Служебное — различия между версиями

Текущая версия на 08:56, 24 марта 2017

Экранные формы. Описание, правила работы

Версия 05.11.017

Сводный журнал изменений

1840 1961

Введение

В данной инструкции описывается интерфейс и общие принципы работы с программой «HMS Servio» (далее по тексту — Система, Программа). Настоящая инструкция предполагает наличие у пользователя достаточно хорошего знания общих принципов и навыков работы на персональном компьютере и знания операционной системы Windows; в ней не содержится разъяснений базовых понятий из этой области.

Используемые сокращения, термины и определения

В начало раздела

Список сокращений, терминов и определений приведён в·таблице.

Таблица. Список сокращений, терминов и определений

Структура Программы

В начало страницы

Структура Программы, т.е. состав и расположение модулей и подмодулей, зависит от уровня допуска пользователя. Изменение значений имени пользователя (логина), пароля и выбор уровня допуска осуществляются администратором Системы.

Структура экранной формы

В начало раздела

Интерфейс Программы включает в себя следующие элементы (изображены на рисунке):

• главное окно Программы:
  • строка заголовка Программы;
  • строка меню (подробнее см. документацию используемого веб-обозревателя);
• рабочее окно:
  • строка состояния (подробнее см. раздел Строка состояния);
  • панель с кнопками вызова модулей (подробнее см. раздел Модули и подмодули Системы);
  • панель с кнопками вызова подмодулей (подробнее см. раздел Модули и подмодули Системы);
  • вкладки подмодулей;
  • информационная область.

Строка состояния

В начало раздела

В строке состояния отображается следующая информация:

• регистрационное имя пользователя;
• уровень допуска пользователя;
• текущая дата и время;
• версия Системы;
• название предприятия, являющегося владельцем Системы;
• название отеля, информация по которому отображается в Системе. Список доступных отелей для выбора пользователем зависит от прав, которыми он наделён, а также состоянием опции, устанавливающей активность отеля. Управление опцией осуществляется из специальной утилиты;
• наименование валюты, в которой рассчитывается стоимость услуг.

Модули и подмодули Системы

В начало раздела

Под строкой состояния расположена панель с кнопками вызова модулей Системы. Названия кнопок соответствуют названиям модулей. Полный список модулей следующий:

• «Базовый», позволяющий выполнять основные функции для контроля количества проживаемых гостей, бронирования, заселения и выселения гостей, проведения ночного аудита, назначение задания горничным, просмотра журнала начислений;
• «Продажи», предназначенный для просмотра статистики номерного фонда предприятия; формирования списка компаний, услуг, тарифов и валют, которые допускается использовать при оплате услуг;
• «Бухгалтерия», предназначенный для формирования списка компаний, просмотра списка гостей и компаний, которые являются дебиторами или кредиторами, передачи данных в программу бухгалтерского учёта;
• «Статистика и отчетность», предназначенный для ведения статистики и формирования отчётов;
• «Администрирование», предназначенный для администрирования и выполнения настроек Системы;
• «Выход из системы», предназначенный для завершения работы с Системой.

Отображающийся список модулей зависит от прав доступа, которыми наделён пользователь.

Каждый модуль состоит из подмодулей, предназначенных для выполнения конкретных задач.
Панель с кнопками вызова подмодулей расположена под панелью модулей. В результате вызова подмодуля на экране открывается страница с вкладками, на которых производится работа с функциями Системы. На странице может быть как одна, так и несколько вкладок.

Если подмодуль не отображается на панели с кнопками вызова, то это означает, что у пользователя отсутствуют права на работу с данным подмодулем. Обратитесь к администратору Системы с просьбой назначить необходимые права.

Далее будут использоваться термины «выполните переход к модулю» и «выполните переход к подмодулю», под которыми подразумевается нажатие на кнопку с названием модуля или подмодуля на соответствующих панелях. Также для указания пути к вкладке будет использоваться обозначение «выполните переход «Название модуля / Название подмодуля / Название вкладки», что означает последовательное нажатие на кнопку с названием модуля, подмодуля на соответствующей панели или наведение мыши на название модуля и нажатие на ссылку подмодуля в динамически изменяющемся списке, и, далее, выбор нужной вкладки.

Между панелью с кнопками вызова подмодулей и вкладками расположена область с адресной строкой, в которой отображается путь к вкладке. На рисунке «Главное окно Программы» показан путь к открытой вкладке «Базовый / Главная / Проживающие». Также в этой области отображаются информационные сообщения, сообщения об ошибках или результатах выполнения каких-либо действий в Системе.

Типовые справочники. Добавление, редактирование и удаление записей

В начало раздела

Большинство справочников Системы поддерживают типовой интерфейс ввода, редактирования и удаления записей. В данном разделе описываются правила выполнения операций в типовых справочниках на примере справочника «Услуги» (вкладка «Продажи / Услуги и мероприятия / Услуги»).

В левой части экранной формы располагается список записей справочника. Как правило, в правом столбце табличного списка расположены кнопки: — переход в режим редактирования записи и — удаление записи.

В правой части располагается область ввода / редактирования записи, а также командные кнопки управления записью:

	—	кнопка добавления записи. Кнопка доступна в режиме ввода
	—	кнопка сохранения изменений, внесённых в режиме редактирования записи
	—	кнопка отмены изменений, внесённых в режиме редактирования записи
	—	кнопка удаления записи. Кнопка доступна в режиме редактирования

Текущий режим работы со справочником отражается в название области ввода / редактирования записи, наличии или отсутствии строки справочника с фоновой подсветкой, а также в состоянии активности командных кнопок.

