HMS Servio. РП. ЛК корпоративного клиента. Версия 05.11.004/Пошаговая инструкция по заполнению карты группы гостей

Карта группы гостей

Бронирование номеров для группы гостей

Пояснения к данным в карте гостя: поля, отмеченные символом звёздочка (*), являются обязательными для заполнения. поля и ссылки, выделенные на рисунке жёлтой заливкой, редактированию не подлежат. Ниже приведено их описание (по порядку сверху вниз и слева направо): поля «Компания оператор» и «Компания источник» заполняются автоматически названием вашей компании; ссылка «Карта лояльности» неактивна, так как работа с картами лояльности в ЛК не предусмотрена; значение «* Прейскурант» заполняется автоматически в зависимости от выбранного значения в списке «Условие договора» (настраивается администратором Системы отдельно для каждого пользователя); поле «Бронь» всегда принимает значение «Не гарантирована», что означает: номер забронирован, но оплата за номер ещё не поступила; поле «Дата решения» заполняется сотрудником гостиничного предприятия; поле «Менеджер» заполняется автоматически, в него записывается имя пользователя, авторизовавшегося в ЛК; поле «Источник» — источник информации об отеле — всегда принимает значение «Корпоративный модуль».

Бронирование номеров для группы проводится в несколько этапов: вводится информация о группе в целом, затем заносятся данные о гостях группы, после чего между гостями распределяются номера.

В Системе используется понятие «Минимальное количество гостей в группе». Данный параметр отвечает за применение временны́х ограничений при редактировании и аннулировании гостей группы: если количество гостей в группе не меньше «минимального количества», используются ограничения для группы (30 дней), если же меньше, то ограничения для гостей (24 часа). Значение параметра по умолчанию - 10 человек; параметр может быть изменён Администратором Системы.

Ввод общих данных о группе

Первым этапом бронирования номеров является заполнение общих данных:

1. Заполните основные параметры (в веб–сервисе (см. рисунок) они расположены в левом верхнем углу в области более тёмного цвета):

   • «* Заезд» — по умолчанию предлагается текущая дата;
   • «* Выезд» — по умолчанию предлагается дата следующего дня;
   • «Ночей» — время проживания — рассчитывается автоматически;
   • «* Взрослых» — количество заселяющихся взрослых;
   • «Детей» — количество малолетних детей, проживание которых не оплачивается;
   • «Детей с оплатой» — количество детей достигших возраста, начиная с которого проживание в гостиничном предприятии оплачивается.
     

   Примечание. В карте группы, созданной в результате экспресс-бронирования, перечисленные выше поля заполнятся автоматически. Если до даты заезда группы остаётся менее 30 дней, считая от текущей даты, то у вас нет возможности изменить какие-либо параметры в сторону уменьшения (см. временны́е ограничения...).

   После ввода основных параметров нажмите на кнопку .

2. Затем введите остальные параметры бронирования:

   • введите «* Название группы»;
   • для определения прейскуранта выберите значение из списка «Условие договора» (условие договора также передаётся из процедуры экспресс-бронирования). Для каждого брониста администратором Системы формируется свой список условий в соответствии с предоставленными бронисту правами доступа;
   • выберите способ оплаты услуг из списка «* Тип оплаты». Доступные для выбора способы оплаты (наличный, безналичный, кредитная карта) определяются в соответствии с условием положений договора.
     При выборе безналичного типа оплаты в Системе автоматически создаются начисления на услуги проживания и счёт на компанию на оплату услуг. Если изменить тип оплаты, сделав его не «безналичный», счёт на оплату будет автоматически удалён (все начисления при этом, конечно же, останутся);
   • установите группе гостей лимит суммы потребления услуг на время проживания в отеле. Вид лимита выбирается из списка «Кредитный лимит». В зависимости от выбранного вида, значения лимита будут равны:
     • «Системный» — значение по умолчанию. Величина системного лимита равна 10 000,00;
     • «Пользовательский» — величина лимита устанавливается бронистом;
     • «Неограниченный» — лимит потребления неограничен. Величина лимита устанавливается равной 10 000 000,00, что гарантированно превышает расходы группы на проживание и дополнительные услуги.
   • заполните, при необходимости, информационные поля:
     • «Почта» — адрес электронной почты для автозаполнения при отправке электронных писем;
     • «Дополнительно»;
     • «Контакт».

