HMS Smart. Receptionist — различия между версиями
(→Поиск гостя, в том числе аннулированного) |
(→Поиск гостя, в том числе аннулированного) |
||
Строка 266: | Строка 266: | ||
Рассмотрим поиск карт гостей и групп. Окно поиска продублировано в пункте меню — «Базовый/Поиск» и на вкладке «Поиск». | Рассмотрим поиск карт гостей и групп. Окно поиска продублировано в пункте меню — «Базовый/Поиск» и на вкладке «Поиск». | ||
− | <span id="Рис.9"> </span> [[File:Questionnaire | + | <span id="Рис.9"> </span> [[File:Questionnaire.png|center|border|x300px|link={{Questionnaire.png}}|Поиск гостя. <Ctrl+Left Click>]] |
<center style="margin-top:0.5em; color:darkgrey">(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) </center> | <center style="margin-top:0.5em; color:darkgrey">(щёлкните по изображению для просмотра во весь экран или <Ctrl+Left Click> для просмотра в новом окне) </center> | ||
<center style="margin-top:0.5em"> '''Поиск гостя'''</center> | <center style="margin-top:0.5em"> '''Поиск гостя'''</center> |
Версия 11:49, 16 июля 2021
HMS Servio. Оперативная деятельность
Документ предназначен для администраторов отелей. В нём описаны режимы оперативной работы в системе HMS Servio, даны ответы на часто встречающиеся вопросы, приведён список полезных отчётов, даны рекомендации по исправление неполадок в работе фискального регистратора.
Содержание
- 1 Введение
- 2 Используемые термины, определения и сокращения
- 3 Авторизация в программе «Servio»
- 4 Навигация по меню программы
- 5 Основные операции с гостем
Введение
Работа с программой HMS Servio построена по принципу «облачных» технологий: программа запускается в окне web-браузера на локальном компьютере, а база данных и обработка всей информации (бронирование/поселение, формирование начислений и счетов, формирование отчётов и пр.) выполняется на сервере. Поэтому стабильность работы программы и скорость обработки информации напрямую связаны с качеством интернет-соединения.
Для работы с программы рекомендуются web-браузеры GoogleChrome и Mozilla FireFox
.
![]() |
При длительной работе с Mozilla FireFox без перезапуска браузера иногда наблюдаются сбои, заключающиеся в пропадании кнопок оплаты в счетах, зависании формирования отчётов. В этом случае необходимо перезапустить браузер (не перезагрузить компьютер, а именно перезапустить браузер: закрыть окно браузера кнопкой «Х», подождать 20-30 сек. и запустить снова ярлыком на рабочем столе). |
На сервере расположены 2 базы данных: рабочая и тестовая. Тестовая база данных предназначена для обучения и тренинга новых сотрудников.
Ссылка на рабочую базу данных: https://servio.hotel-smart.ru/ServioSMART/Login.aspx
Ссылка на тестовую базу данных: https://servio.hotel-smart.ru/ServioSMARTTest/Login.aspx
Используемые термины, определения и сокращения
В программе HMS Servio используются следующие термины, определения и сокращения:
БД | — | База данных | ||||
ФИО | — | Фамилия, имя и отчество | ||||
ФР | — | Фискальный регистратор | ||||
Стандарт | — | Стандарт Работы Смарт-отелей КДО и НЕО | ||||
Статусы гостей | ||||||
---|---|---|---|---|---|---|
Сокращение | Обозначение в таблицах | Название в карте гостя | Описание | |||
НКБ | Новая карта – бронирование | — | Устанавливается в процессе бронирования номера и действует до завершения процедуры | |||
БР | ![]() |
Бронирование | — | Устанавливается по завершении первичного бронирования и действует до присвоения следующего статуса (ПСЛ, НЗД, АН) | ||
НКП | Новая карта – поселение | — | Устанавливается при инициализации процедуры нового прямого поселения на текущую дату (минуя бронирование) и действует до завершения процедуры | |||
ПСЛ | Поселение | — | Устанавливается по завершении процедуры прямого поселения и действует до присвоения следующего статуса (ПР, АН) | |||
ПР | ![]() |
Проживающий | — | Устанавливается гостю, заселившемуся в отель, и действует до выселения гостя (статус ВСЛ) | ||
НЗД | ![]() |
Незаезд | — | Устанавливается в случае, если гость не заселился в отель в срок, указанный в карте бронирования. Действует до присвоения следующего статуса (ПР, АН) | ||
АН | ![]() |
Аннулирован | — | Устанавливается после аннулирования карты гостя | ||
ВСЛ | ![]() |
Выселившийся | — | Устанавливается после выселения гостя |
Авторизация в программе «Servio»
Каждому сотруднику, работающему с программой, создаётся учётная запись с параметрами авторизации — логин и пароль, — которые вводятся в окне авторизации.