После перехода на вкладку со справочником, Система находится в режиме ввода новой записи. Что добавить запись заполните поля (обязательные поля обозначены символом «*») и нажмите на кнопку . Новая запись запишется в базу данных и отразится в списке справочника.

В некоторых справочниках, помимо ввода основных параметров, предусмотрен ввод дополнительных условий. Как правило, условие выбирается списка или справочника и добавляется по кнопке .

Переход в режим редактирования осуществляется любым из способов:

• щелчком по кнопке в строке списка;
• одинарным щелчком по строке списка.

Находясь в режиме редактирования, внесите нужные изменения и нажмите на кнопку . Изменения будут зафиксированы в базе данных и Система выйдет из режима редактирования.

В случае ввода ошибочных данных в режиме редактирования, внесённые изменения можно отменить, но только до их сохранения. Для отмены изменений нажмите на кнопку . Система выйдет из режима редактирования без сохранения изменений.

Удаление записи из справочника производится одним из способов:

• по кнопке в строке списка справочника в режиме ввода / редактирования записи;
• по кнопке в режиме редактирования записи.

Удаление записи, как правило, сопровождается появлением окна с запросом подтверждения удаляемой записи.

Мультиязычные справочники

В начало раздела

При выполнении операций с гостями отелей возникает потребность печати документов (форм, отчётов и пр.) на разных языках. Для реализации этих потребностей в Системе предусмотрена возможность перевода на иностранные языки реквизитов справочников:

• компании;
• валюты;
• услуги;
• пользователи.

Правила выполнения операций с функционалом перевода одинаковы для всех справочников и описываются в данном разделе на примере справочника «Услуги» (вкладка «Продажи / Услуги и мероприятия / Услуги»).

Вызов справочника выполняется по ссылке в поле «Языки» в режиме редактирования справочника. При отсутствии переводов ссылка имеет значение «нет», после добавления переводов в ссылке перечислены языки переводов. Щелчок по ссылке открывает окно «Редактирование языка».

В верхней части окна расположен выпадающий список с перечнем возможных языков. Список языков вводится программно, и не имеет пользовательского интерфейса для редактирования.

Выберите язык и введите переводы параметров в полях формы. По окончании нажмите на кнопку . Перевод реквизитов на выбранный язык добавится в базу данных. Для завершения работы с окном нажмите на кнопку . Окно «Редактирование языка» закроется, а в ссылке «Языки» через запятую добавится обозначение языка, на который добавлен перевод.

Для удаления перевода выберите язык из выпадающего списка и нажмите на кнопку , после чего, не нажимая на кнопку , закройте окно кнопкой . Перевод на выбранный язык удалится из базы данных, а его обозначение — из ссылки «Языки».

Оперативная справочная информация

В начало раздела

Одним из несомненных достоинств Системы является возможность получения пользователем справочных данных в оперативном режиме. Вывод информации реализован как в списковых формах для оперативного просмотра данных о ключевых характеристиках объекта без перехода в карту объекта, так и в картах самих объектов для получения дополнительной информации по отдельным параметрам.

На наличие справки указывают значки , , , а также надписи, подчёркнутые штриховой линией (, ), расположенные в строках таблиц или на формах. При наведении курсора на эти значки появляются всплывающее окна «info» жёлтого цвета с информацией об объекте.

Карты групп, мероприятий и компаний функционируют в однопользовательском режиме. Поэтому, если карта открыта одним из пользователей, то внесение изменений другими пользователями невозможно, а в строке списка у них отображается значок , при наведении на который отображается информация о дате и времени, пользователе, выполняющем редактирование карты, и названии отеля.

Кнопки управления

В начало раздела

Кнопки управления с подписями имеют обводку разного цвета в зависимости от критичности действия, выполняемого при их нажатии. Кнопки некритичных действий, таких как добавление (  ), поиск (  ) записей и т.п. обведены рамкой рамкой сине-зелёного цвета. Кнопки критичных действий, таких как сохранение (  ), удаление (  ) и т.п. обведены рамкой рамкой красного цвета. Обводка кнопок разным цветом выполнена с целью привлечения внимания пользователей к выполнению ответственных операций.

Параметры формирования и печати отчётных данных

В начало раздела

На ряде вкладок — «Балансовый счет», «Сводный отчёт по контрагенту», «Рег. карта», «Подтверждение» — производится формирование и печать отчётных форм. Управление формированием и печатью, а также сценарий работы на этих вкладках одинаковый. Рассмотрим его ниже на примере вкладки «Балансовый счет».

Для управления отчётами предусмотрены следующие параметры:

• выпадающий список «Выбор формата» — предназначен для выбора формата выходной формы: Mdc — массив данных, Doc — текстовый формат, Pdf — Portable Document Format , Excel — электронная таблица, XPS — XML Paper Specification;
• выпадающий список «Выбор шаблона». В некоторых отчётах предусмотрено несколько видов выходных форм. Из данного списка выбирается нужная форма отчёта;
• кнопка — запуск формирования отчёта.

На вкладке «Администрирование / Разное / Шаблоны» устанавливается способ формирования отчёта при переходе на вкладку. Если флаг «Автоматическая печать» для отчёта установлен, то отчёт будет формироваться при переходе на вкладку (более подробно см. документ «HMS Servio. РП»).

В зависимости от формата выходного файла выполняются различные сценарии формирования отчёта.

Формат Mdc

При выборе формата файла Mdc сформированный отчёт выводится на экран.

Отчёт можно сохранить на диске, можно вывести на печать. Для сохранения отчёта выберите формат в выпадающем списке «Файл документа…» и нажмите на кнопку . Для печати отчёта нажмите на кнопку .

