВД защищена ЭЦП (электронной цифровой подписью). Если СБИС не обнаруживает на компьютере ЭЦП анкеты не отправляются и открывается окно выбора ЭЦП из списка. Возможные причины:

1. Не подключена флешка с ЭЦП (рутокен). Проверьте, наличие USB-флеш-накопителя с ЭЦП и его подключение. При правильном подключении должен светиться светодиод. Если светодиод не светится, переподключите флешку.
2. Перезапустите СБИС Плагин с правами администратора. Для этого щёлкните правой кнопкой мыши по ярлыку «СБИС Плагин» и выберите в открывшемся контекстном меню пункт «Запуск от имени администратора».

В открывшемся окне подтверждения внесения изменений на компьютере нажмите на кнопку «Да».

Поиск адресов в ФИАС

В МВД проверка уведомлений осуществляется ППО «Территория» (Прикладное программное обеспечением «Территория») с подключённой системой ФИАС (Федеральная информационная адресная система). Поэтому адрес места жительства должен быть введён в соответствии с актуальными данными в ФИАС, которые не всегда совпадают с паспортными данными (по причине изменения муниципального деления после выдачи паспорта гостю).

Ссылка на ФИАС: https://fias.nalog.ru/Search.

Проверку можно осуществлять по всем отправляемым анкетам или только по анкетам, отклонённым МВД по причинам: ..Адресный объект с идентификатором ФИАС ... не найден, “…Не найден адресный объект для строки…”.

Если вы не можете самостоятельно разобраться в причине ошибки, обратитесь в службу поддержки.

Отправка анкет в ЛК Контур.ФМС

Анкеты (в программе «Контур.ФМС» используется термин «Уведомление»), выгруженные из «Сервио», необходимо загрузить в ЛК Контур.ФМС для отправки в МВД.

Авторизация

1. Перейдите в личный кабинет Контур.ФМС. Для этого откройте новую вкладку и введите адрес https://fms.kontur.ru/ или щёлкните по ярлыку «Конур.ФМС» на рабочем столе. Откроется страница авторизации.

2. Введите переданные вам параметры авторизации: адрес электронной почты и пароль и нажмите на кнопку         Войти        .

Возможен также вход по сертификату, но в этом случае, если на компьютере установлено более одного сертификата, потребуется выбрать правильный

При щелчке на кнопку «Помощь» открывается окно с контактными данными и способами связи со службой поддержки.

Меню «Реквизиты и настройки» и страница «Перейти в Контур.Отель» используются для ввода и настройкиВаша работа с уведомлениями выполняется на страницах «Постановка на учёт» (1), «Снятие с учёта» (2) и «Отправленные уведомления» (3). Доступные операции с уведомлениями зависят от текущей страницы.

В программе «Контур.ФМС» приняты цветовые обозначения:

Новости

Законодательство в части работы с уведомлениями о пребывании граждан в гостиницах меняется как в целом, так и отдельно по регионам. Все актуальные изменения публикуются на странице «Новости». Значок указывает на наличие непрочитанных новостей. Обязательно знакомьтесь с информацией на данной странице и не забывайте передавать по смене.

Добавление уведомлений

После авторизации в ЛК по умолчанию открывается страница «Постановка на учёт» . Добавление уведомлений можно выполнить двумя способами:

• вручную, щёлкнув по кнопке    + Заполнить уведомление  , выбрав тип уведомления: «Иностранный гражданин» или «Гражданин РФ» и заполнив поля уведомления;
• загрузкой уведомлений, предварительно выгруженных из «Сервио», щелчком по кнопке    Принять данные из файла  . Данный способ предпочтительнее, т.к. все данные закреплённых за текущим проживанием гостя документов заполнятся в уведомлении автоматически.