После заполнения перечисленных полей можно выполнить промежуточное сохранение данных, нажав на кнопку в нижней части формы.

Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений.

Если данные введены корректно, карта сохранится со статусом «Незавершённая карта»; работу с картой группы можно продолжить позже.

В нижней части страницы отображаются данные о пользователях, выполнявших операции с картой мероприятия.

Операции с гостями

Следующим шагом является оформление карт бронирования на каждого гостя, так как условия нахождения и проживания в отели гостей из одной группы могут различаться. В области Операции с гостями заполните данные для каждой карты бронирования (в номере может проживать несколько клиентов; карта может быть оформлена как на одного из них, так и на каждого).

Заполните данные гостя (описание последовательности заполнение полей приведено в порядке их значимости):

• период проживания:
  • «* Заезд» — по умолчанию предлагается дата заезда группы;
  • «* Выезд» — по умолчанию предлагается дата выезда группы;
  • «Ночей» — рассчитывается автоматически.

В области «Операции с гостями» редактирование периода проживания гостей возможно только внутри периода проживания группы с учётом наложенных временны́х ограничений. Если вы введёте период, выходящий за пределы проживания группы, появится сообщение: «Даты проживания одного из гостей не могут выходить за даты проживания группы». Увеличить срок проживания гостя можно только в карте гостя, переход в которую осуществляется щелчком по кнопке  (Открыть карту гостя) в списке гостей в нижней части формы.

• по аналогии с вводом данных о группе в целом, задайте тип номера и прейскурант и способ оплаты, выбрав значения из списков «* Категория номера», «Условие договора» и «* Тип оплаты» соответственно;
• введите количество человек, проживающих в номере: «* Взрослых», «Детей» и «Детей с оплатой»;
• установите для гостя «Кредитный лимит» — вид и соответствующий ему размер лимита, предоставляемый компанией гостю на время проживания. Исходя из размера кредитного лимита, программа контролирует суммы счетов, выставленные гостю. Значения аналогичны значениям для группы гостей;
• если вам требуется зафиксировать стоимость проживания гостя на весь период, установите флаг «Стоимость зафиксирована». В этом случае, при корректировке прейскуранта, стоимость останется прежней;
• флаг «По местам» означает, что в номере разрешено подселение и на каждого проживающего в номере будет открыт свой лицевой счёт и отдельная карта гостя. Данная опция доступна для установки не всегда, на неё влияет вид лицензии и разрешение «поместного» поселения в номер, которое устанавливается администрацией отеля;
• из списка «Кол-во мест» — выберите гостиничный номер по количеству спальных мест;
• выпадающий список «Тип размещения» — количество мест в номере, занимаемое гостем. Стоимость проживания будет зависеть от совокупности параметров (пример, демонстрирующий работу функционала, приведен на рисунке):
  • состояние опции «По местам»;
  • значение выпадающего списка «Места»;
  • значение выпадающего списка «Тип размещения»
    если в Системе используется линейка тарифов, учитывающих поместное поселение;
• список «Доп. места» предназначен для предоставления определённого количества дополнительных мест в номере. Как правило, дополнительные места предоставляются детям;
• флаг «Закрепить» устанавливается, если вам необходимо закрепить за гостем до момента поселения именно данный гостиничный номер. В процессе подбора номеров при бронировании и заселении Система автоматически оптимизирует загруженность номерного фонда, поэтому без закрепления комнаты заселение гостя в конкретный номер не гарантируется;
• выберите из выпадающего списка «Категория надбавки » нужное значение. При выборе значения «Командировочный» не забудьте в карте этого гостя загрузить командировочное удостоверение для освобождения гостя от уплаты туристического сбора;
• по ссылке «Свойства комнат» — вы можете подобрать комнаты с определёнными характеристиками (например, номер для некурящих, наличие балкона, с видом на парк и т.п.), если администратор отеля внес описание номеров в Систему;