Форматы Doc, Pdf, Excel, XPS

При выборе других форматов файла отчёта (Doc, Pdf, Excel, XPS) порядок формирования отчёта иной.

После запуска формирования формы появляется всплывающее окно «Ожидание выполнения отчета». Можно дождаться окончания формирования — сформированный отчёт будет загружен в виде файла в каталог, установленный для браузера в качестве каталога загрузки по умолчанию.

Если формирование отчёта занимает продолжительное время, его можно сгенерировать в фоновом режиме. Для этого следует в окне «Ожидание выполнения отчета» нажать на кнопку (см. рисунок). Отчёт сформируется и пользователь получит сообщение, содержащее ссылку на его местоположение. Сообщение будет помещено в список сообщений на вкладке «Базовый / Сообщения» (работа с сообщениями описана в документе «HMS Servio. РП»).

При повторном формировании отчёта на экране появится окно «Выбор готового отчета».

В окне отображается список сформированных ранее отчётов по данному гостю. Отчёт можно загрузить, нажав на кнопку  (Загрузить отчет) или, в случае изменения первичных данных для генерации отчёта, сформировать его заново, нажав на кнопку .

Карта гостя. Описание

В начало страницы

Карта гостя представляет собой экранную форму, содержащую сведения о гостях, которые будут проживать (проживают) в номере. Для того чтобы открыть карту нажмите на кнопку  (Открыть карту гостя) в строке с записью о госте, например, на вкладке «Проживающие» (см. «Базовый / Главная / Проживающие») или щёлкните по записи о госте.Карта создаётся на имя одного из гостей при бронировании или заселении. Данные о других гостях, проживающих с ним в одном номере, задаются в этой же карте. В дальнейшем, для каждого из гостей может быть заведена своя карта и открыт отдельный счёт. После выселения карты гостей сохраняются в Системе и могут быть использованы повторно, но с другим лицевым счётом.

Карта содержит следующие вкладки:

• «Карта»;
• «Паспортные данные»;
• «Перенос начислений»;
• «Начисления»;
• «Балансовый счет»;
• «Сводный отчет по контрагенту»;
• «Рег. карта»;
• «Подтверждения»;
• «Звонки»;
• «Работа с ключами»;
• «Путевки».

На вкладках карты гостя, помимо кнопок, предназначенных для решения функциональных задач пользователей, располагаются кнопки, позволяющие выполнять действия с картой гостя. Перечень кнопок и ситуации, при которых они отображаются, приведены в таблице.

Таблица. Перечень кнопок, расположенных в карте гостя

Название кнопки	Действие, выполняемое по кнопке	Условия отображения кнопки в карте
	Бронирование и сохранение карты гостя в Системе	Отображается на всех вкладках карты гостя до тех пор, пока продолжается процедура бронирования
	Поселение гостя в гостиничный номер и сохранение карты гостя в Системе	Отображается на всех вкладках карты гостя до тех пор, пока продолжается процедура поселения
	Выселение гостя и сохранение карты гостя в Системе	Отображается только при выполнении процедуры выселения гостя из гостиничного номера
	Продление срока проживания гостя и сохранение карты гостя в Системе	Отображается только при выполнении процедуры продления срока проживания гостя в гостиничном номере
	Аннуляция карты гостя с указанием причины и комментария	Отображается на всех вкладках основной формы и форм карты гостя, открывающихся из других режимов, до тех пор, пока продолжается процедура бронирования (статусы карт «НКБ» и «БР»)
	Сохранение данных на первой вкладке карты гостя	Отображается только на вкладке «Карта»
	Закрытие карты гостя и возвращение на вкладку, из которой она была открыта. Одновременно с закрытием карты гостя, с неё снимается блокировка (если значение параметра BlockTimeLength — минут блокировки — в файле web.config равно «0», то карта не блокируется при редактировании)	Отображаются на всех вкладках и продублированы в верхней и нижней их частях
	Просмотр изменений данных карты гостя (подробнее см. раздел «Просмотр истории»)	Отображается только на вкладке «Карта»
	Переход в режим расширенного редактирования карты гостя независимо от статуса карты	Отображается только на вкладке «Карта» если для текущего пользователя Системы установлен флаг «Расширенное редактирование гостей»
	Выход из режима полного редактирования карты гостя	Отображается только на вкладке «Карта», если карта находится в режиме расширенного редактирования
	Создание карты гостя на основании текущей карты. В новую карту гостя копируются данные: даты проживания; количество гостей; состояние опции «По местам»; категория комнат; прейскурант; номер комнаты, если поселение разбито по местам (флаг «По местам» установлен); тип размещения; категория контрагента; компания оператор; компания источник; вид оплаты. Создаются: новая карта поселения, если копирование производится из карты гостя со статусом «Проживающий»; новая карта бронирования, если копирование производится из карты гостя со статусом «Бронирование»	Отображается только на вкладке «Карта»
	Поместить карту гостя в лист ожидания, предназначенный для формирования списка гостей, для которых не удалось забронировать номер. Перед тем, как поместить запись о потенциальном госте в список ожидания, обязательно заполните контактные данные гостя. В лист ожидания заносится копия карты гостя; оригинал попадает в список «Несохраненные карты гостя» на странице «Базовая»	Отображается только на вкладке «Карта», если: Статус карты: «Новая карта - бронирование»; «Бронирование»; Дата заезда отстоит от текущей даты не менее, чем установленный параметр настройки «Срок незаезда по "Листу ожидания" (в днях)»

Карта гостя. Вкладка «Карта»

В начало раздела

На вкладке «Карта» выполняется ввод информации о госте, на имя которого заводится карта и открывается счёт, а также производится закрепление за гостем гостиничного номера.