Кроме логина и пароля в окне выбирается отель и рабочая станция (название рабочей станции совпадает с городом). Ярлык запуска программы настроен таким образом, что эти параметры подставляются автоматически в каждом отеле.
Вам даётся 5 попыток правильного ввода логина и пароля, после чего учётная запись блокируется и на экране появляется соответствующее сообщение. Направьте запрос в службу поддержки с указанием ваших ФИО.
![]() |
Разблокировать учётную запись может только служба поддержки, поэтому любые ваши действия — перезапуск браузера, перезагрузка компьютера и пр. — бессмысленны. |
Навигация по меню программы
После авторизации в программе открывается окно с меню и страницей шахматки. Вы можете выбрать вид меню — свёрнутое или развёрнутое.
В свёрнутом меню видны только значки. При наведении курсора мыши на значок раскрывается список пунктов меню. В развёрнутом виде меню показывается полностью.
Переключение выполняется по кнопкам (развернуть меню) /
(свернуть меню).
Основные операции с гостем
Все основные операции с гостем — бронирование, поселение, переселение, выселение, аннулирование — удобно выполнять из шахматки. В программе реализованы 2 шахматки: «Шахматка 2.0» и «Почасовая шахматка 2.0». Разница только в масштабе: в почасовой шахматке масштаб больше, поэтому в ней удобнее бронировать/поселять на короткое время.
![]() |
В шахматке щелчком по названию категории можно свернуть/развернуть список номеров в ней. Поэтому, если вдруг у вас пропали все номера в категории, щёлкните по названию категории, чтобы раскрыть список номеров. |
Бронирование/поселение гостя. Карта гостя
Для бронирования/поселения гостя щёлкните левой кнопкой мыши на ячейке с нужным номером (или койко-местом в номере) и датой заезда и, не отпуская, протяните вправо до предполагаемого времени выезда. Точность времени заезда — выезда гостя здесь не важна, она уточняется на следующем шаге.
В открывшемся окне:
- уточните даты и время заезда / выезда;
- введите количество «В/Д/ДО» (Взрослых, Детей, Детей с оплатой);
- флаг «По местам». Установите, если номер продаётся по койко-местам и гость (гости) занимают номер не целиком. Если флаг не установить, программа займёт номер полностью и рассчитает стоимость за целый номер;
- введите «*ФИО» гостя и номер контактного телефона.
Далее нажмите:
- Поселить , если гость стоит перед вами и готов поселиться в номер;
- Бронировать , если заселение гостя планируется позже.
Откроется карта гостя
Проверьте:
- Период бронирования — даты и время заезда/выезда. Стоимость проживания зависит от продолжительности.
- Параметры бронирования. Стоимость также зависит от количества занятых мест в случае поместного поселения.
- Проверьте выбранный прейскурант. Для некоторых категорий гостей предусмотрен отдельный прейскурант (см. Стандарт). При необходимости выберите нужный из списка.