Для загрузки файлов, подготовленных в «Сервио»:

1. Щёлкните по кнопке    Принять данные из файла  . Откроется окно «Выбор файла». Выберите папку, в которую были разархивированы анкеты (шаг 8). Согласно рекомендации, файлы из архива копируются в папку «Рабочий стол / Выгрузка в МВД». В окне отобразится список уведомлений в папке.
2. Выделите уведомления для загрузки и нажмите на кнопку    Открыть  . Выбранные уведомления загрузятся на страницу «Постановка на учёт».
3. В уведомления с ошибками и предупреждениями нужно внести исправления. Для этого перейдите к редактированию уведомления, щёлкнув по соответствующей записи. Поля с ошибками и / или предупреждениями выделены, соответственно, рамками красного или оранжевого цвета. По окончании исправлений сохраните запись.
4. После внесения исправлений отправьте уведомления в МВД. Для этого выделите все или нужные записи и щёлкните по кнопке     Отправить N уведомлений     в нижней части страницы.

Отправленные в МВД уведомления отобразятся на странице «Отправленные уведомления» со статусом   Ожидает проверки в МВД  .

Элементы управления на странице

Если есть анкеты на отправку, то на странице отображаются кнопки установки фильтров на записи и выполнения определённых действий.

• кнопка управления выбором записей из списка;
• кнопка «Показывать все уведомления» — установка фильтра на отображение на странице уведомлений определённого типа. В выпадающем списке справа от названия фильтра показывается количество уведомлений по типам;
• кнопка «Действия» — выбор операции для выполнения с выделенными уведомлениями: редактирование, печать или удаление. Справа от каждого уведомления находится кнопка вызова аналогичного перечня действий, но с одной выбранной анкетой.

Отправленные уведомления

На данной странице производится просмотр отправленных в МВД уведомлений со всеми статусами – как проверенные, так и ожидающие проверки — и печать документов по ним.

Уведомления, работа с которыми не закончена (отрицательный протокол, ожидает снятия с учёта), отображаются также на других страницах — «Постановка на учет» и «Снятие с учета». Завершённые уведомления отображаются только на данной странице. Завершённые уведомления удалить нельзя, но их можно скрыть для уменьшения количества записей в списке уведомлений. Чтобы скрыть уведомление щёлкните по кнопке справа от уведомления и выберите пункт «Скрыть». Скрытые уведомления можно вывести на экран, выбрав пункт меню «Скрытые» из выпадающего списка, открывающегося по кнопке    Показывать все отправленные ▼  

Элементы управления на странице

На странице располагаются кнопки установки фильтров на записи и выполнения определённых действий (см. рисунок).

• кнопка «Показывать все отправленные» — установка фильтра для отображения на странице отправленных уведомлений определённого типа. В выпадающем списке показывается количество уведомлений по типам;
• кнопка «Действия» — формирование отчётов, сохранение и печать документов. В этом меню полезен функционал «Печать/Отрывные талоны за дату» — печать иностранным гражданам отрывные талоны по месту пребывания;
• кнопка в правой части уведомления — работа с выбранным уведомлением;
  • «Создать новое уведомление по гостю» — сделать копию текущего уведомления для отправки. Можно использовать при повторном заезде гостя, если анкеты не выгружаются из «Сервио»;
  • «Скрыть» — не показывать уведомление в списке. Используется для уведомлений, работа с которыми полностью завершена — гость поставлен на учёт и снят с учёта;
  • «Посмотреть/Документооборот» — просмотр истории работы с уведомлением, а также заполненной отправленной формы уведомления;
  • «Посмотреть/Уведомление» — просмотр заполненной отправленной формы уведомления;
  • «Напечатать/Уведомление» — печать формы уведомления;
• поле «Поиск по ФИО» — поиск гостя в списке.

Продление проживания

В случае продления проживания гостем требуется создать и отправить уведомление на период продления. Для этого на странице «Отправленные уведомления» найдите анкету гостя и в меню выберите пункт «Продлить проживание в гостинице». Будет создано новое уведомление по гостю с заполненными личными данными, в котором вам нужно новую дату выезда.

Уточните правила продления в вашем регионе: перед отправкой уведомления о продлении может потребоваться отправить уведомление о снятии гостя на странице «Снятие с учета». Правила связаны с особенностью ПО в УВМ МВД вашего региона.

Снятие с учёта

Вы обязаны соблюдать сроки отправки уведомлений. Согласно «Регламенту информационного взаимодействия территориальных органов ФМС России с поставщиками учетных данных» необходимо поставить на учёт иностранца в течение 1 рабочего дня, гражданина РФ — в течение суток с момента прибытия.