Описание элементов, расположенных на вкладке, представлено в таблице.

Таблица. Элементы карты гостя на вкладке «Карта»

Наименование элемента	Описание
Информационное поле / выпадающий список «Л/счет - № комнаты – ФИО»	Лицевой счёт гостя создаётся автоматически в Системе и является индивидуальным для каждого гостя. На всех вкладках карты гостя с любым статусом, кроме «Проживающий» отображается поле с параметрами гостя. На вкладках карты гостя, находящегося в статусе «Проживающий», расположен выпадающий список с теми же параметрами. При выборе из этого списка номера лицевого счёта какого-либо гостя осуществляется переход к его карте
Информационное поле / выпадающий список «Статус»	Статус карты гостя на текущую дату: «Бронирование» — для гостя забронирован гостиничный номер; «Поселение» — выполняется заселение гостя; «Проживающий» — гость проживает в номере на текущую дату; «Выселившийся» — гость выселился из номера; «Новая карта – бронирование» — выполняется бронирование номера для гостя; «Новая карта – поселение» — заселение гостя в гостиничный номер на текущую дату; «Незаезд» — гость по каким-либо причинам не заселился в указанную дату; «Аннулирован» — карта гостя аннулирована. Статус карты гостя можно изменить в режиме редактирования карты
Кнопка (Сохранить статус гостя)	Кнопка доступна в режиме редактирования карты гостя и предназначена для изменения статуса карты. Выберите из выпадающего списка новый статус карты и нажмите на кнопку , после чего выйдите из режима редактирования
Информационное поле «Отель»	Название гостиничного предприятия, за которым закреплён гость
Информационное поле «Л/счет»	Номер лицевого счёта гостя
Информационное поле «Группа»	Название группы, в которую включён гость
Поле ввода «*Дата заезда»	Дата и время заезда гостя. Дата доступна для редактирования, только если статус карты гостя «Новая карта - бронирование». В этом случае дата задаётся вручную или с помощью календаря. При остальных статусах карты гостя дата устанавливается автоматически текущими значениями
Флаг «Текущее время»	При поселении гостя дата и время заезда фиксируется автоматически, равными дате и времени, введёнными в карте в процедуре бронирования. Если гость заселяется позже, но в пределах допустимого «Граничного опоздания» («Администрирование / Разное / Параметры системы, Отель»), портье может зафиксировать фактическое время заезда, установив данный флаг. В пределах заданного времени заезд не считается опозданием, и нет необходимости в изменении отчётных документов и проведении дополнительных согласований
Поля ввода «*Дата выезда»	Дата и время выезда гостя. Дата задаётся вручную или с помощью календаря
Информационное поле «Ночей»	Количество ночей, которое гость проведёт в гостиничном предприятии. Значение в поле рассчитывается автоматически после ввода дат заезда и выезда
Поле выбора «Свойства комнат»	Выбранные гостем свойства номера (например, окна на юг, номер для некурящих). Список свойств номера определяется администратором Системы на вкладке «Администрирование / Управление номерным фондом / Свойства номеров» (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»)
Поле ввода «*Взрослых»	Количество взрослых, которые будут проживать в гостиничном номере
Поле ввода «Детей»	Количество детей, которые будут проживать в гостиничном номере
Поле ввода «Детей с оплатой»	Количество детей, достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается. Поле отображается, если в настройках Системы установлен флаг «Учет оплаты детей» (см. документ «HMS Servio. РП»)
Допускается проживание в номере детей без взрослых. В этом случае в поле «Взрослых» устанавливается значение «0», а в поле «Детей с оплатой» вводится количество проживающих в номере детей. Если количество детей ввести в поле «Детей», проживание станет бесплатным; Система выдаст предупреждение, после подтверждения которого данные будут сохранены.
Флаг «По местам»	Флаг может быть установлен, если в номере разрешено подселение. Флаг отображается, если в настройку конфигурации, поставляемой с Системой, включён параметр «Разрешить подселение». После установки флага из выпадающего списка «Места» (см. ниже) следует выбрать количество спальных мест, которое необходимо выделить для одного гостя
Выпадающий список «Места»	Количество мест в номере, необходимое для размещения гостя
Выпадающий список «Доп. места»	Количество дополнительных мест, которые необходимо забронировать для гостей. Для гостей будет автоматически найден номер, в котором количество дополнительных мест, больше или соответствует заданному значению
Поле «Дисконтная карта лояльности» с кнопкой (Прочитать карту)	Карта лояльности выдаётся и закрепляется за гостем в программе LP Servio. На карту лояльности записывается программа лояльности. Между Системой и программой LP Servio проводится синхронизация с целью установления соответствие между программами лояльности и прейскурантами Системы. Таким образом, карта лояльности однозначно определяет прейскурант на услуги отеля. По кнопке (Прочитать карту) производится чтение или ввод уникального кода бронирования дисконтных карт с автоматической установкой прейскуранта, подробнее см. документ «HMS Servio. РП»)
Выпадающий список «*Категория оплаты»	Категория оплаты, по которой вычисляется стоимость добавляемых услуг, в том числе, стоимость проживания
Выпадающий список «*Прейскуранты»	Прейскурант, определяющий стоимость проживания. При необходимости, прейскурант может быть переопределён на выбранные даты при помощи календаря специальных тарифов (доступен после нажатия кнопки (Календарь специальных тарифов), подробнее см. документ «HMS Servio. РП»
Поле выбора «Автоначисления»	Выбранные гостем дополнительные услуги. Список автоначислений создаётся администратором Системы на вкладке «Продажи / Прейскуранты / Правила автоначислений» (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»)