• в поле «Страна» из выпадающего списка выберите страну проживания гостя;
• поле «Примечание» заполняется автоматически информацией, введённой в процессе экспресс-бронирования, однако её можно дополнить или изменить в данном поле;
• если условия проживания нескольких гостей совпадают, вы можете указать в поле «Добавить карт бронирования» количество однотипных карт, которые нужно создать Системе. Если же условия в текущей карте гостя отличается от остальных, оставьте в поле значение по умолчанию — «1».

По окончании ввода данных гостей нажмите на кнопку . Программа произведет проверки на корректность введённых параметров. В случае возникновения коллизий последует соответствующая реакция Системы в виде предупреждающих сообщений.

Если для выбранной категории номера отсутствуют свободные комнаты с заданными параметрами, откроется окно «Поиск комнат», в котором вам нужно подобрать номера вручную.

Бронирование группы гостей. Подбор номера вручную

После изменения параметров подбора комнаты для гостя нажмите на кнопку  (Сохранить гостя). Если в результате изменений подобрать номер всё равно не удастся, откроется окно с сообщением: «Невозможно применить изменения для гостя в силу того, что не найдена комната по заданным параметрам». Внесите другие изменения и повторите попытку сохранения гостя или отмените редактирование данных, нажав на кнопку  (Отменить редактирование записи) и внесите изменения непосредственно в Карту группы).

Если все данные введены корректно, окно Поиск комнат закроется, и в нижней части страницы добавится таблица со списком гостей группы.

Также, в нижней части вкладки вы можете увидеть информацию о пользователях, выполнявших различные операции с картой гостя.

Распределение гостиничных номеров

Распределение гостиничных номеров между гостями группы выполняется автоматически при добавлении записи о госте. Номер комнаты отображается в столбце «Комната» в списке гостей. Если по каким-то причинам комната не была выделена автоматически, то она выбирается вручную.

Выбор гостиничных номеров вручную возможен двумя способами. В одном из способов гостиничный номер задаётся для каждого гостя отдельно. В другом — распределение гостиничных номеров выполняется для нескольких гостей или всех гостей одновременно. Прежде чем выполнить распределение гостиничных номеров по гостям группы, убедитесь в наличии необходимого количества номеров.

Чтобы назначить номер для одного гостя щёлкните по кнопке  (Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка. Откроется окно «Карта гостя с Л/Счетом <№_лицевого_счёта>», описанное в подразделе Бронирование номера для гостя, в котором вам нужно выбрать комнату. После выбора комнаты сохраните данные, нажав на кнопку , и закройте окно с картой гостя.

Выбор комнаты для заселения в режиме редактирования карты после завершения бронирования невозможен.

Чтобы назначить номера нескольким гостям группы установите флаги в нужных записях списка гостей (для выделения всех записей установите флаг в заголовке таблицы) и нажмите на кнопку . В столбце «Комната» отобразятся номера выделенных комнат.

Редактирование данных гостей

Вы можете отредактировать данные гостей, имеющих статус «На бронировании», «На заезде», «На поселении», «Проживающий» и «На выезде». Возможно как индивидуальное, так и групповое редактирование.

Отдельно от параметров бронирования редактируются значения в полях: «Обращение», которое остаётся незаполненным и «ФИО», в которое записывается название группы, после заполнения списка гостей.

Редактирование формы обращения к гостю и / или ФИО
Если вам нужно внести изменения у одного гостя нажмите на кнопку  (Редактировать гостя) в строке записи о госте, отредактируйте данные и нажмите на кнопку  (Сохранить гостя) в той же строке.

Если вам требуется изменить данные нескольких гостей, выделите нужные строки (для выделения всех записей установите флаг в заголовке таблицы), внесите требуемые правки и сохраните данные, нажав на кнопку  (Сохранить гостей) в ЗАГОЛОВКЕ таблицы.