- После проверки всех параметров, влияющих на ценообразование, сверьте рассчитанную стоимость проживания с распечатанным прейскурантом. Можно щёлкнуть по кнопке
для просмотра автоматически рассчитанных цен.
- Если требуется, введите комментарий в карту гостя.
- Льготные документы для проживания сканируются и загружаются в карту в поле «Командировочные удостоверения»: нажмите на кнопку Обзор... , выберите файл со сканом на диске, после чего щёлкните по кнопке [[File:btn_add_task.gif|16px|link=] для загрузки файла на сервер. Открыть файл для просмотра можно в любой момент.
- Обязательно! Нажмите на кнопку
Завершить бронирование или кнопку
Завершить поселение . Пока кнопка не нажата, бронирование или поселение считается незавершённым и начисления не рассчитаются.
В нижней части карты расположена информация о персонале, выполнившем основные действия с картой — бронирование, поселение, выселение, аннулирование, последние изменения, — а также дата и время этих действий. Все операции по работе с картой фиксируются, и их можно увидеть в журнале, открываемом по кнопке Показать историю .
Несохраненные карты
Если бронирование или поселение не доведено до конца — не нажаты кнопки завершения — карта гостя все равно создаётся и найти её можно в пункте меню «Несохраненные карты». Поэтому, если вас отвлекли, и вы потеряли начатую карту, откройте пункт меню «Несохраненные карты».
Вы можете аннулировать несохраненную карту, если она больше не нужна, или открыть карту для продолжения работы с ней.
Поселение ранее забронированного гостя
Если номер забронирован заранее, то для поселения гостя щёлкните правой кнопкой мыши по брони и выберите в меню пункт «Поселить».
Откроется карта гостя, в которой нужно выполнить действия, описанные в предыдущем разделе.
Продление проживания, восстановление выселенного гостя
Если гость продлевает пребывание в отеле, нужно продлить его проживание в программе.
Если гость сообщает о продлении до выселения, щёлкните по полю «*Заезд/Выезд», в открывшемся календаре введите новые дату и время выезда, и нажмите на кнопку OK . Программа пересчитает стоимость проживания и добавит новые начисления.
Если гость успел выселиться, но номер / койко-место не занято, можно продлить проживание через восстановление карты гостя. В пункте меню «Базовый / Выселение» найдите в таблице нужного гостя и щёлкните по кнопке . Откроется карта гостя с восстановленным статусом Проживающий, в которой можно выполнять корректировки.
Переселение
Переселение возможно забронированных и проживающих гостей как из шахматки, так и из карты гостя. Карта переселённого гостя отображается в шахматке двумя прямоугольниками с «рваными» краями справа (номер заселения) и слева (номер переселения).
Переселение из шахматки
В шахматке можно воспользоваться двумя способами: перетаскиванием блока гостя или в меню по правой кнопке мыши.
Переселение перетаскиванием. Нажмите левой кнопкой мыши на прямоугольник с графическим изображением карты гостя и перетяните прямоугольник вертикально в другой номер. Откроется окно с деталями переселения, в котором важны параметры:
- «*Категория оплаты» — определяет стоимость проживания. При переселении в номер с другой категорией оплаты программа пересчитает начисления. Поэтому, если пересчёт не планируется, выберите из списка начальную категорию номера;
- «*Категория комнат» — категория номера, в которую вы переселяете гостя;
- «*Комната» — номер комнаты, выбранной для переселения. По кнопке
выводится список доступных для переселения номеров в текущей категории (синим фоном отображаются неубранные номера) и, если целевая комната находится в другой категории, доступные в ней номера (отображаются жёлтым фоном).
Переселение из карты гостя. Сначала выберите категорию комнат для переселения, затем щёлкните по кнопке и выберите номер из списка.