Выпадающий список «*Тип размещения»	Количество мест в номере, занимаемое гостем. Стоимость проживания будет зависеть от совокупности параметров: состояние опции «По местам»; значение выпадающего списка «Места»; значение выпадающего списка «*Тип размещения», если в Системе используется линейка тарифов, учитывающих поместное поселение
Выпадающий список «*Категория комнат»	Категория номера, в котором будут проживать гости
Выпадающий список «*Комната»	Номер комнаты в отеле, предоставляемый гостям. В списке номер устанавливается автоматически. При необходимости измените номер вручную, нажав на кнопку  (Перебронировать / Переселить). Если в выпадающем списке не отображается ни одного номера, это означает, что в продаже свободные убранные номера этого типа отсутствуют
Флаг «Закрепить»	Флаг отображается на карте гостя при бронировании номера и свободном поселении. Флаг следует установить, если выбранный гостиничный номер следует закрепить за гостем до поселения. При установленном флаге исключается возможность автоматического изменения забронированного гостиничного номера в процессе оптимизации загруженности номеров в Системе
Поле ввода «*ФИО»	Фамилия, имя и отчество гостя, на которого регистрируется номер. Заданные в этом поле данные используются при последующем заполнении карты гостя: при вводе в поле первых букв фамилии (3 и более) отобразится список с фамилиями ранее проживавших гостей, начинающимися на эти буквы. В списке также содержится информация: номер документа, удостоверяющего личность, номер телефона, тип программы лояльности, значки включения гостя в VIP ()- и чёрный () списки. Выбор записи для подстановки в поле производится щелчком по кнопке . Если дата заезда и ФИО гостя (ФИО проверяется на неполное совпадение) совпадают с уже введённой картой, появляется значок , указывающий на данное совпадение. Если для выбранного гостя заполнены паспортные данные (например, гость уже ранее проживал в одном из отелей), Система предложит заполнить контактные данные автоматически. Фамилии заполняются одинаково, чтобы в статистике и в поиске можно было удобно искать. Если за выбранным клиентом закреплена карта лояльности, она автоматически применится к гостю. Если гость имеет задолженность по предыдущим проживаниям, справа от поля отражается значок . Щелчок по этому значку открывает окно с подробной информацией о задолженности гостя (см. пример на рисунке): Щелчок по ссылке в столбце «Гость» открывает карту гостя-должника с соответствующим лицевым счётом, щелчок по ссылке в столбце «Плательщик» открывает карту плательщика по незакрытому счёту
Выпадающий список «Обращение»	Обращение, используемое при общении с гостем
Выпадающий список «Язык»	Наименование языка, на котором следует общаться к гостю
Выпадающий список «Гражданство»	Наименование страны, гражданином которой является гость. Поле обязательно для заполнения, если в настройке установлен флаг «Обязательное заполнение поля "Гражданство"» («Администрирование / Разное / Параметры системы», Отель)
Выпадающий список «Категория надбавки»	Категория надбавки, применяемая к гостю. Если гость является командировочным лицом (в этом случае проживание не облагается турсбором), можно добавить файлы, подтверждающие факт командировки, в области ввода «Командировочные удостоверения»
Группа параметров «Командировочные удостоверения»	Командировочные удостоверения добавляются с целью подтверждения того, что гость является командировочным лицом и его проживание не облагается туристическим сбором. Добавленные документы хранятся на сервере. Для загрузки на сервер выполните действия: щёлкните по кнопке или по полю справа от неё. Откроется стандартное окно Windows выбора файла. Выберите файл; имя файла отразится в поле справа от кнопки ; нажмите на кнопку . Файл (с изменённым именем) загрузится на сервер; ссылка на него отобразится на вкладке. Файл будет доступен с любой рабочей станции. Количество загружаемых файлов не ограничено. При необходимости удаления файла нажмите на кнопку справа от ссылки изображения и подтвердите удаление в открывшемся окне запроса
Поле ввода «Компания-оператор»	Наименование компании-оператора. Компания-оператор — компания, с которой заключён договор на оказание услуг по привлечению клиентов для проживания в отелях. В рамках договора для компании-оператора может быть установлен специальный прейскурант, а также может выплачиваться комиссионное вознаграждение. При вводе наименования с клавиатуры используется механизм автозаполнения. Для выбора из списка доступных нажмите на кнопку
Поле ввода «Компания-источник»	Наименование компании, от которой проживает гость. С компанией-источником договорные отношения не установлены, поле является информационным. При вводе наименования с клавиатуры используется механизм автозаполнения. Для выбора из списка доступных нажмите на кнопку . Выбор записи выпадающего списка «Частный визит» не считается выбором компании-источника
Выпадающий список «Условие договора»	Условие договора для автоматического определения прейскуранта. Доступно для корректировки после ввода наименования компании в поле «Компания-оператор»
Выпадающий список «*Вид оплаты»	Способ оплаты проживания и услуг: «Наличный»; «Кредитная карта»; «Безналичный». Отображается в списке, если из выпадающего списка «Компания-оператор» выбрано наименование компании
Выпадающий список «Бронь»	Информация о статусе подтверждения бронирования: системные типы бронирования: «Не гарантирована» — номер забронирован, но оплата за номер не поступила; «Гарантирована» — при бронировании номера на счёт гостиничного предприятия поступила сумма предоплаты за проживание или группа является значимой для гостиничного предприятия; «Аннуляция» — бронирование аннулировано; «Тендер» — компания-оператор бронирует номера в разных отелях; выбор делает после сравнения условий; «Опция»; «Оплачено». пользовательские типы бронирования («Продажи / Разное / Типы бронирования»). Все статусы бронирования, за исключением «Гарантирована», относятся к негарантированной брони. После поселения гостя любой статус бронирования автоматически меняется на «Гарантирована»