Редактирование параметров бронирования
Если нужно изменить параметры бронирования гостей, выполните следующие действия:

1. Выделите флагами записи гостей, данные которых требуется изменить (для отметки всех записи, установите флаг в ЗАГОЛОВКЕ таблицы).
2. В области «Операции с гостями» внесите необходимые коррективы, учитывая следующие особенности:
   • если изменён тип комнаты или тариф, то автоматически изменится информация в столбцах списка гостей группы.
   • если изменены даты заселения и выселения гостей группы, то автоматически актуализируется стоимость проживания с учётом действующего сезона в выбранный период.
3. Нажмите на кнопку .
4. На экране откроется окно «Выбор применяемых параметров», в котором вам нужно выделить те параметры, новые значения которых требуется установить для гостей группы (для групповых операций выделения параметров используйте кнопки и ).

   

   Выбор применяемых параметров о гостях группы

5. Нажмите на кнопку . Окно Выбор применяемых параметров закроется, и новые значения применятся к выбранным гостям.
6. Нажмите на кнопку , расположенную в нижней части вкладки, для сохранения изменений.
   

Редактирование детальных данных гостя
Изменение других данных гостя выполняется в карте гостя, для перехода к которой вам нужно нажать на кнопку  (Открыть карту гостя) в соответствующей строке списка гостей. Описание работы с картой гостя приведено в подразделе Бронирование номера для гостя (главная страница).

Редактирование данных о группе
Чтобы изменить общие данные о группе, внесите необходимые корректировки и нажмите на кнопку в нижней части вкладки.

Изменение периода проживания гостей производится с учётом наложенных временны́х ограничений на редактирование данных.

Дополнительные функции: добавление мероприятий, удаление начислений

Добавление мероприятий

Если для бронируемой группы гостей планируется проведение мероприятий, забронировать помещение можно непосредственно из карты группы.
Нажмите на кнопку  (Добавить новое мероприятие). Создастся мероприятие, привязанное к карте группы. Часть полей в созданной карте мероприятия заполнится автоматически.

Удаление начислений

В некоторых случая возникает необходимость аннулировать начисления гостей группы, автоматически созданные при завершении бронирования (например, если требуется выставить счёт одной строкой для всей группы без детализации начислений, при включении начислений проживаний в счёт на мероприятие, при выставлении счёта через бухгалтерскую программу и т.п.).

Для выполнения этой задачи выделите флагами записи гостей, чьи начисления требуется удалить, и нажмите на кнопку  (Аннулировать начисления выбранных гостей). Система проведет проверки на возможность удаления начислений (начисление не оплачено, не входит в закрытый налоговый период) и в случает положительного результата выполнит удаление начислений (как свободных, так и включённых в счета).

Удаление записи о бронировании

Операции аннулирования возможны только до завершения процедуры бронирования. При попытке аннулирования записей после окончания бронирования на экране появится сообщение: «Для осуществления изменений в бронировании свяжитесь с Вашим контакт менеджером».

Вы можете аннулировать как записи о бронировании отдельных гостей, так и группу гостей в целом.

Аннулирование отдельных записей о гостях производится в списке гостей в нижней части формы. Для аннулирования одного гостя нажмите на кнопку  (Аннулировать карту) в соответствующей строке списка. Для аннулирования нескольких гостей отметьте их флагами и нажмите на кнопку под списком гостей.

Для аннулирования карты группы нажмите на кнопку .

В Системе реализованы проверки на возможность аннулирования бронирований. Проверяется отсутствие нарушения целостности данных (наличие открытых счетов у гостя), а также выполнения бизнес–требований (временны́е ограничения на редактирование данных).

В процессе аннулирования на экране могут открываться диалоговые окна, в которых вам будет необходимо подтверждать или отменять операции удаления.

Если аннулирование окажется невозможным, появятся сообщения, поясняющие причину отказа от удаления бронирования.

В случае положительного результата проверок откроется окно, в котором вам нужно будет выбрать причину аннулирования бронирования.

---

Назад к Главной странице Руководства пользователя