Снимать с учёта нужно до 12 часов дня, следующего за днём выезда.

Требование отправки уведомлений о снятии гостей с учета действует не во всех регионах и может меняться со временем. Уточните необходимость снятия в своем УВМ МВД, а также следите за новостями на странице «Новости». Правила связаны с особенностью ПО в УВМ МВД вашего региона.

Независимо от того, получен от МВД ответ по постановке гостя на учёт или нет, вы все равно должны отправить уведомление о снятии в отведённые сроки.

Если к времени отправки уведомления о снятии ответа на постановку на учёт нет, то на снятие может вернуться отрицательный протокол «Не найдено дело о постановке на учёт...». Такой протокол означает, что приёмный комплекс МВД не нашёл то уведомление (того гостя), которое вы снимаете. В этом случае нужно дождаться положительного ответа от МВД на постановку (  √ Постановка на учет  ) и повторить отправку снятия.

На странице «Снятие у счета» по умолчанию выводятся гости, выезжающие на текущую дату. Если такие гости есть, то на кнопке установки фильтра снимаемых с учёта гостей     Выезжающие за сегодня ▼   отображается кружок оранжевого цвета.

Отметьте уведомления для отправки и нажмите на кнопку     Снять с учета N выбранных    . Уведомления отправятся в МВД. Результат проверки уведомлений отображается на странице «Отправленные уведомления».

Досрочный выезд гостя

В случае досрочного выезда гостя вы обязаны отправить уведомление о снятии в установленные сроки. Порядок снятия с учета следующий:

В уведомлении изменения не вносятся.

1. Переходите на страницу «Снятие с учета».
2. В фильтре отбора выезжающих гостей выбираете «Все не снятые с учета».
3. В строке поиска вводите фамилию гостя и ищите нужную запись.
4. Проверяете, что нашелся нужный гость, выделяете его запись и нажимаете на кнопку     Снять с учета 1 выбранного    .

Откроется окно «Снятие с учета».

1. В поле «Дата снятия» устанавливаете дату фактического выезда.
2. Нажимаете на кнопку «Продолжить».

Уведомление о досрочном выезде гостя отправлено.

Элементы управления на странице

Если есть анкеты на отправку, то на странице отображаются кнопки установки фильтров на записи и выполнения определённых действий.

• кнопка управления выбором записей из списка;
• кнопка «Выезжающие за сегодня» — установка фильтра на отображение на странице уведомлений о снятии гостей с учёта за определённый промежуток времени. В выпадающем списке показывается количество уведомлений по типам;
• поле «Поиск по ФИО» — поиск гостя в списке.

Ошибки снятия с учёта

Иногда уведомление о снятии с учёта возвращается из МВД со статусом   Не удалось снять с учета  . Для определения причины отказа откройте меню и выберите пункт «Документооборот».

Откроется окно просмотра выбора способа просмотра информации об ошибке.

Щёлкните по ссылке «Показать всю историю документооборота». Развернётся окно с хронологией действий с данным уведомлением.

В данном случае интересует причина, по которой не удалось снять гостя с учёта. В приведённом примере видно, что уведомление отправлено администратором 16.04.21 в 08:50 ((1) на рисунке), гость поставлен на учёт в МВД 16.04.21 в 13:16 ((2) на рисунке), а уведомление о снятии с учёта отправлено 16.04.21 в 09:07 (3 на рисунке), то есть практически на 4 часа раньше, чем гость был поставлен на учёт в МВД.

Щёлкните по ссылке «Посмотреть протокол и исправить ошибки» и отправьте уведомление повторно.

Напоминаю, что снимать гостей с учёта нужно до 12 часов дня, следующего за днём выезда. Это означает что, если вы работаете с программой Контур.ФМС (и постановка и снятие гостей) до полудня, рекомендуется на странице «Снятие с учета» устанавливать фильтр «Выезжающие за вчера» и отправлять отобранные на странице уведомления. В этом случае вероятность возникновения данной ошибки гораздо меньше, т.к. у МВД будет гораздо больше времени на проверку и постановку гостей на учёт.