Выпадающий список «Кредитный лимит»	Тип кредитного лимита, предоставляемого гостю: «Системный»; «Пользовательский»; «Неограниченный». Тип лимита определяет величину кредита, предоставляемого отелем на приобретение услуг и товаров без предоплаты в период проживания. Величина лимита отображается справа от выпадающего списка «Кредитный лимит»)
Информационное поле «Остаток»	Отображается количество средств, которые пользователь может потратить в рамках предоставленного ему кредитного лимита
Информационное поле «Цена»	Прогнозируемая стоимость проживания за заданное количество ночей. Стоимость проживания определяется согласно прейскуранту, количеству людей живущих в номере и «Категории оплаты». Если количество взрослых и детей, проживание которых оплачивается, больше количества спальных мест в номере, то к стоимости номер за сутки прибавляется цена за дополнительное место. При наведении курсора на стоимость проживания в виде подсказки отображается информация о сроке проживания гостя, стоимости номера по временным интервалам и общей стоимости за весь период проживания
Информационное поле «Цена». Кнопка (Автоначисления для гостя)	Отображение данных о прогнозируемой стоимости проживания на основании услуг, введённых в карту гостя (вкладка «Начисления»). При нажатии на кнопку отображается таблица автоначислений с выводом данных по услугам за определённый период действия, стоимости за период, общей стоимости и количестве услуги. Окно закрывается по стандартной кнопке закрытия окон Windows —
Флаг «Стоимость зафиксирована»	При установленном флаге стоимость проживания гостя фиксируется на весь период проживания и не изменяется в случае корректировки прейскуранта. Стоимость в базовой валюте может пересчитываться при работе с валютными прейскурантами в случае установки соответствующей настройки. Состояние опции по умолчанию устанавливается в настройках Отеля («Администрирование / Разное / Параметры системы») параметром «Фиксированная цена» (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»)
Флаг «Раздельный депозит»	Если флаг установлен, то нельзя оплатить депозитом клиента общие счета гостей
Информационное поле «Баланс»	Состояние счёта гостя, т.е. информация о количестве денежных средств, которые гость должен выплатить гостиничному предприятию наличными или с помощью пластиковой карты. Нулевой баланс означает, что гость полностью расплатился за услуги и проживание. Отрицательный баланс означает, что гость добавил на свой счёт сумму большую, чем необходимо для оплаты услуг и проживания
Информационное поле «Баланс по депозиту»	Суммарный баланс по депозитным счетам всех клиентов гостя, т.е. количество денежных средств для оплаты услуг гостиничного предприятия. При щелчке по данному полю открывается всплывающее окно (подсказка), в котором отображается список всех депозитных счетов гостя с указанием баланса по ним
Поле ввода «Примечание»	Дополнительная информация о госте, о предоставлении транспорта и пр.
Поле «Контактное лицо»	Фамилия, имя и отчество человека, являющегося контактным лицом. Гость, для которого заполняется карта, не всегда является контактным лицом. Например, если бронирование или заселение гостя выполняется через туристическое агентство
Поле «Контактный телефон»	Телефонный номер контактного лица
Поле «Факс»	Номер факса контактного лица
Поле «Адрес»	Почтовый адрес контактного лица
Поле «Электронная почта»	Адрес электронной почты контактного лица
Флаг «Разрешить рассылку»	Флаг следует установить, если на указанный в поле «Электронная почта» адрес необходимо отправлять письма. Значение по умолчанию — установлен
Если заполнено поле «Электронная почта» и установлен флаг «Разрешить рассылку», то за несколько дней до даты заезда (срок устанавливается в настройке) на указанный адрес придёт письмо с напоминанием о дате заезда.
Выпадающий список «Менеджер»	Пользователь, выполнивший бронирование гостя (см. дополнительно описание поля ниже «Дата решения»)
Поле ввода «Дата решения»	Дата принятия решения о подтверждении бронирования. После заполнения поля менеджеру, указанному в предыдущем поле, будет отправлено сообщение по внутренним каналам связи. Сообщение содержит информацию о дате решения и ссылку для перехода к соответствующей карте
Выпадающий список «Источник»	Источник, из которого была получена информация о гостиничном предприятии
Поле «Номер бронирования внешней системы»	Номер, передаваемый внешней системой бронирования (системы онлайн-бронирования Servio, yieldPlanet) при использовании её сервиса
Флаг «Заказан трансфер»	Флаг следует установить, если гостю необходимо предоставить транспорт до гостиничного предприятия
Область «Дополнительные характеристики»	Дополнительная информация о госте. Список полей, в которых отображается данная информация, определяется администратором Системы на вкладке «Администрирование / Справочники / Характеристики» (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»). Если типом ввода характеристики установлен выпадающий список, то первым значением списка является «Не задано»
Поле «Забронировал»	Учётная запись пользователя Системы, который забронировал гостиничный номер
Поле «Поселил»	Учётная запись пользователя Системы, который заселил гостя
Поле «Последние изменения»	Учётная запись пользователя Системы, который последним внёс изменения в карту гостя
Поле «Аннулировал»	Учётная запись пользователя Системы, который аннулировал карту гостя, причина аннулирования и комментарий