Выселение гостя
![Eviction caution.png](/images/thumb/1/11/Eviction_caution.png/330px-Eviction_caution.png)
После завершения проживания гостя, его нужно выселить. Проверьте оплату по счетам, отсутствие неоплаченных начислений, открытых счетов, плательщиком по которым является гость. Если все данные правильные, найдите гостя в шахматке, щёлкните правой кнопкой мыши по графическому отображению брони и выберите в открывшемся меню пункт «Выселить» (см. рисунок). Выселить также можно из пункта меню «Базовый / Выселение».
![]() |
Если проживание оплачивает (является плательщиком) не гость, а компания или группа, то у гостя может быть открытый и даже неоплаченный счёт. Данная ситуация не является ошибкой. |
При выселении программа выполняет описанные выше проверки. В случае нахождения несоответствий, выселение гостя не происходит, а на экране появляется соответствующее сообщение. Оно говорит о том, что у гостя остались неоплаченные начисления или неоплаченные / не закрытые счета.
Откройте карту гостя, щелкнув по кнопке ОК , перейдите на вкладку «Начисления» и завершите все необходимые действия со счетами / начислениями.
Перенос части оплаты на будущую бронь
Бывают ситуации, когда гость бронирует и оплачивает номер на несколько суток, но в связи с изменением планов выезжает раньше намеченного срока, а остаток оплаты проживания просит перенести на конкретный будущий период (например, гость приехал на судебное слушание, а разбирательство его дела перенесено на другие даты). Правила взаимодействия с гостем по возможности возврата средств регламентированы Стандартом, но бывают форс-мажорные обстоятельства, в случае которых может потребоваться связаться с руководителем.
Для переноса части оплаты поступите следующим образом:
- если сформирован один чек на общую сумму проживания, нужно:
- Выполнить полный возврат.
- Провести оплату текущего проживания.
- Добавить бронь на будущий период.
- Оплатить бронь будущего периода.
- если счета и, соответственно, чеки разбиты по периодам проживания, выполните возврат только по счетам переносимого периода. Затем добавьте и оплатите бронь будущего периода.
Поиск гостя, в том числе аннулированного
Карту гостя можно найти в шахматке, но гораздо удобнее воспользоваться специальным режимом поиска.
Следует иметь в виду, что в зависимости от типа объекта и типа плательщика по счёту поиск проводится из разных режимов программы:
- по типу объекта:
- карты гостей и групп гостей — пункт меню «Базовый / Поиск» или вкладка «Поиск» (см. рисунок);
- карты мероприятий — пункт меню «Базовый / Мероприятия»;
- по плательщику в выставленном счёте:
- гость, группа — пункт меню «Базовый / Поиск» или вкладка «Поиск» (см. рисунок);
- мероприятие — пункт меню «Базовый / Мероприятия»;
- компания — пункт меню «Бухгалтерии / Компании».
Рассмотрим поиск карт гостей и групп. Окно поиска продублировано в пункте меню — «Базовый/Поиск» и на вкладке «Поиск».
[[File:Questionnaire.png|center|border|x300px|link=Шаблон:Questionnaire.png|Поиск гостя. <Ctrl+Left Click>]]
По опыту, основными параметрами поиска карты являются:
- «Л/Счет» — номер лицевого счёта;
- «ФИО» — фамилия и/или имя и/или отчество гостя;
- «Тип комнаты» — категория номера. Можно выбрать несколько категорий номеров;
- «Статус» — статус карты гостя. Очень удобный критерий для поиска аннулированных гостей;
- «Источник» — источник бронирования, заполненный в соответствующем поле карты гостя. Можно задать несколько значений. Удобно для поиска гостей, забронированных с сайта или через букинговую систему;
- «Номер счета» — номера счёта на оплату.
Если критерий поиска не задан, он не принимается во внимание и поиск выполняется по всем значениям критерия.
Что касается аннулированного гостя, то восстановить карту может только пользователь с расширенными правами. Поэтому нужно обратиться в службу поддержки или к региональному руководителю.