Статусы уведомлений

Уведомления после отправки проверяются сотрудниками МВД. Текущее состояние уведомления в правой его части (перечень приведён по мере обработки уведомлений):

Установленный сертификат электронной подписи

Уведомления, отправляемые в МВД, подписываются средством защиты криптографической информации (СКЗИ) — сертификатом электронной подписи. Для успешной передачи и обработки уведомлений в МВД открытый уникальный ключ сертификата должен быть установлен на вашем компьютере и в МВД.

Техническая поддержка отслеживает сроки действия установленных сертификатов и своевременно их заменяет. Сертификат выпускается заранее, т.к. требуется время на передачу нового сертификата в МВД и его установку. Поэтому в период замены на компьютере могут быть установлены два сертификата с перекрывающимся сроком действия.

В этом случае при отправке уведомлений открывается список сертификатов для выбора действующего в настоящий момент времени. До получения дополнительного сообщения от поддержки, выбирайте сертификат с истекающим в ближайшее время сроком действия.

Подробную информацию о сертификате можно просмотреть следующим образом: (см. Рис. 32):

1. Нажмите на кнопку «Посмотреть» в сертификате. Откроется окно с данными о сертификате.
2. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Состав», проскролируйте информацию о сертификате и щёлкните по строке «Отпечаток». Открытый ключ сертификата отобразится в окне ниже.

Отправка анкет в ЛК Скала-ЕПГУ

Анкеты, выгруженные из HMS Servio, необходимо загрузить в ЛК «Скала-ЕПГУ» для отправки в УВМ МВД.

Авторизация

1. Перейдите в личный кабинет «Скала-ЕПГУ». Для этого откройте новую вкладку браузера и введите адрес https://skalaepgu.ru/. Откроется страница авторизации.

2. Введите переданные вам параметры авторизации: адрес электронной почты и пароль и нажмите на кнопку   Войти в систему  . Откроется страница личного кабинета.

При щелчке на кнопку «Поддержка» открывается окно со способами связи со службой поддержки.

Ваша работа с уведомлениями заключается в загрузке анкетных данных гостей из HMS Servio, проверке их и отправке на учёт в УВМ МВД. При необходимости вы можете ввести анкету гражданина в «Скала-ЕПГУ» вручную.

Работа с меню программы «Скала-ЕПГУ»

В данном подразделе описаны основные понятия и правила работы с программой.

Управление записями в таблице

Все действия в программе «Скала-ЕПГУ» производятся только с выделенными записями. Отметка записей производится стандартными способами работы в Windows:

• отметка одной записи — щелчок по строке левой кнопкой мыши;
• отметка непрерывной группы записей — щелчок по начальной записи, затем клавиша Shift + щелчок левой кнопки мыши по конечной записи;
• отметка отдельных записей — удержание клавиши Ctrl + щелчок левой кнопки мыши по нужной записи.

Для снятия всех отметок необходимо обновить страницу по соответствующей кнопке меню или в контекстном меню таблицы, вызываемом щелчком правой кнопки мыши, выбрать пункт «Очистить фильтр».

Обозначения статусов уведомлений

В программе «Скала-ЕПГУ» приняты цветовые обозначения, отображаемые в столбце «Статус»:

• — кружок белого цвета — уведомления, ожидающие отправки;
• — нейтральный статус — отправленные, ожидающие постановки на учет в УВМ МВД;
• — поставленные на учёт в МВД;
• — снятые с учёта в МВД.
• — уведомления с ошибками. Причина ошибки отображается во всплывающей подсказке при наведении курсора на значок в соответствующей ячейке.

Фильтрация записей

В программе «Скала-ЕПГУ» для отображения записей уведомлений по гостям применяются фильтры, устанавливаемые в меню «Учет граждан» и «Предфильтры».

В меню «Учет граждан» устанавливается фильтрация по российским или иностранным гражданам.