Карта гостя. Вкладка «Паспортные данные»

В начало раздела

На вкладке «Паспортные данные» выполняется ввод данных, удостоверяющих личность гостя, на имя которого заведена карта, а также других клиентов, проживающих с ним в одном номере.

На вкладке отображаются следующие области:

• «Ввод и редактирование клиентов» — предназначена для отображения списка клиентов, для которых в Систему уже добавлены данные, удостоверяющие личность. Для каждого клиента отображается следующая информация:
• № — порядковый номер клиента;
• ФИО — фамилия, имя и отчество клиента;
• Л/счет — номер лицевого счёта клиента;
• кнопки управления записью:  (Редактировать запись клиента),  (Удалить запись клиента) и  (Показать историю);
• «Документ» — предназначена для добавления и редактирования данных, удостоверяющих личность гостя.

Перечень элементов в данной области зависит от типа предъявленного документа (см. таблицу).

Таблица. Элементы карты гостя в области ввода/редактирования данных на вкладке «Паспортные данные»

Карта гостя. Вкладка «Перенос начислений»

В начало раздела

На вкладке «Перенос начислений» выполняется просмотр, добавление и аннулирование правил переноса начислений в счета. Цель создания правил — автоматизировать включение начислений гостя в предварительно добавленные счета, в том числе перевести оплату начислений на другого плательщика — компанию или другого гостя.

На вкладке отображаются следующие элементы:

• в выпадающем списке «Л/счет - № комнаты – ФИО» — личный счёт, номер комнаты, а также фамилия, имя и отчество гостя, карта которого открыта. При выборе другого гостя осуществляется переход к его карте;
• в информационном поле «Статус» — статус гостя (подробнее см. описание вкладки «Карта»;
• в информационном поле «Отель» — наименование отеля, за которым закреплена карта;
• область «Добавление правил переноса начислений» предназначена для управления правилами (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»);
• список услуг, на которых будет применяться действие правил. Для каждой услуги отображается следующая информация:
  • С и По — временно́й период, в течение которого каждое начисление услуги, добавленной в правило, будет перенесено в заданный в правиле счёт;

Если одно из полей или оба поля не заполнены, то правило переноса считается не ограниченным одной или двумя датами соответственно.

• Услуга — код и наименование услуги;
• Компания/Гость/Группа — тип плательщика (гость/группа/компания);
• Счет — номер счёта, созданного в Системе, а также данные плательщика (ФИО гостя/название группы/название компании);
• Создан — дата и время создания правила;
• Кем — ФИО пользователя Системы, который создал правило для гостя;
• Отменен — дата и время аннулирования правила. Отображается, если правило было аннулировано;
• кнопка  (Аннулировать правило переносам начислений), предназначенная для аннулирования правила.

Карта гостя. Вкладка «Начисления»

В начало раздела

Вкладка «Начисления» предназначена для добавления на счёт гостя, группы, компании или мероприятия стоимости предоставленных основных или дополнительных услуг гостиничного предприятия.

Наличие на вкладке тех или иных элементов интерфейса зависит от типа карты (гостя, группы, компании или мероприятия) на которой она расположена.

На вкладке отображаются следующие элементы:

• в выпадающем списке «Л/счет - № комнаты – ФИО» — личный счёт, номер комнаты, а также фамилия, имя и отчество гостя, карта которого открыта. При выборе другого гостя осуществляется переход к его карте;
• в информационном поле «Статус» — статус гостя (подробнее см. описание вкладки «Карта»;
• в информационном поле «Отель» — наименование отеля, за которым закреплена карта;
• область «Кредитные карты: <количество_кредитных_карт_гостя>» предназначена для работы с кредитными картами гостя (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»);
• кнопка предназначена для перерасчёта автоматических начислений и счетов (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»);
• область «Начисление услуги» предназначена для добавления услуг клиенту вручную. Услуга выбирается из выпадающего списка, вводится её количество и стоимость; итоговая сумма рассчитывается автоматически. При необходимости детализации параметров начисления, вводятся дополнительные данные. Для этого следует нажать на значок слева от кнопки , и в открывшейся области ввести значения (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»). Для включения услуги в список «Неоплаченные начисления» нужно нажать на кнопку .
• кнопка предназначена для перерасчёта автоматически начисленных на услуги налогов в связи с изменениями в параметрах налогов (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»);
• область «Начисление услуги» предназначена для добавления услуг клиенту вручную. Услуга выбирается из выпадающего списка, вводятся её количество и стоимость; итоговая сумма рассчитывается автоматически. Для включения услуги в список «Неоплаченные начисления» нужно нажать на кнопку .

Данные на странице разбиты на секции по типам начислений. В левой части расположены данные по начислениям, работа с которыми не закончена (неоплаченные, открытые), в правой — по начислениям, работа с которыми завершена (закрытые счета, аннулированные начисления). В каждой секции предусмотрена область поиска записей. В таблице «Неоплаченные начисления» записи располагаются в хронологическом порядке.

Над каждой таблицей, за исключением таблицы «Неоплаченные начисления», расположен выпадающий список «Выводить по» для управления количеством отображаемых в таблице записей. Если количество записей в таблице превышает выбранное количество для вывода на странице, справа над заголовком таблицы появляется элемент постраничной навигации (). В каждой таблице возможен вывод по 10, 20 или 30 записей.

Секция счетов
Секция счетов предназначена для работы со счетами, сформированными в секции «Неоплаченные начисления».

В таблице «Открытые счета» отображаются неоплаченные или оплаченные не полностью счета. Для удобства работы со счетами они расположены в обратной хронологической последовательности: счета с более поздней датой находятся в начале списка. Счёт можно раскрыть, щёлкнув по кнопке , для просмотра входящих в него начислений. В каждой строке счёта расположена кнопка  (Редактировать), предназначенная для перехода к редактированию карты счёта.

Поисковый блок секции включает параметры:

• списки «Заказчик», «Плательщик», «Поставщик» и «Валюта». Каждый список включает записи своего типа, собранные из всех открытых и закрытых счетов данного гостя (группы, компании или мероприятия). По умолчанию все записи отмечены для поиска;
• поля ввода диапазона даты формирования счёта — «С», «По»;
• флаг «Показать аннулированные» для отображения на вкладке списка аннулированных счетов.

Секция начислений
Секция начислений предназначена для формирования счетов на оплату начислений, разделения начислений между гостями, а также аннулирования начислений.

Таблица «Неоплаченные начисления» содержит начисления для включения в счета на оплату. В каждой строке с начислением расположена кнопка  (Аннулировать начисление), предназначенная для аннулирования начисления.

Кнопка предназначена для формирования счёта по начислениям, отмеченным в области «Неоплаченные начисления». При загрузке страницы все неоплаченные начисления отмечаются автоматически. С начислений, которые не должны быть включены в счёт, отметки нужно снять. В зависимости от параметра настройки «Дата счета не больше даты заезда» («Администрирование / Разное / Параметры системы. Отель»), датой счёта может быть как дата заезда гостя (флаг установлен), так и дата формирования счёта (флаг снят).

Кнопка предназначена для разделения начислений, например, в случае проживания в одном номере командировочных от разных компаний (подробнее см. документ «HMS Servio. РП»).

Группировать записи в таблице «Неоплаченные начисления» можно различными способами: в хронологическом порядке («По датам»), в алфавитном порядке названий услуг («По услугам») или в порядке добавления записей («Без группировки»).

Поисковый блок секции включает параметры:

• список «Услуга» с перечнем услуг, включённых в неоплаченные начисления;
• поля ввода диапазона даты формирования счёта — «С», «По».

Секция депозитных счетов
Секция депозитных счетов предназначена для формирования карт депозитов и дальнейшей работы с ними.

В таблице «Депозитные счета» отображаются счета, по которым ведётся движение средств: внесение, вынесение, создание начислений и счетов. В таблице «Закрытые депозитные счета» отражаются депозиты, движение средств по которым завершено. Просмотреть закрытые депозитные счета, а также внести изменения в отрытые депозиты можно по кнопке  (Редактировать), расположенной в строке счёта. Формирование нового депозита производится по кнопке  (Сформировать депозитный счет).

Поисковый блок секции включает параметры:

• списки «Владелец», «Поставщик» и «Валюта». Каждый список содержит записи своего типа, собранные из всех открытых и закрытых счетов данного гостя (группы, компании или мероприятия). По умолчанию все записи отмечены для поиска.

Секция комиссионных счетов
Секция комиссионных счетов предназначена для работы с комиссионными счетами, сформированными вручную или автоматически при выселении гостя / группы, проведении мероприятия.

В таблице «Открытые счета» отображаются неоплаченные или оплаченные не полностью счета. Счёт можно раскрыть, щёлкнув по кнопке , для просмотра входящих в него начислений. В каждой строке счёта расположена кнопка  (Редактировать), предназначенная для перехода к редактированию комиссионного счёта.

Поисковый блок секции включает параметры:

• списки «Заказчик», «Плательщик», «Поставщик» и «Валюта». Каждый список содержит записи своего типа, собранные из всех открытых и закрытых счетов данного гостя (группы, компании или мероприятия). По умолчанию все записи отмечены для поиска;
• поля ввода диапазона даты формирования счёта — «С», «По».

Закрытие комиссионных счетов производится на вкладке «Начисления» в карте компании.

В нижней части страницы расположены два информационных поля:

• «Баланс» — состояние счёта гостя, т.е. информация о количестве денежных средств, которые гость должен выплатить гостиничному предприятию (наличными или с помощью пластиковой карты). Нулевой баланс означает, что гость полностью расплатился за услуги и проживание. Отрицательный баланс означает, что гость добавил на свой счёт сумму большую, чем необходимо для оплаты услуг и проживания;
• «Баланс по депозиту» — состояние депозитного счёта гостя.

Карта гостя. Вкладка «Балансовый счет»

В начало раздела

На вкладке «Балансовый счет» формируется отчёт по всем начислениям, которые не были включены в счет(а) и по которым текущий гость является плательщиком.

Предусмотрены следующие параметры формирования печатной формы:

• флаг «Показывать тариф» в области «Настройки» — при установленном флаге в печатную форму будет добавлена строка «Тариф» с названием прейскуранта, закреплённого за гостем;
• группа переключателей «Группировать» позволяет выбрать способ группировки информации в печатной форме. Доступные значения — «Нет», «По услугам» и «Одной строкой»;
• блок настройки условий формирования отчёта (см. раздел Кнопки управления);
• кнопка — переход на вкладку «Базовый / Главная / Проживающие».

Отчёт, сформированный с учётом заданных критериев, появится на экране после нажатия на кнопку .

Сценарий формирования отчёта в зависимости от формата выходного файла приведён в разделе Параметры формирования и печати отчётных данных.

Карта гостя. Вкладка «Сводный отчет по контрагенту»

В начало раздела

Вкладка «Сводный отчет о контрагенту» предназначена для просмотра итоговой информации по счетам гостя, удовлетворяющим заданным критериям.