В меню «Предфильтры» устанавливается фильтрация по статусам уведомлений:

«Без фильтра (без снятых)»	—	уведомления со всеми статусами, кроме снятых с учёта;
«Без фильтра (со снятыми)»	—	уведомления со всеми статусами, в том числе со снятыми с учёта;
«Проживающие»	—	уведомления по гражданам, срок проживания которых не закончился;
«Просроченные»	—	уведомления, не переданные в УВМ МВД в предписанный срок;
«С ошибками»	—	уведомления, не поставленные на учёт или не снятые с учёта по причине ошибок;
«Неотправленные»	—	загруженные в программу, но не отправленные в УВМ МВД уведомления;
«На обработке в МВД»	—	отправленные в УВМ МВД уведомления, по которым ответ еще не получен;
«Поставленные на учет»	—	поставленные на учёт в УВМ МВД уведомления;
«Снятые с учета»	—	снятые с учёта в УВМ МВД уведомления.

По умолчанию установлены фильтры: «Учет российских граждан» и «Без фильтра (без снятых)».

Импорт анкет

Подготовленные в HMS Servio и сохранённые на диске файлы анкет граждан требуется загрузить в программу «Скала-ЕПГУ». Для этого:

1. Откройте меню «Личный кабинет / Импорт данных из файлов» и выберите любой подпункт «Иностранных граждан» или «Российских граждан»).

2. Выберите папку, в которую были разархивированы анкеты (шаг 8). Согласно рекомендации, файлы из архива копируются в папку «Рабочий стол / Выгрузка в МВД». В окне отобразится список уведомлений в папке.

3. Выделите уведомления для загрузки и нажмите на кнопку Открыть . Выбранные уведомления отобразятся в окне импорта.

4. Нажмите на кнопку      Импортировать     . По окончании загрузки анкет закройте окно импорта и нажмите на кнопку «Обновить». Анкеты отобразятся в списке.

В программе отсутствует возможность просмотра всех анкет — и граждан РФ, и ИГ — сразу. Для переключения используйте меню «Учет граждан», выбрав в нём тот или иной пункт.

Постановка на учёт

После импорта анкет их необходимо отправить на постановку на учёт в УВМ МВД. Предусмотрено 2 способа:

1. Откройте пункт меню «Отправка» и выберите:
   • «На учет выбранных граждан» — отправка уведомлений выделенных в таблице записей;
   • «На учет всех неотправленных» — отправка всех неотправленных уведомлений. При выборе данного пункта предварительная отметка записей не требуется.
2. Выделите в таблице нужные записи и щёлкните правой кнопкой мыши по одной из них. В открывшемся контекстном меню выберите пункт «Отправить на учет выбранных».

Проверка уведомлений производится сотрудниками УВМ МВД с помощью ПО «Территория» в рабочее время. Поэтому уведомления, отправленные в пятницу, выходные и праздничные дни, как правило, проверяются, начиная со следующего рабочего для.

Снятие с учёта

Снятие с учёта российских и иностранных граждан производится автоматически в день выезда, указанный в уведомлении.

В случае досрочного выбытия гостя, его снятие с учёта выполняется вручную. Несвоевременное снятие с учёта влет штрафные санкции.

Для досрочного снятия граждан с учёта, выделите нужные записи и выполните одно из действий:

• откройте пункт меню «Отправка» и выберите подпункт «На снятие выбранных граждан»;
• щёлкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Снять с учета досрочно».

Продление проживания

Продление проживания российских и иностранных граждан проводится одинаково. Наиболее удобным способом является продление в день выезда.

Последовательность действий:

1. Выделите нужную запись в списке.
2. Щёлкните по пункту меню «Продление» или выберите в контекстном меню, открываемой по правой кнопке мыши, пункт «Продлить».
3. В открывшейся анкете укажите новую дату выезда и нажмите на кнопку «Подтвердить».
4. Отправить данные о продлении в УВМ МВД.

При необходимости досрочного продления проживания гостя, его предварительно нужно снять с учёта, а затем выполнить продление в соответствии с рекомендациями в данном разделе.

Если гость сообщил о продлении проживания уже после снятия с учёта в программе «Скала-ЕПГУ», найдите гостя с помощью установки подходящего предфильтра и выполните продление в соответствии с рекомендациями в данном разделе.

Работа с ошибками в уведомлениях

В программе могут возникать ошибки трёх типов:

• ошибки импорта — данные на гражданина были выгружены из «HMS Servio» и не прошли проверку в программе «Скала-ЕПГУ». Данные не отправлялись в УВМ МВД;
• ошибки от УВМ МВД — данные были отправлены в УВМ МВД, но система УВМ МВД ПО «Территория» не смогла их обработать в автоматическом режиме, вернув текст ошибки;
• ошибки от УВМ МВД с ответами на конфликт — данные на гражданина с ошибкой «Данные не могут быть загружены в связи с конфликтом» были обработаны сотрудником УВМ МВД в журнале конфликтов «ППО Территория», причём сотрудник УВМ МВД посчитал, что ошибка в данных у гостиницы и в сообщении указал, то что нужно сделать именно по данному гражданину.

Для просмотра детальной информации по ошибке откройте уведомление гражданина на редактирование. Текст ошибки показывается в верхней части окна.

Алгоритм работы с ошибками следующий:

1. Ежедневно проверяете наличие ошибок от УВМ МВД и импорта. Для этого используйте меню «Предфильтры», выбрав в нём значение «С ошибками».
2. Последовательно проходите по всем гражданам с ошибками, выбираете запись и открываете на редактирование.
3. Внимательно читаете ошибку и если она вам понятна, и вы знаете, что нужно сделать, то исправляете её, сохраняете исправления при помощи кнопки «Подтвердить» и повторно отправляете данные в УВМ МВД.
4. Если ошибка непонятна, обращаетесь в службу поддержки программы «Скала-ЕПГУ» или к сотруднику своего территориального подразделения УВМ МВД.

Документация по программе «Скала-ЕПГУ»

Полное руководство пользователя можно найти в меню «Личный кабинет / Руководство пользователя».

Примеры документов ИГ

При поселении иностранного гражданина администратор обязан:

1. Запросить у гостя паспорт с действующей визой и миграционную карту*;

	Паспорт иностранного гражданина
	Миграционная карта
	Виза

2. Сделать копии паспорта, действующей визы, миграционной карты. Копии должны быть хорошего качества, все символы должны быть видны и читаемы.

Исключение:

• у граждан Белоруссии нет миграционных карт;
• по виду на жительство можно селить без миграционной карты.

Вид на жительство

По регистрации временного проживания можно селить без миграционной карты. (Регистрация временного проживания – это штамп в паспорте во всю страницу). В таком паспорте также есть штамп о прописке. С данных страниц нужно снять ксерокопии.

Регистрация временного проживания

Паспорт. У граждан Казахстана 2 вида документов, по которым они могут перечень границу России: удостоверение личности и заграничный паспорт. Если заезжает по удостоверению личности, то должна быть миграционная карта ОБЯЗАТЕЛЬНО. Если заезжает по заграничному паспорту, то должна быть отметка в паспорте о пересечении границы.

	Удостоверение личности гражданина Казахстана
	Паспорт гражданина Казахстана
	Страница паспорта с отметкой о пересечении границы

3. Проверить миграционную карту (не превышает ли срок нахождения иностранного гражданина на территории РФ, разрешённые для пребывания без регистрации 7 дней).

4. Если иностранный гражданин находится на территории РФ больше 7 дней, то у него на руках должен быть отрывной талон с прошлого места пребывания. НЕОБХОДИМО сделать ксерокопию отрывного талона. Исключение: Казахстан - 90 дней, Украина – 30 дней, Белоруссия – 90 дней, Киргизия, Армения.

5. Проверить срок действия визы. Виза должна быть действующей на срок пребывания.

Если возникают сомнения или проблемы с документами иностранного гражданина, сообщить РОД. Запрещается поселение иностранного гражданина в следующих случаях: отсутствует миграционная карта; истёк срок действия визы или иного документа, дающего право на пребывание на территории РФ. В этом случае сотрудник СПиР должен тактично объяснить причину отказа в поселении («согласно законодательству о пребывании иностранных граждан на территории РФ, мы не имеем право…»); отсутствует виза (в случаях, когда она необходима).